आप हर दिन व्यस्त रहते हैं।
आप सुबह ईमेल का जवाब देते हैं, दस्तावेज़ बनाते हैं और मीटिंग में भाग लेते हैं। पता चलने से पहले ही दिन खत्म हो जाता है।
फिर भी, आप उतनी प्रगति नहीं देख पाते जितनी आप उम्मीद करते हैं।
दूसरी ओर, कुछ लोग ऐसे भी हैं जो समान समय होने के बावजूद बड़े परिणाम प्राप्त करते हैं।
क्या यह अंतर केवल काम की गति या प्रयास की मात्रा से पैदा होता है?
शायद मायने यह नहीं रखता कि आप कितना काम करते हैं, बल्कि "आप अपने सीमित समय और ध्यान का उपयोग किसके लिए करते हैं।"
उच्च उपलब्धि हासिल करने वाले लोग अपना समय नहीं बढ़ा रहे हैं।
वे अपने समय को उन जगहों पर लगा रहे हैं जो परिणामों तक ले जाती हैं।
"आवंटन कौशल" (Allocative Skill) पर शोध के आधार पर, जिसे आय से संबंधित बताया गया है, मैं आपके परिणामों को बढ़ाने के लिए पाँच प्रश्न प्रस्तुत करूँगा।
"आवंटन कौशल" (Allocative Skill) क्या है जो आय से जुड़ा है?
हार्वर्ड कैनेडी स्कूल की एक कार्यशील पेपर में प्रकाशित एक शोध पत्र में "आवंटन कौशल" (Allocative Skill) नामक एक अवधारणा है।
हिंदी में, इसका अनुवाद "आवंटन क्षमता" के रूप में किया जा सकता है।
आवंटन कौशल, सीमित समय, ध्यान और मानव संसाधनों को उन क्षेत्रों में वितरित करने की क्षमता है जो अधिक परिणामों की ओर ले जाते हैं।
उदाहरण के लिए, इसमें निम्नलिखित निर्णय शामिल हैं:
- किन कार्यों को प्राथमिकता देनी है
- किसे बाद के लिए टालना है
- किसे कौन सा कार्य सौंपना है
- किस जानकारी पर ध्यान देना है
- क्या नहीं करने का निर्णय लेना है
यह कार्यों को जल्दी से करने की क्षमता से थोड़ा अलग है।
यदि कार्य क्षमता यह है कि "आप एक सौंपे गए काम को कितनी अच्छी तरह से कर सकते हैं," तो आवंटन कौशल "यह तय करने की शक्ति है कि पहले स्थान पर कौन सा काम किया जाना चाहिए।"
शोधकर्ता आवंटन कौशल को "ध्यान की सीमांत उत्पादकता" (marginal productivity of attention) के रूप में परिभाषित करते हैं।
यह थोड़ा जटिल लगता है, लेकिन सीधे शब्दों में कहें तो:
आप अपने सीमित ध्यान का उपयोग करके कितना अच्छा निर्णय और परिणाम उत्पन्न कर सकते हैं?
अध्ययन ने क्या जांच की?
अध्ययन में संयुक्त राज्य अमेरिका में 25 से 55 वर्ष की आयु के 1,000 से अधिक पूर्णकालिक कर्मचारियों को शामिल किया गया।
प्रतिभागियों ने "असाइनमेंट गेम" (Assignment Game) नामक एक कार्य में भाग लिया।
इस कार्य में, प्रतिभागियों ने प्रबंधकों के रूप में कार्य किया और विभिन्न उत्पादकता स्तरों वाले काल्पनिक कर्मचारियों को विभिन्न नौकरियों के लिए नियुक्त किया।
एक व्यक्ति कार्य A में अच्छा हो सकता है लेकिन कार्य B में खराब प्रदर्शन कर सकता है। दूसरा इसके विपरीत हो सकता है।
प्रतिभागियों को सीमित जानकारी की समीक्षा करते हुए समग्र परिणामों को अधिकतम करने के लिए यह तय करना था कि किसे किस कार्य में लगाना है।
यहाँ जो मापा गया वह प्रतिभागी की अपनी कार्य गति नहीं थी।
यह सीमित समय और जानकारी के भीतर सबसे अधिक परिणाम प्राप्त करने के लिए किसे कहाँ रखा जाए, यह तय करने की क्षमता थी।
