AI 生成的 Excel 表格如何远超我的预期

Excel x AI 可以用于工作。一个 100 个任务 x 26 周的项目甘特图。触摸时流畅移动。这是通过一个提示瞬间生成的。先看这个 30 秒的视频 👇

所有交互操作都流畅顺滑。

（底部有一个笔记链接，可以下载 Excel 文件！）

当你将左上角的下拉菜单从“标准计划”切换到“延迟恢复”时，数千个单元格会同时重新着色，条形图向右移动，成本增加 1.9 亿日元，人员配置图也会增长。如果你将“今天”向前推进一周，延迟的任务会变成红色。

这不再仅仅是一个表格了。

它从多个角度支持决策。

顺便说一句，没有使用宏或 VBA。仅用一个提示就完成了。

为什么仅用公式就能画出这个？

原理很简单。甘特图中的每个方格不是形状，只是一个单元格。它包含一个公式，用于判断“这个日期是否在任务周期内？”，条件格式只是用来填充颜色。

换句话说，条形图不是画出来的，而是计算出来的。

因此，当你切换场景时，数千个单元格会重新计算，图表也会自动重绘。这就是为什么不需要宏。

你可以直接复制粘贴使用的提示

这是我实际使用的提示。它可以在任何能生成 Excel 文件的环境中使用，比如 ChatGPT 或 Claude（我在 Claude Code 中运行的）。

1# 任务
2在一个 Excel 文件中构建一个“集成项目看板”。
3不要使用宏或 VBA；仅使用公式和条件格式。
4成功的定义是：切换场景时，整个看板能够重新绘制。
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6## 前提条件（请替换为你自己的项目）
7- 项目：核心系统更新（ERP 实施）*示例：新工厂投产 / 产品发布
8- 周期：26 周（182 天）*可以是 12 周或 52 周
9- 团队：PMO / 业务 / 开发 / 数据迁移 / 基础设施 / 培训 *你的部门
10- 场景：标准计划 / 延迟恢复 / 加速 *你想要比较的计划
11- 任务：自动生成约 100 个分配给上述团队的任务 *如果有实际任务，请粘贴
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13## 需要创建的工作表
141. 项目甘特图（主表）：每行一个任务 x 每日网格。按团队颜色编码，已完成/剩余部分用阴影表示，◆ 里程碑，参考日期用红色竖线标记。
152. 任务数据：每个场景的开始日期、持续时间、人员和进度。
163. 资源负荷：每日并发人员的热力图汇总。
174. 成本汇总：按场景比较团队单价 x 人天。
185. 延迟/风险：如果实际进度落后计划 10 个百分点，则判定为“延迟”，自动提取前 10 项。
196. 敏感性分析：显示完成日期如何随人员配置率和工期压缩率变化的矩阵。
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21## 操作机制（关键部分）
22- 甘特图顶部的 3 个下拉菜单：场景 / 团队筛选 / 参考周。
23- 更改其中任何一个，都会通过公式更新条形图、KPI、图表和延迟判定。
24- 甘特图的条形图使用单元格公式 + 条件格式绘制（无形状或图片）。
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26## 约束条件
27- 无宏、VBA 或外部插件。仅使用公式。
28- 表头中的 KPI 卡片：工作日数 / 总工时 / 总成本 / 峰值人员 / 进度 / 延迟数量。
29- 可以使用示例数据，但数字必须一致关联。
30- 最后，在交付前重新计算所有公式并确认零错误。
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32## 输出
33- 一个 .xlsx 文件（触摸下拉菜单即可直接使用）。

当你想为其他任务制作时

这个提示看起来是针对项目排期的，但实际上，你只需替换内容，它就能用于其他任务。你只需要修改“## 前提条件”下的 5 行内容。

对于新工厂投产，将周期设为 52 周，团队设为设备 / 生产技术 / QA / 招聘。

对于新产品发布，设为 20 周，团队设为产品开发 / 市场 / 销售 / 供应链。对于招聘计划，设为 26 周，团队设为 HR / 各部门。

只需将场景替换为你想要比较的计划，比如“标准 / 应聘者减少 / 增加猎头支持”。

你不需要修改“## 需要创建的工作表”下面的任何内容。

这部分描述了如何构建 Excel 工作表，因此即使主题改变，它也能正常工作。

成功生成的 3 个技巧

1. 明确声明“无宏”

**如果不声明，它会尝试使用 VBA。启用宏的文件在分享时会触发警告，人们不会打开。通过限制为“仅公式和条件格式”，AI 会开始在条件格式上发挥创意。

2. 用一句话提供成功条件

“成功的定义是：切换场景时，整个看板能够重新绘制。” 这句话的有无会产生天壤之别。写出“成功”时应该是什么样子，而不仅仅是“做什么”。这是最有效的技巧。

3. 在末尾写上“重新计算并检查零错误”

**没有这句话，公式可能会在交付时出错。你只需用一行代码就能包含检查过程。

将同样的逻辑应用于其他任务

有趣的部分不是甘特图本身，而是当前提条件改变时，一切都会重新绘制的框架。

因此，使用同样的框架，我尝试了完全不同的任务。

24 小时排班看板

**一个 42 人 x 28 天的排班表。当场景切换到“旺季（1.4 倍工作量）”时，人手不足的天数会变红，违反 6 天工作限制或休息间隔的情况会自动标记。盯着排班表寻找违规行为的工作，变成了只看颜色。

设备损失与改善效果看板

**15 台机器 x 3 个班次 x 42 天，按损失类型颜色编码。将场景切换到“加强预防性维护”后，条形图变绿，OEE 从 64.0% 上升到 72.9%，并计算出年度效果为“7341 万日元”。改善提案所需的数字都汇总在这一个工作表上。

结论

Excel 已经从“你制作”变成了“你让 AI 制作”。我们剩下的工作只是确定方向，并看清成功的样子。

更多内容，请查看笔记。

• 排班看板和设备损失看板的两个提示
• 三个表格的 Excel 数据（希望你能触摸并移动它们）

在这里查看 ↓↓

https://note.com/uchita_success/n/n693b5dd68246

感谢你阅读到最后。