Lavori intensamente ogni giorno.
Rispondi alle email del mattino, crei documenti e partecipi a riunioni. Prima che te ne accorga, la giornata è finita.
Eppure, non vedi tutti i progressi che ti aspetteresti.
D'altro canto, ci sono persone che ottengono risultati enormi nonostante abbiano la stessa quantità di tempo.
Questa differenza nasce solo dalla velocità di lavoro o dall'impegno profuso?
Forse ciò che conta non è quanto lavori, ma "a cosa dedichi" il tuo tempo e la tua attenzione limitati.
I grandi risultati non aumentano il loro tempo.
Stanno allocando il loro tempo nei posti che portano a risultati.
Basandomi sulla ricerca riguardante la "Capacità Allocativa", che è stata correlata al reddito, ti presenterò cinque domande per migliorare i tuoi risultati.
Cos'è la "Capacità Allocativa" Collegata al Reddito?
In un articolo di ricerca pubblicato come working paper della Harvard Kennedy School, esiste un concetto chiamato "Allocative Skill".
In italiano, si traduce approssimativamente come "capacità di allocazione".
La capacità allocativa è l'abilità di distribuire tempo, attenzione e risorse umane limitati verso aree che portano a risultati maggiori.
Ad esempio, include giudizi come:
- Quali attività dare priorità
- Cosa rimandare a dopo
- A chi assegnare quale compito
- A quali informazioni prestare attenzione
- Cosa decidere di NON fare
Questo è leggermente diverso dalla capacità di eseguire le attività rapidamente.
Se l'abilità nel compito è "quanto bene sai svolgere un lavoro assegnato", allora la capacità allocativa è "il potere di decidere quale lavoro dovrebbe essere fatto in primo luogo."
I ricercatori definiscono la capacità allocativa come la "produttività marginale dell'attenzione".
Sembra un po' complesso, ma in parole povere:
Quanto buon giudizio e quanti risultati puoi generare usando la tua attenzione limitata?
Cosa Ha Indagato lo Studio?
Lo studio ha coinvolto oltre 1.000 lavoratori a tempo pieno negli Stati Uniti, di età compresa tra 25 e 55 anni.
I partecipanti si sono impegnati in un compito chiamato "Gioco di Assegnazione".
In questo compito, i partecipanti agivano come manager e assegnavano lavoratori ipotetici con diversi livelli di produttività a vari lavori.
Una persona potrebbe essere brava nel Compito A ma sottoperformare nel Compito B. Un'altra potrebbe essere l'opposto.
I partecipanti dovevano giudicare chi collocare in quale lavoro per massimizzare i risultati complessi, rivedendo informazioni limitate.
Ciò che è stato misurato qui non era la velocità del compito del partecipante stesso.
Era l'abilità di giudicare dove collocare chi per ottenere i maggiori risultati entro tempo e informazioni limitati.
Lo studio ha confrontato questa capacità allocativa con il reddito, l'occupazione e altri dati dei partecipanti.
Le Persone con Maggiore Capacità Allocativa Tendevano ad Avere Redditi Più Alti
I risultati hanno mostrato che la capacità allocativa era fortemente associata al reddito dei lavoratori a tempo pieno.
Questa relazione è rimasta anche dopo aver tenuto conto delle differenze di intelligenza, competenze numeriche, istruzione e occupazione.
Lo studio ha riportato che gli individui con una capacità allocativa superiore di una deviazione standard avevano un reddito circa del 7% più alto, anche dopo aver aggiustato per varie condizioni.
Inoltre, la correlazione era ancora maggiore nei lavori con molte opportunità decisionali, come ruoli manageriali e professionali.
In altre parole, il lavoro può essere valutato non solo per "quanto riesci a processare", ma per "se sai giudicare correttamente cosa dovrebbe essere fatto".
Tuttavia, c'è un'importante avvertenza.
Questo studio non dimostra che:
Aumentare la capacità allocativa aumenterà sicuramente il tuo reddito.
È uno studio che ha confermato una correlazione tra capacità allocativa e reddito, non uno che ha dimostrato direttamente una relazione causale. Inoltre, in questa fase, è un working paper pubblicato per sollecitare discussioni e opinioni, piuttosto che un documento formalmente revisionato tra pari e approvato.
Tuttavia, concentrarsi sull'abilità di "a cosa usare la tua attenzione" fornisce un grande spunto per rivedere il lavoro quotidiano.
3 Insidie per le Persone che Sono Impegnate ma Non Ottengono Risultati
Guardando attraverso la lente della capacità allocativa, si rivela perché essere impegnati non porta sempre a risultati.
1. Trattare tutti i compiti con la stessa importanza
Sbrigare i compiti nell'ordine in cui si presentano davanti a te.
A prima vista, sembra un modo diligente di lavorare, ma i compiti variano nel loro impatto sui risultati.
Se tratti tutto con la stessa importanza, non puoi dedicare abbastanza tempo ai compiti che contano veramente.
