Non devi più ripetere le stesse istruzioni in Excel.
Ogni volta che apri Copilot, spieghi le stesse cose: "Non unire le celle", "Metti in grassetto le intestazioni", "La valuta non deve avere decimali". Ogni singola volta, da capo.
Anch'io lo facevo come se fosse normale. Pensavo che dare istruzioni fosse il mio lavoro.
Ma mi sbagliavo. Copilot ha una funzione per "insegnargli in anticipo". Devi solo registrare una volta le istruzioni che eri abituato a scrivere ogni volta. Trasforma i prompt da "qualcosa che scrivi ogni volta" a "qualcosa che gli fai ricordare in anticipo".
Questo articolo svela quel metodo e 20 prompt pratici che puoi usare immediatamente.
Per essere chiari: ciò che voglio trasmettere di più in questo articolo, ancora più dei 20 prompt stessi, è questo concetto di "insegnare". Conoscerlo cambia completamente l'usabilità di Copilot.
Quando avrai finito di leggere, aprire Excel dovrebbe sembrarti un po' più leggero.
Capitolo 1: Perché le istruzioni di Copilot sono sempre ripetitive
Il motivo è semplice. Copilot dimentica le tue preferenze ogni volta che la cartella di lavoro cambia.
Gli hai insegnato "non unire le celle" nella tabella del budget che hai creato il mese scorso, ma nella nuova cartella di lavoro di questo mese, devi dire la stessa cosa di nuovo. Anche nei file condivisi con un team, se la persona alla scrivania accanto lo apre, deve ricominciare le istruzioni da capo.
Io stesso ero stanco di digitare le stesse istruzioni ogni volta che modificavo un modello di preventivo per un cliente di consulenza: "Ordina per prezzo unitario, quantità, subtotale, imposta, totale", "Intestazioni in grassetto". Non importava quante volte lo digitassi, il mese successivo era tutto resettato. Onestamente, ne avevo abbastanza.
Potresti pensare: "È solo una specifica di Copilot, non si può fare nulla." È sbagliato. In realtà, con l'aggiornamento di giugno 2026, questa situazione è cambiata.
Un sistema per far sì che Copilot ricordi "il tuo modo" è ora in atto. Da qui in poi, parleremo di come padroneggiare questo sistema.
Capitolo 2: L'essenza è "Insegnare in Anticipo" piuttosto che "Dire Ogni Volta"
Invece di spiegare, lascia che ti mostri cosa cambia realmente.
【Copilot prima di insegnare】
Istruzione: "Crea una tabella con questi dati di vendita."
Risultato: Copilot crea una tabella con formattazione casuale. Le intestazioni in grassetto e la notazione della valuta sono diverse dalle tue preferenze. Devi sistemarle manualmente ogni volta.
【Copilot dopo aver insegnato】
Istruzione: "Crea una tabella con questi dati di vendita."
Risultato: Intestazioni in grassetto, valuta in dollari senza decimali, numeri negativi in rosso tra parentesi. Finisce nel formato consueto senza che tu dica nulla.
Stessa istruzione, stesso Copilot. L'unica differenza è se hai registrato o meno il tuo modo in anticipo.
Questo è ottenuto da una funzione di Copilot in Excel chiamata "Personalizzazione". Una volta registrata dalla schermata delle impostazioni, viene salvata nel tuo account e segue quelle preferenze indipendentemente dalla cartella di lavoro che apri.
Il metodo è semplice. Non sono richieste programmazione o impostazioni complesse. Basta selezionare "Personalizzazione" dal menu delle impostazioni in alto a destra della finestra di Copilot, scrivere le tue preferenze in frasi brevi e salvare. Non sono necessarie spiegazioni lunghe. È sufficiente elencare linee chiare come "La valuta è sempre in notazione $, 2 decimali" o "Tutte le tabelle hanno righe alternate e intestazioni in grassetto".
C'è un'altra funzione simile ma diversa: "Regole della cartella di lavoro". Mentre la Personalizzazione è specifica per te, le Regole della cartella di lavoro sono legate a una cartella di lavoro specifica. Vengono salvate come foglio dedicato chiamato ".Rules" all'interno della cartella di lavoro e le regole devono essere elencate nella Colonna A. Quando condividi il file, quel foglio viene trasmesso al destinatario, quindi anche il suo Copilot seguirà le stesse regole. Nota che questo foglio deve essere visibile affinché Copilot lo riconosca. Se è nascosto, le regole che hai creato con fatica non verranno lette.
La Personalizzazione ricorda le tue abitudini. Le Regole della cartella di lavoro fissano le regole per l'intero team. Tieni a mente questa distinzione.
Una premessa importante da condividere: né la Personalizzazione né le Regole della cartella di lavoro sono "comandi infrangibili". Agiscono come istruzioni predefinite per Copilot, e se dai un'istruzione diversa nel prompt in quel momento, quella avrà la priorità. Pensale come "valori predefiniti che non devi scrivere ogni volta" per evitare un divario nelle aspettative.
