Cách tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc của bạn với Claude Cowork (Khóa học đầy đủ)

Hầu hết mọi người tương tác với AI chỉ qua các cuộc trò chuyện.

Hãy đánh dấu & Lưu lại bài viết này nhé :)

Họ mở Claude. Họ đặt câu hỏi. Họ nhận được câu trả lời. Họ đóng tab. Một giờ sau họ quay lại và làm lại y hệt.

Đó không phải là năng suất. Đó là quản lý gián đoạn.

Những người đang tận dụng AI để đạt hiệu quả gấp 10 lần hiện tại không phải đang trò chuyện. Họ đang vận hành các hệ thống. Những hệ thống bắt đầu làm việc trước khi họ thức dậy, xử lý các công việc nặng nhọc trong khi họ tập trung vào các nhiệm vụ giá trị cao, và gửi một bản tổng kết hoàn chỉnh trước khi họ kết thúc ngày làm việc.

Claude Cowork giúp bất kỳ ai cũng có thể làm được điều này. Không chỉ dành cho nhà phát triển. Không chỉ dành cho dân kỹ thuật. Bất kỳ ai cũng được.

Và gần như chưa ai đang sử dụng nó theo cách này.

Đây là cách thiết lập một quy trình làm việc tự động hoàn chỉnh xử lý toàn bộ ngày của bạn từ tách cà phê đầu tiên cho đến khi kết thúc công việc.

Hệ Thống: Ba Phiên Tự Động Vận Hành Ngày Của Bạn

Một ngày làm việc tự động của bạn có ba phiên. Điểm tin buổi sáng. Sản xuất giữa ngày. Tổng kết cuối ngày.

Mỗi phiên là một tác vụ Cowork chạy trên máy tính của bạn, làm việc với các tệp tin thực tế của bạn, và đưa ra các kết quả đầu ra thực tế mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức.

Đây không phải là lý thuyết. Đây là hướng dẫn thiết lập từng bước bạn có thể thực hiện ngay hôm nay.

Phiên 1: Điểm Tin Buổi Sáng (7:00 Sáng)

Chức Năng

Trước khi bạn kịp mở laptop với đầy đủ ý định, Claude đã làm những việc sau.

Quét hộp thư đến email của bạn và phân loại từng tin nhắn theo mức độ khẩn cấp. Soạn thảo phản hồi cho các email thông thường. Đánh dấu ba tin nhắn thực sự cần bạn suy nghĩ. Lấy lịch trình trong ngày của bạn. Tạo một bản tóm tắt ngắn gọn cho mỗi cuộc họp. Kiểm tra Slack xem có gì xảy ra qua đêm không. Tổng hợp mọi thứ thành một tài liệu Điểm Tin Buổi Sáng duy nhất đặt sẵn trên màn hình desktop của bạn.

Bạn mở laptop. Bạn đọc một tài liệu. Bạn biết chính xác ngày hôm nay của mình sẽ như thế nào và điều gì cần được ưu tiên trước.

Cách Thiết Lập

Mở Claude Cowork. Đảm bảo bạn đã thiết lập các kết nối cho Gmail, Google Calendar và Slack. Cấp quyền cho Cowork truy cập vào một thư mục chuyên dụng trên máy tính của bạn, ví dụ như /Documents/Daily-Briefings.

Tạo một tác vụ theo lịch trình bằng cách sử dụng /schedule chạy vào lúc 7 giờ sáng mỗi ngày trong tuần.

Lời nhắc tác vụ nên bao gồm chính xác những gì bạn muốn có trong bản điểm tin của mình. Tổng quan email với các cấp độ khẩn cấp. Xem xét lịch trình với ghi chú chuẩn bị cho mỗi cuộc họp. Điểm nổi bật từ Slack. Ba ưu tiên hàng đầu trong ngày. Mọi thứ được tổng hợp thành một tệp markdown duy nhất và lưu vào thư mục điểm tin của bạn.

