Como um Fabricante de 90 Anos Encontrou o Caminho para Deixar os Humanos Focarem no Trabalho Criativo Através da IA
Existe uma empresa no Japão onde 30.000 funcionários e 8.000 agentes de IA trabalham lado a lado.
E não é uma startup de TI de ponta.
É a Ricoh, a gigante da manufatura fundada em 1936, que completa 90 anos este ano.
Quero que as pessoas que pensam "Nossa empresa é muito antiquada para IA" leiam este artigo.
Isso porque o que a Ricoh fez não foi resultado de um grupo de gênios. Na verdade, foi o oposto: eles simplesmente seguiram a "ordem correta."
Ao ler isto, você entenderá por que sua organização pode sentir que "usamos o ChatGPT por dois anos, mas não está mostrando resultados."
E a partir de amanhã, você pode inverter a ordem em que introduz a IA.
Uma Empresa Onde 30.000 Funcionários e 8.000 Agentes de IA Trabalham Juntos
Primeiro, os números.
A Ricoh tem cerca de 78.000 funcionários no mundo todo, com 30.000 no Japão.
Em janeiro de 2026, eles têm, segundo relatos, 8.000 agentes de IA rodando apenas no Japão.
8.000. É um número impressionante.
Além disso, esses 8.000 agentes foram criados por menos de 3.000 funcionários — apenas cerca de 10% da força de trabalho.
Esses 10% estão proativamente construindo IA para lidar com suas tarefas.
É importante lembrar que a Ricoh é "a empresa de copiadoras."
Sua base está na manufatura. Embora serviços digitais e IA agora representem mais da metade de sua receita, eles eram originalmente uma empresa de manufatura tradicional onde as pessoas desenhavam plantas à mão e as passavam para a próxima pessoa.
Uma empresa tão tradicional está iterando em IA mais rápido do que muitas startups.
A propósito, existem 45.000 empresas no Japão com mais de 100 anos — mais da metade das empresas centenárias do mundo.
Isso significa que ser "velha" não é desculpa; pelo contrário, empresas antigas têm o maior potencial inexplorado.
O Verdadeiro Motivo pelo Qual a IA Não Mostra Efeito Após Dois Anos
Agora, o ponto principal.
A Ricoh está vendo um aumento massivo em consultas como esta:
"Colocamos o ChatGPT onde achávamos que precisávamos há dois anos, mas não está mostrando resultados. Não está quebrando os silos organizacionais."
Muitas pessoas provavelmente se identificam com isso.
Existem três razões principais.
1. O Problema de Produtividade
A produtividade do Japão ocupa o 29º lugar entre 38 países da OCDE (dados de 2024). Está perto do fundo. Comparado aos EUA, que lideram o mundo em digital, é cerca da metade.
Por quê? A causa são "estilos de trabalho individualizados."
Não importa o quanto você invista em TI, se a forma como o trabalho é feito não mudar, a produtividade não aumentará.
2. O Problema dos Dados
Diz-se que 70-90% dos dados dentro de uma empresa são "dados não estruturados."
Dados não estruturados referem-se à intuição, dicas e know-how ligados a indivíduos — desenhos feitos à mão ou sabedoria que existe apenas na cabeça de um veterano. A Ricoh chama isso de "conhecimento tácito."
Se você pedir ajuda a uma IA sem organizar isso primeiro, os dados que você fornece estão "sujos."
Portanto, a IA não pode funcionar corretamente.
Curiosamente, uma IA lendo documentos pode falhar de repente quando encontra uma tabela. Ou pode haver conflito porque segredos técnicos não devem estar na nuvem e devem permanecer no local.
Em suma, jogar IA em uma tarefa sem construir a base primeiro não funcionará.
Passo 1: Visualize o Trabalho Primeiro e Elimine 20% de Desperdício
Então, por onde a Ricoh começou?
Não foi pela implementação de IA.
Primeiro, eles criaram "espaço para respirar" para os funcionários.
Atualizações e novas tecnologias não podem ser usadas por pessoas que não têm tempo. Então, o Passo 1 foi liberar tempo.
Especificamente, eles visualizaram o trabalho de 1.000 pessoas em 115 seções em toda a empresa.
Eles descobriram algo interessante.
Durante o trabalho remoto na pandemia, as "reuniões de check-in" aumentaram significativamente porque os gerentes não sabiam o que as pessoas estavam fazendo.
Ao olhar para os dados, a gerência percebeu: "Ah, não precisamos mais fazer essa tarefa." Isso eliminou 5-6% do trabalho.
Em seguida, encontraram tarefas semelhantes sendo feitas separadamente por diferentes organizações e as consolidaram. Mais redução.
Depois, padronizaram o "trabalho verdadeiramente necessário" restante. Uma vez padronizado, a tecnologia de automação se torna eficaz.
Ao continuar isso persistentemente por mais de um ano, a Ricoh alcançou uma melhoria de 20% na eficiência operacional.
Há uma lição aqui para nós roubarmos.
O estilo japonês de "todo mundo pegando a bola e conectando" é uma força, mas também cria "trabalho que não precisa ser feito."
As pessoas pegam bolas que não são suas por gentileza, mas a carga de trabalho só aumenta.
Então, tente visualizar seu próprio trabalho por uma semana.
Só de fazer isso, você descobrirá coisas como: "Espera, eu realmente preciso desta reunião?"
