Ich denke, das Sprichwort „Wer klar spricht, ist klug" stimmt nur zur Hälfte. Ich frage mich oft, ob die andere Hälfte nicht von der Intelligenz abhängt, sondern von der Reihenfolge, in der man seine Gedanken ordnet.
Nehmen wir zum Beispiel Menschen, die jedes Mal gefragt werden: „Was bedeutet das?", wenn sie etwas berichten.
Sie schicken einen Bericht, hängen sicherheitshalber Unterlagen an und bekommen dann eine Antwort vom Chef: „Und was sollen wir jetzt tun?"
„Nur zur Info."
„Der Kunde wirkt verärgert."
„Lass uns den Preis vorerst einfach senken."
Das alles klingt nach ganz normalen Berichten. Doch wenn der Empfänger diese drei Dinge hört, weiß er immer noch nicht, was als Nächstes zu tun ist.
Warum funktioniert das nicht? Weil der Empfänger selbst herausfinden muss, wo die Fakten enden und die Interpretation beginnt.
In Beratungsunternehmen wie McKinsey gibt es ein gängiges Framework namens „Himmel, Regen, Schirm".
In den Himmel schauen (Fakt) Daraus ableiten, dass es regnen könnte (Interpretation) Einen Schirm mitnehmen (Handlung)
Dieses Framework hilft dabei, beim Sprechen diese drei Elemente voneinander zu trennen.
Außerdem hat der Wetterbericht, der diesem Namen als Inspiration diente, noch einen weiteren „Trick": die Niederschlagswahrscheinlichkeit. Wenn dort 60 % steht, bedeutet das: Würde man dieselbe Vorhersage 100 Mal treffen, würde es etwa 60 Mal mehr als 1 mm regnen oder schneien.
Mit anderen Worten: Wetterberichte sagen nicht „Morgen wird es regnen." Sie sagen: „Es besteht eine 60-prozentige Regenwahrscheinlichkeit" – sie fügen also eine Zahl hinzu, die angibt, wie wahrscheinlich die Vorhersage ist.
Genau das macht einen Bericht „leicht verständlich".
Sind Himmel (Fakt), Regen (Interpretation + Konfidenzniveau) und Schirm (gewünschte Handlung) in getrennten Sätzen formuliert?
Da es hier um die „Reihenfolge" der Anordnung geht und nicht um geistige Beweglichkeit oder Bildung, kann jeder noch heute damit anfangen, es nachzumachen.
Auch ich bekomme täglich Berichte über Slack, aber wenn ich unaufmerksam bin, erwische ich mich dabei, nur „Zur Info" zu schreiben.
Den drei Beispielen vom Anfang fehlt jeweils eine Komponente.
① „Nur zur Info" = Nur Himmel
→ „Das Dokument von Firma A ist um 17 Uhr zu 70 % fertig. Der Rest wartet auf die Prüfung der Zahlen, daher könnte sich das bis morgen Mittag verzögern (ca. 80 %). Ist es in Ordnung, wenn ich es morgen um 15 Uhr einreiche?"
Der Empfänger muss nur noch mit „Ja" oder „Nein" auf den letzten Satz antworten.
② „Kunde wirkt verärgert" = Nur Regen
→ „Wir haben zwei E-Mails vom Kunden erhalten, in denen ‚diese Woche' gefordert wird. Das klingt dringend, aber ich schätze es auf 50/50. Kann ich ihm heute ein Statusupdate schicken?"
Wenn die Interpretation wie ein Fakt klingt, beginnt der Empfänger erst einmal zu prüfen: „Ist er wirklich verärgert?"
③ „Lass uns den Preis senken" = Nur Schirm
→ „Zwei der drei Unternehmen, denen wir letzten Monat Angebote geschickt haben, haben wegen des Preises abgelehnt. Wir liegen vermutlich 10 % über dem Marktpreis (basierend auf nur zwei Datenpunkten). Darf ich versuchen, den Preis für das nächste Unternehmen um 10 % zu senken?"
Ein Schirm ohne Himmel und Regen zwingt den Empfänger zu fragen: „Warum?", was zusätzlichen Reibungsverlust erzeugt.
Konfidenzniveaus brauchen keine Zahlen; Formulierungen wie „fast sicher", „wahrscheinlich (80 %)", „50/50" oder „nur eine Vermutung" reichen völlig aus. Allein dadurch kann der Empfänger entscheiden, wie sehr er der Aussage vertraut und danach handelt.
Was alle drei überarbeiteten Versionen gemeinsam haben, ist die Trennung von Fakten und Interpretationen sowie das Hinzufügen von Konfidenzniveaus ausschließlich bei den Interpretationen.
Manche Leute schreiben jedoch selbst nach dieser Trennung noch lange Berichte. Ich war früher einer von ihnen. Ich vermute, der Grund dafür ist, „mit dem Himmel zu beginnen".
Ich glaube, Himmel-Regen-Schirm ist die Reihenfolge fürs Sprechen, nicht fürs Denken.
Beim Denken dreht man es um: Entscheide zuerst über den Schirm.
Sobald du weißt: „Ich möchte fragen, ob eine Einreichung morgen um 15 Uhr in Ordnung ist", gehst du zurück und suchst nur die Fakten (Himmel), die für diese Entscheidung nötig sind.
Dadurch wird der Himmel von etwas, das man „sammelt", zu etwas, das man „auswählt".
Im Beispiel ① lautet der Schirm „Können wir morgen um 15 Uhr einreichen?". Die einzigen nötigen Fakten (Himmel) sind daher „um 17 Uhr zu 70 % fertig" und „wartet auf die Prüfung der Zahlen". Wie viele Stunden investiert wurden oder welche internen Diskussionen stattfanden, ist für das „Ja oder Nein" des Empfängers irrelevant und sollte weggelassen werden.
Ich glaube, die Gewohnheit, „sicherheitshalber Unterlagen anzuhängen", entsteht, weil der Schirm noch nicht festgelegt wurde. Da man nicht weiß, was gebraucht wird, übergibt man einfach alles.
Deshalb wirken die Berichte kluger Menschen kurz – nicht weil sie redegewandt sind, sondern weil sie unnötige Fakten (Himmel) weglassen.
Zum Beispiel bei Beratungen zu Tool-Kosten:
・Alle Fakten (Himmel) auflisten:
→ „Anbei eine Tabelle mit dem Vergleich der Funktionen und Preise aller Tools. Es scheinen ungenutzte Lizenzen vorhanden zu sein."
・Basierend auf dem Schirm auswählen:
→ „Es gibt 3 ungenutzte Lizenzen. Können wir ab nächstem Monat 3 Lizenzen kündigen?"
Umgekehrt wirken Berichte, die alle Fakten auflisten, zwar gründlich, wälzen aber in Wahrheit die Entscheidung darüber, was wichtig ist, auf den Empfänger ab.
Deshalb schreibe ich bei Meeting-Agenden immer zuerst „Was entscheiden wir?" ganz oben, bevor ich Details hinzufüge. Dieselbe Reihenfolge wende ich auch bei Berichten an.
Selbst heute passiert es mir noch, dass ich unaufmerksam werde, mit dem Himmel anfange zu schreiben und am Ende viel zu lange Nachrichten verfasse.
Nun ja, reine Intelligenz lässt sich schwer ändern – aber den Schirm zuerst festzulegen, kannst du schon in deiner nächsten Chat-Nachricht umsetzen.
Vor allem durchbricht das Üben solcher kleinen Systeme den Stillstand bei der eigenen Entwicklung und macht die tägliche Arbeit angenehmer.
Aktuelle News und Tipps für deine Arbeit von morgen erkläre ich ebenfalls strukturiert und leicht verständlich.
https://x.com/smark_x/status/2099764073869307990
https://x.com/smark_x/status/2099383008537297309
- Du denkst zu viel nach und kannst nicht handeln
- Perfektionismus oder Ineffizienz sorgen für ständigen Zeitmangel
- Du willst es auf „fehlendes Gespür" schieben, wenn du an Grenzen stößt
- Trotz KI wird die Arbeit nicht leichter
Ich habe all diese Eigenschaften selbst, deshalb nutze ich „logisches Denken", um meine Arbeit zu systematisieren und einfacher zu machen, während ich gleichzeitig an diesen Themen arbeite. Ich poste täglich, also folge mir gerne. → @smark_x