Hãy cụ thể về các danh mục của bạn. Điều gì được coi là khẩn cấp đối với công việc kinh doanh của bạn sẽ khác với người khác. Hãy xác định các cấp độ của bạn. Cấp 1 là "cần phản hồi trước 9 giờ sáng." Cấp 2 là "cần phản hồi trong hôm nay." Cấp 3 là "có thể đợi đến tuần này." Cấp 4 là "chỉ mang tính thông tin, không cần phản hồi."

Bạn càng cụ thể về các cấp độ và danh mục của mình, bản điểm tin sẽ càng tốt.

Những Việc Cần Làm

• Thiết lập các kết nối Gmail, Calendar và Slack trong Claude Desktop
• Tạo một thư mục Daily-Briefings trên máy tính của bạn
• Viết lời nhắc điểm tin buổi sáng chi tiết với các cấp độ khẩn cấp cụ thể của bạn
• Lên lịch cho nó chạy lúc 7 giờ sáng các ngày trong tuần
• Chạy thủ công ba lần đầu và tinh chỉnh cho đến khi kết quả đầu ra thực sự hữu ích

Phiên 2: Khối Sản Xuất Giữa Ngày (Kích Hoạt Thủ Công)

Chức Năng

Đây là phiên làm việc chính của bạn. Phiên bạn kích hoạt khi sẵn sàng để thực sự làm việc hiệu quả.

Thay vì tự mình làm hai mươi tác vụ nhỏ lẻ, bạn mô tả các kết quả đầu ra mình cần và để Cowork thực hiện trong khi bạn tập trung vào một hoặc hai việc đòi hỏi tư duy ở cấp độ cao nhất của bạn.

Sự khác biệt chính giữa việc này và chỉ sử dụng chat Claude là Cowork làm việc trên các tệp tin thực tế của bạn. Nó không đưa ra văn bản để bạn sao chép và dán. Nó tạo tài liệu, cập nhật bảng tính, biên soạn báo cáo và lưu mọi thứ chính xác vào đúng vị trí của nó.

Cách Thiết Lập

Xây dựng một thư viện các mẫu tác vụ Cowork cho những công việc bạn làm thường xuyên nhất.

Nếu bạn viết báo cáo hàng tuần, hãy tạo một mẫu. "Lấy dữ liệu từ [bảng tính]. So sánh với số liệu của tuần trước. Viết một báo cáo theo [định dạng]. Lưu vào [thư mục]."

Nếu bạn chuẩn bị bài thuyết trình, hãy tạo một mẫu. "Đọc [tài liệu]. Trích xuất những thông tin chính. Tạo một bộ slide với [số lượng] slide. Lưu vào [thư mục]."

Nếu bạn xử lý tài liệu, hãy tạo một mẫu. "Đọc tất cả các tệp trong [thư mục]. Trích xuất [các điểm dữ liệu cụ thể]. Tạo một bảng tính tổng hợp. Đánh dấu bất cứ điều gì có vẻ bất thường."

Mỗi mẫu nên chỉ rõ nguồn đầu vào, các bước xử lý, định dạng đầu ra và vị trí lưu. Mẫu càng chính xác, tác vụ càng ít cần giám sát.

Các Tác Vụ Sản Xuất Hoạt Động Tốt Nhất Với Cowork

Xử lý tài liệu. Đưa cho Cowork một thư mục chứa PDF, hợp đồng, bài báo nghiên cứu hoặc báo cáo và yêu cầu nó trích xuất, tóm tắt, sắp xếp và biên soạn. Nó xử lý nhiều tệp cùng lúc bằng cách sử dụng các tác tử phụ, có nghĩa là một chồng 20 tài liệu sẽ được xử lý trong vài phút chứ không phải vài giờ.

Tổng hợp dữ liệu. Cowork có thể đọc bảng tính, kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, thực hiện các phép tính và tạo ra các báo cáo đã được định dạng. Nếu bạn dành thời gian mỗi tuần để lấy số liệu từ nhiều nơi khác nhau và đưa chúng vào một cái nhìn tổng thể duy nhất, Cowork sẽ làm việc đó trong khi bạn làm việc khác.

