Tôi đã tham dự một buổi diễn thuyết trực tiếp của Chủ tịch DeNA, bà Tomoko Namba—một buổi diễn thuyết không có trên YouTube. Điều gây sốc nhất là môi trường làm việc hiện tại của bà. Nó xoay quanh Claude, và bà thậm chí còn nói: "Tôi không bao giờ có thể quay lại thời kỳ tự mình thu thập thông tin trong NotebookLM nữa."
Email, chat, lịch trình, ghi chú, Drive, wiki nội bộ—mọi thông tin công việc đều được kết nối với AI, với Claude ở trung tâm.
Dù là tìm hiểu về người sắp gặp mặt lần đầu hay nhớ lại các cuộc họp trong quá khứ, AI đều chủ động cung cấp thông tin trước cả khi bà yêu cầu. Đây không còn là tư thế "sử dụng công cụ" nữa; mà là một cách làm việc mà ở đó bà có một trung tâm chỉ huy—một hiện thân thứ hai của chính mình.
Khi lắng nghe, tôi cảm thấy bồn chồn. Điều này rất giống với cách tôi vẫn thường làm việc.
Vì vậy hôm nay, cùng với những câu chuyện tâm đắc từ buổi diễn thuyết, tôi muốn chia sẻ cách tôi thiết kế môi trường làm việc, những chỉ dẫn tôi sử dụng, và cách tái tạo phương pháp làm việc này.
Ý nghĩa của câu "Không thể quay lại NotebookLM"
Một năm trước, bà Namba là một "bậc thầy chat". Bà thường tra cứu thông tin về những mối quan hệ mới trên Perplexity, gom chúng vào NotebookLM, và đặt câu hỏi khi đang ngồi trên taxi. "Kỹ thuật sử dụng AI kiểu Namba" đó đã lan rộng khắp Nhật Bản.
Giờ đây, bà nói không thể quay lại. Sau khi về nhà, tôi kiểm tra thông tin công khai và thấy bà cũng nói điều tương tự trong các buổi diễn thuyết khác.
"Tôi cảm thấy hoài niệm về những ngày tôi tự copy đủ thứ vào NotebookLM."
Đây không chỉ là lời nói suông cho buổi diễn thuyết; đó là tình trạng hiện tại chính thức của bà. Vậy, điều gì đã thay đổi? Bà đã tóm tắt trong một câu tại một buổi diễn thuyết công khai:
"Các AI agent đã trải qua một cuộc đại tiến hóa."
Sự tiến hóa của các AI agent đã thay đổi hoàn toàn cách sử dụng AI. Nói ngắn gọn, đó là sự khác biệt giữa "tự bạn mang thông tin" và "AI tự đi lấy thông tin".
*NotebookLM (Gemini Notebook) cũng là một công cụ tuyệt vời.
Trước đây:
Bạn nghiên cứu, copy, đưa cho AI, và nhận câu trả lời. AI thông minh, nhưng bạn là người vận chuyển.
Sau này:
AI được kết nối với môi trường làm việc của bạn (email, lịch trình, ghi chú, Drive, Wiki) và tự đi lấy thông tin cần thiết. Người vận chuyển biến mất.
Điều gì xảy ra trong thế giới "Sau này"?
Hãy tưởng tượng một ngày làm việc điển hình của tôi:
- Buổi sáng, Claude xem lịch của tôi và chuẩn bị trước tài liệu nghiên cứu và phần hỏi đáp mô phỏng cho cuộc họp kinh doanh hôm nay.
- Trong hộp thư đến, các bản nháp trả lời được tự động tạo dựa trên các tương tác trước đây. Tôi chỉ cần kiểm tra và gửi.
- Ghi chú cuộc họp được tự động ghi lại, và khi cuộc họp kết thúc, một bản nháp email cảm ơn và danh sách việc cần làm cho lần sau đã sẵn sàng.
- Những ghi chú đó được tích lũy và được gọi lên như "kiến thức cá nhân" khi một dự án tương tự xuất hiện.
- Nó tham chiếu wiki nội bộ (trường hợp của tôi là Notion) và tạo tài liệu theo đúng quy tắc và định dạng của công ty.
Đây là cấu hình thực tế mà tôi đang vận hành.
Trung tâm chỉ huy (phía tư duy) là Claude, và hiện thân thứ hai (phía ghi nhớ) là Notion. Tôi không biết cấu hình công cụ chính xác của bà Namba, nhưng quy trình tôi thấy trong buổi diễn thuyết gần như chính xác là như vậy.
