A dire il vero, ero completamente negato in questo finché non sono entrato in una società di consulenza.
Anche quando mi veniva affidato un tema al di fuori delle mie competenze, non sapevo come approfondirlo o da dove iniziare. Pensavo fosse normale. Così, sono rimasto sorpreso quando ho visto tutti in azienda gestire compiti del genere con facilità. La situazione del "non posso muovermi perché è al di fuori delle mie competenze" non si verificava quasi mai.
Ad esempio, capitavano normalmente temi come questi:
- Nel "problema del 2024" del settore logistico, dove dovremmo intervenire per rompere la struttura in cui l'onere è concentrato sul livello con il potere contrattuale più debole sui noli tra spedizionieri, appaltatori principali e subappaltatori?
- Mentre l'eolico offshore passa dalla dimostrazione galleggiante alla commercializzazione, in quale ordine dovremmo risolvere il triplice stallo tra i titolari dei diritti di pesca, i governi locali e la capacità di connessione alla rete?
- Parallelamente al rinnovo del sistema centrale di una banca regionale, come dovrebbero essere ridistribuite la rete di filiali e il personale dopo una fusione, mentre la funzione di banca principale si svuota a causa del cambio generazionale dei depositanti?
- Nella riduzione dello spreco alimentare per i produttori alimentari, come si districa il problema di coordinamento in cui la "regola del terzo" tra produzione, vendita all'ingrosso e vendita al dettaglio distorce le previsioni di domanda e offerta, e agire da soli significa solo sopportare il rischio di inventario?
Questi non erano affatto in continuità con le mie competenze. Eppure, una volta assegnati, entro la settimana successiva qualcosa si muoveva. All'inizio mi chiedevo come facessero a compiere un'impresa del genere.
Una volta che ti abitui, questa è un'abilità incredibilmente utile. Puoi far progredire le cose anche se sono al di fuori delle tue competenze. Inizi a sembrare qualcuno in grado di fare qualsiasi cosa. (In realtà, ci sono molte cose che non so fare.)
Per svelare il segreto, ci sono solo 4 passaggi. È così ovvio che potrebbe deluderti, e probabilmente penserai "lo so" quando lo leggerai. Il vero problema è il fatto che la maggior parte delle persone si ferma anche se lo sa.
Come procedere quando non sai come procedere
FASE 1 | Verbalizza ciò che non sai
Dire "non so niente" è un segno che hai smesso di pensare.
In realtà, è raro che tu non sappia tutto. Lo scopo non è chiaro? L'ambito? La procedura? Il contenuto dell'"ignoto" può sempre essere scomposto.
Per prima cosa, suddividi "ciò che è sconosciuto" in voci. L'ansia vaga mantiene le sue dimensioni finché la trattieni. Nel momento in cui la verbalizzi in voci, l'ansia si trasforma in "compiti che devono solo essere riempiti".
FASE 2 | Formula un'ipotesi nell'ambito di ciò che sai
Non aspettare che tutte le informazioni siano raccolte.
Posiziona una risposta provvisoria come "Probabilmente è così" usando solo i materiali a disposizione. Disegna un quadro della situazione attuale e dello stato desiderato per ora. Se aspetti che tutte le premesse siano perfettamente allineate, non inizierai mai.
Tuttavia, le tue mani si fermeranno rapidamente se è solo nella tua testa. Questo perché ci sono troppe incognite persino per formulare un'ipotesi. Non fermarti; esci e verifica le tue ipotesi ovunque. Come mostrato nella figura sottostante, se aumenti il tuo repertorio su come ricercare e chiedere, non rimarrai bloccato qui.
I metodi per ricercare e chiedere sono approssimativamente divisi in quattro direzioni. Il trucco è combinarli piuttosto che affidarsi a uno solo.
1. Prendi in prestito persone e conoscenze
- Chiedi a esperti interni o persone competenti (vai con un'ipotesi)
- Fai un brainstorming con il tuo capo
- Conferma direttamente con il cliente
- Consulta esperti o consulenti esterni
- Cerca nella conoscenza interna o nei documenti passati
(Riguardo al punto 1, fai attenzione: sei tu il responsabile. "Scaricare tutto sugli altri e aspettare istruzioni" è completamente diverso.)
2. Colpisci le fonti di informazione
- Ricerca con strumenti AI (Claude, ChatGPT, Gemini, ecc.)
- Leggi rapporti di settore
- Controlla i dati governativi e statistici
- Cerca post di professionisti su media specializzati o SNS
- Fai riferimento a libri specialistici, articoli accademici e collezioni di biblioteche
3. Cattura le informazioni primarie
- Visita il sito del cliente e osserva
- Organizza interviste con utenti o personale responsabile
- Prova effettivamente i servizi della concorrenza
- Partecipa a eventi e fiere di settore
4. Pensa in modo strutturale
- Organizza applicando framework
- Scomponi i problemi con un albero logico
- Deduci confrontando con casi simili o progetti passati
Ricercare con l'AI, fare brainstorming con il capo e visitare il sito sono tutti "movimenti per riempire l'ipotesi".
FASE 3 | Muoviti partendo dall'ipotesi
La chiave non è ottenere una risposta, ma andare a verificare l'ipotesi.
