Como iniciar um negócio individual com um funcionário de IA

agências raramente perdem contas por causa da qualidade do trabalho. as contas vão para a administração em torno do trabalho. uma promessa feita numa call e nunca registrada por escrito. uma rodada de revisão que ninguém contou. uma fatura enviada com onze dias de atraso. uma proposta que ficou parada na caixa de entrada de um prospecto por duas semanas porque o terceiro contato nunca aconteceu

eu dirijo uma agência B2B. duas pessoas trabalham comigo como contratadas, um designer e um comprador de mídia, e o lado do cliente sempre foi a parte que pior escala, porque cada melhoria ali depende da memória de alguém, e memória não sustenta um negócio além de certo tamanho

este ano coloquei um funcionário de IA no lado do cliente dele. o nome dele é Viktor, ele trabalha dentro do Slack ou Microsoft Teams, e tudo o que ele faz vem de nove mensagens que eu digitei num canal numa única sessão

o que segue é a configuração em si: nove mensagens como estão no meu workspace, com os detalhes deste setor escritos nelas

nove mensagens, uma descrição de cargo

elas leem como uma descrição de cargo e um manual de regras, e são executadas antes de cada tarefa

duas descrevem o negócio e definem os limites. quatro gerenciam o trabalho diário e semanal nas contas. três cobrem dinheiro e equipe. nenhuma delas é esperta, e nenhuma menciona IA. elas leem como a nota de onboarding que você entregaria a um novo gerente de contas, o que é o maior elogio que posso fazer a elas

elas ficam numa única mensagem no topo do canal, e o arquivo é o sistema. quando uma tarefa sai sem esse arquivo, ela sai carregando apenas metade das regras

um. o arquivo do cliente

este é o arquivo em que todo o resto se apoia

1você trabalha para uma agência B2B. nós gerenciamos busca paga, landing pages e conteúdo para clientes SaaS B2B e industriais. três pessoas: eu, [designer], [comprador de mídia].
2retainers são mensais, projetos são de taxa fixa, e ambos são acordados antes do início do trabalho.
3nunca cote um preço, nunca prometa uma data, nunca contate um cliente diretamente.
4qualquer coisa que você produzir volta para mim como um rascunho, e qualquer número nele cita o arquivo de onde veio.
5leia isto antes de cada tarefa. responda com três linhas sobre o que você acha que é seu trabalho.

a resposta importa. se as três linhas dele voltarem com uma ideia diferente do trabalho, o arquivo está fraco, e você passará a semana corrigindo tom quando deveria estar revisando o trabalho. o meu descrevia o trabalho dele como ler o histórico da conta e destacar o que precisa de uma decisão, e dizia que ele trata o resto como ruído. esse é o trabalho

dois. a leitura matinal

1leia as últimas 12 horas através da caixa de entrada e dos canais de clientes. retorne, nesta ordem: qualquer coisa de um cliente ativo, qualquer coisa com prazo esta semana, qualquer coisa de uma proposta enviada nos últimos 14 dias, qualquer coisa não paga após a data de vencimento.
2
3pule newsletters, recibos, prospecção fria e qualquer coisa em que eu fui apenas copiado. uma linha cada: quem, o que querem, o que precisam de mim.

a ordem carrega o peso. sem ela, você recebe um resumo de tudo, lê tudo, e o trabalho que tentou delegar volta para sua mesa

três. a passagem de QA antes de um entregável ser enviado

esta é a mensagem que mais me salvou dinheiro, porque numa agência os erros caros são aqueles que o cliente encontra primeiro

1rode a lista de QA contra [entregável] antes de sair. cada afirmação rastreável a uma fonte que podemos mostrar ao cliente. cada número correspondendo ao dashboard de onde veio. terminologia correspondendo aos termos da marca no arquivo do cliente.
2um pedido claro ao cliente, em uma única linha. nada prometendo uma data que não acordamos.
3
4retorne aprovado ou a lista, com o arquivo por trás de cada verificação. não edite o entregável.

um leitor extra mantém a mesma lista às sete da noite com a mesma atenção que às nove da manhã. ele pega o nome do cliente grafado errado, a métrica puxada da coluna errada, a linha prometendo uma data que ninguém concordou

quatro. o log de revisões

rodadas de revisão são onde as margens desaparecem silenciosamente em trabalhos de taxa fixa. alguém diz "só mais um ajuste" quatro vezes e o projeto deixa de ser lucrativo

1de [thread], construa o log de revisões: número da rodada, o que o cliente pediu, quem é o dono, o que foi entregue, o que ainda está aberto e por quantos dias.
2
3se uma solicitação cair fora do escopo acordado, sinalize separadamente e mantenha-a fora da fila. eu decido se isso vira uma ordem de mudança.

duas rodadas de revisão são precificadas em cada projeto de taxa fixa. o log é o que torna a terceira visível enquanto ainda há margem no trabalho

cinco. o rascunho de status

clientes não saem por causa de uma semana ruim. eles saem depois de um mês se perguntando o que está acontecendo.

