나는 YouTube에 공개되지 않은 DeNA 사장 난바 토모코의 강연을 현장에서 직접 들었다. 가장 놀라웠던 것은 그녀의 현재 업무 환경이었다. 그 환경은 Claude를 중심으로 돌아간다. 그리고 그녀는 심지어 이렇게 말했다.
"NotebookLM에서 직접 정보를 모으던 시절로는 절대 돌아갈 수 없다."
이메일, 채팅, 일정, 메모, Drive, 사내 Wiki까지 모든 업무 정보가 AI와 연결되어 있다. 그 중심에는 Claude가 있다.
처음 만나는 사람을 조사하는 일부터 과거 미팅을 떠올리는 일까지, AI는 그녀가 묻기 전에 먼저 정보를 건넨다. 더 이상 '도구를 사용한다'는 자세가 아니다. 지휘 본부이자 또 다른 자아(alter ego)를 두는 업무 방식이다.
듣고 있는 동안 나는 마음이 편치 않았다. 너무나도 나의 평소 업무 방식과 닮아 있었기 때문이다.
그래서 오늘은 강연에서 공감한 이야기와 함께, 내가 환경을 어떻게 설계하는지, 어떤 지시를 사용하는지, 이 업무 방식을 어떻게 재현하는지를 공유하고자 한다.
"NotebookLM으로 돌아갈 수 없다"는 말의 의미
1년 전, 난바 사장은 '채팅 고수'였다. 처음 만나는 상대를 Perplexity로 조사한 뒤 NotebookLM에 모아 두고, 택시를 타고 이동하면서 질문을 던지곤 했다. 그 '난바식 AI 활용법'은 일본 전역에 퍼져 나갔다.
그런데 이제 그녀는 돌아갈 수 없다고 말한다. 나는 귀가 후 공개된 자료를 확인했는데, 다른 강연에서도 같은 말을 한 것을 발견했다.
"'예전에는 이것저것 직접 NotebookLM에 복사해서 넣던 시절이 그립다'라며."
이것은 강연을 위한 형식적인 말이 아니라 그녀의 공식적인 현재 상태다. 그렇다면 무엇이 달라진 것일까? 그녀는 공개 강연에서 이렇게 한 문장으로 요약했다.
"AI 에이전트는 메가 에볼루션을 겪었다."
에이전트의 진화는 AI 활용 방식을 완전히 바꿔 놓았다. 간단히 말하면 '직접 정보를 가져오는 것'과 'AI가 정보를 가지러 가는 것'의 차이다.
*물론 NotebookLM(Gemini Notebook)도 훌륭한 도구다.
Before(이전):
여러분이 직접 조사하고, 복사하고, AI에게 건네준 뒤 답을 얻는다. AI는 똑똑하지만, 운반자는 바로 여러분이다.
After(이후):
AI는 업무 환경(이메일, 일정, 메모, Drive, Wiki)에 연결되어 필요한 정보를 스스로 가지러 간다. 운반자는 사라진다.
'After'의 세계에서는 어떤 일이 벌어질까?
나의 평범한 평일을 상상해 보자.
- 아침이 되면 Claude가 내 캘린더를 확인하고, 오늘의 비즈니스 미팅을 위한 사전 조사와 예상 질의응답을 준비해 둔다.
- 받은편지함에는 과거 교류 내용을 바탕으로 답장 초안이 자동으로 만들어진다. 나는 확인 후 보내기만 하면 된다.
- 미팅 메모는 자동으로 기록된다. 그리고 미팅이 끝날 무렵이면 감사 이메일 초안과 다음 미팅을 위한 To-Do까지 준비되어 있다.
- 그 메모들은 축적되어, 비슷한 프로젝트가 생기면 '개인 지식'으로 꺼내진다.
- 사내 Wiki(내 경우엔 Notion)를 참고해 회사 규칙과 형식에 맞는 문서를 작성한다.
이것이 내가 실제로 운영 중인 구성이다.
