我已經不再「獨自一人製作文件」了。
結果，那些曾經用來製作提案資料的數小時，徹底消失了。閱讀厚厚的 PDF、在腦中重新整理重點、盯著空白投影片發呆的時間，大幅縮短了。
「先全部讀完、找出重點、構思架構、撰寫文字、調整格式……」——獨自一人完成這一切，從研究到完成，不知不覺半天就過去了。
我在顧問領域親眼看過很多次這種疲憊。越是能幹的人，越傾向於自己包辦所有步驟，最後導致 burnout。
這就像一間小店，一個人同時負責廚房、接待顧客和收銀。雖然一個人能做所有事很厲害，但只要其中一個環節卡住，整間店就會停擺。
文件製作可以從「完全由一個人完成的工作」轉變為「分工合作、輪流進行的工作。」 讓擅長閱讀的 AI 去閱讀，讓擅長製作的 AI 去製作。光是這樣，那些消失的半天就會回來。
今天，我將揭露整個分工方法，讓 Gemini Notebook 擔任「閱讀者」，Claude 擔任「創作者」，並附上可直接複製貼上的提示詞。讀完這篇文章後，你會迫不及待地想用這個分工流程來處理你的下一個文件。我們開始吧。
第一章：為什麼文件製作會耗費這麼多時間？
我想讓那些認為「我效率低是因為我能力不足」的人看看這篇。原因只有三個。
原因一：你獨自扛起了「閱讀、思考、創作」這三個步驟。
文件製作實際上是由三個性質不同的任務組成的：準確閱讀大量資訊的過程、彙整重點並思考的過程，以及將其視覺化創作出來的過程。你使用大腦的方式完全不同，但獨自一人完成所有步驟會導致大腦反覆切換任務，每次都會讓你筋疲力盡。
原因二：在「閱讀」階段誤解事實。
匆忙瀏覽文件，然後憑著模糊的記憶開始寫作。之後被別人指出「那個數字和來源不一樣。」如果閱讀的準確性不足，後續的整個流程就會崩潰。
原因三：在「創作」階段從一片空白開始。
重點都在腦海裡，但要把它們變成文字或結構時，手就停下來了。空白頁面總是令人恐懼。這種啟動成本往往是最大的時間殺手。
這三者的共同點是「持續緊抓著那些原本可以分開的任務。」這不是能力的問題。這完全是方法的問題。
老實說，我認為只有那些體會過效率低落之苦的人，才有資格談論效率。我曾為一份提案文件花費 5 小時。因為我深知那種疲憊，所以分工帶來的效果才格外深刻。
第二章：關鍵在於停止「獨自扛起」，拆分為「閱讀者」和「創作者」
那麼，該怎麼做呢？答案是「把擅長的事交給擅長的人。」
請理解這兩種 AI 的個性差異。這個差異是分工的基礎。
閱讀者：Gemini Notebook。
Gemini Notebook（NotebookLM）是一種僅根據你上傳的文件來回答問題的 AI。Google 官方說明指出，它只使用來源來提供答案，答案會包含引用（來源），因此你可以立即檢查原始文件的相關部分。它基於 Gemini 技術。對於文件中沒有寫到的事情，它會回答「不知道」。因此，很難誤解事實。在「準確閱讀」這方面，沒有比它更好的夥伴了。
創作者：Claude。
另一方面，Claude 擅長組織文字並將其轉化為文件形式。如果你給它重點，它可以思考結構並創作出可讀的文字。如果開啟「分析工具」（程式碼執行），它甚至可以創建 Word、PowerPoint 或 Excel 檔案。
根據官方說明，即使是在免費方案中也可以建立檔案。它預設使用最新的 Sonnet 3.5 模型，對於更困難的任務，可以在付費方案中切換到頂級的 Opus 模型。它是「思考和創作」的明星。
簡而言之，這就是分工：讓閱讀者 Gemini Notebook 準確閱讀文件，並提取帶有引用的重點。將這些重點傳遞給創作者 Claude，讓它建立成文件。讓不同的專家處理閱讀和創作。 這就是今天要分享的整體藍圖。
第三章：示範。同一份文件在「獨自完成」與「分工合作」下如何改變
光用文字說很難理解，我來實際展示一下它會如何改變。
任務是：「閱讀一份 30 頁的研究 PDF，並建立一份供內部共享的一頁規劃備忘錄。」一個很常見的工作。
【獨自完成所有事情時】
打開 PDF，從頭開始讀。標記吸引你的數字。在腦中總結重點。打開空白備忘錄開始寫。「等等，那個數字在哪裡？」然後回去翻 PDF。邊寫邊改，邊改邊寫。不知不覺，2 到 3 小時就過去了。
——任務完成了。但這是在腦中不斷在「閱讀」和「創作」之間來回切換的結果。
【拆分為閱讀者和創作者時】
首先，將 PDF 放入 Gemini Notebook 並提問：「提取這份文件的重點，並附上引用來源作為證據。」回傳的是一份帶有來源編號的重點列表。不太可能誤解數字。接下來，將這些重點傳遞給 Claude 並要求：「將這些整理成一份一頁的規劃備忘錄。」結構和文字立刻就成形了。