Sản xuất nội dung. Nếu bạn đã thiết lập một tài liệu kho nội dung, Cowork có thể sản xuất nội dung cho cả một tuần, được định dạng chính xác, lưu vào đúng thư mục, sẵn sàng để bạn xem xét. Đây không phải là một tương tác trò chuyện. Đây là một quy trình sản xuất.

Tổng hợp nghiên cứu. Đưa cho Cowork một câu hỏi nghiên cứu và quyền truy cập vào tìm kiếm web. Nó nghiên cứu, tổng hợp các phát hiện, sắp xếp chúng theo chủ đề và lưu một bản tóm tắt nghiên cứu có cấu trúc vào thư mục của bạn. Quay lại và bạn sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh thay vì hai mươi tab trình duyệt đang mở.

Những Việc Cần Làm

• Xác định năm tác vụ công việc lặp đi lặp lại phổ biến nhất của bạn
• Viết một mẫu tác vụ Cowork cho mỗi tác vụ với các đầu vào, bước và đầu ra cụ thể
• Lưu mỗi mẫu vào một nơi nào đó để bạn có thể sao chép và dán nhanh chóng
• Chạy thử mỗi mẫu một lần và tinh chỉnh dựa trên chất lượng đầu ra
• Bắt đầu gộp các công việc lặp đi lặp lại của bạn vào các phiên Cowork đơn lẻ

Phiên 3: Tổng Kết Cuối Ngày (5:00 Chiều)

Chức Năng

Trước khi bạn đóng laptop, Claude tổng hợp mọi thứ đã xảy ra trong ngày hôm nay.

Những email nào đã được gửi và nhận. Những cuộc họp nào đã diễn ra và những gì đã được thảo luận. Những tệp tin nào đã được tạo hoặc sửa đổi. Những tác vụ nào đã hoàn thành. Những gì vẫn còn đang chờ xử lý. Những gì cần được chuyển tiếp sang ngày mai.

Nó đóng gói tất cả những điều này vào một báo cáo Tổng Kết Cuối Ngày được lưu vào thư mục điểm tin của bạn. Một tài liệu duy nhất kết thúc vòng lặp cho toàn bộ ngày làm việc của bạn.

Điều này phục vụ hai mục đích. Thứ nhất, nó mang lại cho bạn sự kết thúc trọn vẹn. Bạn biết chính xác mọi thứ đang ở đâu. Thứ hai, nó gieo mầm cho bản điểm tin buổi sáng ngày hôm sau. Báo cáo cuối ngày trở thành bối cảnh cho bản điểm tin của ngày tiếp theo, tạo ra một vòng lặp nhận thức liên tục.

Cách Thiết Lập

Lên lịch cho một tác vụ thứ hai vào lúc 5 giờ chiều các ngày trong tuần.

Lời nhắc nên hướng dẫn Cowork xem xét hoạt động email trong ngày, kiểm tra các sự kiện lịch đã diễn ra, quét các tệp tin đã được sửa đổi trong các thư mục làm việc của bạn hôm nay, đối chiếu với bản điểm tin buổi sáng để xem những gì đã được xử lý và những gì chưa, và tổng hợp mọi thứ thành một tài liệu tổng kết có cấu trúc.

Bao gồm một phần "chuyển tiếp". Đây là những mục chưa được giải quyết trong ngày hôm nay và cần xuất hiện trong bản điểm tin buổi sáng ngày mai như những ưu tiên.

Những Việc Cần Làm

• Viết lời nhắc tổng kết cuối ngày với định dạng báo cáo cụ thể của bạn
• Lên lịch cho nó chạy lúc 5 giờ chiều các ngày trong tuần
• Đảm bảo phần chuyển tiếp được đưa vào bản điểm tin buổi sáng ngày hôm sau
• Chạy thủ công ba lần và điều chỉnh cho đến khi báo cáo mang lại cho bạn sự kết thúc trọn vẹn thực sự
• Thiết lập và để nó tự động chạy

Vòng Lặp Hàng Ngày Hoàn Chỉnh

Khi cả ba phiên đều đang chạy, ngày làm việc của bạn sẽ như thế này.

