読み手の解釈がブレない、10人が読んでも1通りの解釈になるような具体的な文章を書く。
私自身、これができずに、むかし大量のフィードバックを頂戴したので、そのときのメモをこの機にまとめてみました。
①固有名詞を入れる
- 「クライアントからフィードバックがあった」ではなく「A社の田中部長からフィードバックがあった」。「新しいツールを導入しました」ではなく「Salesforceを導入しました」。これだけで文章の解釈が一義的になる
- 固有名詞があると、読み手が10人いようが100人いようが同じ解釈になる。一方で「クライアント」「ツール」「関係者」みたいな集合名詞は、読み手に「どのクライアントだろう…」という脳内検索を要求する。その作業が地味に重いし、検索結果も人によって全然違う
②相手の体の動きが見えるレベルまで動詞を落とす
- 個人的にはこれが一番大事。ビジネス文章を曖昧にする最大の犯人は「確認する」「検討する」「対応する」「推進する」「巻き取る」みたいな大きすぎる動詞たち。書いた本人は行動を指示したつもりでも、受け取った側は何すればいいか皆目見当もつかない
- 『ドキュメント・コミュニケーションの全体観（下巻）』にわかりやすい例がある：「迅速化する→作業1の作業時間を○月までに○○時間から○○時間に短縮する」「効率化する→○○の作業を機械化し、所要人数○○人を○○人でできるように○月までにする」「徹底する→年間を通して、給与支払い業務において基本的ミスを生じさせない」
- 「確認する」も、メールか電話か管理画面を開くか誰かに聞きに行くか、全部違う行動。書いた瞬間、読み手はこの全選択肢から自分で一つ選ばないといけない。しかも「いや、そうじゃなくて」と言われるリスクを背負いながら
- だから「Salesforceの商談一覧画面で、A社の案件ステータスが"受注済み"になっているかを見てください」くらいまで落とす。ここまでやると相手は読んだ直後にマウスを動かしてくれる。毎回やるとマイクロマネジメントっぽくなるけど、「書こうと思えばここまで書ける状態」になっておけば、あとは相手によって具体度を調整すればいい
③状態定義っぽく書く
- 目標や方針を書くときは、動作ではなく「〜している」「〜になっている」という完了した状態で書くのがオススメ
- 「営業力を強化する」と書いても正直何も頭に浮かばない。営業力ってなんだよ、強化って何をもって強化なんだよ、という話。これを「新規商談の受注率が安定して30%を超えている状態」と書き直すと、ゴールがイメージしやすくなる。目標設定、計画、方針、OKR、キックオフ資料、振り返りでよく使う
④数字を入れる
- 「早めに」「いくつか」「しっかり」「なるべく」「少々」。この手の表現はビジネス文章から全部消してもいいくらい
- 「早めにお願いします」と言われた側は、今日の夕方か明日の朝か来週の月曜か判断できない。安全側に倒して「今日中」と急いで仕上げたら、相手は「いや、来週でよかったのに」。残業した自分が馬鹿みたいになる、あるあるですよね
- 防ぐには期限・量・回数を数字で書く。「4月18日（金）の18時まで」「過去3ヶ月の失注案件から上位3つ」「週1回・30分」。書く側は面倒でも、その面倒を書き手が引き受けないと、読み手全員が引き受けることになる。書き手の面倒は読み手全員の合計より小さいんだから、ちゃんと詰め切る
⑤比較対象を置く
- 「好調です」「厳しい状況です」「改善しました」。これが本当に好調なのか厳しいのか、判断できない。「売上は今月100万円で好調です」と言われても、まだ納得感がない。比較がないから
- 程度や変化を語るときは基準を添える。「前年同月比で」「3月の数字と比べて」「A案と比較して」「目標値に対して」。この一言があるかないかで伝わり方が全然違う
- どうしても数字が入れにくい場面でも、せめて比較感だけは入れる。「去年のプロジェクトよりはスムーズ」「前任者の進め方と比べて時間がかかっている」と書くだけで、読み手と書き手のイメージが揃いやすくなる
書き手の面倒を、読み手に押し付けない
以上、5つ並べましたが、結局やっていることは一つだけでして。
曖昧な部分を、書き手が先回りして潰しておく。
これだけなんですよね。
曖昧な文章というのは、要するに「解釈の面倒を読み手に押し付けている文章」です。
書き手は「確認しておいて」と書くだけで楽だけど、受け取った5人の部下は、それぞれ頭の中で「確認って何だろう…」と検索作業をすることになる。書き手の30秒の手抜きが、各読み手の読解作業とか、解釈ズレのリカバリーとかにしわ寄せでいっちゃいます。
とはいえ、5つ全部を毎回完璧にやるのはけっこう大変です。
ただ、送信ボタンを押す前に、一呼吸置いて「この文章で相手は迷いなく動けるだろうか」と自問するくらいはやってみてもいいんじゃないかと。
「うん、迷いそうだな」と思ったら、固有名詞か、動詞か、数字か、どれか一つだけ足してみる。それだけでも、だいぶ変わると思います。
・自分が書いたとおりに相手が動いてくれない
・逆に、フワッとした文章を書くメンバーが周りにいる
そういうときに、何かこのメモが役に立つと嬉しいなと思います。
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