"Tôi muốn bạn chủ động hơn." Bạn đã từng nghe điều này, hoặc bạn cảm thấy mọi người đang nghĩ vậy.
Nhưng bạn không có ý định đứng yên. Bạn đang tiến lên, và bạn đang suy nghĩ. Bạn phản ứng ngay lập tức với hướng dẫn và không làm việc cẩu thả. Tuy nhiên, khi bị bảo là thiếu "tính chủ động", bạn lại mất phương hướng về những gì thực sự được yêu cầu ở bạn.
Phần khó là không ai giải thích cụ thể "tính chủ động" này thực sự là gì. Ngay cả khi được bảo "hãy tự suy nghĩ và hành động", cũng không ai dạy bạn nghĩ gì hay nghĩ như thế nào. Đó là một từ tiện lợi nhưng lại là một vỏ rỗng.
Vì vậy, tôi đã phân tích nó ra cho ghi chép của riêng mình. Khi bạn bị bảo là thiếu tính chủ động mặc dù vẫn đang tiến lên, điều có thể thiếu không phải là lượng nỗ lực. Đó là bản chất của cách bạn tiến lên.
3 Thành Phần Của Tính Chủ Động
Đầu tiên, việc phân tích tính chủ động cho thấy ba yếu tố:
[1] Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng: Khả năng chịu trách nhiệm cho kết quả. Ý thức làm chủ hướng tới "Tôi sẽ làm" thay vì "Ai đó sẽ làm."
[2] Biến Số Mục Tiêu: Khả năng lấy việc thực tế đã thay đổi hay chưa làm tiêu chí hoàn thành. Liệu bạn có thể đặt mục tiêu là "mọi thứ đã tiến triển" thay vì chỉ "tôi đã làm đúng cách" hay không.
[3] Tiến Lên Không Ngừng: Khả năng tiến về phía trước ngay cả khi bạn không hiểu, sợ hãi, hoặc thiếu động lực. Liệu bạn có thể tìm kiếm lý do để tiến lên thay vì lý do để dừng lại trước một bức tường.
Khi ba yếu tố này kết hợp, bạn chuyển từ một "người xử lý phạm vi hướng dẫn" thành một "người thay đổi thực tế (một người chủ động)."
"Người Thực Thi" và "Người Chuyên Nghiệp" Đứng Ở Những Vị Trí Khác Nhau
Có những trường hợp hiểu lầm cơ bản. Vai trò của một người chuyên nghiệp không phải là "tự mình thực hiện mọi thứ." Thực tế, điều ngược lại mới đúng; bạn càng ôm đồm công việc, bạn càng xa rời sự chuyên nghiệp.
Xác định mục tiêu, nhận ra những năng lực còn thiếu, thu hút sự tham gia của sếp nếu cần, sắp xếp lại nguồn lực, và dẫn dắt đến kết quả — đây là sứ mệnh của một người chuyên nghiệp.
Ngay cả với cùng một nhiệm vụ, người thực thi và người chuyên nghiệp đứng ở những vị trí khác nhau.
● Người Thực Thi
Một người xử lý các nhiệm vụ được giao. Họ hành động trong phạm vi hướng dẫn, chờ đợi nếu tay chân ngừng lại, và không nhìn ra ngoài nhiệm vụ của mình. Hoàn thành là khi công việc của họ kết thúc.
● Người Chuyên Nghiệp
Một người đứng về phía thúc đẩy kết quả. Họ hành động chủ động, tự mình tìm kiếm những mảnh ghép còn thiếu, và chịu trách nhiệm ngay cả ngoài nhiệm vụ được giao với tư cách là người dẫn dắt. Định nghĩa của hoàn thành là liệu thực tế có thay đổi hay không.
Đứng ở tiền tuyến với tư cách là một người chuyên nghiệp có nghĩa là tiếp tục ở "phe hành động" này. Không quan trọng đó là nội bộ hay bên ngoài, chức danh công việc của bạn, hay số năm kinh nghiệm. Tư thế này chính là sự thể hiện của tính chủ động.
[1] Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng: Chịu Trách Nhiệm Cho Kết Quả
Nếu không có điều này, bạn thậm chí còn chưa ở vạch xuất phát: Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng.
Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng được bộc lộ trong những tình huống sau:
- Khi một dự án thất bại, người kết thúc bằng câu "Tôi đã làm những gì cần làm" so với người kiên quyết "giữ vững đến cùng."