अध्ययन ने इस आवंटन कौशल की तुलना प्रतिभागियों की आय, व्यवसाय और अन्य डेटा से की।
उच्च आवंटन कौशल वाले लोगों की आय अधिक होती है
परिणामों से पता चला कि आवंटन कौशल पूर्णकालिक कर्मचारियों की आय से दृढ़ता से जुड़ा हुआ था।
यह संबंध बुद्धिमत्ता, संख्यात्मकता, शिक्षा और व्यवसाय में अंतर को ध्यान में रखने के बाद भी बना रहा।
अध्ययन ने बताया कि जिन व्यक्तियों का आवंटन कौशल एक मानक विचलन अधिक था, उनकी आय लगभग 7% अधिक थी, विभिन्न स्थितियों को समायोजित करने के बाद भी।
इसके अलावा, प्रबंधन और पेशेवर भूमिकाओं जैसी कई निर्णय लेने के अवसरों वाली नौकरियों में यह सहसंबंध और भी अधिक था।
दूसरे शब्दों में, काम का मूल्यांकन केवल "आप कितना संसाधित कर सकते हैं" से नहीं, बल्कि "क्या आप सही ढंग से निर्णय ले सकते हैं कि क्या किया जाना चाहिए" से भी किया जा सकता है।
हालाँकि, एक महत्वपूर्ण चेतावनी है।
यह अध्ययन यह साबित नहीं करता है कि:
आवंटन कौशल बढ़ाने से निश्चित रूप से आपकी आय बढ़ेगी।
यह एक ऐसा अध्ययन है जिसने आवंटन कौशल और आय के बीच सहसंबंध की पुष्टि की है, न कि वह जिसने सीधे कारण संबंध साबित किया हो। इसके अतिरिक्त, इस स्तर पर, यह एक कार्यशील पेपर है जो चर्चा और राय आमंत्रित करने के लिए प्रकाशित किया गया है, न कि औपचारिक रूप से सहकर्मी-समीक्षित और अनुमोदित पेपर।
फिर भी, "अपने ध्यान का उपयोग किसके लिए करना है" की क्षमता पर ध्यान केंद्रित करना दैनिक कार्य की समीक्षा करने के लिए एक बड़ा संकेत प्रदान करता है।
व्यस्त लेकिन परिणाम न पाने वालों के लिए 3 नुकसान
आवंटन कौशल के लेंस से देखने पर पता चलता है कि व्यस्त होना हमेशा परिणामों की ओर क्यों नहीं ले जाता।
1. सभी कार्यों को समान महत्व देना
अपने सामने आने वाले कार्यों को उसी क्रम में पूरा करना।
पहली नज़र में, यह काम करने का एक मेहनती तरीका लगता है, लेकिन कार्यों का परिणामों पर उनका प्रभाव अलग-अलग होता है।
यदि आप हर चीज़ को समान महत्व देते हैं, तो आप वास्तव में मायने रखने वाले कार्यों पर पर्याप्त समय नहीं बिता पाएंगे।
2. वह सब कुछ स्वयं करना जो आप करने में सक्षम हैं
इसे स्वयं करना क्योंकि आप कर सकते हैं।
हालाँकि, "आप जो कार्य कर सकते हैं" और "आपको जो कार्य करने चाहिए" एक समान नहीं हैं।
यदि आप उन कार्यों को पकड़े रहते हैं जो दूसरों, AI या सिस्टम पर छोड़े जा सकते हैं, तो आप उन निर्णयों के लिए आवश्यक समय खो देते हैं जो केवल आप ही कर सकते हैं।
3. "काम खत्म करना" को लक्ष्य बनाना
मैंने दस्तावेज़ बनाया। मैंने ईमेल का जवाब दिया। मैंने मीटिंग खत्म की।
जब काम खत्म हो जाता है तो उपलब्धि की भावना होती है।
हालाँकि, मायने यह नहीं रखता कि "आपने क्या खत्म किया," बल्कि "उस काम से क्या बनाया गया।"
काम की मात्रा और परिणाम जरूरी नहीं कि एक समान हों।
इसलिए, काम शुरू करने से पहले, अपने आप से ये पाँच प्रश्न पूछें।
प्रश्न 1 | क्या यह कार्य वास्तव में आवश्यक है?
किसी कार्य को अनुकूलित करने से पहले, विचार करें कि क्या कार्य स्वयं आवश्यक है।
एक अनावश्यक कार्य को जल्दी खत्म करने से बड़े परिणाम नहीं मिलते।
उदाहरण के लिए, क्या ऐसे कार्य हैं?