7 giờ sáng: Bản điểm tin buổi sáng đã sẵn sàng trên desktop của bạn khi bạn bắt đầu. Bạn đọc nó trong năm phút và biết chính xác điều gì cần sự chú ý của bạn.

9 giờ sáng đến 12 giờ trưa: Bạn tập trung vào công việc giá trị cao. Các quyết định, mối quan hệ, tư duy sáng tạo và các bước đi chiến lược mà chỉ bạn mới có thể thực hiện.

12 giờ trưa đến 2 giờ chiều: Bạn kích hoạt khối sản xuất giữa ngày của mình. Cowork xử lý việc xử lý tài liệu, biên soạn báo cáo, sản xuất nội dung và công việc dữ liệu trong khi bạn nghỉ ngơi hoặc xử lý các phần công việc hướng đến con người.

2 giờ chiều đến 5 giờ chiều: Bạn xem xét kết quả đầu ra của Cowork, thực hiện bước kiểm tra cuối cùng của con người đối với bất cứ điều gì cần phán đoán của bạn, và xử lý các mục từ bản điểm tin buổi sáng đòi hỏi sự chú ý cá nhân của bạn.

5 giờ chiều: Báo cáo cuối ngày được tổng hợp tự động. Bạn xem xét nó, đóng laptop và biết rằng không có gì bị bỏ sót.

Đó là một ngày làm việc được dàn dựng hoàn chỉnh, nơi AI xử lý công việc sản xuất và bạn xử lý các quyết định.

Cải Thiện Hệ Thống Theo Thời Gian

Hệ thống sẽ cải thiện mỗi tuần nếu bạn dành mười lăm phút để tinh chỉnh.

Mỗi thứ Sáu, hãy xem xét các bản điểm tin và báo cáo trong tuần. Hãy tự hỏi mình ba câu hỏi.

Bản điểm tin đã bỏ sót điều gì mà tôi phải tự mình khám phá? Cập nhật lời nhắc để bao gồm điều đó.

Cowork đã tạo ra thứ gì mà tôi phải làm lại? Cập nhật mẫu để khắc phục vấn đề về chất lượng.

Có tác vụ lặp đi lặp lại mới nào xuất hiện trong tuần này mà tôi nên tự động hóa vào tuần tới không? Xây dựng một mẫu mới cho nó.

Việc tinh chỉnh hàng tuần này là hiệu ứng cộng dồn mà hầu hết mọi người hoàn toàn bỏ lỡ. Người đã tinh chỉnh hệ thống Cowork của mình trong ba tháng sẽ có một mối quan hệ hoàn toàn khác với công việc của họ so với người thiết lập nó một lần và không bao giờ động đến nó nữa.

Sự Thật Trung Thực

Việc thiết lập hệ thống này mất trọn một ngày. Có thể là hai ngày nếu bạn làm kỹ lưỡng.

Nhưng một khi nó đã chạy, nó tiết kiệm từ một đến ba giờ mỗi ngày làm việc. Đó là năm đến mười lăm giờ một tuần. Hai mươi đến sáu mươi giờ một tháng.

Đó không phải là những giờ giả định. Đó là những giờ bạn hiện đang dành để đọc email, chuẩn bị cho các cuộc họp, biên soạn báo cáo, định dạng tài liệu và làm các công việc hành chính quan trọng nhưng không đòi hỏi thiên tài của bạn.

Claude Cowork không phải là một công cụ bạn sử dụng. Nó là cơ sở hạ tầng bạn xây dựng.

Xây dựng nó một lần. Tinh chỉnh nó hàng tuần. Để nó cộng dồn.

Hầu hết mọi người sẽ tiếp tục bắt đầu mỗi ngày bằng cách kiểm tra email trong 45 phút và tự hỏi buổi sáng của họ đã trôi đi đâu.

Những người xây dựng hệ thống này sẽ bắt đầu mỗi ngày biết chính xác điều gì là quan trọng và điều gì đã được xử lý.

Theo dõi tôi @eng_khairallah1 để biết thêm các kiến trúc tự động hóa, thiết kế quy trình làm việc và sách lược AI cho doanh nghiệp.

hy vọng điều này hữu ích cho bạn, Khairallah ❤️