- Khi bị khách hàng chất vấn "Tại sao điều này xảy ra?", người trốn tránh bằng "Tôi sẽ kiểm tra với người phụ trách" so với người trả lời mọi thứ ngay tại chỗ.
- Khi sếp hỏi "Việc này thế nào rồi?", người trả lời "Tôi đang giao cho anh X" so với người có thể nói "Tôi đang nắm được tình hình."
Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng là: "Bạn có đang đối mặt với công việc này trong trạng thái có thể tự mình trả lời mọi thứ, bất kể ai hỏi gì, vào bất cứ lúc nào không?" Nếu so với tiền bạc, nó gần giống với cảm giác liệu bạn có thể là người đồng bảo lãnh hay không.
Vì vậy, những người đổ lỗi cho người khác hoặc thờ ơ đều bị loại. Người đổ lỗi ở trong trạng thái phụ thuộc, mong đợi "ai đó sẽ làm gì đó." Người thờ ơ tách rời khỏi kết quả, nghĩ rằng "dù có chuyện gì xảy ra cũng không phải vấn đề của tôi."
Những người có Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng có thể nhận lãnh trách nhiệm do áp lực bên ngoài như "Tôi sẽ bị mắng nếu không làm." Họ có thể nhận lãnh vì tinh thần trách nhiệm như "Đây là công việc của tôi." Hoặc họ có thể nhận lãnh vì ý thức làm chủ như "Thực tế sẽ không thay đổi nếu tôi không làm."
Bản chất của động cơ không quan trọng. Nó có thể là không muốn bị mắng, vì đánh giá, hoặc muốn thay đổi thực tế. Chỉ có hướng đi là được đặt câu hỏi: Bạn có đang đối mặt với "Tôi sẽ làm" thay vì "Ai đó sẽ làm" không? Thay vì dừng lại để cố gắng thanh lọc động cơ của mình, thực tế sẽ tiến triển tốt hơn nếu bạn nhận lãnh và hành động ngay cả với động cơ không trong sáng.
[2] Biến Số Mục Tiêu: Bạn "Hoàn Thành" Công Việc Ở Đâu?
Thứ hai, biến số mục tiêu, là vấn đề về nơi bạn đặt tiêu chí hoàn thành.
Đây là nơi những người có năng lực thường vấp ngã.
Người tham chiếu bản thân:
Họ hoàn thành khi họ đã "làm đúng cách." Chất lượng công việc có thể cao. Tuy nhiên, họ không nhận thấy nếu mục đích đã thay đổi. Chỉ còn lại cảm giác hoàn thành, và nó được coi là xong ngay cả khi thực tế không nhúc nhích dù chỉ một milimet. Chất lượng cao che giấu sự sai lệch. Điều này không được chấp nhận.
Người tham chiếu môi trường:
Họ hoàn thành khi "mọi người đều hài lòng." Đây là trạng thái mà việc làm thay đổi "môi trường" của cuộc họp hay nhóm trở thành mục đích. Nó gần đúng, nhưng thực tế đôi khi không thay đổi ngay cả khi môi trường đã hài lòng. Điều này không được chấp nhận.
Người tham chiếu sự việc:
Họ hoàn thành khi "mọi thứ đã tiến triển." Tài liệu và thỏa thuận là phương tiện, không phải mục đích. Đây là trạng thái mà mục đích của công việc khớp với tiêu chí hoàn thành của bạn. Đây chính là nó.
Ví dụ, hãy xem xét một yêu cầu "tạo một tài liệu."
- Tham chiếu bản thân: "Đó là công việc của tôi, vậy tôi sẽ làm việc chăm chỉ."
- Tham chiếu môi trường: "Nếu mọi người hài lòng, chúng ta có thể chuyển sang bước tiếp theo."
- Tham chiếu sự việc: "Ngay cả khi không có tài liệu hay thỏa thuận, nếu tôi có thể đảm bảo được người chủ chốt, chúng ta vẫn có thể tiến lên."
Thực ra, nhiều người đã có Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng. Sự khác biệt nằm ở mức độ tạo ra ý nghĩa.
Câu hỏi chỉ có một: Bạn có thể đặt "thay đổi thực tế" làm tiêu chí hoàn thành không?
