แนบเอกสารมาแล้วแค่บอกว่า "ช่วยตรวจสอบหน่อย" เป็นการโยนภาระต่างๆ มากมายไปให้อีกฝ่ายแบบรวมไว้ที่เดียว ซึ่งผมเชื่ออย่างสุดหัวใจจริงๆ ว่าคุณควรเลิกทำแบบนั้นเสียที
"ช่วยตรวจสอบหน่อย" แปลว่า "ตรวจสอบ" อะไรกันแน่?
- คุณต้องการให้ตรวจคำผิด และไล่ดูทุกคำหรือเปล่า?
- คุณกำลังตรวจสอบว่าโครงสร้างเชิงตรรกะสมเหตุสมผลหรือไม่?
- คุณกำลังดูในแง่ของการปฏิบัติตามกฎระเบียบเรื่องความเสี่ยงทางกฎหมายหรือเปล่า?
- คุณกำลังตรวจสอบว่าสีของดีไซน์เป็นไปตามแนวทางหรือไม่?
- หรือแค่เช็คว่าไฟล์เปิดได้หรือเปล่า?
- หรือต้องดูว่าหัวหน้าแผนกน่าจะโอเคกับการผลักดันแผน A แทนแผน B และ C หรือไม่?
จากความเป็นไปได้มากมายเหล่านี้ คนที่ถูกขอให้ตรวจสอบต้องกำหนดนิยามของ "การตรวจสอบ" ขึ้นมาเอง โดยต้องเดาไปด้วยว่า
"ยังมีเวลาเหลือก่อนกำหนดส่ง เลยแค่ตรวจสอบภาพรวมเชิงตรรกะดีมั้ยนะ?"
"คุณภาพแย่ แต่เดดไลน์คือพรุ่งนี้ เขาอยากให้เราจัดการทุกอย่างแทนรึเปล่า?"
...และอื่นๆ
ผมคิดว่าควรมองว่านี่คือการโยนภาระทางความคิดก้อนใหญ่ไปให้อีกฝ่าย
ในหัวของผม ผมเรียกคนสกปรกเหล่านั้นที่เขียนแค่ว่า "ช่วยตรวจสอบหน่อย" ว่า "นักโยนลิง"
อย่าใช้ "ช่วยตรวจสอบหน่อย" เพื่อผลักภาระความรับผิดชอบ
เรื่องที่แย่ยิ่งกว่าคือ "จิตวิทยาการหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ" ที่แฝงอยู่ในคำพูดเหล่านี้
คุณรู้ว่าคุณภาพของงานมันต่ำ
แต่การคิดต่อให้ละเอียดมันยุ่งยาก
หรือคุณขาดความมั่นใจ
ดังนั้น คุณก็แค่พูดว่า "ช่วยตรวจสอบหน่อย" แล้วโยนไปให้หัวหน้าหรือรุ่นพี่
แล้วเกิดอะไรขึ้น?
ถ้าพบข้อผิดพลาดทีหลัง คุณก็มีข้อแก้ตัว: "คือผมส่งไปพร้อมบอกว่า 'ช่วยตรวจสอบหน่อย' ตอนนั้นนะ พอไม่มีใครทักอะไรก็เลยคิดว่ามันโอเค"
คุณโยนงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ให้คนอื่น เพื่อย้ายศูนย์กลางของหายนะที่อาจเกิดขึ้นออกไปจากตัวคุณ สัญชาตญาณเอาชีวิตรอดพื้นฐานนั้นถูกบีบอัดอยู่ในวลีสั้นๆ ว่า "ช่วยตรวจสอบหน่อย" นี่แหละ
มันถึงขั้นไม่ให้เกียรติแม้กระทั่ง "นักโยนลิง" ด้วยซ้ำ คุณควรขอโทษพวกเขาด้วย
แล้วคุณควรสื่อสาร "ช่วยตรวจสอบหน่อย" อย่างไรดี?
- เอกสารนี้มีไว้ทำอะไร
- สถานะปัจจุบันคืออะไร
- จุดไหนที่คุณอยากให้ดู (+ จุดไหนที่ไม่ต้องดู)
ผมคิดว่าการระบุสามสิ่งนี้เป็นเรื่องดี
1. เอกสารนี้มีไว้ทำอะไร
อย่างแรกเลย เอกสารนี้มีไว้เพื่ออะไร?
- เพื่อพิจารณาภายในองค์กร?
- เพื่ออธิบายให้เจ้านายฟัง?
- เป็นสิ่งที่ต้องส่งออกไปภายนอกบริษัท?
ถ้าคุณระบุแบบนี้ ผู้รับจะรู้ว่าควรให้ความสำคัญกับเอกสารนี้แค่ไหน และควรตรวจสอบจากมุมมองไหน (มุมมองลูกค้า, มุมมองเจ้านาย ฯลฯ)
2. สถานะปัจจุบันคืออะไร
ต่อมา ให้สื่อสารว่างานอยู่ในขั้นตอนไหน
- เป็นแค่บันทึกคร่าวๆ ที่ฉันจดไว้
- เป็นร่างที่เสร็จประมาณ 70%
- เป็นเวอร์ชันสุดท้ายก่อนส่งมอบ
แค่มีข้อมูลนี้ก็ช่วยให้ผู้รับปรับ "เกียร์ความจริงจัง" ในการอ่านได้
3. จุดไหนที่คุณอยากให้ดู (+ จุดไหนที่ไม่ต้องดู)
นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุด
จำกัดขอบเขตจุดที่ต้องตรวจสอบให้แคบลง
- ช่วยดูเฉพาะคำผิดให้หน่อย
- ช่วยแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของกำหนดการให้หน่อย
- ช่วยตรวจสอบว่าส่วนที่ถูกชี้แจงครั้งก่อนได้รับการแก้ไขแล้วหรือยัง
- ในทางกลับกัน จุดนี้คุณไม่ต้องดูก็ได้
การระบุ "จุดไหนที่ไม่ต้องดู" เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
การคิดถึงเรื่องนี้จะบังคับให้คุณต้องบอกออกมาเป็นคำพูดว่า "ต้องยืนยันอะไร และต้องอยู่ในสถานะไหน"
การรวมสามสิ่งนี้เข้าด้วยกัน ผมคิดว่าวลีที่หยุดความคิดอย่าง "ช่วยตรวจสอบหน่อย" สามารถเกิดใหม่เป็นคำขอที่เหมาะสมและสุภาพได้
