Tôi tin rằng việc tổ chức công việc dựa trên nguyên tắc "tuyệt đối không họp hành" chính là cách tối ưu nhất để đạt hiệu suất cao.
Tất nhiên, điều này đi kèm với những điều kiện tiên quyết. Tổ chức đó phải có văn hóa mà mọi bên liên quan đều đọc hiểu văn bản tốt, và thực sự chịu khó đọc tài liệu được gửi qua email hay các file chia sẻ.
Người viết cũng cần bỏ công sức: viết câu dễ hiểu, đặt các ý chính ở vị trí dễ thấy, v.v. Nhưng nếu bạn làm vậy, mọi người chắc chắn sẽ đọc. Trong một tổ chức như thế, tôi nghĩ khoảng 90% cuộc họp có thể bị loại bỏ. Dưới đây là những ghi chép của tôi về lý do tại sao.
Điều tuyệt vời khi làm việc trong một thế giới không có họp
Thứ nhất, công việc diễn ra bất đồng bộ, nên hoàn toàn không bị gò bó về thời gian.
Cái quy tắc "phải có mặt cùng lúc ở cùng một nơi" thực sự rất phiền phức. Chỉ cần bỏ được điều này thôi đã đủ thay đổi cả thế giới rồi.
Thứ hai, hãy xét đến tốc độ tiếp nhận thông tin.
Trong các cuộc họp, tài liệu thường được trình bày bằng lời nói. Trừ khi người nói cực kỳ xuất sắc — giải thích nhanh hơn cả tốc độ người ta đọc — thì người nghe vẫn hiểu rõ hơn khi tự đọc thầm. Đa số mọi người chỉ đơn giản là đọc lại slide thành tiếng. Một vài cuốn sách còn khuyên nên nói thêm những thứ không có trong bài thuyết trình. Thật ngớ ngẩn; cứ viết hết ra giấy đi.
Do đó, trừ khi người trình bày quá xuất chúng, việc đọc thầm luôn nhanh hơn.
Hãy nhìn vào các con số: tốc độ nói trung bình khoảng 300 ký tự mỗi phút. Đọc thì khoảng 400 ký tự mỗi phút, và bạn còn có thể lướt nhanh những phần đã biết. Rõ ràng, đọc nhanh hơn hẳn.
Về mức độ thấu hiểu, đọc tài liệu luôn vượt trội so với ngồi nghe trong phòng họp. Điều này là chắc chắn.
Lời nói dối mang tên "Họp hành giúp nảy sinh nhiều ý tưởng hơn"
Một luận điểm phản bác phổ biến là: "Nhưng họp hành sẽ tạo ra nhiều ý tưởng hơn."
Liệu có đúng vậy không?
Hãy thử ngẫm lại các cuộc họp của bạn trong tuần này. Có bao nhiêu lần bạn thực sự thốt lên "Ý tưởng này hay quá", hoặc cảm thấy "Họp hành thật hiệu quả và thú vị"? Với tôi, chuyện đó hiếm lắm — may ra 2-3 lần một tháng. Những phát hiện thực sự đột phá thì họa hoằn lắm mới có một lần mỗi tháng.
Hơn nữa, trong thời đại AI, việc brainstorm cùng AI đã bao quát được cả những góc nhìn ngoài dự kiến. Thế nên những "khoảnh khắc kỳ diệu" từ các buổi họp nội bộ càng trở nên hiếm hoi hơn.
Trò chuyện với người ngoài có thể mang lại góc nhìn mới, nhưng với những đồng nghiệp đã quá quen thuộc, khoảnh khắc "à há!" đó gần như không tồn tại.
Vì vậy, những lập luận kiểu như "cần họp để thảo luận sôi nổi hơn" là hoàn toàn thừa thãi. Email, Slack và tài liệu văn bản nhanh hơn gấp nhiều lần.
Những gì bạn cần thay thế cho các cuộc họp
Để làm việc mà không cần họp, ba kỹ năng sau là bắt buộc:
1. Khả năng cấu trúc logic giải quyết vấn đề
Nghe thì phức tạp, nhưng thực ra rất đơn giản:
- Mục tiêu: Chúng ta đang giải quyết vấn đề gì?
- Bối cảnh: Tại sao phải đạt được mục tiêu này?
Làm rõ hai điều đó, sau đó liệt kê 3 phương án (A, B, C).
