Potresti guardare il titolo e pensare: "I verbali non sono roba da junior?" o "Non dovrebbe farlo l'AI?" o "Ma che fossile, lol", ma qui si parla del perché dovresti ancora provare a scrivere i verbali a mano.
Perché abbiamo bisogno dei verbali delle riunioni?
- Per chiarire i compiti e portare avanti le cose. Se qualcuno torna alla scrivania dopo una riunione pensando "Aspetta, cosa dovrei fare?", è un fallimento. Devi scriverli e distribuirli in modo che "chi fa cosa e entro quando" sia chiaro per tutti. Questa è la priorità assoluta dei verbali.
- Per tenere traccia delle decisioni. Se non lo scrivi, dopo diventa una questione di "lui ha detto, lei ha detto". Nel peggiore dei casi, un superiore potrebbe ribaltare una decisione (anche se alcuni lo fanno anche se è scritto nei verbali).
- Per aiutare i non partecipanti a capire il contesto. Verbali che elencano solo decisioni e compiti fanno sentire i non partecipanti esclusi, chiedendosi "Perché sono arrivati a quella conclusione?" Questa "sensazione di essere esclusi" è fastidiosa e mina gradualmente la motivazione degli stakeholder.
Che senso ha che gli umani scrivano verbali quando esiste l'AI generativa?
- Sento spesso dire: "L'AI generativa scrive i verbali, quindi non ha senso che lo facciano gli umani." Tuttavia, come persona che ha riunioni ogni giorno, la mia sensazione è che sia più efficiente gestire una riunione scrivendo i verbali a mano in tempo reale.
- Ci sono tre vantaggi nel fare verbali in tempo reale + facilitazione: Primo, è più facile tenere la discussione in carreggiata (puoi mostrare il punto attuale della riunione, cosa deve essere deciso e di cosa si sta discutendo). Secondo, è più facile eliminare i fraintendimenti (puoi scrivere confermando: "Ho capito bene la tua affermazione?"). Terzo, è più facile fissare i compiti e le decisioni (puoi definirli in modo specifico, tipo "La persona X è responsabile di questo compito, con questo risultato entro questa data").
- Quello che scrive l'AI generativa è, in fin dei conti, una "trascrizione". Registra accuratamente ciò che è stato detto.
- Tuttavia, l'AI non pensa a "cosa dovrebbe essere discusso, quali sono i punti di contendere", "se decisioni e compiti sono definitivi" o "se questa affermazione richiede una domanda di follow-up". L'AI non si occuperà della determinazione di finalizzare i compiti a tutti i costi e registrarli.
- Certo, la storia è diversa se l'AI inizia a facilitare, ma per ora, lo stile "umano che facilita mentre prende appunti" è ciò che rende le riunioni produttive sul campo.
Inoltre, scrivere molti verbali ti rende "più forte".
Scrivere verbali è un'arte marziale mista di competenze di base e mentalità. Acquisisci cinque abilità principali:
- Capacità di scrittura: È la prima cosa che si nota quando si leggono i verbali. Verbal con una scrittura terribile sono un mondo crudele in cui la gente pensa "Non capisco questo, non importa quante volte lo leggo" o "Le frasi sono troppo lunghe per disturbarsi a leggerle." D'altra parte, è un'abilità che puoi migliorare con l'impegno. La strada più breve è implorare un senior capace di "per favore, straccia i miei verbali con l'inchiostro rosso!" e farti aiutare ad allenarti.
- Capacità di strutturazione: Verbali che seguono solo l'ordine degli interventi rendono impossibile capire di cosa si sta discutendo. Devi mostrare il quadro generale e la posizione di ogni punto al suo interno. Riguarda persone, soldi o cose? Sistemi o cultura? Strategia o esecuzione? Scrivere verbali significa strutturare.
- Capacità di comprensione e recupero: Se pensi "Posso scrivere facilmente con capacità di scrittura e strutturazione, non sottovalutare la mia istruzione", aspetta un attimo. I "termini tecnici" ti metteranno i bastoni tra le ruote. Se esce un termine che non conosci, cerca prima da solo; se non capisci dopo 10 minuti, chiedi a qualcuno. Se lo fai a fondo per circa tre riunioni, capirai circa il 60% del gergo interno e di settore e sarai in grado di intuire i nuovi termini in una certa misura.
- Proprietà della riunione: Questo in realtà influisce molto sulla qualità dei verbali. Quando una conversazione scorre come "Sì, X è importante, sono d'accordo" -> "Giusto, quindi il prossimo argomento è...", la qualità dipende dalla tua capacità di ribattere con "Aspetta. Stiamo davvero facendo X? Se sì, chi lo fa e entro quando?" I verbali di persone con scarsa proprietà spesso hanno cose che sembrano decise ma non lo sono, o descrizioni ambigue che potrebbero essere interpretate in entrambi i modi.
- Velocità di lavoro: Quando ti viene chiesto di fare i verbali, consideralo un test della tua velocità di lavoro. I lavoratori veloci hanno una prima bozza pronta nel momento in cui la riunione finisce e inviano un "per favore controllate i verbali" a tutti i partecipanti entro 5 minuti. "Quanti minuti dopo la riunione sono pronti i verbali?" è qualcosa che la gente nota, e influisce molto sull'impressione del tuo lavoro.
...Quindi, personalmente penso che i verbali fatti dagli umani non siano ancora sbiaditi.
A proposito, la mia raccomandazione è:
- Scrivi circa il 70% dei verbali prima della riunione (quali sono i punti da discutere e quali sono le risposte provvisorie?). Regola se mostrare tutto il 70% o solo il 30% a seconda dello scopo della riunione.
- Poi, procedi riempiendo i verbali mentre condividi lo schermo in tempo reale. È una bella sensazione quando finisci con "Questi sono i compiti e le decisioni. Ecco i verbali."
Ho anche scritto su note su come creare verbali in tempo reale, quindi dai un'occhiata se ti va.
note: [[Tecnica Segreta] Come Scrivere Verbali di Riunione in Tempo Realehttps://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee
