當你給主管添了麻煩，能第一時間道歉，會讓人覺得你很有誠意。
但出乎意料的是，很多人只是嘴上道歉，卻完全沒有減輕對方的工作量。收到道歉的主管往往礙於情面得體諒你，最後只好自己把活幹完。
在上一家公司，我擔任經營會議的祕書。雖然叫「祕書」，但從擬定議程、主持會議、控管時間到撰寫會議紀錄，全都得一手包辦。因為就坐在高層旁邊，我得以近距離觀察那些評價一飛沖天的人，和原地踏步的人到底差在哪裡。
我發現的共同點，用一句話就能總結：優秀的人，都是懂得「偷走主管工作」的人。
只要你還在增加主管的工作量，再怎麼努力也拿不到好評價。這是一場不斷減少對方任務的遊戲，直到他心想：「把事情全丟給這個人，我簡直太輕鬆了。」
不過，如果一開始就想連主管的決策權一起偷走，通常都會失敗。偷工作是有順序的。
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偷走工作的 5 個步驟（由下而上）
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你能被託付的範圍，是從最底層開始一步步往上擴張的。以下是每個階段中，常見的錯誤做法與優秀人才的對比。
① 行政雜務
常見錯誤……等主管開口要求，才開始協調行程。
優秀人才……在主管開口前，就先敲定日期與議程項目。
這個階段，你要接手主管親手處理的那些瑣碎、機械性的事務。
② 資訊蒐集
常見錯誤……一遇到不懂的事，就跑去問主管。
優秀人才……事先提供一份「該去問誰」的名單。
這個階段，能省下主管四處找資料的時間。
③ 草稿
常見錯誤……腦袋空空地去請示：「我們該怎麼做？」
優秀人才……就算可能出錯，也會先帶著草案去討論。
從這裡開始，你要偷走主管的「思考時間」。
④ 篩選
常見錯誤……什麼事都往上報，連不該上報的也報。
優秀人才……區分哪些要上報、哪些自己處理，直接減少上報的數量。
當主管需要處理的事情變少，他的一天會明顯輕鬆許多。
⑤ 創造可決策的狀態
常見錯誤……交出的資料背景模糊，寫著「似乎是……」。
優秀人才……用事實釐清背景與問題，讓主管只需要做決定就好。
當祕書的時候，這是我最在意的一件事。只要在議程的背景與問題說明中，避免使用「似乎」、「我認為」這類字眼，嚴格只用數字與事實說話，會議就會變成純粹用來做決定的場合。
做到 ① 和 ②，你會成為一個「好用的人」；但達到 ③ 以上，你就會成為一個「被信任的人」。評價的軌跡就是在這裡出現分歧的。
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只能偷走工作，不能偷走決策
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這裡有一個重要的前提。
你只能偷走執行與準備的工作，決策的角色必須留給主管。一旦到了第 ⑤ 層，你可能會忍不住想自己拍板，但這麼做反而會因為需要確認與重做，增加主管的工作量，而不是減少。
把所有準備工作做到只差最後一步，讓主管說出「就照這個做吧」。只有這樣，才算真正偷走了工作。
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你現在處於哪一層？
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你可以由上而下檢查以下五點，來判斷自己目前的層級：
① 你是否已經不再讓主管親自協調會議行程了？
② 你是否能在主管開始找資料前，就先提供資訊？
③ 你去請示時，是否會帶著草案？
④ 你是否會篩選哪些問題才需要上報給主管？
⑤ 你提交的資料，是否已經能讓主管直接做決定？
第一個回答「否」的項目，就是你接下來該瞄準偷走的層級。
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回頭想想，擔任經營會議祕書這份工作，本質上就是不斷由下而上地偷走高層的工作。敲定行程、整理資料、創造可決策的狀態，然後端上去。每次我做的就只有這些，這並不是一份需要特殊天賦的工作。
當主管手上少了一件事，他就能把時間花在只有他能做的工作上。明天，試著悄悄搶在主管之前，把他桌上的一件事做完吧。
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我經營著 Pakishino Inc.，使命是：「讓世界上每一間企業與顧客的距離，都能一步步縮短。」
我們以類似董事的身份進入其他公司，代為負責行銷、開發與新事業推進。
・代理 CMO……從策略到執行，全面負責獲客（SEO / Landing Pages + 廣告 / YouTube / SNS）
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「我從來沒想過只當一個得分的人」
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姓名：Kenichi Masuda
職位：Pakishino Inc. CEO
歷任 Fan Communications、CyberAgent，2016 年加入 Mercari。曾擔任工程師、PMO 及控股公司經營企劃室成員，負責經營會議營運、中長期計畫的 PDCA 循環，以及基於 200 名員工訪談的組織改善。2022 年創業。
我會持續發布內容，幫助那些在公司內部苦於「停滯不前」與「無法行動」的人。
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