- रिपोर्ट जो कोई नहीं पढ़ता
- दस्तावेज़ जिनका उपयोग नहीं किया जा रहा है
- अस्पष्ट उद्देश्यों वाली मीटिंग
- वे कार्य जहाँ आप एक ही सामग्री बार-बार दर्ज करते हैं
- ऐसी सामग्री पोस्ट करना जो बिना किसी प्रतिक्रिया के जारी रहती है
आप जितने लंबे समय से कोई काम कर रहे हैं, वह उतना ही "स्वाभाविक" हो जाता है।
ऐसे मामलों में, यह पूछें:
अगर मैं इस कार्य को एक महीने के लिए रोक दूं, तो किसे परेशानी होगी, और कैसे?
यदि कोई स्पष्ट उत्तर नहीं है, तो वह कार्य रोकने, कम करने या आवृत्ति कम करने के लिए एक उम्मीदवार है।
एक नया कार्य शुरू करने के बजाय, एक ऐसे कार्य को रोकना जो परिणामों की ओर नहीं ले जाता, कभी-कभी अधिक समय बना सकता है।
प्रश्न 2 | क्या यह कार्य अभी किया जाना चाहिए?
भले ही कोई कार्य आवश्यक हो, इसका मतलब यह नहीं है कि इसे अभी किया जाना चाहिए।
हम महत्वपूर्ण कार्यों की तुलना में आसानी से खत्म होने वाले कार्यों को चुनते हैं।
ईमेल का जवाब देना, छोटे सुधार, सूचनाओं की जाँच करना। क्योंकि वे जल्दी खत्म हो जाते हैं, आपको लगता है कि आपने काम किया है।
दूसरी ओर, एक नए प्रोजेक्ट के बारे में सोचना, ग्राहक प्रतिक्रिया का विश्लेषण करना, या भविष्य की दिशा तय करना जैसे कार्य जल्दी खत्म नहीं होते।
इसलिए, वे आसानी से टल जाते हैं।
जब संदेह हो, तो ऐसा सोचें:
अगर मैं यह कार्य आज नहीं करता, तो एक सप्ताह बाद परिणामों पर इसका क्या प्रभाव पड़ेगा?
"जल्दी खत्म होने वाले कार्यों" के बजाय "परिणामों पर बड़ा प्रभाव डालने वाले कार्यों" को चुनें।
केवल तात्कालिकता के आधार पर नहीं, बल्कि महत्व के आधार पर क्रम तय करना आवश्यक है।
प्रश्न 3 | क्या यह काम मुझे ही करना चाहिए?
आपको वे सभी कार्य जमा नहीं करने चाहिए जो आप करने में सक्षम हैं।
एक इंसान जितना समय और ध्यान उपयोग कर सकता है, उसकी एक सीमा है।
विशेष रूप से, आपको जिन कार्यों को संभालना चाहिए वे हैं:
- उद्देश्य तय करना
- नीति चुनना
- दूसरे व्यक्ति की भावनाओं को समझना
- अंतिम निर्णय लेना
- परिणामों की जिम्मेदारी लेना
- दूसरी ओर, सूचना को व्यवस्थित करना, डेटा प्रविष्टि, टेक्स्ट का मसौदा तैयार करना और प्रारूपों को एकीकृत करना जैसे कार्य संभावित रूप से दूसरों, AI या सिस्टम पर छोड़े जा सकते हैं।
निर्णय करते समय, यह पूछें:
क्या वास्तव में परिणाम बेहतर होगा क्योंकि मैं यह कर रहा हूँ?
यदि परिणाम नहीं बदलता है कि आप इसे करते हैं या कोई अन्य व्यक्ति/सिस्टम करता है, तो हो सकता है कि आपको इसके लिए अपने समय का उपयोग करने की आवश्यकता न हो।
"मैं यह कर सकता हूँ" इसे जमा करने का कारण नहीं है।
प्रश्न 4 | क्या मैं इसे लोगों, AI या सिस्टम पर छोड़ सकता हूँ?