根據我的經驗，最有效的地方在於「大腦切換的消失。」專注於閱讀的時間和專注於創作的時間被清晰地分開。那種來回切換的壓力完全消失了。
相同的 PDF，相同的你。唯一的差別在於「你是否獨自扛起一切，還是進行了分工。」
第四章：實作步驟與複製貼上提示詞
接下來是實際步驟。不需要程式設計。不需要複雜的整合設定，只需要手動複製貼上即可。總共 3 個步驟。
步驟 1：讓閱讀者（Gemini Notebook）閱讀文件
在 Gemini Notebook 中建立一個新的筆記本，並加入你想讓它閱讀的文件。訣竅是每個筆記本總結一個主題。Gemini Notebook 無法同時跨越多個筆記本，因此混合主題會降低準確性。
步驟 2：提取帶有引用的重點
將下面的提示詞貼到 Gemini Notebook 的對話框中。
1請按照以下格式提取上傳文件的重點：21. 這份文件的結論（3 行以內）32. 有助於決策的數字（每個都附上來源引用）43. 可能成為反駁點或注意事項的部分
對於文件中未提及的內容，請不要補充猜測，明確標註「未提及」。
重點會附帶來源回傳。在使用數字之前，請務必檢查來源。這樣就完成了「閱讀」部分。
步驟 3：讓創作者（Claude）將其組裝成文件
複製你剛剛提取的重點，交給 Claude。
1以下是從一份研究文件中提取的重點。2請根據這些內容，建立一份供內部共享的規劃備忘錄（約一頁 A4 大小）。34【重點】5（在此貼上步驟 2 的輸出結果）67請採用「結論 → 證據 → 後續步驟」的結構。8請勿添加重點中未寫明的事實，對於缺失的資訊請明確標註「待確認」。
這樣一來，一份可讀的頁面就建立完成了。如果你加上「製作成 Word 檔案」，它甚至會輸出檔案。
這裡有一件重要的事：這套分工方法是我自己走過的路。結果，為了建立專屬的 AI，我累積了超過 20,000 字的提示詞，一篇文章的時間從 5 小時縮短到 1 小時。同樣是 AI。我唯一改變的是交接的方式。 決定把什麼任務交給誰。光是這樣，時間的流逝方式就改變了。
第五章：讓這個分工效果放大 10 倍的三個應用
掌握基礎之後，熟練這些應用將帶你更上一層樓。
應用 1：將創作的輸出回饋給閱讀者，使其成長
將 Claude 建立的備忘錄加回 Gemini Notebook 的來源中。從那時起，這個輸出也成為「閱讀的對象」。閱讀者的知識會隨著每次使用而增厚。
應用 2：一次閱讀多份文件
如果你將幾份相關的文件放入同一個筆記本，Gemini Notebook 可以跨文件提取重點。像「比較 A 公司和 B 公司的文件，並顯示差異與引用來源」這樣的方法很有效。
應用 3：整合以消除來回切換（進階使用者適用）
對於使用 Claude Desktop 或 Claude Code 的使用者，可以利用一個名為 MCP 的機制直接連接 Gemini Notebook，甚至可以省去複製貼上的步驟。
不過，老實說，這適合進階使用者。這種整合方式並未獲得 Google 或 Anthropic 的官方保證，如果畫面佈局改變，可能會失效。使用它也需要 Claude 的付費方案。初期不要強求連接，手動複製貼上就足夠了。
最後，我們更深入地探討一下為什麼這個分工有效。隨著 AI 變得越來越聰明，下一個瓶頸將不再是「創作的能力」。而是如何讓接收者接受所創作的內容。人們不會輕易被突然丟過來的成品打動。這種分工方式，讓閱讀者留下帶有引用的證據，正好解決了這個問題。你不僅可以交出成品，還能附上證據一起交付。這就是為什麼它能順利通過。
總結：文件製作從「一個人扛的工作」到「交接的工作」
這次，我解釋了將「閱讀」交給 Gemini Notebook、「創作」交給 Claude 的分工方法，從結構性原因、示範、步驟到應用都涵蓋了。最後，再次強調這篇文章的核心。
文件製作卡關，不是因為你能力不足。是因為你獨自扛起了閱讀、思考、創作這些性質不同的工作。 讓擅長閱讀的 AI 去閱讀，讓擅長創作的 AI 去創作。在你分開這些流程的那一刻，那半天就悄悄地消失了。
話雖如此，你不需要一次全部做到。只需要做一件事。
只要把你手邊的一份文件放進 Gemini Notebook，試著用第四章步驟 2 的提示詞提取重點。
一旦帶有引用的重點回傳後，就把它交給 Claude。一旦你體驗過這種「閱讀和創作被分開」的感覺，你就再也回不去那個獨自扛起一切的日子了。
Gemini Notebook 和 Claude 都在飛速進化。與其試著獨自跟上最新進度，向正在實踐的人學習要快得多。
感謝你看到最後。
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