Sie arbeiten jeden Tag fleißig.
Sie beantworten E-Mails ab dem Morgen, erstellen Dokumente und nehmen an Besprechungen teil. Bevor Sie es merken, ist der Tag vorbei.
Dennoch sehen Sie nicht so viel Fortschritt, wie Sie erwarten würden.
Auf der anderen Seite gibt es Menschen, die trotz der gleichen Zeit enorme Ergebnisse erzielen.
Entsteht dieser Unterschied allein durch die Arbeitsgeschwindigkeit oder den Umfang der Mühe?
Vielleicht kommt es nicht darauf an, wie viel Sie arbeiten, sondern "wofür" Sie Ihre begrenzte Zeit und Aufmerksamkeit einsetzen.
Hochleistungsträger vermehren nicht ihre Zeit.
Sie verteilen ihre Zeit auf Bereiche, die zu Ergebnissen führen.
Basierend auf der Forschung zu "Allokationsfähigkeit", von der berichtet wird, dass sie mit dem Einkommen korreliert, stelle ich fünf Fragen vor, um Ihre Ergebnisse zu verbessern.
Was ist die "Allokationsfähigkeit", die mit dem Einkommen verbunden ist?
In einem als Arbeitspapier der Harvard Kennedy School veröffentlichten Forschungspapier gibt es ein Konzept namens "Allocative Skill" (Allokationsfähigkeit).
Im Deutschen bedeutet dies in etwa "Verteilungsfähigkeit" oder "Allokationskompetenz".
Allokationsfähigkeit ist die Fähigkeit, begrenzte Zeit, Aufmerksamkeit und personelle Ressourcen auf Bereiche zu verteilen, die zu größeren Ergebnissen führen.
Beispielsweise umfasst dies Urteile wie:
- Welche Aufgaben priorisiert werden sollen
- Was auf später verschoben werden soll
- Wem welche Aufgabe zugewiesen wird
- Welchen Informationen Aufmerksamkeit geschenkt werden soll
- Was man sich entscheidet, NICHT zu tun
Dies unterscheidet sich geringfügig von der Fähigkeit, Aufgaben schnell zu erledigen.
Wenn Aufgabenfähigkeit bedeutet, "wie gut man eine zugewiesene Aufgabe erledigen kann", dann ist Allokationsfähigkeit "die Fähigkeit zu entscheiden, welche Aufgabe überhaupt erledigt werden sollte."
Forscher definieren Allokationsfähigkeit als die "Grenzproduktivität der Aufmerksamkeit".
Es klingt etwas komplex, aber einfach ausgedrückt:
Wie viel gutes Urteilsvermögen und wie viele Ergebnisse können Sie mit Ihrer begrenzten Aufmerksamkeit erzielen?
Was hat die Studie untersucht?
Die Studie umfasste über 1.000 Vollzeitbeschäftigte in den Vereinigten Staaten im Alter von 25 bis 55 Jahren.
Die Teilnehmer führten eine Aufgabe namens "Assignment Game" (Zuordnungsspiel) durch.
Bei dieser Aufgabe agierten die Teilnehmer als Manager und ordneten hypothetischen Arbeitnehmern mit unterschiedlichen Produktivitätsniveaus verschiedene Jobs zu.
Eine Person könnte gut in Aufgabe A sein, aber in Aufgabe B schlechter abschneiden. Eine andere könnte das Gegenteil sein.
Die Teilnehmer mussten beurteilen, wen sie in welchen Job platzieren, um die Gesamtergebnisse zu maximieren, während sie nur begrenzte Informationen prüften.
Gemessen wurde hier nicht die eigene Aufgabengeschwindigkeit der Teilnehmer.
Es war die Fähigkeit zu beurteilen, wen man wo platziert, um innerhalb begrenzter Zeit und Informationen die größten Ergebnisse zu erzielen.
Die Studie verglich diese Allokationsfähigkeit mit dem Einkommen, Beruf und anderen Daten der Teilnehmer.
Menschen mit höherer Allokationsfähigkeit hatten tendenziell ein höheres Einkommen
Die Ergebnisse zeigten, dass die Allokationsfähigkeit stark mit dem Einkommen von Vollzeitbeschäftigten assoziiert war.
Dieser Zusammenhang blieb auch nach Berücksichtigung von Unterschieden in Intelligenz, Rechenfähigkeit, Bildung und Beruf bestehen.
Die Studie berichtete, dass Personen mit einer um eine Standardabweichung höheren Allokationsfähigkeit ein etwa 7 % höheres Einkommen hatten, selbst nach Bereinigung um verschiedene Bedingungen.
Darüber hinaus war die Korrelation bei Arbeitsplätzen mit vielen Entscheidungsmöglichkeiten, wie Führungs- und Fachpositionen, sogar noch größer.