Cambia "Come dovrei muovermi?" in "Probabilmente è così, quindi mi muoverò in questo modo. Per favore, conferma solo questa parte." Il primo è aspettare istruzioni; il secondo è verifica. Il modo in cui viene recepito è completamente diverso.
Non devi nemmeno fare tutto da solo. Usa l'AI o la ricerca documentale, oppure segui una pista verso una persona competente attraverso le conoscenze del tuo capo. Il movimento di "andare a prendere" le informazioni è di per sé questo passaggio.
FASE 4 | Migliora la precisione mentre ti muovi
Non aspettare la perfezione; muoviti in piccolo e correggi. L'azione porta la successiva informazione.
All'inizio va bene una bozza approssimativa. Se la presenti, l'altra parte restituirà la differenza, dicendo "questa parte è sbagliata" o "questa parte è giusta." Se colmi quella differenza, la precisione migliorerà da sola.
Procedendo, alcune informazioni saranno inevitabilmente irraggiungibili. In tal caso, decidi un modo per procedere senza di esse e correggi la rotta. Prendi decisioni come: "Poiché non ci sono dati per la stessa scala nel settore manifatturiero, sostituiremo enfatizzando il settore bancario, che ha una struttura simile." Invece di fermarti, passa a un'altra strada.
Applicazione a scenari specifici
Poiché la teoria astratta è difficile da afferrare, esaminiamo una situazione comune.
"Alla fine di una riunione, ti è stato detto di cercare esempi di altre aziende entro la prossima settimana."
Esempio buono / Esempio cattivo
L'esempio cattivo è questo: ti fermi perché non sai cosa fare. Inizi a ricercare senza meta. Ti senti perso. Rimani fermo e alla fine vieni rimproverato.
L'esempio buono inizia scrivendo "cosa non sai." È lo scopo del documento, l'ambito dell'indagine, la procedura o la struttura? Da lì, formula un'ipotesi nell'ambito di ciò che sai. "Se l'obiettivo è la riduzione dei costi, probabilmente vogliono conoscere le misure, non solo gli esempi." "Sembrano interessati ad altri settori, non solo allo stesso."
Poi, vai a procurartelo da solo e, se appaiono informazioni irraggiungibili, correggi la rotta. Anche per la stessa richiesta, la differenza nella capacità di procedere non è abilità, ma se hai seguito questa sequenza.
La difficoltà non è la conoscenza, ma il movimento iniziale
Leggendo fin qui, avrai probabilmente pensato: "È ovvio, ora che lo dici." Esatto, non c'è nulla di nuovo nei 4 passaggi in sé. Tuttavia, il motivo per cui molte persone si fermano è che il punto in cui inciampano non è a livello di conoscenza.
Le ragioni sono sostanzialmente tre.
Primo.
Le "incognite" arrivano inizialmente come un unico grande blocco. I compiti dopo la scomposizione sono piccoli, ma il blocco prima di essere suddiviso sembra enorme. Ecco perché molti si fermano prima di entrare nella FASE 1. Non è che non sappiano; stanno perdendo contro il peso del blocco prima di suddividerlo.
Secondo.
Casi in cui le persone pensano "è corretto muoversi dopo aver capito." Raccogliere informazioni prima di emettere un giudizio sembra un atteggiamento sincero e cauto. Pertanto, "aspettare" è giustificato. I 4 passaggi invertono quest'ordine. Muoviti, poi capisci. Poiché si tratta di sovrascrivere l'impostazione iniziale che credevi corretta, il tuo peso è pesante anche se lo sai.
Terzo.
Ogni passaggio ha una trappola del "sapere ma non fare." Non puoi impegnarti in un'ipotesi perché hai paura di sbagliare. Non puoi iniziare una domanda perché hai paura che la tua ignoranza venga scoperta se chiedi senza un'ipotesi. Tieni una bozza finché non è perfetta perché non vuoi mostrare qualcosa di non finito. Nessuno di questi sono problemi di abilità, ma problemi di paura.
Al contrario, non hai bisogno di talento per superarlo. Suddividi il blocco, posizionalo senza aspettare e presentalo non finito. Solo abituandoti un po' a queste tre cose, il tempo che passi fermo quasi scomparirà.
Fermarsi su un tema sconosciuto non è perché "non sai." È perché non hai ancora suddiviso la cosa sconosciuta. La conoscenza specializzata verrà dopo mentre ruoti i 4 passaggi. Questo è il "modo di entrare nell'ignoto" che funziona anche se il settore cambia.
La prossima volta che le tue mani si fermano, ricordati solo questa sequenza.
- Verbalizza ciò che non sai (suddivide ciò che è sconosciuto in voci)
- Formula un'ipotesi nell'ambito di ciò che sai (posiziona "Probabilmente è così")
- Muoviti partendo dall'ipotesi (non ottenere una risposta, vai a verificare)
- Migliora la precisione mentre ti muovi (presenta una bozza e colma la differenza)
Inoltre, pensa a un progetto su cui sei attualmente bloccato. Per quel singolo caso, scrivi solo tre cose per la FASE 1: "cosa non sai." Questo è il primo passo più piccolo e più sicuro.
Se non riesci a scrivere bene tre cose, è un segno che il blocco è ancora troppo grande. In tal caso, per favore apri di nuovo questo articolo.
