我使用 NotebookLM 每月消滅了 100 小時的加班。
這篇文章是 42 個經我驗證、可用於商業的具體省時技巧大全，附有可直接複製貼上的提示詞。
老實說，這篇文章的正確讀法是：我在每個項目都加上了「節省時間估算」。總計是 每月 200 小時。
當然，沒有人會全部用上。這是一個自助餐菜單。只要挑選幾個符合你當前任務的項目，就能實際減少 10 到 30 小時的工作量。這些估算是根據我自己的經驗，用「每項任務所需分鐘數 × 每月執行次數」計算出來的。
我不會只是介紹功能。我會針對這 42 個項目，逐一說明「哪個任務、在什麼情境下、為什麼會消失」。每個項目都遵循同樣的格式：問題情境 → 方法 → 提示詞 → 操作要點與理由。你不需要從頭讀到尾，直接跳到最能解決你加班問題的章節即可。
一個商業使用的前提：將公司文件放入 AI 工具前，請務必確認內部規定，並將機密或個人資訊去識別化。 便利與安全必須並行。
第一章：會議與會議記錄 — 消滅會後工作（總計：每月 24 小時）
① 自動會議記錄生成（每月 10 小時）
與其花一小時聽寫錄音，不如將音檔（MP3、WAV 等）上傳到 NotebookLM，然後使用這個提示詞：
根據這段錄音建立會議記錄： 1. 會議名稱 / 日期 / 與會者 2. 會議目的 3. 主要討論事項（附帶發言者） 4. 決議事項（附帶負責人 / 截止日） 5. 待辦事項 6. 行動清單（附帶負責人 / 截止日 / 優先級） 摘要整理成能在 5 分鐘內理解的內容。
②「剛剛決定了什麼？」即時摘要（每月 4 小時）
在冗長的會議結束後，立即用這個來釐清模糊地帶：
將內容整理成： 1. 結論（3 行） 2. 決議事項（誰 / 做什麼 / 何時） 3. 待辦事項（原因 / 下一步） 4. 每位與會者的重點。
③ 自動任務提取（每月 3 小時）
從這份文件中提取所有任務： - 任務內容（具體） - 負責人 - 截止日期 - 優先級（高 / 中 / 低）
④ 秒速會議「準備」資料（每月 3 小時）
根據過往的會議記錄，整理與明天議程相關的歷史背景和過往決策，作為準備文件。
⑤ 自動化缺席者補進度（每月 2 小時）
我錯過了這次會議。請為缺席者整理：重要的決策、我應該知道的歷史背景，以及與我有關的任務。
⑥ 發現卡關問題（每月 2 小時）
從過往的會議記錄中找出未解決的問題，並為下一次會議建立議程。
第二章：文件與報告 — 從「撰寫」到「審閱」（總計：每月 33 小時）
⑦ 一鍵報告草稿（每月 6 小時）
分析上傳的資料，建立一份包含以下內容的報告草稿： 1. 摘要（3 行） 2. 背景 3. 調查結果（附帶數據） 4. 問題 / 原因 5. 待辦事項 6. 展望。 請標註每個觀點的資料來源。
⑧ 週報 / 月報自動生成（每月 4 小時）
根據活動記錄和數據，建立一份月報，內容涵蓋： 1. 成果摘要 2. KPI 狀況 3. 主要活動 4. 問題 / 對策 5. 下月計畫。
⑨ 快速內部申請書草稿（每月 3 小時）
參考資料中過去已核准申請書的風格，根據以下細節為 [申請類型] 建立一份草稿：[細節]。
⑩ 強制遵循內部格式（每月 3 小時）
嚴格按照資料中「[範本名稱]」的結構和語氣進行輸出。
⑪ 電子郵件回覆草稿（每月 15 小時）
為這封郵件建立回覆。需要傳達的要點是：[要點]。請使用禮貌的商業語氣。
⑫ 長文件摘要便於傳閱（每月 2 小時）
為忙碌的人摘要這份文件： 1. 3 行摘要 2. 3 個重點（附帶頁碼）3. 需要採取的行動。
第三章：簡報與投影片 — 終結 PowerPoint 苦戰（總計：每月 27 小時）
⑬ 投影片大綱到自動生成（每月 8 小時）
使用 NotebookLM 建立 Markdown 大綱，然後使用 Studio 的「投影片生成」功能自動化設計。
⑭ 即時提案基礎架構（每月 5 小時）
建立一份包含以下內容的提案草稿： 1. 必要性 2. 概念 3. 目標 4. 行動方案 5. 效果 6. 所需資源 7. 時程 8. 風險。
⑮ 為客戶量身打造的提案（每月 5 小時）
根據過往的會議記錄和該客戶的公司資訊，為這位特定客戶建立一份提案。
⑯ 自動化培訓教材生成（每月 4 小時）
根據這份手冊，為新進員工建立一份培訓大綱，包含關鍵術語和一個 5 題的隨堂測驗。
⑰ 為圖表結構化資訊（每月 3 小時）