지휘 본부(생각하는 역할)는 Claude이고, 또 다른 자아(기억하는 역할)는 Notion이다. 난바 사장의 정확한 도구 구성은 모르지만, 강연에서 본 업무 흐름은 거의 이와 같았다.
핵심은 이것들이 하나도 '즉석에서 요청하는 것'이 아니라는 점이다.
한번 설계해 두면 스스로 계속 돌아간다. 이것이 난바 사장이 말한 '지휘 본부'이자 '또 다른 자아'의 의미라고 생각한다.
[구축 방법] 연결, 기억, 스케줄
메커니즘은 거대해 보이지만, 사실 그렇게 어렵지 않다.
엔지니어가 아닌 나도 쉽게 해냈다. 나는 단 세 가지만 했다:
① 연결 (MCP)
AI가 스스로 업무 정보에 접근할 수 있게 만든다. 캘린더, 이메일, Drive, 채팅. 이제 MCP(AI와 외부 도구를 연결하는 공통 표준)를 통해 거의 모든 주요 업무 도구를 연결할 수 있게 되었다. 일단 하나부터 시작하자. '복사-붙여넣기'를 하나씩 없앨 때마다 채팅은 지휘 본부에 한 걸음씩 가까워진다.
② 기억시키기 (CLAUDE.md / Notion)
업무 규칙과 선호 사항, '하지 말 것'을 정리한 'AI 지시 매뉴얼'을 AI가 매번 읽는 곳에 배치한다. Claude Code에서는 'CLAUDE.md' 지시 파일이 그 역할을 하며, 나는 여기에 더해 Notion을 기억의 본체(이미지 2의 '또 다른 자아')로 사용한다. 기준은 간단하다. 같은 지시를 두 번 작성하게 된다면 환경에 적어 둘 때라는 신호다.
③ 스케줄 (루틴)
마지막으로 정해진 시간이나 특정 조건에서 자동으로 실행되는 루틴을 설정한다. 이로써 '요청받지 않아도 알아서 돌아가는' 부분이 완성된다.
예를 들어 내가 실제로 실행 중인 작업이다:
- 평일 아침: 캘린더에서 오늘 업무 일정을 확인하고, 상대를 조사해 가설 슬라이드를 만든다.
- 이메일 수신 시: 답장하지 않은 메시지를 감지해 과거 교류 이력을 바탕으로 답장 초안을 준비한다.
- 금요일 저녁: 이번 주 영업·미팅 메모에서 배운 점을 3줄로 요약해 보고 자료로 옮겨 적는다.
아침에 일어나자마자 브리핑이 '준비'되어 있는 것은 마법이 아니다. 그저 스케줄 설정일 뿐이다.
(나는 안전 기준을 먼저 정해 둔다. 이를테면 '외부 발송은 수행하지 않는다' 같은 것들이다.)
그렇다면 이 메커니즘을 구축하는 프롬프트는 무엇일까...
사실 이 업무 방식은 '영리한 프롬프트'를 거의 사용하지 않는다. 매번 지시문을 작성하지 않아도 되는 시스템이기 때문이다. 자주 사용하는 절차를 묶은 스킬(skill)과 루틴을 자연어로 만들어 두기만 하면 된다. 전혀 어렵지 않다. 내가 늘 정리해 두는 것은 'AI 지시 매뉴얼'인데, 글이 너무 길어질 수 있어 미니 버전을 샘플로 여기에 싣는다.
