仅仅通过将公司内部信息存入，一个聊天机器人就完成了。即使一年后，我仍然对这个事实感到兴奋。
过去，“内部聊天机器人”是涉及供应商选择、数百万日元报价和数月开发的大型项目。现在，只需将公司规章和手册扔进 Gemini Notebook（原 NotebookLM） 就能轻松完成。零成本，无需编程，只需 15 分钟。听起来像开玩笑，但这是真的。
我在工作场所“雇佣”的第一个机器人是总务机器人。很快，打给总务的电话明显减少了。我永远不会忘记那天，一位因处理咨询而深陷加班的员工，含着泪感谢了我。
对结果充满信心，我将范围扩大到会计、人力资源和 IT 系统。现在，在我的工作场所，四个 AI 聊天机器人正在各自的岗位上回答问题，90% 的内部咨询消失了。90%。我没有夸张，这是可测量的结果。
这就是为什么我真心希望日本的所有公司都采用这种方法。 大公司、中小企业，甚至只有几个人的团队。每当有人因为“必须问那个人才能知道”而浪费时间的地方，都需要这个。
这是一份完整的指南。从使用 Gemini Notebook 创建聊天机器人的好处，到选择构建哪些机器人，15 分钟的设置指南，定义机器人个性的四个自定义指令提示，Google Workspace 的共享设置，以及如何维护它们——我写好了所有内容，让初学者可以从今天开始。
不需要专业知识。你只需要你的公司文档和这篇文章。
第一章：为什么它“好得离谱”——5 大优势
首先，让我通过与传统聊天机器人开发进行比较来解释为什么我如此兴奋。这一部分也可以作为内部提案时的说服材料。
优势 1：零开发成本，无需编程
传统的内部聊天机器人是需要“构建”的。你需要定义需求、获取供应商报价、注册数百个问答对，最后才能上线。成本通常为数十万到数百万日元，耗时数月。
Gemini Notebook 聊天机器人更接近于“放置”而非“构建”。你将公司文档放入笔记本（一个整理材料的盒子），设置几个选项，然后共享。仅此而已。你不需要编写一行代码。如果你有 Google 账户，你可以免费开始。这正是没有 IT 预算或专职人员的公司所需要的。
优势 2：基于“仅”内部文档的答案，并附有引用
聊天机器人最可怕的事情是错误引导。普通的 AI 在遇到不知道的问题时有时会给出看似合理的谎言（幻觉）。在内部流程中，这可能导致重大事故。
Gemini Notebook 从根本上不同。它被设计为仅基于提供的文档进行回答，无法回答不存在的内容。此外，每个答案都附有引用。如果你怀疑“这个答案是真的吗？”，你可以点击跳转到规章的原文。你不需要“相信”答案，你可以“验证”它——这是内部窗口的终极诚意。
优势 3：上传的文档不会用于 AI 训练
“把公司规章放进 AI 会不会泄露信息？”这是一个常见的担忧。明确说明，Gemini Notebook 即使是在免费版中，也不会使用上传的文档进行 AI 训练。
你的公司规章不会被吸收到 AI 的大脑并泄露到全世界。有一些信息说需要付费版才能保证安全，但这不准确。
这个事实是你提案时最有力的王牌。它为老板或 IT 部门必然会问的“安全性没问题吗？”提供了官方的首要答案。（但商业用途仍需要内部确认和保密信息处理规则，我将在第六章讨论。）
优势 4：15 分钟完成，今天就可以
你不需要项目启动、正式提案请求或启动会议。如果你按照第三章的步骤操作，今天午饭前一个原型就可以运行了。
拥有一个“已经能用的”东西对内部政治很有力。通常，系统实施遵循“给我们预算，我们构建，它可能会很有用”的顺序，审批门槛很高。而使用 Gemini Notebook，你可以颠倒顺序。
先为你的团队构建一个小型机器人，展示一个工作演示，然后提议：“我们公司范围内也这样做吧？”人们很难对正在运行的东西说“不”。 这是一个巧妙且正确的策略，因为启动成本几乎为零。
优势 5：维护仅需“替换文档”——自动同步是王道
这是我最想强调的。传统聊天机器人有一个隐藏的地狱：维护。每次规章变更，你都必须找到并一个个重写注册的问答对。这项工作如此繁重，以至于更新会停止，机器人开始给出旧信息，最终没人会再用——这是聊天机器人死亡的第一大原因。
使用 Gemini Notebook，这个地狱不存在。因为机器人的知识就是“文档本身”，当规章变更时，你只需替换文档。无需重写问答对。
