كيف تجعل مديرك يوافق على مقترحاتك فوراً

نصيحة "اذكر الخلاصة أولاً" صحيحة جزئياً فقط. وغالباً ما أظن أن الجزء الآخر يعتمد على ما إذا كنت قد جهّزت "خيارات"، وليس فقط على طريقة تحدثك.

على سبيل المثال، تخيّل موظفاً مبتدئاً في قسم دعم العملاء مسؤولاً عن التعامل مع الاستفسارات.

ارتفعت الاستفسارات من 300 إلى 450 شهرياً، فذهب إلى مكتب مديره للتشاور. ورغم أنه قارن بين الاستمرار كما هو أو الاستعانة بمصادر خارجية، إلا أن ما يخرج من فمه غالباً يكون شيئاً مثل:

"في الآونة الأخيرة، زادت الاستفسارات بشكل ملحوظ."

"أعتقد أننا يجب أن ننفذ روبوت محادثة يعمل بالذكاء الاصطناعي."

"ماذا يجب أن نفعل؟"

كلها طرق طبيعية لبدء استشارة، أليس كذلك؟

لكن الرد عادةً يكون: "لنتحدث عن هذا لاحقاً."

المقترحات السلسة تجعل المدير يفكر

لماذا يتوقف الأمر؟ لأن العبارات الثلاث تجبر المدير على التفكير. عقل المدير يمتلئ بأسئلة مثل: "إذاً، ماذا تريد أن تفعل؟"، و"لماذا هذا الخيار؟"، و"ما هي البدائل الأخرى؟"، مما لا يترك له مساحة لصياغة إجابة في الحال.

إطار الخلاصة - السبب - الخيارات

هناك إطار عمل للمقترحات يأخذ نصيحة "اذكر الخلاصة أولاً" خطوة إضافية إلى الأمام.

الخلاصة (ما تريد فعله)

السبب (لماذا هذا الخيار تحديداً)

الخيارات (كيف يقارن بالأفكار الأخرى)

هذا إطار تتحدث فيه عن هذه الأجزاء الثلاثة بشكل منفصل.

وعلاوة على ذلك، يحتوي هذا الإطار على "حيلة" أخرى. فقد حظر مؤسس أمازون جيف بيزوس استخدام PowerPoint في الاجتماعات الإدارية واستبدله بمذكرات مكتوبة من ست صفحات (وفي رسالته للمساهمين عام 2017، أشار إلى أن الجميع يقرأون المذكرة بصمت في بداية الاجتماع).

بمعنى آخر، من خلال فرض صيغة لا يمكن للنقاط المختصرة فيها إخفاء الثغرات، جعل الكتّاب يفكرون ملياً في "لماذا هذا الخيار" و"ما هي البدائل".

أعتقد أن هذا بالضبط هو شكل المقترح الذي لا يجعل المدير يفكر.

الأمر لا يتعلق بسرعة البديهة أو المستوى التعليمي؛ بل يتعلق بـ "الترتيب"، لذا يمكن لأي شخص تقليده بدءاً من اليوم.

إعادة صياغة العبارات الثلاث الأولى

كل عبارة من العبارات الثلاث الأولى ينقصها سطر واحد فقط.

① "في الآونة الأخيرة، زادت الاستفسارات بشكل ملحوظ." = حقائق فقط

→ "أريد تنفيذ روبوت محادثة يعمل بالذكاء الاصطناعي لدعم الاستفسارات. لقد ارتفعت الاستفسارات من 300 إلى 450 شهرياً، وساعات العمل الإضافية تتجاوز 20 ساعة لكل شخص شهرياً."

هنا يحتاج المدير فقط إلى اتخاذ قرار "بتنفيذه أم لا".

② "أعتقد أننا يجب أن ننفذ روبوت محادثة يعمل بالذكاء الاصطناعي." = خلاصة فقط

→ "أريد تنفيذ روبوت محادثة يعمل بالذكاء الاصطناعي. حوالي 60% من الاستفسارات الـ 450 تتعلق بإعادة تعيين كلمات المرور وتأكيد الشحن، وهي أمور يمكن الإجابة عليها تلقائياً."

وهنا تكون تجربة آلة التصوير التي نشرتها عالمة النفس إلين لانجر وزملاؤها عام 1978 فعالة.

عند طلب تخطي الطابور لاستخدام آلة تصوير، كانت نسبة الموافقة دون ذكر سبب 60% (حوالي 60 من كل 100 شخص).

