为什么我仍然坚持手动撰写会议纪要

你可能会看着标题想："会议记录不是初级员工干的活吗？"或者"AI 不是应该自动搞定吗？"又或者"看这个老古董 lol"，但这篇文章要讨论的是，为什么你仍然应该尝试亲手写会议记录。

为什么我们首先需要会议记录？

明确待办事项，推动事情进展。 如果有人在会议结束后回到工位，心想"等等，我该做什么？"，那这就是一次失败的会议。你必须撰写并分发会议记录，让"谁在什么时间之前做什么"对每个人都清晰明了。这是会议记录的绝对首要任务。
保留决策记录。 如果不写下来，日后就会变成"公说公有理，婆说婆有理"的争论。最坏的情况下，上级可能会推翻之前的决定（尽管有些人即使有记录也会这么做）。
帮助未参会者理解背景。 只列出决策和待办事项的会议记录，会让未参会者感到被排除在外，心想"他们为什么得出那个结论？"这种"被排除在外的感觉"很麻烦，会逐渐削弱相关人员的积极性。

既然有生成式 AI，人类写会议记录还有什么意义？

我经常听到有人说："现在生成式 AI 都能写会议记录了，人类做这个没意义。" 然而，作为一个每天都要开会的人，我的直觉是，一边手动实时写会议记录一边主持会议，效率反而更高。
实时记录加引导有三个好处：第一，更容易让讨论不跑题（你可以展示会议当前的位置、需要决策什么、正在讨论什么）。第二，更容易消除误解（你可以边写边确认："我对你陈述的理解是否正确？"）。第三，更容易敲定待办事项和决策（你可以具体定义，比如"这个待办事项由 X 负责，在某个日期前交付某个成果"）。
生成式 AI 写出来的东西归根结底是"文字记录"。它能准确地记录下说了什么。
但是，AI 不会思考"应该讨论什么，争议点在哪里"、"决策和待办事项是否已敲定"、"这个陈述是否需要追问"。AI 不会承担起"无论如何都要敲定待办事项并记录下来"的决心。
当然，如果 AI 开始能主持会议，那就是另一回事了。但就目前而言，"人类边做记录边引导会议"这种方式，才是真正能让会议在实操层面富有成效的模式。

而且，写大量会议记录会让你变得"更强"。

撰写会议记录这件事，是基本技能和思维模式的综合训练。你会获得五大核心能力：

写作能力：这是阅读会议记录时最先能感受到的。写作能力糟糕的会议记录，会让人产生"读多少遍都看不懂"或"句子太长懒得看"的残酷印象。另一方面，这也是一个可以通过努力提升的技能。最短的路径是去恳求一位能力强的前辈，"请用红笔把我的记录改得面目全非吧！"让他们帮你训练。
结构化能力：只是按照发言顺序记录的会议记录，让人搞不清到底在讨论什么。你需要展示全局图景以及每个要点在其中的位置。是关于人、钱还是事？是系统还是文化？是战略还是执行？写会议记录就是做结构化。
理解力和快速跟进能力：如果你觉得"凭我的写作和结构化能力，写记录小菜一碟，别小看我的教育背景"，那请稍等。"专业术语"会绊倒你。如果遇到不熟悉的术语，先自己查一下；如果查了 10 分钟还不懂，就去问别人。如果你能坚持这样做大约三次会议，你就能理解大约 60% 的内部和行业术语，并在一定程度上推断新术语的含义。
对会议的拥有权：这一点实际上极大地影响会议记录的质量。当对话像"是的，X 很重要，我同意" -> "好的，那么下一个话题是……"这样流动时，会议记录的质量取决于你是否能反驳说："等等。我们真的要做 X 吗？如果要，谁来做，什么时候做完？"拥有权意识薄弱的人写的记录，常常包含看似已决定但实际未定的内容，或者模棱两可、可以有两种解释的描述。
工作速度：当被要求做会议记录时，把它看作是对你工作速度的考验。工作效率高的人在会议结束的那一刻就已经准备好了初稿，并在 5 分钟内将"请确认会议记录"发送给所有参会者。"会议结束后多久能拿到记录？"是大家会注意到的事情，并且会极大地影响对你工作表现的印象。

……所以，我个人认为，人工撰写的会议记录还没有过时。

顺便说一下，我的建议是：