Quando ho fatto provare questo ai miei clienti di consulenza, hanno riportato una riduzione visibile del tempo speso per controllare l'aspetto dei preventivi. La formattazione non è un lavoro umano; devi solo lasciare ciò che può essere lasciato a Copilot.
Capitolo 3: 20 Prompt Pratici
Ecco l'argomento principale. Presenterò 20 prompt che ho costruito attraverso la verifica, divisi in quattro gruppi.
Non devi provarli tutti in una volta. Prova a partire dal compito che trovi più noioso in questo momento.
A: Per la Registrazione della Personalizzazione (5 elementi)
Una volta registrati, continuano a funzionare. Incollali direttamente nella schermata delle impostazioni.
- Unificazione dei Formati Valuta e Numerici
Mostra sempre la valuta con il prefisso $ e 2 decimali. Mostra i numeri negativi in rosso e racchiusi tra parentesi.
→ Riduce lo sforzo di sistemarlo ogni volta che apri una cartella di lavoro finanziaria.
- Stile Tabella Predefinito
Applica righe alternate e intestazioni in grassetto a tutte le tabelle create.
→ Previene il problema di aspetto incoerente.
- Unificazione delle Convenzioni di Denominazione
Usa il prefisso "tbl" per i nomi delle tabelle e assegna nomi in italiano ai nomi dei fogli che descrivono il contenuto.
→ Rende più difficile perdersi quando si cerca in seguito.
- Specifica dello Stile di Scrittura delle Formule
Dai priorità ai riferimenti strutturati e agli intervalli denominati rispetto agli intervalli di celle nelle formule.
→ Riduce il problema delle formule che si rompono facilmente.
- Posizione della Riga Totale nei Report
Nelle tabelle di riepilogo, posiziona la riga totale nella parte superiore del report invece che in fondo.
→ Risparmia la seccatura di dire "spostalo in alto" ogni volta.
B: Per Correggere tramite Regole della Cartella di Lavoro (5 elementi)
Adatto per file condivisi con un team. Salvato nel foglio ".Rules" e mantenuto anche se la persona che lo apre cambia.
- Standardizzazione dei Modelli di Preventivo
Nel foglio preventivo di questa cartella di lavoro, fissa l'ordine delle colonne a Prezzo Unitario, Quantità, Subtotale, IVA e Totale. Segui sempre questa struttura quando crei nuovi preventivi.
→ Rende più facile per tutti produrre lo stesso formato di preventivo.
- Fissare la Struttura del Report Mensile
Organizza il report mensile in questa cartella di lavoro nell'ordine: Riepilogo, Dettagli Reparto e Confronto Mese Precedente. Usa i fogli dei report esistenti come modello.
→ Aiuta a prevenire situazioni in cui solo la persona di questo mese usa un formato diverso.
- Regole di Formattazione per le Note Spese
Nel foglio di inserimento spese, fissa l'ordine delle colonne a Data, Voce, Importo e Approvatore, e assicurati che la colonna Importo sia sempre in formato valuta.
→ Riduce il lavoro di formattazione prima di inviare alla contabilità.
- Regole di Colorazione per i Turni
Nel foglio dei turni, imposta la formattazione condizionale per i colori di sfondo delle celle: azzurro chiaro se la categoria nella colonna B è "Turno Mattutino", giallo per "Turno Pomeridiano" e grigio per "Riposo".
→ Riduce lo sforzo di colorare manualmente ogni mese.
- Regole di Calcolo per i Fogli di Inventario
Nel foglio di inventario, calcola automaticamente la differenza tra l'inventario corrente e il conteggio precedente, ed evidenzia in rosso le righe in cui la differenza supera il 10%.
→ Riduce la svista di valori anomali.
C: Per le Attività Quotidiane (5 elementi)
Istruzioni una tantum usate sul momento.
- Aggregazione Regionale di Dati Multi-Negozio
Dai dati di vendita mensili di ogni negozio, calcola il tasso di crescita per regione e crea un report che confronti le prime 3 e le ultime 3 regioni.
→ Riduce significativamente il tempo speso per l'aggregazione manuale.
- Correzione in Lotto delle Incoerenze di Notazione
Rileva e correggi le incoerenze di notazione (caratteri misti pieni/larghi, spazi extra, maiuscole/minuscole incoerenti) in questi dati. Riporta le parti corrette in un elenco.
→ Non devi lasciare dati disordinati così come sono.
- Rilevamento e Proposta di Eliminazione Dati Duplicati
Rileva le righe duplicate in questo elenco in base alla combinazione di Nome, Email e Data di Registrazione, e proponi quali mantenere, assumendo che venga data priorità alla data di registrazione più recente.
→ Riduce il peso del controllo visivo.
- Unificazione dei Formati Data
Unifica tutte le notazioni di data in questo foglio al formato AAAA-MM-GG.
→ Rimuove una causa di errori durante l'aggregazione.
- Creazione di una Bozza di Tabella Pivot
Crea una tabella pivot da questi dati che aggreghi le vendite per persona responsabile e per mese.
→ Risparmia molto sforzo nell'impostarla da zero.
