Quando crei un problema al tuo capo, riuscire a scusarti immediatamente ti fa sembrare sincero.
Tuttavia, sorprendentemente, molte persone si limitano a chiedere scusa senza alleggerire minimamente il carico di lavoro dell'altra persona. Il capo che riceve le scuse si sente spesso in dovere di mostrarsi comprensivo e finisce per sbrigare il lavoro da solo.
Nella mia azienda precedente ero il segretario delle riunioni del comitato esecutivo. Anche se il ruolo si chiamava "segretario", in realtà mi occupavo di tutto: dalla preparazione degli ordini del giorno alla moderazione della riunione, dalla gestione dei tempi alla stesura dei verbali. Lavorando gomito a gomito con i dirigenti, ho potuto osservare da vicino la differenza tra chi vedeva schizzare alle stelle le proprie valutazioni e chi invece restava indietro.
Il tratto comune che ho notato si può riassumere in una frase: i migliori sono quelli che "rubano il lavoro al proprio capo".
Finché aggiungi carico al tuo capo, per quanto tu possa impegnarti, non otterrai mai buone valutazioni. È un gioco in cui devi ridurre i suoi compiti fino a fargli pensare: "Se lascio fare tutto a questa persona, la mia vita diventerà incredibilmente facile".
Attenzione però: cercare di rubare subito anche il potere decisionale del capo è quasi sempre un fallimento. C'è un ordine preciso nel rubare il lavoro.
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I 5 passaggi per rubare il lavoro (dal basso verso l'alto)
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L'ambito di ciò che ti viene affidato si espande un passo alla volta, partendo dal basso. Ecco un confronto tra gli errori più comuni e ciò che fanno invece i migliori a ogni livello.
① Logistica
Errore comune … Iniziare a coordinare le agende solo dopo aver ricevuto la richiesta.
Migliore … Fissa date e punti all'ordine del giorno prima ancora che gli venga chiesto.
È la fase in cui ti assumi i piccoli compiti operativi che il tuo capo gestisce ancora in autonomia.
② Raccolta informazioni
Errore comune … Chiedere al capo ogni volta che non sai qualcosa.
Migliore … Fornire in anticipo una lista di "a chi chiedere".
Questa fase elimina il tempo che il tuo capo spreca cercando informazioni.
③ Bozze
Errore comune … Presentarsi a mani vuote chiedendo "Cosa facciamo?".
Migliore … Portare prima una bozza, anche se potrebbe essere sbagliata.
Da qui in poi inizi a rubare il "tempo per pensare" del tuo capo.
④ Selezione
Errore comune … Scalare tutto al capo, comprese le questioni che non richiedono il suo intervento.
Migliore … Separare i problemi da scalare da quelli da gestire in autonomia, riducendo il volume stesso delle richieste.
Poiché diminuisce la quantità di lavoro che il capo deve svolgere, le sue giornate diventano visibilmente più leggere.
⑤ Creare le condizioni per decidere
Errore comune … Consegnare documenti con contesti vaghi come "Sembra che...".
Migliore … Consolidare contesto e problemi con dati di fatto, presentando una situazione in cui al capo resta solo da prendere la decisione.
Quando facevo il segretario, era questo l'aspetto a cui prestavo maggiore attenzione. Evitando espressioni come "sembra che" o "penso che" nel contesto e nei problemi all'ordine del giorno, e attenendomi rigorosamente a numeri e fatti, le riunioni diventavano puri momenti decisionali.
I livelli ① e ② ti rendono una "persona utile", ma raggiungere il livello ③ e oltre ti trasforma in una "persona di fiducia". È qui che cambia la traiettoria della tua carriera.
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Puoi rubare il lavoro, non la decisione
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C'è una premessa fondamentale.
Puoi rubare solo l'esecuzione e la preparazione; lascia il ruolo decisionale al tuo capo. Una volta raggiunto il livello ⑤ potresti sentirti tentato di decidere in autonomia, ma così facendo aumenterai il suo lavoro tra verifiche e rifacimenti, invece di diminuirlo.
Prepara tutto fino al punto della decisione e lascia che sia il capo a dire "Procediamo così". Solo allora avrai davvero rubato il lavoro.
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A che livello sei adesso?
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Puoi capire il tuo livello attuale verificando questi cinque punti dall'alto verso il basso:
① Hai smesso di far coordinare al tuo capo gli orari delle riunioni?
② Fornisci le informazioni prima che il capo inizi a cercarle?
③ Quando chiedi un confronto, porti una bozza?
④ Selezioni quali problemi scalare al tuo capo?
⑤ Consegni documenti pronti per una semplice approvazione?
Il primo punto a cui rispondi "No" indica il prossimo livello su cui dovresti puntare per "rubare" il lavoro.
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Ripensandoci, fare il segretario delle riunioni dirigenziali significava essenzialmente rubare continuamente lavoro ai dirigenti, partendo dal basso. Fissare le agende, organizzare i materiali, creare le condizioni per decidere e presentare il tutto. Era tutto quello che facevo ogni volta; non era un lavoro che richiedeva talenti particolari.
Quando togli un compito dalla scrivania del tuo capo, lui può usare quel tempo per fare ciò che solo lui può fare. Domani, porta a termine in silenzio una sola delle pratiche sulla sua scrivania, prima ancora che te lo chieda.
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Guido Pakishino Inc. con questa missione: "Creare un mondo in cui la distanza dai clienti si riduca passo dopo passo in ogni azienda del pianeta".
Entriamo in altre aziende con un ruolo simile a quello dei membri del consiglio di amministrazione, gestendo per loro marketing, sviluppo e nuove iniziative di business.
・CMO in outsourcing … Gestione dell'acquisizione clienti dalla strategia all'esecuzione (SEO/Landing Page + Ads/YouTube/SNS)
・CTO in outsourcing … Gestione dello sviluppo dalla strategia all'esecuzione
・COO in outsourcing … Fare tutto il necessario per aumentare le vendite
Per scoprire di più su chi scrive, leggi qui:
"Non sono mai diventato uno che si limita a fare punti"
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Nome: Kenichi Masuda
Ruolo: CEO di Pakishino Inc.
Dopo Fan Communications e CyberAgent, è entrato in Mercari nel 2016. Come ingegnere, PMO e membro dell'Ufficio Pianificazione Strategica della Holding, ha gestito le riunioni del comitato esecutivo, il ciclo PDCA per i piani a medio-lungo termine e il miglioramento organizzativo basato su interviste a 200 dipendenti. Nel 2022 ha fondato la propria azienda.
Pubblico contenuti per chi si trova ad affrontare "stagnazione" e "immobilismo" all'interno delle aziende.
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