भले ही किसी कार्य को पूरी तरह से सौंपना मुश्किल हो, आप इसके कुछ हिस्सों को सौंप सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कार्य को सूचना संग्रह से लेकर अंतिम निर्णय तक एक इकाई के रूप में सोचते हैं, तो ऐसा लगता है कि आपको यह सब स्वयं करना होगा।
हालाँकि, यदि आप इसे तोड़ते हैं, तो आप भूमिकाओं को साझा कर सकते हैं।
- प्रारंभिक सूचना संग्रह AI पर छोड़ दें
- एकत्रित जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए AI से कहें
- AI से टेक्स्ट का मसौदा तैयार करवाएं
- नियमित कार्यों को स्वचालित करें
- विशिष्ट कार्य उन लोगों से करवाएं जो इसमें अच्छे हैं
- अंतिम जाँच और निर्णय स्वयं करें
यहाँ महत्वपूर्ण बात यह है कि सौंपने को डंप करने के साथ भ्रमित न करें।
मनुष्य ही हैं जो उद्देश्य बताते हैं, परिणामों को सत्यापित करते हैं और अंतिम जिम्मेदारी लेते हैं।
जब किसी कार्य का सामना करना पड़े, तो इस प्रकार सोचें:
इस कार्य का कौन सा भाग निर्णय की आवश्यकता नहीं है?
यदि आप काम को निर्णय से अलग करते हैं, तो आपको ऐसे हिस्से मिलेंगे जिन्हें सौंपा जा सकता है।
यह केवल अपने समय की रक्षा करने के बारे में नहीं है। कभी-कभी, इसे किसी ऐसे व्यक्ति या सिस्टम पर छोड़ना जो इसमें उत्कृष्ट है, समग्र परिणाम को बढ़ाता है।
प्रश्न 5 | मैं इस समय के साथ क्या बनाना चाहता हूँ?
भले ही आप काम कम करें और समय खाली करने के लिए इसे किसी और को सौंप दें, यदि आप उस समय को अन्य सरल कार्यों से भर देते हैं, तो परिणाम नहीं बदलेंगे।
समय बचाने का सही मूल्य इस बात में निहित है कि आप खाली किए गए समय का उपयोग कहाँ करते हैं।
उदाहरण के लिए, आप समय का उपयोग इस तरह की चीजों के लिए कर सकते हैं:
- नए प्रोजेक्ट के बारे में सोचना
- ग्राहक या पाठक प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण करना
- उत्पादों या सेवाओं में सुधार करना
- आवश्यक ज्ञान सीखना
- महत्वपूर्ण लोगों के साथ संबंध बनाना
- निर्णय शक्ति वापस पाने के लिए पर्याप्त आराम करना
आराम करना भी समय बर्बाद करना नहीं है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि थकी हुई अवस्था में, आप केवल अपने सामने के कार्यों को संसाधित करते हैं, जिससे दीर्घकालिक निर्णय लेना मुश्किल हो जाता है।
खाली किए गए समय का उपयोग करने के बारे में सोचते समय, यह पूछें:
इस घंटे का उपयोग करने के बाद, मैं अपने पीछे क्या छोड़ना चाहता हूँ?
सोचें कि समय के बाद क्या बचता है—यह तथ्य नहीं कि आपने 10 ईमेल का जवाब दिया, बल्कि एक नया प्रोजेक्ट, एक बेहतर उत्पाद, गहरा ज्ञान, या वापस पाई गई शारीरिक शक्ति।
समय खाली करना लक्ष्य नहीं है।
लक्ष्य नव निर्मित समय को किसी अधिक मूल्यवान चीज़ में पुनः आवंटित करना है।
इस नव निर्मित समय के मार्जिन के बारे में, मैंने इस लेख में भी लिखा है, इसलिए मुझे आशा है कि आप इसका भी उल्लेख कर सकते हैं।
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
हर सुबह 3 मिनट में 5 प्रश्नों का उपयोग करें
मैंने इन पाँच प्रश्नों को एक चेकलिस्ट में व्यवस्थित किया है। मुझे उम्मीद है कि आपको यह उपयोगी लगेगा।
आवंटन कौशल एक विशेष प्रतिभा की तरह लग सकता है।
हालाँकि, आप अपने दैनिक कार्य को केवल तीन श्रेणियों में विभाजित करके शुरू कर सकते हैं।
- वह काम जिसके बारे में मैं सोचता हूँ
वे कार्य जिनके लिए आप जिम्मेदारी लेते हैं, जैसे उद्देश्य, योजना, नीति, सत्यापन और अंतिम निर्णय।
- लोगों, AI या सिस्टम पर छोड़ने का काम