將以下內容結構化，以便繪製圖表： 1. 標題 2. 構成要素（3-7 個）3. 關係（對比 / 流程 / 階層）4. 說明。
⑱ 心智圖腦力激盪（每月 2 小時）
使用一鍵心智圖功能，在開始撰寫前先視覺化專案的整體結構。
第四章：研究與分析 — 告別一整天的搜尋（總計：每月 29 小時）
⑲ 快速研究與批量收集（每月 10 小時）
使用「搜尋來源」功能，在幾秒內收集 10-20 篇相關文章或影片。
⑳ 競爭對手比較（每月 6 小時）
分析資料中的競爭對手資訊，並摘要： 1. 服務特色 2. 目標客群 3. 定價 4. 優勢 / 劣勢 5. 我們的差異化重點。
㉑ 分析市場報告（每月 4 小時）
從這份 100 頁的 PDF 中，提取市場規模、趨勢，以及對我們業務的 3 個影響。
㉒ 書籍研究（每月 4 小時）
研究《[書名]》這本書的摘要、書評和批評意見，判斷是否值得購買。
㉓ SEO 頂尖文章分析（每月 3 小時）
分析關鍵字 [關鍵字] 的前 10 名搜尋結果，找出共同點和內容缺口。
㉔ 收集證據與數據（每月 2 小時）
尋找統計數據和調查報告，作為 [主題] 的佐證。
第五章：內部知識 — 消滅「到處問」和「到處找」（總計：每月 32 小時）
㉕ 內部 FAQ 聊天機器人（每月 10 小時）
建立一個包含公司規定的筆記本，並設定自訂指令，讓它扮演內部助理的角色。
㉖ 新進員工入職助手（每月 6 小時）
提供新進員工一份包含過往會議記錄和手冊的「部門筆記本」，讓他們可以隨時隨地提問。
㉗ 交接筆記本（每月 5 小時）
根據前輩留下的資料，整理： 1. 工作流程 2. 與利害關係人合作的訣竅 3. 過往發生的問題 4. 潛規則與小技巧。
㉘ 將手冊變成問答視窗（每月 4 小時）
使用者不需要搜尋 100 頁的手冊，直接問筆記本就能得到具體步驟。
㉙「那件事後來怎麼了？」記憶搜尋（每月 4 小時）
按時間順序整理 [專案名稱] 的歷史，包含關鍵決策背後的原因。
㉚ 將休眠文件轉化為知識（每月 3 小時）
從資料中過往的專案檔案中，提取成功模式和經驗教訓。
第六章：銷售與客戶支援 — 減少準備與修改時間（總計：每月 24 小時）
㉛ 銷售準備：客戶筆記本（每月 5 小時）
為每個客戶建立一個專屬筆記本。在會議前，用它來摘要客戶歷史、關注重點，並擬定提案策略。
㉜ 安裝老闆 / 審核標準（每月 6 小時）
分析過去被核准和駁回的提案，了解決策者的特定偏好。
㉝ 客戶心聲（VOC）分析（每月 4 小時）
分析問卷調查數據，找出前 5 大抱怨、前 5 大好評，以及隱藏的洞察。
㉞ 基於成功案例的銷售文案（每月 4 小時）
根據我們過去表現最好的銷售信函結構，為新產品建立一封電子郵件。
㉟ 銷售角色扮演（每月 3 小時）
扮演一位正在考慮購買此產品的挑剔客戶。針對價格和競爭對手提出尖銳問題。
㊱ 客訴應對指南（每月 2 小時）
根據過往記錄，告訴我針對這個特定投訴，應該採取的第一步是什麼，以及絕對不能做什麼。
第七章：自動化與成長 — 將省時變成一個系統（總計：每月 31 小時）
㊲ 使用 Google Apps Script 自動化試算表（每月 10 小時）
讓筆記本撰寫 Google Apps Script 程式碼，來自動化重複的試算表任務。
㊳ 音檔總覽實現「被動學習」（每月 5 小時）
使用音檔總覽功能，將報告或研究資料轉換成 Podcast 風格的對話，在通勤時收聽。
㊴ 影片解說幫助理解（每月 4 小時）
使用 Studio 功能，將複雜的文件轉換成以投影片為基礎的解說影片。
㊵ 培訓後隨堂測驗（每月 4 小時）
根據這份培訓教材，建立一份 10 題的選擇題測驗，以確保學習成效。
㊶ 日報分析循環（每月 4 小時）
分析一個月的日報，找出哪些任務實際上消耗了最多的時間。
㊷ 使用「自我筆記本」進行每週規劃（每月 4 小時）
使用一個包含你的目標和每週反思的筆記本，來為下週生成一份聚焦的行動計畫。
總結：從 200 小時的菜單中，選擇你的第一道菜
NotebookLM 不是魔法，而是「儲存與委派」的應用。你儲存得越多，能拿回來的時間就越多。不要把省下來的時間用於更多工作，而是留給真正重要的事情。
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