ऐसे प्रस्ताव बनाएं जिन्हें आपके बॉस तुरंत स्वीकार कर लें

"पहले निष्कर्ष बताओ" — यह सलाह सिर्फ आधी ही सही है। मुझे अक्सर लगता है कि बाकी आधा हिस्सा इस बात पर निर्भर करता है कि आपने "विकल्प" तैयार किए हैं या नहीं, न कि सिर्फ इस पर कि आप बोलते कैसे हैं।

उदाहरण के लिए, कस्टमर सपोर्ट डिपार्टमेंट में काम करने वाले किसी जूनियर कर्मचारी की सोचें, जिसका काम पूछताछ (inquiries) संभालना है।

पूछताछ महीने में 300 से बढ़कर 450 हो गई है, और वह सलाह लेने अपने बॉस के पास जाता है। हालांकि उसने "जैसे चल रहा है वैसे ही जारी रखने" और "आउटसोर्सिंग" की तुलना कर ली थी, लेकिन उसके मुंह से अक्सर कुछ ऐसा निकलता है:

"हाल ही में पूछताछ काफी बढ़ गई है।"

"मुझे लगता है हमें AI चैटबॉट लागू करना चाहिए।"

"हमें क्या करना चाहिए?"

ये सब सलाह मांगने के सामान्य तरीके हैं, है ना?

लेकिन जवाब आमतौर पर यही मिलता है, "इस पर बाद में बात करते हैं।"

सुगम प्रस्ताव बॉस को सोचने पर मजबूर करते हैं

बात क्यों अटक जाती है? क्योंकि ये तीनों कथन बॉस को सोचने पर मजबूर करते हैं। बॉस का दिमाग "तो तुम क्या करना चाहते हो?", "वही क्यों?", और "और क्या विकल्प हैं?" जैसे सवालों से भर जाता है, जिससे मौके पर कोई जवाब बनाने की गुंजाइश ही नहीं बचती।

निष्कर्ष-कारण-विकल्प फ्रेमवर्क

प्रस्तावों के लिए एक ऐसा फ्रेमवर्क है जो "पहले निष्कर्ष बताओ" वाली बात को एक कदम आगे ले जाता है।

निष्कर्ष (आप क्या करना चाहते हैं)

कारण (वही विकल्प क्यों)

विकल्प (अन्य विचारों की तुलना में यह कैसा है)

यह एक ऐसा फ्रेमवर्क है जिसमें आप इन तीनों हिस्सों को अलग-अलग बोलते हैं।

इतना ही नहीं, इस फ्रेमवर्क में एक और "तरकीब" छिपी है। Amazon के संस्थापक Jeff Bezos ने मैनेजमेंट मीटिंग्स में PowerPoint पर बैन लगा दिया था और छह पेज के लिखित मेमो पर स्विच कर दिया था (2017 में शेयरधारकों को लिखे अपने पत्र में उन्होंने बताया था कि मीटिंग की शुरुआत में सभी चुपचाप मेमो पढ़ते हैं)।

दूसरे शब्दों में, बुलेट पॉइंट्स के पीछे कमियां छिपाने की इजाजत न देकर, उन्होंने लेखकों को "वही विकल्प क्यों" और "अन्य विकल्प क्या हैं" पर पूरी तरह सोचने के लिए मजबूर कर दिया।

मेरा मानना है कि ऐसा ही होता है वो प्रस्ताव जो बॉस को सोचने पर मजबूर नहीं करता।

यह तेज दिमाग या शिक्षा की बात नहीं है; यह "क्रम" (order) की बात है, इसलिए कोई भी आज से ही इसे अपना सकता है।

शुरुआती तीनों कथनों को दोबारा गढ़ना

शुरुआती तीनों कथनों में से हर एक में सिर्फ एक लाइन गायब है।

① "हाल ही में पूछताछ काफी बढ़ गई है।" = सिर्फ तथ्य

→ "मैं पूछताछ सपोर्ट के लिए AI चैटबॉट लागू करना चाहता हूं। पूछताछ महीने में 300 से बढ़कर 450 हो गई है, और ओवरटाइम प्रति व्यक्ति-महीने 20 घंटे से ज्यादा हो रहा है।"

अब बॉस को सिर्फ "इसे लागू करना है या नहीं" यह तय करना होगा।

② "मुझे लगता है हमें AI चैटबॉट लागू करना चाहिए।" = सिर्फ निष्कर्ष

→ "मैं AI चैटबॉट लागू करना चाहता हूं। 450 पूछताछों में से लगभग 60% पासवर्ड रीसेट और शिपिंग कन्फर्मेशन से जुड़ी हैं, जिनका जवाब ऑटोमैटिकली दिया जा सकता है।"

यहां मनोवैज्ञानिक Ellen Langer और उनकी टीम द्वारा 1978 में प्रकाशित फोटोकॉपीयर प्रयोग काम आता है।