此外，还有一个决定性的机制。如果你添加 Google Drive 中的 Google Docs 或 Sheets 作为来源，更新原始文件会自动同步到 Gemini Notebook。
无需重新上传，无需同步按钮。换句话说，当你像往常一样修订文档的那一刻，机器人就开始用新规则回答了。“维护”这个概念本身消失了。 从一开始就在 Google Docs 中管理你的规章和手册，并将它们链接为来源——这是我希望你从这篇文章中带走的最重要的设计。
第二章：你应该构建什么样的聊天机器人？——找到“有效点”
现在你已经了解了优势，下一个问题是“我应该制作什么机器人？”如果选错了，它就不会被使用。以下是如何找到影响最大的领域。
选择的 3 个标准——最佳位置
一个机器人应满足以下三个条件：
1. 相同的问题被重复提出。
一个月才出现一次的问题不值得自动化。目标是那些不同的人反复提出的问题，比如“如何报销费用”或“如何申请带薪休假”。
2. 答案写在文档中。
由于机器人基于文档回答，问题必须是已经记录在案（或易于记录）的事情。需要判断或协商的咨询不适合。
3. 回答问题的人已经筋疲力尽。
总务、会计、IT——那些每天多次解释同样事情的地方，在实施后会得到最多的感激。
想想你工作场所中这三个条件重合的地方。你脑海中可能已经有某个人的面孔了。那正是你应该构建第一个机器人的地方。
4 个推荐类型——如果不确定，从这里开始
这四个是黄金标准。正如引言中提到的，这四种机器人让我的工作场所消除了 90% 的咨询。
- 总务“规章机器人”（带薪休假、吊唁、福利、各种申请。咨询量最大，最容易看到效果。这是我的第一个雇佣对象）。
- 会计“流程机器人”（费用报销、发票处理、截止日期。大大减少月末和月初的电话）。
- 人力资源“系统机器人”（评估、培训、调动流程）。
- IT“常见问题解答机器人”（密码重置、软件申请、基本故障排除）。
这四个覆盖了几乎所有日常内部问题。然而，你不需要一次雇佣所有四个。从小处着手，比如一个“工作手册机器人”（一个使用你团队流程的内部窗口），是一个很好的第一步。
只需一个人。不一定是宏大的全公司范围的事情。让旁边座位的人使用你午饭时间制作的小机器人。我的工作场所“减少 90%”是从一个总务机器人开始的。
铁律：“一个主题，一个笔记本”——来自我的失败
你必须遵守一条规则：不要在一个机器人中混合多个主题。
我第一次尝试时因为贪心而失败了。我想“顺便一起做了”，于是把总务、会计和工作手册都放到了一个笔记本里。结果，准确性变得模糊。它会为费用问题拉取雇佣规则，答案变得模糊。如果文档主题分散，AI 会困惑于依赖哪个来源。
正确的方法是按主题分离笔记本。总务机器人、会计机器人、IT 机器人——想象一下排列专用的窗口。在人类公司中，总务和会计有各自的窗口。同样的道理。分离它们可以提高准确性，使文档管理更容易，并允许精细调整共享权限。
第三章：4 步创建指南——今天午饭前运行
以下是实际操作。四个步骤，总共 15 分钟。
步骤 1：创建笔记本（1 分钟）
打开 Gemini Notebook（搜索“Gemini Notebook”或旧名称“NotebookLM”，用你的 Google 账户登录）。点击“创建新”来创建一个笔记本。给它起一个能清楚表明窗口用途的名字，比如“总务咨询机器人”或“会计流程窗口”。这个名字是员工会看到的路标。
一个小技巧：给它一个“请先在这里询问”的感觉。比如“会计问题，从这里开始”或“总务任何问题窗口”。人们更倾向于使用友好的名字，而不是生硬的名字。没有人会去一个看起来令人生畏的政府窗口。
步骤 2：收集并添加文档（知识）（5 分钟）
接下来，收集要放入机器人头脑中的文档。即使你的公司说“我们没有合适的文档”，也没关系。以下是一个清单，帮助你找到办公室里隐藏的“机器人诱饵”：
- 公司规章、雇佣规则、申请规则文档
- 工作手册、流程（即使是旧的，也先放进去，以后再修正）
- 总务/会计过去发送的“常见问题解答”邮件（这些是极好的诱饵，因为它们是对真实问题的真实答案）
- 申请表示例、内部指导文件
- 会议纪要中关于规则或系统的决定