Mit anderen Worten: Arbeit wird möglicherweise nicht nur danach bewertet, "wie viel Sie verarbeiten können", sondern danach, "ob Sie richtig beurteilen können, was getan werden sollte."
Es gibt jedoch einen wichtigen Vorbehalt.
Diese Studie beweist nicht, dass:
Eine Steigerung der Allokationsfähigkeit Ihr Einkommen definitiv erhöhen wird.
Es ist eine Studie, die einen Zusammenhang zwischen Allokationsfähigkeit und Einkommen bestätigt hat, nicht eine, die direkt einen kausalen Zusammenhang bewiesen hat. Darüber hinaus handelt es sich in diesem Stadium um ein Arbeitspapier, das veröffentlicht wurde, um Diskussionen und Meinungen anzuregen, und nicht um ein formell begutachtetes und genehmigtes Papier.
Dennoch bietet der Fokus auf die Fähigkeit, "wofür Sie Ihre Aufmerksamkeit einsetzen", einen großen Hinweis zur Überprüfung der täglichen Arbeit.
3 Fallstricke für Menschen, die beschäftigt sind, aber keine Ergebnisse erzielen
Durch die Brille der Allokationsfähigkeit betrachtet, wird deutlich, warum Beschäftigtsein nicht immer zu Ergebnissen führt.
1. Alle Aufgaben als gleich wichtig behandeln
Aufgaben in der Reihenfolge erledigen, in der sie vor einem auftauchen.
Auf den ersten Blick scheint dies eine fleißige Arbeitsweise zu sein, aber Aufgaben unterscheiden sich in ihren Auswirkungen auf die Ergebnisse.
Wenn Sie alles mit der gleichen Wichtigkeit behandeln, können Sie nicht genug Zeit für die Aufgaben aufwenden, die wirklich zählen.
2. Alles selbst machen, wozu man in der Lage ist
Es selbst machen, weil man es kann.
Allerdings sind "Aufgaben, die Sie können" und "Aufgaben, die Sie tun sollten" nicht dasselbe.
Wenn Sie an Aufgaben festhalten, die anderen, KI oder Systemen überlassen werden könnten, verlieren Sie die Zeit, die für Urteile benötigt wird, die nur Sie fällen können.
3. "Die Arbeit beenden" zum Ziel machen
Ich habe das Dokument erstellt. Ich habe die E-Mail beantwortet. Ich habe die Besprechung beendet.
Es gibt ein Gefühl der Erfüllung, wenn die Arbeit erledigt ist.
Worauf es jedoch ankommt, ist nicht, "was Sie beendet haben", sondern "was durch diese Arbeit geschaffen wurde."
Arbeitsvolumen und Ergebnisse sind nicht unbedingt dasselbe.
Stellen Sie sich daher vor Arbeitsbeginn diese fünf Fragen.
Frage 1 | Ist diese Aufgabe wirklich notwendig?
Bevor Sie eine Aufgabe optimieren, überlegen Sie, ob die Aufgabe selbst notwendig ist.
Das schnelle Erledigen einer unnötigen Aufgabe führt nicht zu großen Ergebnissen.
Gibt es zum Beispiel Aufgaben wie diese?
- Berichte, die niemand liest
- Dokumente, die nicht verwendet werden
- Besprechungen mit unklaren Zielen
- Aufgaben, bei denen Sie wiederholt dieselben Inhalte eingeben
- Veröffentlichen von Inhalten, die ohne Resonanz fortgesetzt werden
Je länger Sie einen Job machen, desto mehr wird er zur "Selbstverständlichkeit".
Fragen Sie in solchen Fällen:
Wenn ich diese Aufgabe für einen Monat einstellen würde, wer wäre dann in welcher Weise betroffen?
Wenn es keine klare Antwort gibt, ist diese Aufgabe ein Kandidat zum Stoppen, Reduzieren oder für eine geringere Häufigkeit.
Anstatt eine neue Aufgabe zu beginnen, kann das Stoppen einer Aufgabe, die nicht zu Ergebnissen führt, manchmal mehr Zeit schaffen.
Frage 2 | Sollte diese Aufgabe jetzt erledigt werden?
Selbst wenn eine Aufgabe notwendig ist, bedeutet das nicht, dass sie sofort erledigt werden muss.
Wir neigen dazu, Aufgaben zu wählen, die leicht zu erledigen sind, anstatt wichtige Aufgaben.
E-Mails beantworten, kleine Korrekturen, Benachrichtigungen prüfen. Weil sie schnell erledigt sind, hat man das Gefühl, gearbeitet zu haben.
Auf der anderen Seite enden Aufgaben wie das Nachdenken über ein neues Projekt, die Analyse von Kundenfeedback oder die Entscheidung über die zukünftige Ausrichtung nicht schnell.