Xác định 5 tiêu chí đánh giá:
- Mức độ hiệu quả
- Chi phí
- Tốc độ
- Tính khả thi
- Rủi ro/Tác dụng phụ
Với những dự án không quá lớn, chỉ cần thống nhất đánh giá "Tốt/Kém/Trung lập" cho từng phương án là đủ.
Sau đó hãy hỏi: "Dựa trên các tiêu chí này, tôi đề xuất Phương án A. Kế hoạch cụ thể là... Mọi người thấy ổn không?"
Nếu ổn, tiến hành. Nếu không, xin phản hồi. Chỉ vậy thôi.
2. Khả năng viết lách rõ ràng, súc tích
Kỹ năng này hoàn toàn có thể rèn luyện được.
Hãy đọc một cuốn sách về kỹ năng viết (bất kỳ cuốn nào được đánh giá cao trên Amazon). Sau đó, nhờ một đồng nghiệp senior sửa lỗi (redline) email/tài liệu của bạn trong vòng một tháng. Nếu cần, hãy hạ mình năn nỉ họ.
Nếu không có ai hướng dẫn, hãy dùng AI: "Hãy nhận xét bài viết của tôi về độ dễ hiểu." Đưa cho nó tóm tắt các hướng dẫn viết lách và yêu cầu gợi ý cải thiện cụ thể.
Cứ làm vậy trong một tháng, ai cũng có thể tiến bộ. Mục tiêu cuối cùng chỉ đơn giản là "viết sao cho ai đọc cũng hiểu".
3. Khả năng đặt câu hỏi đóng
Hãy hỏi: "Tôi muốn triển khai theo hướng này. Đồng ý hay Không? Nếu Không, vui lòng đưa ra phương án thay thế."
Nếu việc đưa ra phương án thay thế quá khó, hãy xin "những lo ngại nhỏ nhất hoặc gợi ý". Luôn thiết kế câu hỏi sao cho người ta chỉ cần trả lời Có/Không.
Những bước này sẽ giúp guồng quay công việc tăng tốc đáng kể.
Lan tỏa văn hóa này trong tổ chức
Để nhân rộng cách làm này, tôi chủ động xây dựng thương hiệu cá nhân là "Kẻ ghét họp hành".
Khi nhận được thư mời họp, tôi sẽ hỏi: "Cuộc họp này có thực sự cần thiết không?". Ngay cả khi có sếp tham dự, tôi vẫn gửi trước một tài liệu nêu rõ quan điểm của mình. Trong lúc họp, tôi đề xuất lần sau chuyển sang trao đổi qua chat. Tôi cũng liên tục vận động rút ngắn thời gian (ví dụ: 30 phút thay vì 1 giờ), kể cả với cấp trên.
Cứ kiên trì làm vậy, mọi người sẽ dần chấp nhận: "Anh chàng này thuộc tuýp anti-họp". Thú vị là chưa từng có ai phàn nàn rằng cách làm của tôi gây rắc rối. Nó quá hiệu quả, và rốt cuộc, những người khác cũng nhận ra làm vậy nhàn hơn hẳn.
Khi bắt buộc phải họp
Nếu cuộc họp là không thể tránh khỏi, hãy bắt đầu bằng việc đọc thầm.
Với vai trò chủ trì, tôi dành cho người tham dự 3 phút để tự đọc tài liệu. Sau đó hỏi: "Có ai thắc mắc gì không?". Cách này thường giúp kết thúc cuộc họp rất nhanh (chỉ 15-30 phút).
Tôi cũng áp dụng chiêu này cho các buổi đánh giá hiệu suất. Tôi nộp trước mục tiêu và báo cáo tiến độ. Hai bên cùng đọc, thống nhất kỳ vọng, thảo luận về những điểm chênh lệch trong 10-15 phút, rồi chốt lại bằng vài câu tán gẫu nhẹ nhàng.
Tóm lại
Hãy giả định rằng bạn không thể tổ chức họp. Bạn sẽ làm việc như thế nào?
Suy nghĩ theo hướng đó sẽ khiến mọi thứ trở nên hiệu quả hơn.
Bạn cần: Cấu trúc logic, viết lách mạch lạc và đặt câu hỏi đóng. Để lan tỏa điều này, hãy không ngừng định vị bản thân là người "anti-họp". Nhờ vậy, số lượng cuộc họp sẽ luôn được giữ ở mức tối ưu.