Điểm mấu chốt là không có điều nào trong số này được "yêu cầu ngay tại chỗ".
Một khi đã thiết kế xong, nó cứ thế tự chạy. Tôi tin đây là điều bà Namba muốn nói khi nhắc đến trung tâm chỉ huy hay hiện thân thứ hai.
[Cách xây dựng] Kết nối, Ghi nhớ, Lên lịch
Cơ chế trông có vẻ đồ sộ, nhưng thực ra không khó đến vậy.
Ngay cả một người không phải kỹ sư như tôi cũng làm được dễ dàng. Tôi chỉ làm ba điều này:
① Kết nối (MCP)
Giúp AI có thể tự truy cập thông tin công việc của bạn. Lịch, email, Drive, chat. Hiện nay, với MCP (một tiêu chuẩn phổ biến để kết nối AI với các công cụ bên ngoài), gần như tất cả các công cụ làm việc chính đều có thể kết nối được. Bắt đầu chỉ với một công cụ. Cứ mỗi lần loại bỏ được một thao tác "copy-paste", cuộc trò chuyện lại tiến gần hơn đến việc trở thành một trung tâm chỉ huy.
② Ghi nhớ (CLAUDE.md / Notion)
Đặt một "Sổ tay hướng dẫn cho AI" mô tả quy tắc làm việc, sở thích và những điều "không nên làm" của bạn ở nơi mà AI đọc mỗi lần. Với Claude Code, tệp hướng dẫn "CLAUDE.md" chính là nơi đó, và tôi cũng dùng Notion làm bộ nhớ chính ("hiện thân thứ hai" trong Hình 2). Tiêu chí rất đơn giản: nếu bạn phải viết cùng một chỉ dẫn hai lần, đó là dấu hiệu để ghi nó vào môi trường.
③ Lên lịch (Quy trình tự động)
Cuối cùng, thiết lập các quy trình tự động chạy vào những thời điểm cố định hoặc trong những điều kiện nhất định. Điều này hoàn thiện phần "chạy mà không cần được yêu cầu".
Ví dụ, những gì tôi thực sự đang chạy:
- Sáng các ngày trong tuần: Xem lịch trình kinh doanh hôm nay từ lịch, nghiên cứu đối tác, và tạo một slide giả thuyết.
- Khi nhận email: Phát hiện các tin nhắn chưa trả lời và chuẩn bị bản nháp trả lời dựa trên các tương tác trước đây.
- Tối thứ Sáu: Tóm tắt bài học từ các ghi chú bán hàng/cuộc họp trong tuần thành 3 dòng và ghi chép vào tài liệu báo cáo.
Việc có một bản tóm tắt "sẵn sàng" ngay từ sáng sớm không phải là phép màu; đó chỉ là một cài đặt lịch trình mà thôi.
(Tôi xác định các ranh giới an toàn trước, chẳng hạn như "không thực hiện gửi ra bên ngoài", v.v.)
Về phần các prompt để xây dựng cơ chế này...
Thực ra, cách làm việc này hầu như không dùng đến "prompt thông minh". Đó là vì đây là một hệ thống mà bạn không cần phải viết chỉ dẫn mỗi lần. Bạn xây dựng các skill (các gói quy trình sử dụng thường xuyên) và quy trình tự động bằng ngôn ngữ tự nhiên. Không khó chút nào. Thứ tôi luôn giữ là "Sổ tay hướng dẫn cho AI", và vì nó quá dài, tôi sẽ đăng một phiên bản mini ở đây làm mẫu.
1Sổ tay hướng dẫn AI (Mẫu Mini)23## Về tôi4- Vai trò: Kinh doanh IT (Khách hàng lớn chủ yếu là các tập đoàn lớn, ngành sản xuất)5- Giá trị: Chất lượng và tốc độ. Trả lời trong ngày.67## Phong cách viết8- Email = Ngắn gọn. Kết luận trước. Không emoji, dùng "!" thì OK.9- Chat nội bộ = Thoải mái. Dùng gạch đầu dòng.10- Tài liệu = Một thông điệp mỗi slide.1112## Công việc thường xuyên (Quy trình tự động)13- Tóm tắt trước cuộc họp: 1. Tin tức về đối tác 2. Tóm tắt tương tác trước đây 3. Slide giả thuyết.14- Sau cuộc họp: 1. Định dạng ghi chú 2. Nháp email cảm ơn 3. Trích xuất việc cần làm.15- Đánh giá hàng tuần: Tóm tắt bài học thành 3 dòng cho báo cáo tuần.1617## Nếu phân vân18- Nếu thiếu thông tin, hãy hỏi tất cả câu hỏi cùng lúc trước khi bắt đầu.19- Không bịa số liệu. Đánh dấu phần chưa rõ là "*Cần xác nhận."2021## Điều cấm22- Không xuất tên khách hàng hoặc số tiền ra các công cụ bên ngoài.23- Không thực hiện gửi email.