फोटोकॉपी के लिए लाइन में आगे घुसने की अनुमति मांगने पर, बिना कारण बताए 60% लोगों ने हां कहा (100 में से लगभग 60 लोग)।

बस "क्योंकि मुझे जल्दी है" जैसा एक कारण जोड़ने से यह सहमति दर 94% तक पहुंच गई।

कारण की सिर्फ एक लाइन से सामने वाले को खुद "क्यों?" सोचने की जरूरत नहीं पड़ती।

③ "हमें क्या करना चाहिए?" = सिर्फ सवाल

→ "मैंने तीन विकल्पों की तुलना की। जैसे चल रहा है वैसे ही जारी रखने से ओवरटाइम लगातार बढ़ता रहेगा, आउटसोर्सिंग में 400,000 येन/महीना खर्च आएगा, और AI चैटबॉट में 50,000 येन/महीना लगेगा। क्या मैं AI चैटबॉट के साथ आगे बढ़ सकता हूं?"

सामने वाले को सिर्फ आखिरी वाक्य का "हां" या "ना" में जवाब देना है।

एक सुझाव के तौर पर, अपने विकल्पों में हमेशा "जैसे चल रहा है वैसे ही जारी रखने" वाला विकल्प जरूर शामिल करें। इससे तुलना का एक आधार (baseline) बन जाता है, जिससे अन्य विकल्पों के फायदे तुरंत साफ हो जाते हैं।

इन तीनों बदलावों में एक बात कॉमन है: बॉस को सोचने पर मजबूर मत करो।

पहले विकल्प तैयार करें

भले ही आप सब कुछ इस तरह व्यवस्थित कर लें, फिर भी कुछ लोग तब अटक जाते हैं जब उनसे पूछा जाता है "क्या तुमने दूसरे विकल्पों पर विचार किया?" या "अगर यह फेल हो गया तो?" मैं भी पहले ऐसे ही लोगों में से था।

निष्कर्ष वह क्रम है जिसमें आप बोलते हैं, न कि वह क्रम जिसमें आप तैयारी करते हैं।

आपको "पहले निष्कर्ष तय करो फिर बोलो" से हटकर "पहले विकल्पों की सूची बनाओ फिर निष्कर्ष चुनो" पर आना होगा।

ऊपर बताए गए जूनियर कर्मचारी ने "जैसे चल रहा है वैसे ही जारी रखने" और "आउटसोर्सिंग" की तुलना की थी — यही वह तैयारी थी। "अगर यह फेल हो गया तो?" के जवाब में "अगर तीन महीने में सेल्फ-रेज़ोल्यूशन रेट 20% तक नहीं पहुंचा, तो हम आउटसोर्सिंग पर स्विच कर देंगे" कहना इसलिए संभव है क्योंकि तुलना किए गए विकल्प पहले से आपके पास मौजूद हैं।

निष्कर्ष पहले बोलें, लेकिन विकल्प पहले तैयार करें।

इसलिए, प्रस्तावों को तुरंत मंजूरी इसलिए नहीं मिलती क्योंकि आपने निष्कर्ष पहले बताया, बल्कि इसलिए मिलती है क्योंकि आपने विकल्पों से तैयारी शुरू की थी।

・सिर्फ निष्कर्ष तैयार करना और बोलना

→ "क्या तुमने दूसरे विकल्पों पर विचार किया?" पर बात अटक जाती है और "बाद में बात करते हैं" पर खत्म होती है।

・विकल्पों से तैयारी करना और बोलना

→ "ठीक है, ऐसा ही करते हैं" पर बात खत्म होती है।

प्रस्ताव देने से पहले तीन-लाइन का मेमो

इसलिए, प्रस्ताव देने से पहले मैं "निष्कर्ष, कारण, विकल्प" के साथ तीन-लाइन का एक मेमो लिखता हूं, जिसमें "जैसे चल रहा है वैसे ही जारी रखने" वाले विकल्प सहित कुल तीन विकल्प होते हैं।

लिखने में करीब पांच मिनट लगते हैं, लेकिन मुझे लगता है कि बॉस के साथ होने वाली बार-बार की बहस काफी कम हो गई है।

आज भी, अगर मैं आलस करता हूं, तो ऐसे दिन आते हैं जब मैं सिर्फ निष्कर्ष भेजता हूं और मुझसे पूछा जाता है "अन्य विकल्पों का क्या?"

खैर, बोलने की कला में रातोंरात सुधार लाना मुश्किल है, लेकिन बोलने के क्रम का अभ्यास आप अपने अगले प्रस्ताव से ही शुरू कर सकते हैं।

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संदर्भ

・Jeff Bezos, "2017 Letter to Shareholders," Amazon.com, Inc. (2017)

・Ellen J. Langer, Arthur Blank, B. Chanowitz, "The Mindlessness of Ostensibly Thoughtful Action: The Role of 'Placebic' Information in Interpersonal Interaction," Journal of Personality and Social Psychology, 36(8), 1978