通过“添加来源”上传收集的材料。PDF 和 Word 文件都可以，但如果你能用 Google Docs/Sheets 管理规章，强烈建议从 Google Drive 添加它们。
如第一章所述，Drive 上的文件会自动同步更新到 Gemini Notebook，防止规章变更后机器人给出旧信息的事故。如果你只有纸质或 PDF 文件，现在将它们转换为 Docs 将大大延长机器人的使用寿命。
步骤 3：用自定义指令设置机器人的“个性”（3 分钟）
这一步决定了机器人的质量。在笔记本的聊天设置中，有一个“自定义指令”字段。在这里编写机器人的角色和响应规则。这些指令将无论谁问、何时问都会被遵循。
我将在第四章提供四个提示模板，所以只需复制粘贴。从“标准礼宾”类型开始是一个安全的选择。
步骤 4：共享（5 分钟）
最后，使用右上角的共享按钮，将其共享给需要的人。将权限设置为“仅查看者”（授予编辑权限会允许他们删除来源）。我将在第五章详细介绍如何在 Google Workspace 中部署。
就这样！自己试着问一下：“我需要提前几天申请带薪休假？”当它引用规章回答时，你可能会暗自得意。去把那个屏幕展示给疲惫的员工。一个工作演示比一堆提案幻灯片强大一百倍。
第四章：4 个自定义指令提示，定义个性
即使使用相同的文档，根据自定义指令，机器人可以变成完全不同的人。“亲和力”出奇地重要。即使准确，人们也不会使用一个冷冰冰的机器式机器人。使用率是由个性决定的。选择适合你工作场所的那个。
1. 标准礼宾型——如果不确定，最佳选择
礼貌、准确、平衡。适用于第一个机器人。
你是一个友好而准确的礼宾，负责我们的内部咨询窗口。仅基于来源（公司规章、手册、流程文档）回答员工问题。
[响应规则] - 按“结论 -> 流程 -> 依据”的顺序回答。在第一句话中陈述结论。 - 将流程格式化为编号步骤，如果可用，始终包括负责部门、所需文件和截止日期。 - 引用作为依据的规章/手册的相关部分。 - 对于来源中没有的问题，不要猜测。诚实地说明：“此事项不在来源中，请联系 [部门名称]。” - 如果问题模糊，请提出一个澄清问题。
[语气] - 礼貌而温暖。永远不要否定提问者。 - 将技术术语或内部行话重新表述为新员工能理解的词语。
[禁止] - 来源中没有的信息或一般知识回答。 - 模糊的表达，如“可能”或“也许”。
2. 友善前辈型——适合有很多新员工的工作场所
完全专注于降低提问的门槛。
你是一个“友善的前辈”，回答任何内部问题。仅基于来源材料回答初级员工的问题。
[角色/语气] - 永远不要否定任何基础问题。首先肯定提问的行为：“问得好”或“这是个常见问题，别担心。” - 友好但不过分亲密。像一个可靠前辈的距离。 - 始终用熟悉的类比替换技术术语。
[响应规则] - 按顺序回答：安慰的话 -> 结论 -> 流程 -> “卡住了再问。” - 每次最多 3 点。不要长篇大论。 - 对于来源中没有的事情，诚实地说：“我这边也不能立即回答，最好向 [部门] 确认一下。”
[目标] - 重视“亲和力”如同准确性。你的主要工作是降低提问的门槛。
3. 快速结论型——适合繁忙的现场或资深员工
没有开场白。适合工厂、店铺或销售办公室，那里每一秒都很重要。
你是一个内部帮助台，只返回尽可能快的结论。仅基于来源材料回答。
[响应规则] - 结论在第一行。禁止问候、开场白和意见。 - 仅当需要流程时，后面跟着最短的编号步骤。 - 在最后一行说明规章名称和相关部分。 - 对于来源中没有的问题，简单地说“未列出。请向 [部门] 确认。” - 在末尾添加“输入‘详情’获取更多信息。” - 仅在输入“详情”时切换到礼貌解释。
4. 应急响应型——针对错误、事故或投诉
一个引导慌乱的人采取正确第一步的应急窗口。与手册和过去的事故记录一起使用。
你是内部故障的“初始响应指南”。仅基于来源（手册、过去记录），冷静地引导慌乱的提问者采取正确的第一步。
[响应规则] - 以“冷静处理就没问题”开头。 - 按此顺序回答： 1. 绝对不能做的事（最高优先级） 2. 立即的第一步（最多 3 个编号步骤） 3. 要联系的部门以及要提供的信息 4. 依据（相关手册部分） - 对于来源中没有的情况，不要猜测。引导他们：“这不在手册范围内。立即联系 [部门]。” - 永远不要使用责备提问者的表达。