2. Fare tutto da solo ciò che sei in grado di fare
Farlo da solo perché puoi.
Tuttavia, "compiti che puoi fare" e "compiti che dovresti fare" non sono la stessa cosa.
Se ti aggrappi a compiti che potrebbero essere lasciati ad altri, all'IA o ai sistemi, perdi il tempo necessario per i giudizi che solo tu puoi fare.
3. Fare del "finire il lavoro" l'obiettivo
Ho creato il documento. Ho risposto all'email. Ho finito la riunione.
C'è un senso di realizzazione quando il lavoro è finito.
Tuttavia, ciò che conta non è "cosa hai finito", ma "cosa è stato creato da quel lavoro".
Volume di lavoro e risultati non sono necessariamente la stessa cosa.
Pertanto, prima di iniziare a lavorare, poniti queste cinque domande.
Domanda 1 | Questo compito è davvero necessario?
Prima di ottimizzare un compito, considera se il compito stesso è necessario.
Finire rapidamente un compito non necessario non porta a grandi risultati.
Ad esempio, ci sono compiti come questi?
- Rapporti che nessuno legge
- Documenti che non vengono utilizzati
- Riunioni con scopi ambigui
- Compiti in cui inserisci ripetutamente lo stesso contenuto
- Pubblicare contenuti che continuano senza alcuna risposta
Più a lungo fai un lavoro, più diventa "scontato".
In questi casi, chiediti questo:
Se interrompessi questo compito per un mese, chi ne sarebbe disturbato e come?
Se non c'è una risposta chiara, quel compito è un candidato per essere interrotto, ridotto o diminuito di frequenza.
Piuttosto che iniziare un nuovo compito, fermare un compito che non porta a risultati può a volte creare più tempo.
Domanda 2 | Questo compito dovrebbe essere fatto ora?
Anche se un compito è necessario, non significa che debba essere fatto subito.
Tendiamo a scegliere compiti facili da finire rispetto a quelli importanti.
Rispondere alle email, piccole correzioni, controllare le notifiche. Poiché vengono sbrigati rapidamente, hai la sensazione di aver lavorato.
D'altra parte, compiti come pensare a un nuovo progetto, analizzare il feedback dei clienti o decidere la direzione futura non finiscono rapidamente.
Pertanto, vengono facilmente rimandati.
In caso di dubbio, pensa in questo modo:
Se non faccio questo compito oggi, che impatto avrà sui risultati tra una settimana?
Scegli "compiti con un grande impatto sui risultati" piuttosto che "compiti che finiscono rapidamente".
È necessario decidere l'ordine in base all'importanza, non solo all'urgenza.
Domanda 3 | Dovrei essere io a fare questo?
Non devi accumulare tutti i compiti che sei in grado di fare.
C'è un limite al tempo e all'attenzione che un essere umano può usare.
Nello specifico, i compiti che dovresti gestire sono:
- Decidere lo scopo
- Scegliere la linea d'azione
- Capire i sentimenti dell'altra persona
- Prendere la decisione finale
- Assumerti la responsabilità dei risultati
D'altra parte, compiti come organizzare informazioni, inserire dati, redigere testi e uniformare i formati possono potenzialmente essere lasciati ad altri, all'IA o ai sistemi.
Quando giudichi, chiediti questo:
Il risultato migliorerà davvero perché sono io a farlo?
Se il risultato non cambia, sia che lo faccia tu o un'altra persona/sistema, potresti non aver bisogno di usare il tuo tempo per farlo.
"Posso farlo" non è una ragione per accumularlo.
Domanda 4 | Posso lasciarlo a persone, IA o sistemi?
Anche se è difficile delegare completamente un compito, puoi delegarne delle parti.
Ad esempio, se consideri un compito come un'unità dalla raccolta di informazioni al giudizio finale, sembra che tu debba fare tutto da solo.
Tuttavia, se lo suddividi, puoi condividere i ruoli.
- Lascia la raccolta iniziale di informazioni all'IA
- Chiedi all'IA di organizzare le informazioni raccolte
- Fai creare all'IA una bozza del testo
- Automatizza le attività di routine
- Richiedi lavori specializzati a persone che sono brave in quelli
- Esegui tu stesso il controllo finale e il giudizio
La cosa importante qui è non confondere la delega con lo scaricare.
Sono gli umani che comunicano lo scopo, verificano i risultati e si assumono la responsabilità finale.
Quando ti trovi di fronte a un compito, pensa come segue:
Quale parte di questo compito non richiede giudizio?
Se separi il lavoro dal giudizio, troverai parti che possono essere delegate.
Non si tratta solo di proteggere il tuo tempo. A volte, lasciarlo a una persona o sistema che eccelle in quello aumenta il risultato complessivo.
Domanda 5 | Cosa voglio creare con questo tempo?
Anche se riduci il lavoro e lo deleghi a qualcun altro per liberare tempo, se riempi quel tempo con altri compiti semplici, i risultati non cambieranno.
Il vero valore del risparmio di tempo sta in dove usi il tempo liberato.