1rascunhe o status de sexta-feira para [cliente]: o que foi entregue esta semana, o que está em andamento, o que estamos esperando deles, a próxima data que devemos.
2
3máximo de seis linhas. frases simples, datas onde datas pertencem.
4
5se o retainer passou de três quartos usados, adicione uma linha com a posição e as opções.

essa última linha transforma uma surpresa de orçamento numa conversa duas semanas antes.

seis. a escada de follow-up de propostas

propostas não se perdem sozinhas. elas são perdidas

1para [proposta] enviada em [data]: dia 3, uma nota curta com um novo fato relevante da indústria deles. dia 7, um ângulo diferente, por exemplo, um trabalho comparável ou uma pergunta sobre o processo de avaliação deles. dia 14, um fechamento claro: sim ou não, e uma data.
2
3mantenha essas datas e me lembre pela manhã. apenas rascunhos, eu envio.

a regra que torna isso tolerável está no mesmo arquivo: cada toque traz algo novo, um exemplo, um fato do mercado deles, ou uma pergunta. num dia sem nada para adicionar, pulamos o toque

propostas raramente morrem de um não. elas morrem de um talvez, e a escada é a única parte disso que trata o silêncio como uma etapa na venda

sete. a cobrança de faturas

caixa é a restrição numa pequena agência, não lucro

1faturas são net 7. dia 8, um lembrete curto com a fatura anexada. dia 15, uma nota mais firme que nomeia a pausa no trabalho. dia 22, me avise e não rascunhe mais nada.
2mantenha a lista: quem, valor, dias em aberto, e o que foi entregue contra isso.

ele rascunha e mantém o registro. eu aperto enviar, é por isso que o relacionamento continua sendo meu

a pausa no dia 15 está escrita no acordo de retainer na primeira página, o que significa que nomeá-la depois soa como um termo do contrato e fica fora do relacionamento

oito. a resposta de mudança de escopo

a solicitação chega por email e sempre chega parecendo pequena

1[cliente] pediu [solicitação], que não está na declaração de trabalho. rascunhe uma resposta: confirme que ouvimos, chame de mudança, e anexe uma ordem de mudança com o escopo, um placeholder de preço [número] e um placeholder de entrega [data].
2
3sem desconto, sem amostra grátis, sem desculpas por cobrar. eu definirei os números antes de enviar.

cobrar por trabalho fora do escopo se resume à redação, e esta mensagem cuida da redação enquanto todos ainda estão amigáveis

nove. o portão

a última mensagem é a que torna as outras oito seguras para rodar

1antes de qualquer coisa que envie, gaste, ou alcance um cliente: poste o plano, a ferramenta, o custo de crédito, e o texto exato. espere pelo meu sim.
2
3se um número aparecer em qualquer coisa que um cliente vai ler, cite o arquivo de origem.
4
5escale para mim toda vez: preços, escopo, prazos, desculpas, qualquer coisa legal.

esse é o relacionamento de trabalho. ele propõe, eu aprovo, e aprovação é um clique. as nove mensagens acima só rodam sem supervisão porque esta para na porta de qualquer coisa que deixe o prédio

a equipe usa o mesmo funcionário

o acesso segue a participação no canal. o designer está nos canais de projeto, o comprador de mídia está nos canais de performance, eu estou em todos eles. a sala decide o que é visível, então o acesso cuida de si mesmo

os blocos de instrução deles ficam no mesmo arquivo:

1[designer] é o designer no [projeto]. quando ela pedir um briefing, retorne o objetivo do cliente em uma linha, o entregável, as restrições, os exemplos que o cliente gostou, e a única coisa a evitar. menos de 200 palavras.

a primeira solicitação dela voltou como um briefing completo em dois minutos, sem nada adicionado ao meu calendário. a segunda pessoa usando o mesmo funcionário é o momento em que isso deixa de ser uma ferramenta pessoal

o arquivo cresce com o negócio

o arquivo no topo do canal é a parte desta configuração que compõe, e ele cresce algumas linhas de cada vez

um novo cliente adiciona um bloco: seus objetivos, seus termos de marca, os exemplos que gostaram, a única coisa a evitar, e a data que devemos a eles

uma nova oferta adiciona uma regra: como é precificada, o que inclui, e onde entra nas execuções semanais

uma nova pessoa adiciona seu bloco de instrução, então o funcionário trabalha com eles desde o primeiro dia

nas sextas-feiras, passo cinco minutos lendo aquele arquivo e adicionando o que surgiu durante a semana. uma linha geralmente é suficiente, e a próxima solicitação no canal volta mais perto de pronta por causa disso

1cada linha adicionada a este arquivo se aplica a todas as execuções subsequentes. mantenha-o abaixo de uma tela.

essa é toda a manutenção. as nove mensagens carregam a configuração, o arquivo carrega a memória, e entre elas o trabalho fica mais leve todo mês

o que fica comigo

preços e escopo. a call com o cliente. a última revisão de qualquer coisa publicada sob meu nome. a conversa difícil quando algo deu errado

todo o resto tem um dono. na maioria dos dias, o comércio é claro: uma noite de administração contra vinte minutos de decisões, e a razão pela qual a agência pode carregar mais contas sem outro contrato

a configuração, em ordem

1. escreva o arquivo do cliente. uma tela, mal feito, hoje
2. conecte três ferramentas, não trinta. email, calendário, o drive onde propostas e contratos vivem
3. digite as nove mensagens em um canal, na ordem acima
4. rode a primeira semana manualmente. leia tudo o que ele produz
5. anote cada correção como uma linha no topo do canal
6. adicione os blocos de instrução da equipe quando seus próprios rascunhos pararem de precisar de edições

uma agência de uma pessoa não escala por esforço. escala pelas partes do trabalho que acontecem sem alguém lembrando delas, e as nove mensagens são onde isso começa

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