Google Calendar 充滿了未經開發的資訊
如果你已經訂閱了 AI 工具，但什麼都沒改變，那可能是你搞錯了順序。成功的團隊從另一端開始：他們先整理資料和業務規則，然後才導入 AI。自動化自然就跟著來了。
如果你使用 Google Workspace，第一步不是訂閱 AI 工具，而是建立規則，把 Google Calendar 當作資料容器。你每天輸入的行程，就是你的工作紀錄。
- 你跟誰見面？
- 什麼時候進行？
- 在哪裡進行？
- 花多久時間？
- 為什麼要做？
- 還有誰參加？
資訊在工作的當下就被捕捉。
Google Calendar 允許你為活動加上額外資訊。利用這個功能，你可以把客戶 ID 或專案類型附加到行程中。此機制 有以下規則：
- 鍵名最長 44 個字元。
- 值最長 1024 個字元。
- 每個活動最多 300 個屬性，總計 32KB。
- 你可以根據這些資訊搜尋或篩選活動。
把客戶 ID 或專案編號放進這些欄位，你的行程就變成了可搜尋的資料，還能連結到你的 CRM 或會計系統。
將地點資料直接連結到費用報表
把目的地地址放到地點欄位，就能追蹤你去過哪裡。例如，如果你有一個約會「6 月 8 日 11:30 拜訪客戶 A」並附上地址，Claude 可以讀取行程，透過 Google Maps 估算交通路線。接著，整合 freee、Money Forward 或 kintone 等工具，就能自動產生費用報銷草稿。手動計算路線和車資就變得不再必要。你今天唯一需要決定的規則是：「不要把地點欄位留空。」
將活動時間轉換為工作紀錄
開始和結束時間可以作為工作紀錄。加入客戶 ID 後，就能輕鬆將行程與銷售、帳務和專案資訊連結。根據 nethunt 的資料，將 CRM 與 Google Calendar 即時連結的組織，能消除重複輸入，平均每週省下 5 到 10 小時。每次會議或通話後手動將資料輸入 CRM 的工作就完全消失了。
將會議記錄直接傳遞給 AI
附有 Google Meet 網址的活動，可以連結到錄影和逐字稿。使用 Spinach AI 等服務，機器人會自動加入會議，並記錄按發言者區分的逐字稿。Claude 可以直接讀取這些資料。在取得存取最多 100 場會議的權限後，它可以自動識別多場會議中的決策和待辦「作業」。手動複製和摘要會議記錄的工作就消失了。
讓客戶互動變得可供 AI 查詢
把日曆當作客戶互動的紀錄。只要問 Claude：「總結我過去 3 個月與這位客戶的互動」，它就會回傳一份按時間排序的會議記錄、討論主題和待辦事項。要獲得準確的結果，你需要一個前提：標題和描述的規則。如果輸入不一致，AI 就像人類一樣，無法讀懂。一旦格式標準化，資訊檢索的品質就會徹底改變。
只需要 4 條規則
如果規則太多，沒有人會遵守。從這四條開始：
- 標題規則： 統一為「[客戶名稱] 工作內容」。禁止使用「會議」、「討論」等模糊標題。
- 地點規則： 務必填寫目的地地址或會議名稱。
- 描述規則： 停止自由書寫，使用模板。保留五個項目：目的、內容、確認事項、待辦事項、下次行程（即使空白也保留）。
- 顏色規則： 按工作類型固定顏色。這樣日曆在視覺上更容易掃描。
關於標題規則，不要用「會議」、「討論」、「A 公司」或「拜訪」，而要用「[A 公司] 月會」或「[B 公司] 財務報告」。
不要只靠個人努力來執行規則
只發放手冊，規則不會被遵守。有些人會做，有些人不會。相反地，建立一個系統：在 Google 表單中輸入資訊，就會自動登錄到日曆。這可以用簡單的程式做到。在這個實作範例中，你設定日曆 ID，並提供標題、時間和描述模板的表單選項。透過表單輸入，你就不必依賴個人意識。使用無程式碼工具建立「日曆輸入表單」也是同樣的道理。
今天，只要決定標題規則就好
到了 2026 年，Google Workspace 的 Gemini 將能夠分析日曆、郵件和檔案中的資料。Workspace Intelligence 等趨勢顯示，我們為 AI 準備的資料越多，獲益就越大。你不需要一次解決所有問題。今天，只要決定一條規則：在標題中包含客戶名稱和工作內容。從那裡開始，費用報表、時間管理和會議記錄整合可以之後再逐步建立起來。
