Come Creare Proposte che il Tuo Capo Approva Subito

Il consiglio "esponi prima la conclusione" è corretto solo a metà. Spesso sospetto che l'altra metà dipenda dal fatto che tu abbia preparato delle "opzioni", e non solo da come parli.

Ad esempio, pensa a un impiegato junior del reparto Assistenza Clienti responsabile della gestione delle richieste.

Le richieste sono passate da 300 a 450 al mese e lui va alla scrivania del capo per consultarlo. Anche se aveva confrontato l'opzione di continuare così com'è con quella dell'esternalizzazione, quello che gli esce dalla bocca è spesso qualcosa del tipo:

"Ultimamente le richieste sono aumentate parecchio."

"Penso che dovremmo implementare un chatbot AI."

"Cosa facciamo?"

Sono tutti modi normali per iniziare una consultazione, giusto?

Ma la risposta di solito è: "Ne parliamo più tardi."

Le proposte fluide fanno pensare il capo

Perché si blocca tutto? Perché tutte e tre le frasi costringono il capo a pensare. La mente del capo si riempie di "Quindi, cosa vuoi fare?", "Perché proprio quello?" e "Quali sono le alternative?", senza lasciare spazio per costruire una risposta sul momento.

Il framework Conclusione-Motivazione-Opzioni

Esiste un framework per le proposte che porta il concetto di "esponi prima la conclusione" un passo oltre.

Conclusione (Cosa vuoi fare)

Motivazione (Perché quell'opzione)

Opzioni (Come si confronta con le altre idee)

Si tratta di un framework in cui esponi queste tre parti separatamente.

Inoltre, questo framework ha un altro "trucco". Il fondatore di Amazon Jeff Bezos ha vietato PowerPoint nelle riunioni dirigenziali, passando a memo scritti di sei pagine (nella sua lettera agli azionisti del 2017, ha sottolineato che all'inizio della riunione tutti leggono il memo in silenzio).

In altre parole, imponendo un formato in cui gli elenchi puntati non possono nascondere le lacune, ha costretto chi scriveva a valutare a fondo "perché quell'opzione" e "quali sono le alternative".

Credo che sia esattamente questo l'aspetto di una proposta che non fa pensare il capo.

Non c'entra la prontezza di riflessi o il titolo di studio; è una questione di "ordine", quindi chiunque può imitarlo già da oggi.

Riformulare le tre frasi iniziali

A ciascuna delle tre frasi iniziali manca solo una riga.

① "Ultimamente le richieste sono aumentate parecchio." = Solo i fatti

→ "Voglio implementare un chatbot AI per il supporto alle richieste. Le richieste sono passate da 300 a 450 al mese e gli straordinari superano le 20 ore per persona/mese."

Il capo deve solo decidere "se implementarlo o meno".

② "Penso che dovremmo implementare un chatbot AI." = Solo la conclusione

→ "Voglio implementare un chatbot AI. Circa il 60% delle 450 richieste riguarda reset delle password e conferme di spedizione, a cui si può rispondere automaticamente."

Qui torna utile l'esperimento della fotocopiatrice pubblicato dalla psicologa Ellen Langer e colleghi nel 1978.

Quando si chiedeva di saltare la fila per fare una fotocopia, l'adesione senza fornire una motivazione era del 60% (circa 60 persone su 100).

Bastava aggiungere una ragione come "perché ho fretta" per far salire l'adesione al 94%.

Con una sola riga di motivazione, l'interlocutore non deve capire da solo il "perché?".

③ "Cosa facciamo?" = Solo la domanda

→ "Ho confrontato tre opzioni. Continuare così comporta straordinari continui, esternalizzare costa 400.000 yen al mese e un chatbot AI costa 50.000 yen al mese. Posso procedere con il chatbot AI?"

L'interlocutore deve solo rispondere "sì" o "no" all'ultima frase.

Come nota aggiuntiva, includi sempre l'opzione "continuare così com'è" tra le tue scelte. Questo crea un punto di riferimento per il confronto, rendendo immediatamente evidenti i vantaggi delle altre opzioni.

Ciò che accomuna tutte e tre le riformulazioni è: non far pensare il capo.

Prepara prima le opzioni

Anche organizzando tutto in questo modo, alcune persone si bloccano ancora quando viene chiesto loro "Hai valutato altre opzioni?" oppure "E se fallisce?". Un tempo ero anch'io tra questi.

La conclusione riguarda l'ordine in cui parli, non l'ordine in cui ti prepari.

Passi dal "decidi la conclusione e poi parla" all'"elenca le opzioni e poi scegli la conclusione".

Il fatto che l'impiegato junior menzionato prima avesse confrontato il proseguire così com'è con l'esternalizzazione era esattamente questa preparazione. Poter rispondere a "E se fallisce?" con "Se i tassi di risoluzione autonoma non raggiungono il 20% entro tre mesi, passeremo all'esternalizzazione" è possibile perché le opzioni confrontate sono già a portata di mano.

Parla prima della conclusione, ma prepara prima le opzioni.

Di conseguenza, le proposte ottengono un'approvazione immediata non perché hai esposto prima la conclusione, ma perché ti sei preparato partendo dalle opzioni.

・Preparare ed esporre solo la conclusione

→ Si blocca alla domanda "Hai valutato altre opzioni?", portando a un "Ne parliamo dopo".

・Prepararsi ed esporre partendo dalle opzioni

→ Finisce con un "Ok, procediamo così".

Un memo di tre righe prima di proporre

Quindi, prima di avanzare una proposta, scrivo un memo di tre righe con "Conclusione, Motivazione, Opzioni", elencando tre opzioni inclusa la scelta "continuare così com'è".

Scriverlo richiede circa cinque minuti, ma sento che i botta e risposta con il mio capo sono diminuiti notevolmente.

Ancora oggi, se mi rilasso, ci sono giorni in cui invio solo la conclusione e mi sento chiedere "E le altre opzioni?".

Beh, migliorare le capacità oratorie è difficile in tempi brevi, ma l'ordine in cui si parla può essere messo in pratica già dalla prossima proposta.

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Riferimenti

・Jeff Bezos, "Lettera agli azionisti 2017", Amazon.com, Inc. (2017)

・Ellen J. Langer, Arthur Blank, B. Chanowitz, "L'irriflessività di azioni apparentemente ponderate: il ruolo delle informazioni 'placebiche' nell'interazione interpersonale", Journal of Personality and Social Psychology, 36(8), 1978