- Automazione dell'Analisi Budget vs. Consuntivo
Calcola gli scostamenti di reparto dai dati di budget e consuntivo. Per i primi 3 reparti con gli scostamenti maggiori, organizza separatamente i fattori identificabili dai dati e le ipotesi che richiedono conferme aggiuntive.
→ Accorcia il tempo di preparazione prima delle riunioni mensili.
- Calcoli a Scenario Multiplo nell'Analisi What-If
Basandoti su questa struttura di costi, calcola l'impatto sul profitto lordo per tre scenari: costi delle materie prime in aumento del 5%, in aumento del 10% e invariati.
→ Impedisce di fermarsi a un solo scenario.
- Elenco delle Scadenze Contrattuali
Estrai la data di scadenza del contratto, la presenza di rinnovo automatico e il termine per la disdetta dai dati dell'elenco contratti allegato, e ordinali per prossimità alla scadenza. Mostra gli elementi difficili da giudicare come "Richiede Verifica Originale".
→ Aiuta a prevenire situazioni in cui ti accorgi che un contratto si è rinnovato automaticamente. Controlla sempre l'originale per il giudizio finale.
- Registrazione di Attività di Routine come Skill
Usando la funzione skill di Copilot, puoi salvare le procedure per attività ricorrenti come la creazione di report mensili come "SKILL.md". Posizionandolo in una cartella specifica, puoi riprodurre gli stessi passaggi semplicemente chiamandolo la prossima volta.
Esempi di utilizzo nelle operazioni finanziarie sono forniti ufficialmente, ma può essere applicato in qualsiasi reparto per attività ripetute molte volte, come contabilità, gestione vendite o gestione inventario.
→ Riduce il processo di spiegare la stessa cosa di nuovo questo mese.
- Riepilogo in 3 Righe per Uso Interno
Spiegherò i risultati dell'analisi di questo Excel a un capo che non ha familiarità con Excel. Riassumi in 3 righe: "Cosa è stato scoperto", "Cosa fare dopo" e "Entro quando agire".
→ Riduce lo sforzo di creare materiali di reporting separati. Tuttavia, esegui il report finale al tuo capo dopo aver confermato il contenuto con i tuoi occhi.
Non devi provare tutti e 20 in una volta. Prova solo un prompt per il compito più noioso che hai a portata di mano.
Capitolo 4: Come Combinarli e Una Precauzione
I 20 elementi finora funzionano individualmente, ma sono veramente potenti quando combinati. Sovrapponendo il n. 1 (Formato Valuta) e il n. 16 (Budget vs. Consuntivo) si avvicinano i materiali per le riunioni finanziarie a una forma rifinita. Usare il n. 6 (Regole Preventivo) e il n. 18 (Scadenze Contrattuali) in parallelo rende più facile notare omissioni sia nelle vendite che negli affari legali.
Quando ho fatto provare queste combinazioni ai miei clienti di consulenza, hanno detto che il tempo speso per creare i materiali mensili è diminuito visibilmente. Questo perché il tempo usato per la formattazione poteva essere reindirizzato all'analisi.
Una sincera precauzione: l'uso completo di Copilot in Excel richiede una licenza separata. "Microsoft 365 Copilot Business" per piccole e medie imprese è elencato nella pagina ufficiale Microsoft a un prezzo regolare equivalente a 3.148 yen per utente al mese, o un prezzo promozionale di 2.698 yen. Entrambi sono fatturazione annuale, tasse escluse, e presuppongono un'aggiunta a un piano Microsoft 365 Business idoneo. Prezzi e dettagli delle campagne cambiano, quindi assicurati di controllare la pagina ufficiale prima dell'introduzione.
Le funzionalità di Personalizzazione e Regole della cartella di lavoro di per sé non comportano costi aggiuntivi, ma l'uso di Copilot in Excel, che è il prerequisito, richiede un abbonamento Microsoft 365 idoneo e impostazioni organizzative. Se trascuri questo, ti ritroverai in una situazione in cui "dovrebbe essere utilizzabile ma non appare", quindi verifica la licenza prima dell'introduzione.
Riepilogo: Il Tempo Sprecato in Istruzioni Excel Finisce Oggi
Questa volta, abbiamo spiegato tutto, dal concetto di insegnare a Copilot in Excel in anticipo fino a 20 prompt pratici.
Molte persone continuano a dare le stesse istruzioni a Copilot ogni volta. Ma ciò che dovresti veramente fare è registrare le tue preferenze una volta e poi omettere le istruzioni. Solo padroneggiando questo, interagire con Excel diventa molto più leggero.
Detto questo, non devi provare tutti e 20 in una volta. C'è solo una cosa da fare.
Scegli un prompt per il compito che trovi più noioso in questo momento e registralo in Personalizzazione o Regole della cartella di lavoro.
Una volta che provi quella leggerezza, non potrai più tornare ai giorni in cui davi istruzioni da capo ogni volta.
L'evoluzione di Copilot è davvero rapida. È infinitamente più veloce imparare da chi lo pratica che continuare a inseguire da soli gli ultimi utilizzi.
Grazie per aver letto fino alla fine.
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