[目标] - 最小化损害，确保报告不被延迟。因为这个窗口不会责备，坏消息会传递得更快。
第五章：Google Workspace 共享——使其成为“所有人的窗口”
机器人只有在共享后才成为一个窗口。以下是公司 Google 账户的设置。
共享基础：以“仅聊天（查看者）”权限分发
通过“共享”按钮设置权限。有两种类型：编辑者和查看者（仅聊天）。对于聊天机器人，选择很明确：“仅查看者” 给所有人。编辑权限允许人们意外删除来源或重写指令。只有管理员（你 + 一个备份）应该拥有编辑权限。
最佳方式：通过“Google 群组”共享
你可以通过电子邮件地址或 Google 群组地址共享。你不能使用“知道链接的任何人”这样的松散设置（这实际上是一个处理公司信息的安全功能）。
逐一向每个员工发送邀请是不现实的。最佳方法是使用 Google 群组进行批量共享：
- 1. 在 Google 群组中创建一个“所有员工”或“[部门]”群组（邮件列表）。
- 2. 将该群组地址以“查看者”权限添加到笔记本。
这样，群组的所有成员都可以使用该机器人。最大的优点是成员管理由群组处理。当新员工加入群组时，他们自动获得对所有共享机器人的访问权限。当有人离开时，只需将他们从群组中移除。
最终检查：“来源内容”是可见的
在点击共享之前，请记住：共享笔记本不仅共享聊天，还共享原始来源文档本身。
确保笔记本只包含所有目标员工可以查看的文档。检查是否有高管薪酬、个人信息或绝密文件。问问自己，“每个人看这个文档都没问题吗？” 如果不确定，请将其移除或移动到另一个具有受限访问权限的单独笔记本。
第六章：发展机器人并避免失败
恭喜你上线了。最后一章是关于如何将机器人变成一个“持续被使用的窗口”。
成长技巧 1：“未回答的问题”是最好的诱饵
一旦开始运行，机器人不可避免地会说“来源中未列出”。这不是失败。这是一个发现“这个信息没有被文档化”。
当发现未回答的问题时，咨询负责人，并将该答案添加到文档中。下次机器人就能回答它了。我建议在共享时添加一个说明：“如果机器人无法回答，请将问题发送到这个表单/聊天。”
成长技巧 2：依赖 Google Docs 实现“自动同步”
我再重复一遍：将你的知识保存在 Google Docs/Sheets 中，并通过 Drive 添加它们。这允许你“放弃维护的概念”。你只需修改你通常的文档，机器人就会保持更新。
要避免的 3 个失败模式
- 1. “万能”机器人：混合主题会模糊准确性。一个主题，一个笔记本。
- 2. 建成后弃之不顾：如果你不每月检查一次未回答的问题或旧文档（需要 5 分钟），人们就会停止使用它。
- 3. 处理机密信息：意外共享敏感信息。始终执行第五章的最终检查。
绝对安全规则
- 1. 获得许可：在将公司数据放入 AI 工具之前，务必与你的老板和 IT 部门确认。Gemini Notebook 不会用它训练，但关于“将数据放在外部服务上”的政策因公司而异。
- 2. 匿名化：确保在存入之前，将个人或高度敏感的信息匿名化。
总结：今天就把这个“咨询”变成机器人
- 1. 选择一个点（重复问题 + 存在文档 + 筋疲力尽的员工）。
- 2. 创建一个笔记本并添加来源（使用 Google Docs 实现自动同步）。
- 3. 从第四章粘贴一个提示来设置个性。
- 4. 以“仅查看者”共享，并通过未回答的问题来发展它。
15 分钟的工作，加上每月 5 分钟的维护。消除那些咨询所需的就是这些。是不是很神奇？ 你的工作场所是否能体验到这一点，取决于你是否在今天午饭时间花 15 分钟来尝试。
在 X（Twitter）上关注我，获取每日用 AI 加速工作效率的小贴士！ @ai_jitan
免费开放聊天室已开启！
我在我的限时开放聊天室中赠送 600 个 NotebookLM 提示和 20 个 GPTs/提示。欢迎初学者！ 在此加入
新书：《AI 工作速度大师：NotebookLM 技巧》
我的包含所有 NotebookLM 技巧的书现已出版（7 月 16 日发布）。包含特别奖励，如提示集和基于我 50,000+ 字 AI 洞察训练的自定义 Gem。