ومجرد إضافة سبب مثل "لأنني مستعجل" رفع نسبة الموافقة إلى 94%.

بسطر واحد يوضح السبب، لن يضطر الطرف الآخر لمعرفة "لماذا؟" بنفسه.

③ "ماذا يجب أن نفعل؟" = سؤال فقط

→ "قارنت ثلاثة خيارات. الاستمرار كما هو يؤدي إلى عمل إضافي مستمر، والاستعانة بمصادر خارجية تكلف 400,000 ين شهرياً، بينما يكلف روبوت المحادثة بالذكاء الاصطناعي 50,000 ين شهرياً. هل يمكنني المضي قدماً في خيار روبوت المحادثة؟"

هنا يحتاج الطرف الآخر فقط للإجابة بـ "نعم" أو "لا" على الجملة الأخيرة.

وكإضافة، احرص دائماً على تضمين خيار "الاستمرار كما هو" ضمن خياراتك. فهذا يخلق أساساً للمقارنة، ويجعل مزايا الخيارات الأخرى واضحة فوراً.

ما تشترك فيه إعادة الصياغة الثلاث هو: لا تجعل المدير يفكر.

جهّز الخيارات أولاً

حتى لو نظّمت كل شيء بهذه الطريقة، هناك من يتلعثم عندما يُسأل: "هل فكرت في خيارات أخرى؟" أو "ماذا لو فشل الأمر؟". لقد كنت أنا أيضاً في هذا الموقف سابقاً.

الخلاصة هي الترتيب الذي تتحدث به، وليس الترتيب الذي تُحضّر به.

أنت تنتقل من "قرر الخلاصة ثم تحدث" إلى "ادرج الخيارات ثم اختر الخلاصة".

وحقيقة أن الموظف المبتدئ المذكور سابقاً كان قد قارن بين الاستمرار كما هو والاستعانة بمصادر خارجية كانت تحديداً هذا النوع من التحضير. القدرة على الرد على سؤال "ماذا لو فشل الأمر؟" بقول "إذا لم تصل معدلات الحل الذاتي إلى 20% خلال ثلاثة أشهر، سنتحول إلى الاستعانة بمصادر خارجية" ممكنة لأن الخيارات المُقارنة جاهزة بالفعل.

تحدث بالخلاصة أولاً، لكن جهّز الخيارات أولاً.

لذلك، تُقبل المقترحات فوراً ليس لأنك ذكرت الخلاصة أولاً، بل لأنك بدأت التحضير من الخيارات.

・تحضير الخلاصة والتحدث بها فقط

→ يتوقف الأمر عند "هل فكرت في خيارات أخرى؟" لينتهي بـ "لنتحدث لاحقاً".

・التحضير والتحدث انطلاقاً من الخيارات

→ ينتهي الأمر بـ "حسناً، لنفعل ذلك".

مذكرة من ثلاثة أسطر قبل تقديم المقترح

لذا، قبل تقديم أي مقترح، أكتب مذكرة من ثلاثة أسطر تتضمن "الخلاصة، السبب، الخيارات"، وأدرج ثلاثة خيارات بما فيها خيار "الاستمرار كما هو".

تستغرق الكتابة حوالي خمس دقائق، لكنني أشعر أن الجدل ذهاباً وإياباً مع مديري قد انخفض بشكل كبير.

وحتى الآن، إذا تكاسلت، تمر أيام أرسل فيها الخلاصة فقط ليُسأل: "وماذا عن الخيارات الأخرى؟".

حسناً، مهارة التحدث يصعب تحسينها بسرعة، لكن ترتيب الحديث يمكن التدرب عليه بدءاً من المقترح التالي.

يشرح هذا الحساب المهارات المناسبة للعصر والشركات سريعة النمو، ويقدم معرفة عملية مفيدة للأعمال. يُدار بواسطة Levela Inc.، التي تدعم أكثر من 1,000 شركة على X ولديها أكثر من 6,000 طالب على Instagram.

ننشر نصائح يومياً لعمل الغد. تابع @skillget_levela.

المراجع

・جيف بيزوس، "رسالة إلى المساهمين لعام 2017"، Amazon.com, Inc. (2017)

・إلين ج. لانجر، آرثر بلانك، ب. تشانويتز، "غياب الوعي في الأفعال التي تبدو مدروسة: دور المعلومات 'الوهمية' في التفاعل الشخصي"، مجلة الشخصية وعلم النفس الاجتماعي، 36(8)، 1978