⚠️ Đây chỉ là phiên bản mini mẫu để truyền tải hình dung.
Nếu bạn muốn thực sự thử, tôi đã tóm tắt phiên bản đầy đủ (quy trình thiết kế cho 5 tình huống, cách thiết lập quy trình tự động, và văn bản chỉ dẫn) trong một bài Note, hãy xem tại đó nhé.
Có link đến bài Note ở cuối bài viết.
Tài liệu kế hoạch biến mất: "Cho tôi xem Claude"
Tại DeNA, khái niệm về tài liệu kế hoạch đang thay đổi, và người ta nói rằng mọi người đang nói "Cho tôi xem Claude."
"Tài liệu kế hoạch trên giấy thường dẫn đến sự lệch lạc trong hình dung của hai bên, nhưng có một bản mẫu thì hoàn toàn khác; hình ảnh có thể được chia sẻ ngay lập tức."
Từ thời đại thuyết phục bằng lời nói đến thời đại cho thấy một thứ đang chuyển động. Đây là điều mà từng cá nhân có thể học theo ngay từ hôm nay. Đối với đề xuất hoặc tư vấn, trước khi dùng PowerPoint, hãy tạo một bản mẫu chuyển động trước.
Khi tôi mang một đề xuất mới đến khách hàng, tôi tự tạo một bản mẫu và mang đi trình bày. Phản ứng khác hẳn.
Cái bẫy của thời gian rảnh... "Tiến về phía trước một cách dứt khoát"
Một điều khác cũng khiến tôi tâm đắc là phần nói về thời gian.
Mọi người sẽ làm gì khi có thời gian rảnh nhờ hiệu quả của AI?
Theo bà Namba, người càng nghiêm túc thì càng lấp đầy thời gian rảnh đó bằng "công việc mà trước đây họ không thể với tới (theo một nghĩa nào đó, những việc họ không cần phải làm)."
Đó là lý do họ cứ bận rộn mãi. Trong buổi diễn thuyết, bà nói:
"Người Nhật thì nghiêm túc... ồ, tôi không nên nói những điều như thế, haha,"
vừa khiến khán giả bật cười, bà vừa nói về việc yêu cầu nhân viên: "Xin đừng làm những việc không cần phải làm." Trong các buổi diễn thuyết công khai, bà nói điều tương tự với những lời lẽ mạnh mẽ hơn:
"Sẽ chẳng bao giờ có ai tự nói rằng 'Mọi người đã có thời gian rảnh' cả. Vì vậy, hãy dứt khoát thúc đẩy họ tiến lên."
Đừng dùng thời gian tiết kiệm được cho những công việc cũ tương tự. Hãy chuyển sang công việc mới trước. Đối với từng cá nhân, hình thức thực tế nhất là dành trước khoảng thời gian AI giúp tiết kiệm cho "những điều mới mà bạn luôn muốn làm."
Kết luận
Cảm ơn bạn đã đọc.
Cách làm việc của bà Namba: Kết nối, Ghi nhớ, Lên lịch.
Đây là điều mà từng cá nhân có thể xây dựng ngay từ hôm nay. (Tất nhiên, một phần trong đó vẫn nằm trong phạm vi trí tưởng tượng.)
《 Dành cho những ai muốn thực sự xây dựng cơ chế này 》
Tôi đã tóm tắt bức tranh tổng thể về môi trường của tôi và quy trình thiết kế để tái tạo nó—bao gồm các bước chi tiết cho 5 tình huống, cách thiết lập quy trình tự động, và các prompt ban đầu—trong một bài Note 👇
https://note.com/uchita_success/n/n5bc96a63047e
(Tôi sẽ rất vui nếu bạn có thể bấm 'Like' bài Note đó nữa!)
Tôi sẽ tiếp tục chia sẻ thông tin về các kỹ thuật làm việc sử dụng AI agent, AI x tạo lập tài liệu, cũng như tự động hóa bán hàng và hậu trường văn phòng bằng Claude Code. Cảm ơn bạn rất nhiều.