Daher werden sie leicht aufgeschoben.
Denken Sie im Zweifelsfall so:
Wenn ich diese Aufgabe heute nicht erledige, welche Auswirkungen wird das in einer Woche auf die Ergebnisse haben?
Wählen Sie "Aufgaben mit großer Auswirkung auf die Ergebnisse" statt "Aufgaben, die schnell enden."
Es ist notwendig, die Reihenfolge basierend auf der Wichtigkeit zu bestimmen, nicht nur auf der Dringlichkeit.
Frage 3 | Sollte ich derjenige sein, der dies tut?
Sie dürfen nicht alle Aufgaben horten, die Sie erledigen können.
Die Zeit und Aufmerksamkeit, die ein Mensch nutzen kann, ist begrenzt.
Konkret sind die Aufgaben, die Sie erledigen sollten:
- Den Zweck festlegen
- Die Strategie wählen
- Die Gefühle des anderen verstehen
- Das endgültige Urteil fällen
- Die Verantwortung für die Ergebnisse übernehmen
Auf der anderen Seite können Aufgaben wie das Organisieren von Informationen, Dateneingabe, Texterstellung und Formatvereinheitlichung potenziell anderen, KI oder Systemen überlassen werden.
Fragen Sie bei der Beurteilung:
Wird das Ergebnis wirklich besser, weil ich es mache?
Wenn sich das Ergebnis nicht ändert, egal ob Sie es tun oder eine andere Person/ein System, müssen Sie Ihre Zeit möglicherweise nicht dafür aufwenden.
"Ich kann es tun" ist kein Grund, es zu horten.
Frage 4 | Kann ich es Menschen, KI oder Systemen überlassen?
Selbst wenn es schwierig ist, eine Aufgabe vollständig zu delegieren, können Sie Teile davon delegieren.
Wenn Sie zum Beispiel eine Aufgabe als eine Einheit von der Informationssammlung bis zum endgültigen Urteil betrachten, haben Sie das Gefühl, alles selbst machen zu müssen.
Wenn Sie es jedoch aufteilen, können Sie die Rollen verteilen.
- Die anfängliche Informationssammlung der KI überlassen
- Die KI bitten, die gesammelten Informationen zu organisieren
- Die KI einen Textentwurf erstellen lassen
- Routineaufgaben automatisieren
- Facharbeit an Personen delegieren, die darin gut sind
- Die endgültige Prüfung und Beurteilung selbst durchführen
Wichtig ist hier, Delegieren nicht mit Abwälzen zu verwechseln.
Der Mensch kommuniziert den Zweck, überprüft die Ergebnisse und übernimmt die endgültige Verantwortung.
Denken Sie bei einer Aufgabe wie folgt:
Welcher Teil dieser Aufgabe erfordert kein Urteilsvermögen?
Wenn Sie die Arbeit vom Urteil trennen, finden Sie Teile, die delegiert werden können.
Es geht nicht nur darum, Ihre eigene Zeit zu schützen. Manchmal erhöht das Überlassen an eine Person oder ein System, das darin hervorragend ist, das Gesamtergebnis.
Frage 5 | Was möchte ich mit dieser Zeit schaffen?
Selbst wenn Sie Arbeit reduzieren und an andere delegieren, um Zeit freizusetzen, werden sich die Ergebnisse nicht ändern, wenn Sie diese Zeit mit anderen einfachen Aufgaben füllen.
Der wahre Wert der Zeitersparnis liegt darin, wofür Sie die freigewordene Zeit verwenden.
Sie können die Zeit zum Beispiel für Dinge wie diese nutzen:
- Über neue Projekte nachdenken
- Reaktionen von Kunden oder Lesern analysieren
- Produkte oder Dienstleistungen verbessern
- Notwendiges Wissen lernen
- Beziehungen zu wichtigen Menschen aufbauen
- Ausreichend ruhen, um die Urteilskraft wiederherzustellen
Ruhen ist auch keine Zeitverschwendung.
Denn in einem müden Zustand verarbeitet man nur die Aufgaben vor sich und langfristige Urteile werden schwierig.
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie freigewordene Zeit nutzen, fragen Sie:
Was möchte ich nach dieser Stunde hinterlassen haben?
Denken Sie darüber nach, was nach der Zeit übrig bleibt – nicht die Tatsache, dass Sie 10 E-Mails beantwortet haben, sondern ein neues Projekt, ein verbessertes Produkt, vertieftes Wissen oder wiederhergestellte körperliche Stärke.
Zeit freizusetzen ist nicht das Ziel.
Das Ziel ist es, die neu geschaffene Zeit für etwas Wertvolleres umzuverteilen.
Zu diesem neu geschaffenen Zeitpuffer habe ich auch in diesem Artikel geschrieben, auf den ich Sie hiermit verweisen möchte.