[3] Tiến Lên Không Ngừng: Tiến Về Phía Trước Khi Chưa Biết
Ngay cả khi bạn có Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng và tiêu chí biến số mục tiêu đúng, bạn vẫn có thể dừng lại.
Có hai nguyên nhân: "chậm lại vì thiếu động lực" và "dừng lại vì không biết."
Động lực có thể được định hướng. Ba yếu tố giúp kiểm soát động lực dễ dàng hơn, như Daniel Pink đã trích dẫn trong Drive, là những manh mối:
❶ Tự Chủ
Trạng thái nơi bạn có thể quyết định làm gì, khi nào và như thế nào. Khi chủ thể thay đổi từ "bị bắt làm" sang "chọn làm", chất lượng hành động sẽ thay đổi.
❷ Tinh Thông
Nhận thức về sự thử nghiệm và sai sót trong khi hướng tới một mục tiêu cao hơn một chút. Phản hồi của việc có thể làm được điều gì đó tự nó trở thành nhiên liệu cho bước tiếp theo.
❸ Mục Đích
Cảm giác rằng công việc của bạn kết nối với ai đó hoặc xã hội. Khi bạn có thể thấy được "để làm gì", bạn có thể chấp nhận những gánh nặng ngắn hạn.
Có lẽ bạn đã có cảm nhận về ba điều này. Tôi nghĩ sự khác biệt giữa khi bạn có động lực và khi không có xuất hiện ở một trong những điểm này. Đối với công việc bạn không muốn làm, bạn sắp xếp mọi thứ để những điều này có thể được tạo ra thông qua suy nghĩ và cách tiếp cận của riêng bạn.
Lý do gây dừng lại rắc rối hơn là cái còn lại: "dừng lại vì không biết." Điều này rất dễ xảy ra một khi bạn đã quen, nhưng nó có thể được gọi là nghi thức thông qua cho các chuyên gia trẻ.
Bạn có thể thoát khỏi nó với 4 bước đơn giản.
● BƯỚC 1: Diễn đạt bằng lời "Tôi không biết"
"Tôi không biết gì cả" là dấu hiệu của việc ngừng suy nghĩ. Mục đích không rõ ràng, phạm vi không rõ ràng, hay quy trình không rõ ràng? Hãy phân nhỏ những điều chưa rõ thành các mục.
● BƯỚC 2: Đưa ra giả thuyết trong phạm vi đã biết
Đừng chờ đợi tất cả thông tin được thu thập; hãy đặt ra một câu trả lời tạm thời như "Có lẽ là thế này." Chỉ sử dụng những tài liệu có sẵn, hãy phác họa tình hình hiện tại và trạng thái mong muốn. Và vì bạn sẽ dừng lại ngay lập tức nếu chỉ suy nghĩ trong đầu, hãy ra ngoài và kiểm tra nó ở khắp mọi nơi.
● BƯỚC 3: Hành động chủ động bắt đầu từ giả thuyết
Đừng đi để tìm câu trả lời; hãy đi để xác minh giả thuyết. Bạn không cần phải tự mình làm tất cả công việc. Hãy sử dụng AI hoặc nghiên cứu, hoặc theo sự dẫn dắt của sếp để tìm một người có vẻ hiểu biết. Đó là hành động "đi lấy" thông tin.
● BƯỚC 4: Tăng độ chính xác trong khi hành động
Hãy hành động từng bước nhỏ và điều chỉnh mà không chờ đợi sự hoàn hảo. Bởi vì hành động tạo ra thông tin mới. Hãy đưa ra một bản nháp và lấp đầy những khoảng trống.
Hãy xem xét một tình huống bạn được yêu cầu: "Tra cứu các ví dụ của công ty khác trước tuần sau."
Những người dừng lại sẽ đóng băng vì không biết phải làm gì và cuối cùng sẽ bị mắng. Những người hành động sẽ viết ra những gì họ không biết, đưa ra giả thuyết trong phạm vi đã biết, tự mình đi lấy thông tin, và điều chỉnh hướng đi nếu không thể có được thông tin. Ngay cả với cùng một yêu cầu, điểm đến hoàn toàn thay đổi.
"Tôi không biết" không phải là lý do để dừng lại. Nếu bạn có một giả thuyết, bạn có thể hành động trong khi vẫn chưa biết.