1AI 지시 매뉴얼 (미니 샘플)23## 나에 대해4- 역할: IT 영업 (주요 고객: 대기업, 제조업)5- 가치관: 품질과 속도. 당일 안에 답장할 것.67## 작성 스타일8- 이메일 = 간결하게. 결론 우선. 이모지 금지, "!"는 OK.9- 사내 채팅 = 캐주얼하게. 불릿 포인트 사용.10- 자료 = 슬라이드 하나에 메시지 하나.1112## 정기 업무 (자동 루틴)13- 회의 전 브리핑: 1. 상대방 최신 소식 2. 과거 교류 요약 3. 가설 슬라이드.14- 회의 후: 1. 회의록 정리 2. 감사 이메일 초안 3. To-Do 추출.15- 주간 리뷰: 배운 점을 3줄로 요약해 주간 보고서에 담는다.1617## 판단이 애매할 때18- 정보가 부족하면 시작 전에 질문을 모두 모아 한 번에 할 것.19- 숫자를 지어내지 말 것. 알 수 없는 부분은 "*확인 필요"로 표시.2021## 금지 사항22- 고객 이름이나 금액을 외부 도구로 출력하지 말 것.23- 이메일 발송을 수행하지 말 것.
⚠️ 감을 잡기 위한 샘플 미니 버전이다.
실제로 시도해 보고 싶다면, 전체 버전(5가지 장면의 설계 절차, 루틴 설정법, 지시문 텍스트)을 Note에 정리해 두었으니 확인해 보길 바란다.
Note 링크는 글 맨 끝에 있다.
기획서가 사라진다: "Claude를 보여줘"
DeNA에서는 기획서의 개념이 바뀌고 있다. 사람들은 "Claude를 보여줘"라고 말한다고 한다.
"종이 기획서는 서로가 그리는 이미지가 어긋나기 쉽다. 하지만 프로토타입이 있으면 상황이 완전히 달라진다. 이미지를 즉시 공유할 수 있기 때문이다."
말로 설득하던 시대에서 움직이는 무언가를 보여주는 시대로. 이것은 개인도 오늘부터 바로 따라 할 수 있다. 제안이나 상담에서는 PowerPoint보다 먼저, 움직이는 프로토타입부터.
나는 고객에게 새 제안을 들고 갈 때 직접 만든 프로토타입을 가져간다. 반응이 달라진다.
여유 시간의 함정... "과감하게 앞으로 보내라"
공감이 갔던 또 하나의 주제는 시간에 관한 이야기였다.
AI의 효율화로 시간이 남으면 사람들은 무엇을 할까?
난바 사장에 따르면, 성실한 사람일수록 그 여유 시간을 '예전에는 손이 닿지 않았던 일(어떤 의미에서는 하지 않아도 됐던 일)'로 채운다고 한다.
그래서 그들은 영원히 바쁘게 지낸다. 그녀는 강연에서 이렇게 말했다.
"일본인은 정말 성실해서... 아, 이런 얘기를 하면 안 되는데, 하하."
청중을 웃게 만든 뒤, 그녀는 직원들에게 "하지 않아도 되는 일은 하지 말아 달라"고 부탁한 일화를 이야기했다. 공개 강연에서는 같은 내용을 더 강한 표현으로 말한다.
"사람들에게 여유가 생겼다고 스스로 말하는 사람은 아무도 없다. 그러니 그냥 과감하게 앞으로 보내라."
절약한 시간을 같은 일을 더 하는 데 쓰지 말고, 새로운 일로 먼저 옮겨가라. 개인에게 실제적인 실천 형태는 AI가 절약해 준 시간을 '평소에 하고 싶었던 새로운 일'에 미리 할당해 두는 것이다.
결론
끝까지 읽어 주셔서 감사합니다.
난바 사장의 업무 방식: 연결, 기억, 스케줄.
이것은 개인도 오늘부터 구축할 수 있는 것이다. (물론 일부는 상상의 영역일 수도 있지만 말이다.)
《 실제로 이 메커니즘을 구축하고 싶은 분들을 위해 》
내 환경의 전체 그림과 재현을 위한 설계 절차 — 5가지 장면의 상세 단계, 루틴 설정 방법, 초기 프롬프트까지 — 를 Note에 정리했다 👇
https://note.com/uchita_success/n/n5bc96a63047e
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앞으로도 AI 에이전트를 활용한 업무 테크닉, AI × 문서 작성, Claude Code를 활용한 영업·백오피스 자동화에 관한 정보를 계속 공유하겠다. 감사합니다.