Ad esempio, puoi usare il tempo per cose come:
- Pensare a nuovi progetti
- Analizzare le reazioni dei clienti o dei lettori
- Migliorare prodotti o servizi
- Imparare conoscenze necessarie
- Costruire relazioni con persone importanti
- Riposare a sufficienza per recuperare la capacità di giudizio
Riposare non è una perdita di tempo.
Questo perché in uno stato di stanchezza, finisci solo per processare i compiti davanti a te, rendendo difficile il giudizio a lungo termine.
Quando pensi a come usare il tempo liberato, chiediti questo:
Dopo aver usato quest'ora, cosa voglio che sia rimasto?
Pensa a cosa rimane dopo il tempo—non il fatto che hai risposto a 10 email, ma un nuovo progetto, un prodotto migliorato, una conoscenza approfondita o la forza fisica recuperata.
Liberare tempo non è l'obiettivo.
L'obiettivo è riallocare il tempo appena creato in qualcosa di più prezioso.
Riguardo a questo margine di tempo appena creato, ne ho scritto anche in questo articolo, quindi spero che tu possa consultarlo.
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
Usa le 5 Domande in 3 Minuti Ogni Mattina
Ho organizzato queste cinque domande in una lista di controllo. Spero che la trovi utile.
La capacità allocativa potrebbe sembrare un talento speciale.
Tuttavia, puoi iniziare semplicemente dividendo il tuo lavoro quotidiano in tre categorie.
- Lavoro a cui penso
Compiti per i quali ti assumi la responsabilità, come scopo, pianificazione, politica, verifica e giudizio finale.
- Lavoro da lasciare a persone, IA o sistemi
Raccolta di informazioni, organizzazione, bozze, inserimento dati, compiti ripetitivi, ecc.
- Lavoro da non fare
Compiti con scarso impatto sui risultati, compiti con scopi ambigui o compiti continuati solo per abitudine.
Quindi, scegli il compito che porterà ai maggiori risultati oggi.
E usa il tuo tempo per quel compito prima di aprire email o notifiche.
Non hai bisogno di aumentare ciò che fai.
Devi solo decidere su cosa concentrare la tua attenzione per primo.
Nell'Era dell'IA, la "Capacità Allocativa" Diventa Più Importante della "Capacità di Eseguire Compiti"
Con l'IA, puoi creare testi, immagini, piani di progetto e bozze di documenti in poco tempo.
Ora possiamo creare più cose che mai.
Tuttavia, man mano che la quantità che possiamo creare aumenta, sorge un problema diverso.
- Cosa creare
- Per chi crearlo
- Quale piano scegliere
- Quanto lasciare all'IA
- Cosa non pubblicare
Questi giudizi diventano più importanti di prima.
Usare l'IA di per sé non è il risultato.
I risultati si ottengono solo quando l'IA viene utilizzata per lavori di valore e l'attenzione umana viene allocata a giudizi importanti.
Nell'era dell'IA, la persona di valore non è quella che può eseguire il maggior numero di compiti.
È la persona che può usare la propria attenzione limitata per il lavoro più prezioso.
Riepilogo | Ciò che Cambia i Risultati è l'Uso del Tempo, Non la Durata
Per riassumere ancora una volta le cinque domande per migliorare i risultati:
- Questo compito è davvero necessario?
- Questo compito dovrebbe essere fatto ora?
- Dovrei essere io a fare questo?
- Posso lasciarlo a persone, IA o sistemi?
- Cosa voglio creare con questo tempo?
Reddito e risultati non sono determinati solo dalla quantità di impegno.
Ci sono vari fattori come abilità, esperienza, ambiente e opportunità.
Ecco perché non dovremmo semplicemente pensare che "cambiare il modo in cui usi il tempo aumenterà sicuramente il tuo reddito".
Tuttavia, puoi rivedere dove usi il tuo tempo e la tua attenzione.
L'essere impegnati non è una prova di risultati.
Ciò che conta è per cosa hai usato il tuo tempo limitato e cosa hai creato da quel tempo.
Prima di aumentare ciò che fai, prova a cambiare la tua allocazione del tempo.
Informazioni sulla Stesura di Questo Articolo
Questo articolo fa riferimento al working paper della Harvard Kennedy School "Allocative Skill".
Lo studio indaga la relazione tra l'abilità di allocare appropriatamente risorse come le risorse umane usando l'attenzione limitata e il reddito dei lavoratori a tempo pieno.
Tuttavia, non è uno studio che ha verificato direttamente come usare l'IA o le tecniche di gestione del tempo. Le cinque domande introdotte in questo articolo sono organizzate in modo indipendente in modo che il concetto di "capacità allocativa" presentato dalla ricerca possa essere applicato al lavoro quotidiano.
Inoltre, questo documento è un working paper inteso a sollecitare opinioni e discussioni e non rappresenta le opinioni ufficiali dell'Università di Harvard o della Harvard Kennedy School.
Riferimenti
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