Kết Luận
Tính chủ động không phải là một tài năng, mà là sự kết hợp của ba sức mạnh:
- Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng để chịu trách nhiệm cho kết quả
- Biến Số Mục Tiêu dựa trên việc thực tế đã thay đổi hay chưa
- Sức mạnh để hành động không ngừng, ngay cả khi bạn không biết
Ba yếu tố này không độc lập. Chỉ có Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng, bạn trở thành người làm việc chăm chỉ nhưng lệch mục tiêu. Chỉ có Biến Số Mục Tiêu, bạn trở thành người thấy được mục tiêu nhưng không thể hành động. Thực tế chỉ thay đổi khi cả ba yếu tố kết hợp với nhau.
"Tôi muốn bạn chủ động hơn." Lần tới khi bạn nghe điều này, bạn không cần phải đáp lại bằng lượng nỗ lực. Nếu có điều gì còn thiếu, đó là một trong ba yếu tố này. Nếu bạn quay lại với điều đó, các biện pháp sẽ trở nên cụ thể. Điều phân biệt người thực thi và người chuyên nghiệp không phải là chức danh hay số năm kinh nghiệm. Bạn có thể thay đổi vị trí của mình bắt đầu từ hôm nay.
Tự Kiểm Tra Tính Chủ Động
Bạn không cần phải thay đổi đáng kể từ ngày mai. Chỉ cần giữ những câu hỏi này trong tay và dừng lại một chút mỗi khi nhận công việc, vị trí của bạn sẽ bắt đầu thay đổi.
Tinh Thần Trách Nhiệm Cuối Cùng (Chịu trách nhiệm cho kết quả)
□ Bạn có đang ở trong trạng thái có thể trả lời ngay tại chỗ về các nhiệm vụ được giao, bất kể ai hỏi gì, bất cứ lúc nào không?
□ Khi bạn sắp nói "Tôi đang giao cho anh X," bạn có thể nói lại thành "Tôi đang nắm được tình hình" không?
□ Ngay cả khi nằm ngoài nhiệm vụ của bạn, nếu bạn thấy một điểm tắc nghẽn, bạn có thể tự mình xử lý nó một lần không?
Biến Số Mục Tiêu (Quyết định hoàn thành dựa trên việc thực tế đã thay đổi hay chưa)
□ Khi nhận công việc, bạn có viết trước một dòng về "điều gì thay đổi sẽ khiến nó hoàn thành" không?
□ Bạn có suy ngẫm dựa trên "thực tế đã thay đổi chưa" thay vì "tôi đã làm đúng cách chưa" không?
□ Việc tạo tài liệu hoặc xây dựng sự đồng thuận có vô tình trở thành mục đích không?
Tiến Lên Không Ngừng (Tiến về phía trước ngay cả khi bạn không biết hoặc thiếu động lực)
A. Định hướng "dừng lại vì thiếu động lực"
□ Bạn có tìm thấy những phần bạn có thể tự quyết định, chẳng hạn như quy trình hoặc thứ tự, và biến "bị bắt làm" thành "chọn làm" không? (Tự Chủ)
□ Bạn có đang hướng tới mục tiêu cao hơn bình thường một chút và đón nhận phản hồi của việc tự mình có thể làm được không? (Tinh Thông)
□ Bạn có diễn đạt thành lời công việc này giúp ích cho ai, và không đánh mất "để làm gì" không? (Mục Đích)
B. Thoát khỏi "dừng lại vì tôi không biết"
□ Khi cảm thấy "Tôi không biết," bạn có phân nhỏ và viết ra những điều chưa biết thành các mục không?
□ Trước khi thông tin được thu thập, bạn có thể đặt ra một giả thuyết như "Có lẽ là thế này" không?
□ Không chờ đợi sự hoàn hảo, bạn có thể đưa ra bản nháp trước và đi lấp đầy những khoảng trống không?
Không phải tất cả các ô đều cần được đánh dấu. Những câu hỏi chưa được đánh dấu là dư địa phát triển hiện tại của bạn. Trước tiên, hãy thử một câu trong công việc hôm nay.
Tôi đã bắt đầu chia sẻ những loại mẹo kinh doanh này, vì vậy hãy theo dõi tôi nhé!
Hãy xem thêm sách của tôi:
https://x.com/kojiteshigawara/status/2028226475288330360
https://x.com/kojiteshigawara/status/2059019286174367853
