首先，最重要的一件事。
「忙碌」和「取得成果」是兩件完全不同的事。
回覆電子郵件、回覆 Slack 訊息、在文件上取得一點進度……不斷地移動讓你產生「我今天做了好多事」的感覺。但那種感覺和實際取得的進展，完全不成正比。
事實上，你動得越多，成果可能越少。今天，我會用比喻來說明原因。
最後，我也會清楚回答很多人會提出的反駁：「但成功人士不就是靠多工成功的嗎？」
- 大腦的聚光燈，一次只能照亮一件事。
首先，這是個前提。想像人類的專注力，就像黑暗舞台上的一盞聚光燈。
你一次只能照亮一個點。當你覺得自己「同時做兩件事」時，實際上只是聚光燈在兩個點之間高速來回切換。這不是同時進行，而是超高速切換。這是一切討論的起點。
而這種「來回切換」，伴隨著一筆看不見的費用。
- 每次切換時支付的「隱形費用」。
想像你正在創作一份文件。這時一封電子郵件來了，你簡短回覆。然後你又回到文件上。
在這個瞬間，你的大腦正在進行兩項操作：
① 搜尋「等等，我剛剛做到哪了？」的工作
② 將大腦模式從「郵件模式」切換到「文件模式」的工作
寫郵件的大腦和思考文件的大腦，使用的是不同的模式。每次切換，你都得收起前一個模式，再重新啟動下一個。這個「裝載與卸載」的過程，會耗費微妙的時間。
用個比喻來說，就像在燒洗澡水。專注力就像剛進浴缸時是冷的，大約 15 分鐘後才會終於變熱。然而，每次通知一來，水就冷了，你又得重新加熱。一整天都在「重新加熱」，最後只得到溫吞的水——這就是多工的真相。
研究數據也證實了你到底損失了多少：
- 根據加州大學爾灣分校 Gloria Mark 教授的一項調查，一旦被打斷，平均需要 23 分鐘 15 秒才能完全回到原本的任務。
- 密西根大學的一項研究顯示，這種切換的累積，可能導致一天中高達 40% 的生產力時間被浪費掉。
換句話說，即使你覺得自己工作了 8 小時，實際上只有 4.8 小時的工作量是真正往前推進的。剩下的 3.2 小時，都消失在「重新加熱」的過程中。
- 「我很擅長多工」是最危險的心態。
這裡有個有點嚇人的故事。
那些總是同時看電子郵件和社群媒體的人，會訓練他們的大腦去「不斷尋找下一個新事物」。結果，專注於眼前一件事的能力（也就是忽略不必要資訊的能力）就被削弱了。
這就像在一個電視永遠開著的房間裡長大，你會對安靜的環境感到不自在。一個習慣了刺激的大腦，會變得沒有刺激就無法專注的身體。
2009 年史丹佛大學的一項研究證明了這點。經常進行多工的人，在「忽略資訊的能力」、「維持記憶的能力」和「切換速度」這三個項目上，得分都比較低。
而最讓人震撼的一句話是：
「那些自認為擅長多工的人，實際上是最不擅長的」（Nass 教授）。
因為他們覺得自己很厲害，所以不會想要去修正。於是這個差距就越來越大。這是這個問題最棘手的地方。
- 為什麼我們停不下來？（通知 = 轉蛋）
「我頭腦懂，但還是會忍不住看通知。」當然會。這不是因為你意志力薄弱。
通知的運作機制，和轉蛋（拉霸）一模一樣。
在打開之前，你不知道這是「中獎」（比如說，按讚、開心的聯絡）還是「沒中」。這種「可能是中獎」的期待感，對大腦來說是最容易上癮的形式。每次中獎，大腦就會釋放一點獎勵（多巴胺），讓你進入「期待下一個通知」的狀態。
神經科學家 Daniel Levitin 解釋，這是「多工創造了一個多巴胺循環」。換句話說，你只是被你的智慧型手機「逼著去轉蛋」而已。知道這個機制，你就能對付它了。
- 辻希美（4 個孩子的媽）與 Elon Musk 的「例外」——兩種相反的成功人士。
現在，讓我們來回答第一個反駁。這是這篇文章最有趣的部分。
Elon Musk 同時經營 Tesla、SpaceX、X 好幾家公司，看起來就像「終極多工人類」。
