Se você não sabe por onde começar, existe apenas uma resposta: Não sistematize. Questione primeiro o que pode ser eliminado.
Anteriormente, escrevi que falhas no desenvolvimento de sistemas são um problema estrutural, não uma falta de conhecimento executivo. Com base nessa estrutura, este artigo discute o verdadeiro primeiro passo que os clientes devem dar. Escolher "apenas sistematizar" quando você está em dúvida é a jogada mais cara que você pode fazer. Se você errar a ordem, simplesmente gastará dinheiro automatizando processos ineficientes.
■ O Equívoco: "Sistematização = Solução"
Ao consultar clientes, a solicitação inicial é quase sempre a mesma: "Nossas operações são ineficientes, então queremos implementar um sistema." No entanto, ao examinar mais de perto, a maioria dos casos contém desperdícios que poderiam ter sido resolvidos antes da introdução de qualquer sistema.
Por exemplo, considere o processo de cotação de uma empresa. Eles permitiram que a equipe de vendas criasse orçamentos em um novo sistema, mas a aprovação interna ainda exigia imprimir formulários em papel e circulá-los fisicamente. Após a aprovação, a equipe tinha que inserir manualmente os valores do orçamento digital no formulário de papel. Apesar de estar "sistematizado", o fluxo de trabalho geral adicionou uma etapa: "Criar no sistema, copiar para o papel". A causa raiz foi que ninguém perguntou: "Podemos eliminar o fluxo de aprovação em papel?" antes de construir o sistema. Milhões foram investidos, mas ao automatizar o desperdício que deveria ter sido cortado, grande parte desse custo foi efetivamente perdida.
■ Corte Antes de Adicionar
Existe um princípio de longa data para melhoria de negócios chamado ECRS: Eliminar (pode ser removido?), Combinar (pode ser fundido?), Rearranjar (a ordem pode mudar?), Simplificar (pode ser tornado mais simples?). Somente após considerar minuciosamente esses quatro pontos você deve considerar Automatizar (sistematização).
Muitos gerentes de projetos pulam essa ordem e vão direto para a "Automação". Como resultado, tarefas que deveriam ter sido eliminadas, entradas duplicadas que poderiam ter sido combinadas e fluxos de aprovação que poderiam ter sido simplificados são incorporados diretamente ao software. O resultado é um sistema que executa tarefas inúteis com mais rapidez e precisão. Ironicamente, porque eles sentem que "sistematizaram", ninguém percebe o desperdício subjacente.
Isso está alinhado com meu ponto anterior de que falhas no desenvolvimento de sistemas são estruturais, não devido à ignorância. Pular a sequência ECRS faz parte dessa estrutura falha.
■ Quatro Perguntas para Tomada de Decisão
Antes de considerar a sistematização, faça a si mesmo estas quatro perguntas na ordem:
- Esta tarefa pode ser eliminada completamente? (Eliminar)
- Múltiplas tarefas ou fluxos de trabalho departamentais podem ser combinados? (Combinar)
- Melhorias podem ser feitas apenas mudando a ordem ou responsabilidade? (Rearranjar)
- O método em si pode ser simplificado? (Simplificar)
Somente as tarefas restantes após responder a essas perguntas são candidatas à sistematização. Inversamente, se você entrar na definição de requisitos sem considerar esses quatro pontos, as sementes do fracasso já estão plantadas.
■ Abordando o Desejo por Velocidade
Você pode argumentar: "Não temos tempo para deliberar; precisamos implementar o sistema rapidamente." No entanto, a análise ECRS geralmente leva apenas dias ou semanas. Em contraste, se um sistema apressado exigir refazer a definição de requisitos mais tarde, você perderá meses. Tentar ter pressa frequentemente leva a desvios.
Outra objeção é: "Nossas operações são complexas demais para frameworks externos." Mas o ECRS não requer conhecimento operacional profundo. As pessoas que conhecem os detalhes são a equipe de linha de frente; o ECRS é simplesmente uma sequência de perguntas para incentivá-las a perguntar: "Isso pode ser removido?" ou "Isso pode ser fundido?". Pode ser usado hoje sem expertise especializada.
■ O Que Você Pode Fazer Amanhã
Nenhuma grande reorganização organizacional é necessária. Escolha uma tarefa que você atualmente deseja "sistematizar" e responda às quatro perguntas acima. Frequentemente, a primeira pergunta (Eliminar) revela opções que você não havia considerado.
A verdadeira razão para "não saber por onde começar" geralmente não é sobre se deve sistematizar, mas sim não saber o que analisar *antes* de sistematizar. Se você seguir a ordem correta, a tomada de decisão não é difícil.
Na próxima vez, abordarei a dor mais universal para executivos: "Pessoas pedindo demissão." Discutiremos as estruturas organizacionais por trás das taxas de rotatividade.
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