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
Nutzen Sie die 5 Fragen jeden Morgen in 3 Minuten
Ich habe diese fünf Fragen in einer Checkliste organisiert. Ich hoffe, sie ist für Sie nützlich.
Allokationsfähigkeit mag wie eine besondere Begabung klingen.
Sie können jedoch damit beginnen, Ihre tägliche Arbeit einfach in drei Kategorien einzuteilen.
- Arbeit, über die ich nachdenke
Aufgaben, für die Sie Verantwortung übernehmen, wie Zweck, Planung, Strategie, Überprüfung und endgültiges Urteil.
- Arbeit, die man Menschen, KI oder Systemen überlässt
Informationssammlung, Organisation, Entwurf, Eingabe, sich wiederholende Aufgaben usw.
- Arbeit, die man nicht tut
Aufgaben mit geringen Auswirkungen auf die Ergebnisse, Aufgaben mit unklaren Zwecken oder Aufgaben, die nur aus Gewohnheit fortgesetzt werden.
Wählen Sie dann die eine Aufgabe aus, die heute zu den meisten Ergebnissen führen wird.
Und nutzen Sie Ihre Zeit für diese Aufgabe, bevor Sie E-Mails oder Benachrichtigungen öffnen.
Sie müssen nicht vermehren, was Sie tun.
Sie entscheiden nur, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit zuerst richten.
Im KI-Zeitalter wird "Allokationsfähigkeit" wichtiger als "Aufgabenfähigkeit"
Mit KI können Sie in kurzer Zeit Texte, Bilder, Projektpläne und Dokumentenentwürfe erstellen.
Wir können jetzt mehr Dinge schaffen als je zuvor.
Mit der Zunahme dessen, was wir schaffen können, entsteht jedoch ein anderes Problem.
- Was man erschafft
- Für wen man es erschafft
- Welchen Plan man wählt
- Wie viel man der KI überlässt
- Was man nicht veröffentlicht
Diese Urteile werden wichtiger als zuvor.
KI selbst zu nutzen, ist nicht das Ergebnis.
Ergebnisse werden nur erzielt, wenn KI für wertvolle Arbeit eingesetzt wird und menschliche Aufmerksamkeit für wichtige Urteile reserviert wird.
Im KI-Zeitalter ist die Person mit Wert nicht diejenige, die die meisten Aufgaben erledigen kann.
Es ist die Person, die ihre begrenzte Aufmerksamkeit für die wertvollste Arbeit einsetzen kann.
Zusammenfassung | Was Ergebnisse verändert, ist die Nutzung der Zeit, nicht die Länge
Um die fünf Fragen zur Verbesserung der Ergebnisse noch einmal zusammenzufassen:
- Ist diese Aufgabe wirklich notwendig?
- Sollte diese Aufgabe jetzt erledigt werden?
- Sollte ich derjenige sein, der dies tut?
- Kann ich es Menschen, KI oder Systemen überlassen?
- Was möchte ich mit dieser Zeit schaffen?
Einkommen und Ergebnisse werden nicht allein durch den Umfang der Mühe bestimmt.
Es gibt verschiedene Faktoren wie Fähigkeit, Erfahrung, Umfeld und Gelegenheit.
Deshalb sollten wir nicht einfach denken, dass "die Änderung der Zeitnutzung Ihr Einkommen definitiv erhöhen wird."
Dennoch können Sie überprüfen, wofür Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit einsetzen.
Beschäftigtsein ist kein Beweis für Ergebnisse.
Worauf es ankommt, ist, wofür Sie Ihre begrenzte Zeit genutzt haben und was Sie aus dieser Zeit geschaffen haben.
Bevor Sie vermehren, was Sie tun, versuchen Sie bitte zuerst, Ihre Zeiteinteilung zu ändern.
Über die Erstellung dieses Artikels
Dieser Artikel bezieht sich auf das Arbeitspapier der Harvard Kennedy School "Allocative Skill."
Die Studie untersucht den Zusammenhang zwischen der Fähigkeit, Ressourcen wie Personal unter Nutzung begrenzter Aufmerksamkeit angemessen zuzuteilen, und dem Einkommen von Vollzeitbeschäftigten.
Es handelt sich jedoch nicht um eine Studie, die direkt untersucht hat, wie man KI oder Zeitmanagementtechniken einsetzt. Die fünf in diesem Artikel vorgestellten Fragen wurden unabhängig organisiert, damit das von der Forschung vorgestellte Konzept der "Allokationsfähigkeit" auf die tägliche Arbeit angewendet werden kann.
Darüber hinaus ist dieses Papier ein Arbeitspapier, das dazu dient, Meinungen und Diskussionen anzuregen, und es repräsentiert nicht die offiziellen Ansichten der Harvard University oder der Harvard Kennedy School.
Referenzen
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