然而，撰寫他傳記的 Isaacson 卻得出了完全相反的結論。Musk 的本質不是多工，而是「一個接一個專注完成任務的人（序列任務者）」。
他把一天切分成 5 分鐘為單位，並將每天集中在一家公司，例如「今天是 SpaceX 日，明天是 Tesla 日」。在專注於一家公司時，他會暫時把其他公司放進腦袋裡不同的「盒子」。看起來像是同時進行，但實際上他只是「一個接一個打開盒子」而已。這與多工完全相反。
那辻希美呢？從她一邊帶四個孩子一邊工作的樣子來看，她被稱為「多工大師」，她自己也說「邊做其他事邊工作」。
然而，她實際列舉的省時秘訣，是「減少工作本身的工具」。瞬間完成切菜的烹飪工具、省去晾衣服力氣的烘乾機。換句話說，她不是同時做，而是讓機器來消除那些工作。而「邊做邊」只有在其中一項是「不需要思考的任務」（例如摺衣服、搬東西）時才有可能。
此外，還有一個決定性因素。猶他大學的一項研究顯示，真正能處理多工的特殊大腦（超級多工者）只佔總人口的 2.5% 左右。對於其餘的 97.5% 的人來說，嘗試多工肯定會導致成果下降。而且如前所述，越覺得自己「擅長」的人，實際上越不擅長。
因此，最危險的事情就是認為：「我可能就是那 2.5% 的例外。」
總結來說——越厲害的人，實際上越不進行多工。他們專注於一件事（Musk），並減少要做的事（Tsuji）。這兩個「例外」非但沒有推翻這篇文章的主張，反而完美地支持了它。
- 你可以從今天開始的五個方法。
要做的事情很簡單，就是「保持聚光燈只照在一處」。
① 每天一次，關掉所有通知，持續 90 分鐘
創造一次徹底把洗澡水燒開的時間。將手機調成飛航模式，關閉電子郵件和 Slack。如果 90 分鐘有困難，45 分鐘也可以。在行事曆上寫下「專注時間」，並且不要在那段時間安排會議。光是這樣，就能改變你下午頭腦的清晰度。
② 一天只檢查 3 次電子郵件
固定在早上、下午早些時候、以及下班前三次。這樣做是為了將切換到「郵件模式」的次數，從一天 50 次減少到 3 次。「那緊急情況怎麼辦？」——真正緊急的事情，會有人打電話給你。
③ 如果需要 2 分鐘，就當場完成它
那些未完成的小任務，會一直拉扯你腦袋的角落，說著「還沒做完喔」（這也會消耗專注力）。如果只需要 2 分鐘，就立刻做。把它放進「待辦事項清單」再記住它的成本反而更高。不過，如果超過 2 分鐘，就把它們歸類到專注時間裡處理。
④ 把相同類型的工作集中在一起做
這正是 Musk 的方法。在不同「類型」的工作之間來回切換時，大腦模式切換的成本最高。因此，把「文件創作」、「電子郵件」、「會議」按照類型集中處理，不要交替進行。每次你在電子郵件和專注工作之間來回切換，那 23 分鐘就消失了。
⑤ 覺察到：「啊，我現在正在多工。」
這是最根本的應對方法。只要你相信自己「擅長多工」，你就不會發現自己在多工。在一天結束時，花 5 分鐘反思：「今天我在哪些時候同時做了兩件事？」開會時在看電子郵件嗎？當你覺察到的瞬間，就回到一件事上。重複這個過程，就能改變習慣。
總結
今天的內容可以歸納成以下三點：
- 專注力就像一盞聚光燈。「同時進行」其實是高速切換，每次切換都要支付「重新加熱」的費用（最多損失 40%）
- 「自認擅長多工的人」實際上更不擅長。正因如此，他們才無法修正
- 成功人士（Musk、Tsuji）反而比較少進行多工。他們專注於一件事，並減少要做的事
如果你覺得自己「很忙但沒成果」，那不是能力的問題。只是你的聚光燈太分散了。
首先，今天就試著關掉通知 90 分鐘就好。這是最簡單、也最有效的第一步。
最後
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