Passo 2: Todos Começam a Usar Apenas "Uma" IA
Assim que viram um caminho para 10% dessa melhoria de 20%, a Ricoh deu o próximo passo:
"Cada funcionário usa IA para exatamente uma tarefa."
O segredo aqui é que eles não simplesmente jogaram isso para todo mundo.
Primeiro, projetaram "barreiras de proteção" para o uso seguro da IA. Depois, compartilharam educação e histórias de sucesso através de workshops.
Como a base (Passo 1: visualização e padronização) estava lá, os dados fornecidos à IA estavam limpos. É por isso que a IA funcionou.
É tudo sobre essa sequência.
O resultado são os 8.000 agentes mencionados anteriormente.
Aqui está um exemplo específico.
A Ricoh resolve desafios de gestão para clientes. Eles conversam com CEOs de grandes corporações, então a preparação é crítica.
Funcionários veteranos costumavam gastar 4-5 horas por empresa lendo relatórios integrados e informações públicas para formar hipóteses.
Ao ensinar o conhecimento tácito desse veterano a uma IA, os agentes de IA agora verificam hipóteses e elaboram propostas por conta própria.
Como resultado, o tempo do veterano foi reduzido em 75%. O que levava 100 unidades de esforço agora leva 25.
E há outro benefício.
A intuição do veterano agora é transmitida para funcionários de nível médio e júnior. Ao trabalhar com IA, o conhecimento é transferido.
Isso não é apenas para marketing. Está acontecendo no back-office, SCM e nas linhas de frente de vendas.
4-5 horas reduzidas para pouco mais de 1 hora. A tarefa de "ler documentos do zero toda vez" na sua empresa provavelmente poderia ser tratada da mesma forma.
Passo 3: Realocar Pessoas para "Trabalho Criativo" com o Tempo Economizado
Este é o objetivo central.
Usar o tempo liberado para o trabalho que só humanos podem fazer.
A Ricoh tem uma sala de reuniões como esta:
Atrás de um grande display LED, cinco agentes de IA são implementados.
Enquanto os funcionários discutem, a IA transcreve, corrige o japonês, entende o significado e estrutura as informações.
Isso permite que os funcionários se concentrem totalmente na discussão e na ideação. Finalmente, eles votam e tomam decisões. A IA até apoia o facilitador.
E aqui está a parte incrível.
Para o próximo plano de gestão de médio prazo, cerca de 10 executivos discutiram nesta sala.
Normalmente, isso levaria cerca de dois meses.
Foi concluído em quatro horas.
Dois meses para quatro horas.
Essa ideia de "mover pessoas para o trabalho criativo" ressoa com as palavras do estudioso de gestão Ken Kusunoki.
O trabalho consiste em "Trabalho" e "Jogo."
"Trabalho" é fornecer habilidades por compensação — tarefas dentro de regras fixas. A IA é mais rápida, mais precisa e nunca se cansa disso.
Mas "Jogo" é diferente. Como Shohei Ohtani, é um trabalho onde o valor é criado através de senso e julgamento únicos.
A IA tira as tarefas fixas. O que resta para os humanos é o senso e o julgamento.
Quanto melhor usamos a IA, mais sofisticado o trabalho humano se torna.
Para fomentar a criatividade dos funcionários, a Ricoh também administra um programa acelerador desde 2019.
Funcionários e startups apresentam novas ideias de negócios. Eles batalham através de 200 ideias para selecionar 5-10. Eles fazem isso há sete anos.
É assim que cultivam a autonomia e a criatividade dos funcionários.
Sua Empresa Também Pode Fazer Isso, Desde Que Você Não Erre a Ordem
Para resumir:
A conclusão da Ricoh é simples.
"Não coloque IA onde você quer usá-la imediatamente."
Siga esta ordem:
- Visualize o trabalho primeiro para criar tempo.
- Remova desperdícios e consolide tarefas semelhantes.
- Padronize.
- Só então, configure o ambiente para usar a IA corretamente.
Por causa dessa sequência, os funcionários começam a se mover. Se você inverter, não funcionará.
Há mais uma lição vital.
A IA tem dois lados.
Um é "transformar um negativo em zero" removendo tarefas dolorosas. Sair mais cedo, eliminar tarefas chatas. Todo mundo ama isso imediatamente.
Mas isso sozinho não dura.
O outro é "mover de zero para mais" — onde os humanos criam novo valor. A implementação de IA só se torna real quando isso é projetado.
A sensação de que hoje é melhor que ontem e que você faz parte desse progresso é o que move as pessoas.
Takahiro Irisa, da Ricoh, disse:
"Se a Ricoh conseguiu, outras empresas definitivamente conseguem."
E também:
"Acredito que a IA apareceu para o bem das empresas japonesas."
Porque a IA já aprendeu a maioria dos dados abertos. O que resta são os dados dormindo dentro das empresas.
E o Japão é o país que detém a maior quantidade desses dados corporativos internos no mundo.
Em uma empresa veterana de 90 anos ou na sua empresa, existem tesouros adormecidos que ninguém desenterrou ainda.
Então, por uma semana a partir de amanhã:
Tente visualizar seu próprio trabalho.
Se você se pegar pensando: "Espera, talvez eu não precise desta tarefa," essa é a sua linha de partida.
A falta de resultados não foi por falta de habilidade. A ordem estava apenas ao contrário.