सूचना संग्रह, संगठन, मसौदा तैयार करना, प्रविष्टि, दोहराए जाने वाले कार्य आदि।
- न करने का काम
परिणामों पर कम प्रभाव वाले कार्य, अस्पष्ट उद्देश्यों वाले कार्य, या केवल आदत के कारण जारी रखे गए कार्य।
फिर, आज सबसे अधिक परिणाम देने वाले एक कार्य को चुनें।
और ईमेल या सूचनाएं खोलने से पहले उस कार्य के लिए अपने समय का उपयोग करें।
आपको अपने काम को बढ़ाने की आवश्यकता नहीं है।
आप बस यह तय करें कि पहले अपना ध्यान किस पर केंद्रित करना है।
AI युग में, "कार्य क्षमता" की तुलना में "आवंटन कौशल" अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है
AI के साथ, आप कम समय में टेक्स्ट, चित्र, प्रोजेक्ट प्लान और दस्तावेज़ों का मसौदा तैयार कर सकते हैं।
अब हम पहले से कहीं अधिक चीजें बना सकते हैं।
हालाँकि, जैसे-जैसे हम जितना बना सकते हैं उसकी मात्रा बढ़ती है, एक अलग समस्या उत्पन्न होती है।
- क्या बनाना है
- इसे किसके लिए बनाना है
- कौन सी योजना चुननी है
- AI पर कितना छोड़ना है
- क्या प्रकाशित नहीं करना है
ये निर्णय पहले से अधिक महत्वपूर्ण हो जाते हैं।
AI का उपयोग करना अपने आप में परिणाम नहीं है।
परिणाम तभी प्राप्त होते हैं जब AI का उपयोग मूल्यवान कार्यों के लिए किया जाता है और मानव का ध्यान महत्वपूर्ण निर्णयों पर लगाया जाता है।
AI युग में, मूल्यवान व्यक्ति वह नहीं है जो सबसे अधिक कार्य कर सकता है।
यह वह व्यक्ति है जो अपने सीमित ध्यान का उपयोग सबसे मूल्यवान कार्य के लिए कर सकता है।
सारांश | परिणाम बदलने वाली चीज़ समय की लंबाई नहीं, बल्कि उसका उपयोग है
परिणाम बढ़ाने के लिए पाँच प्रश्नों को एक बार फिर से संक्षेप में प्रस्तुत करना:
- क्या यह कार्य वास्तव में आवश्यक है?
- क्या यह कार्य अभी किया जाना चाहिए?
- क्या यह काम मुझे ही करना चाहिए?
- क्या मैं इसे लोगों, AI या सिस्टम पर छोड़ सकता हूँ?
- मैं इस समय के साथ क्या बनाना चाहता हूँ?
आय और परिणाम केवल प्रयास की मात्रा से निर्धारित नहीं होते हैं।
क्षमता, अनुभव, वातावरण और अवसर जैसे विभिन्न कारक हैं।
इसलिए हमें केवल यह नहीं सोचना चाहिए कि "समय का उपयोग करने का तरीका बदलने से निश्चित रूप से आपकी आय बढ़ेगी।"
फिर भी, आप समीक्षा कर सकते हैं कि आप अपने समय और ध्यान का उपयोग कहाँ करते हैं।
व्यस्तता परिणामों का प्रमाण नहीं है।
मायने यह रखता है कि आपने अपने सीमित समय का उपयोग किसके लिए किया और आपने उस समय से क्या बनाया।
अपने काम को बढ़ाने से पहले, कृपया पहले अपने समय आवंटन को बदलने का प्रयास करें।
इस लेख के लेखन के बारे में
यह लेख हार्वर्ड कैनेडी स्कूल के कार्यशील पेपर "आवंटन कौशल" (Allocative Skill) को संदर्भित करता है।
अध्ययन सीमित ध्यान का उपयोग करके मानव संसाधनों जैसे संसाधनों को उचित रूप से आवंटित करने की क्षमता और पूर्णकालिक कर्मचारियों की आय के बीच संबंध की जांच करता है।
हालाँकि, यह एक ऐसा अध्ययन नहीं है जिसने सीधे तौर पर यह सत्यापित किया हो कि AI या समय प्रबंधन तकनीकों का उपयोग कैसे किया जाए। इस लेख में प्रस्तुत पाँच प्रश्न स्वतंत्र रूप से व्यवस्थित किए गए हैं ताकि शोध द्वारा प्रस्तुत "आवंटन कौशल" की अवधारणा को दैनिक कार्यों में लागू किया जा सके।
इसके अलावा, यह पेपर राय और चर्चा आमंत्रित करने के उद्देश्य से एक कार्यशील पेपर है और हार्वर्ड विश्वविद्यालय या हार्वर्ड कैनेडी स्कूल के आधिकारिक विचारों का प्रतिनिधित्व नहीं करता है।
संदर्भ
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
