Başlığa bakıp "Toplantı notları almak stajyerlerin işi değil mi?" ya da "Bunu yapay zeka halletmeli?" veya "Bu fosile bak lol" diye düşünebilirsiniz, ancak bu yazı, neden hala elle toplantı notu yazmayı denemeniz gerektiği üzerine bir sohbet.
Toplantı notlarına neden ihtiyacımız var?
- Yapılacakları netleştirmek ve işleri ilerletmek. Bir toplantıdan sonra masasına dönen biri "Dur, ben ne yapacaktım?" diye düşünüyorsa, bu bir başarısızlıktır. Notları yazıp dağıtmalısınız ki "kimin, neyi, ne zaman yapacağı" herkes için net olsun. Toplantı notlarının birinci önceliği budur.
- Kararların kaydını tutmak. Yazmazsanız, sonradan "öyle dedi, böyle dedi" tartışmasına dönüşür. En kötü ihtimalle, bir üstünüz kararı tersine çevirebilir (gerçi bazıları notlarda yazsa bile yapıyor bunu).
- Toplantıya katılmayanların bağlamı anlamasına yardımcı olmak. Sadece kararları ve yapılacakları listeleyen notlar, katılımcı olmayanların "Bu sonuca nasıl vardılar?" diye düşünerek kendilerini dışlanmış hissetmelerine neden olur. Bu "dışlanmışlık hissi" sıkıntılıdır ve paydaşların motivasyonunu zamanla aşındırır.
Üretken yapay zeka varken insanların not yazmasının anlamı ne?
- Sık sık "Üretken yapay zeka artık toplantı notlarını yazıyor, insanların yapmasına gerek yok" dendiğini duyuyorum. Ancak her gün toplantı yapan biri olarak, içgüdüsel olarak bir toplantıyı yönetirken aynı anda elle not almanın daha verimli olduğunu düşünüyorum.
- Gerçek zamanlı not alma + kolaylaştırıcılığın üç faydası var: Birincisi, tartışmayı konuda tutmak daha kolay (toplantının neresinde olduğunuzu, neye karar verilmesi gerektiğini ve neyin tartışıldığını gösterebilirsiniz). İkincisi, yanlış anlamaları ortadan kaldırmak daha kolay ("Söylediğinizi şu şekilde anladım, doğru mu?" diyerek yazabilirsiniz). Üçüncüsü, yapılacakları ve kararları netleştirmek daha kolay ("Bu yapılacak işten X kişisi sorumlu, çıktısı bu tarihe kadar şu şekilde olacak" gibi spesifik tanımlar yapabilirsiniz).
- Üretken yapay zekanın yazdığı şey nihayetinde bir "döküm"dür. Söylenenleri doğru bir şekilde kaydeder.
- Ancak yapay zeka, "neyin tartışılması gerektiği, anlaşmazlık noktalarının ne olduğu", "kararların ve yapılacakların netleşip netleşmediği" veya "bu ifadenin ardından bir soru sorulması gerekip gerekmediği" gibi şeyleri düşünmez. Yapay zeka, ne pahasına olursa olsun yapılacakları netleştirip kaydetme kararlılığını göstermez.
- Elbette, yapay zeka kolaylaştırıcılık yapmaya başlarsa iş değişir, ancak şimdilik, "not alırken aynı zamanda kolaylaştırıcılık yapan insan" tarzı, toplantıları sahada gerçekten verimli kılan şeydir.
Ayrıca, çok not yazmak sizi "güçlendirir."
Not yazma eylemi, temel beceri setlerinin ve zihniyetlerin bir karma dövüş sanatıdır. Beş ana yetenek kazanırsınız:
- Yazma Becerileri: Notları okurken ilk fark edilen şey budur. Yazımı berbat notlar, "Kaç kere okudum anlamadım" veya "Cümleler çok uzun, okumaya üşeniyorum" gibi acımasız yargılara yol açar. Öte yandan, çabayla geliştirilebilir bir beceridir. En kısa yol, yetenekli bir kıdemliye "Lütfen notlarımı kırmızı kalemle didik didik et!" diye yalvarıp onun yardımıyla pratik yapmaktır.
- Yapılandırma Becerileri: Sadece konuşma sırasını takip eden notlarda neyin tartışıldığını anlamak imkansızdır. Büyük resmi ve her noktanın bu resim içindeki yerini göstermeniz gerekir. İnsan, para veya malzeme ile mi ilgili? Sistemler mi kültür mü? Strateji mi uygulama mı? Not yazmak, yapılandırmak demektir.
- Kavrama ve Yetişme Yeteneği: "Yazma ve yapılandırma becerilerim var, eğitimimi hafife alma" diye düşünüyorsanız bir dakika bekleyin. "Teknik terimler" canınızı sıkacaktır. Bilmediğiniz bir terim çıkarsa önce kendiniz araştırın; 10 dakika içinde anlamazsanız birine sorun. Bunu yaklaşık üç toplantı boyunca titizlikle yaparsanız, şirket içi ve sektör jargonunun yaklaşık %60'ını anlar ve yeni terimleri bir dereceye kadar tahmin edebilirsiniz.
- Toplantı Sahipliği: Bu, notların kalitesini büyük ölçüde etkiler. Konuşma "Evet, X önemli, katılıyorum" -> "Doğru, o halde sıradaki konu..." şeklinde akarken, "Dur. X'i gerçekten yapıyor muyuz? Yapacaksak kim yapıyor ve ne zaman?" diye karşılık verebilme yeteneğiniz kaliteyi belirler. Sahiplik duygusu düşük kişilerin notlarında genellikle karara bağlanmış gibi görünen ama aslında bağlanmamış şeyler veya her iki şekilde de yorumlanabilecek muğlak ifadeler bulunur.
- İş Hızı: Not almanız istendiğinde, bunu iş hızınızın bir testi olarak düşünün. Hızlı çalışanlar, toplantı biter bitmez ilk taslağı hazırlar ve 5 dakika içinde tüm katılımcılara "notları kontrol edin" mesajı gönderir. "Toplantı bittikten kaç dakika sonra notlar hazır oluyor?" insanların fark ettiği bir şeydir ve işinizle ilgili izlenimi büyük ölçüde etkiler.
...Yani, şahsen insan yapımı notların henüz gözden kaybolmadığını düşünüyorum.
Bu arada, benim tavsiyem şöyle:
- Notların yaklaşık %70'ini toplantıdan önce yazın (tartışılacak noktalar neler ve geçici cevaplar neler?). Toplantının amacına bağlı olarak %70'in tamamını mı yoksa sadece %30'unu mu göstereceğinize karar verin.
- Ardından, ekranınızı gerçek zamanlı olarak paylaşarak notları doldurmaya devam edin. "İşte yapılacaklar ve kararlar. İşte notlar." diyerek bitirmek harika bir his.
Gerçek zamanlı notların nasıl oluşturulacağı hakkında note'da da yazmıştım, dilerseniz bir göz atın.
note: [[Gizli Teknik] Gerçek Zamanlı Toplantı Notları Nasıl Yazılırhttps://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee
