3 นิสัยทางความคิดของคนที่อธิบายเรื่องยากให้เข้าใจง่ายได้อย่างยอดเยี่ยม

ในวัย 20 กว่าๆ ของผม การถูกบอกว่า "ฉันไม่เข้าใจว่าคุณพูดอะไร" เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นทุกวัน

ผมคิดว่าผมอธิบายได้ดีแล้ว แต่สีหน้าของอีกฝ่ายกลับมืดมนลง ระหว่างที่พูด ผมก็เริ่มรู้ตัวว่า "อ่า เรื่องนี้มันไม่เข้าหัวเขาเลย" แต่ผมกลัวหัวหน้า กลัวที่จะหยุด กลัวความเงียบ ดังนั้นผมจึงเพิ่มรายละเอียดเข้าไปอีก

แล้วมันก็ยิ่งไม่ชัดเจนเข้าไปใหญ่

พูดง่ายๆ คือมันคือฝันร้าย

ที่แย่กว่านั้นคือ เมื่อคุณมีประสบการณ์แบบนี้ คุณจะไม่ได้เก่งขึ้นในการอธิบาย แต่คุณกลับแย่ลง

จะเป็นยังไงถ้ามันไม่เข้าหัวเขาอีก? จะเป็นยังไงถ้าเขาโกรธ? จะเป็นยังไงถ้าเขาคิดว่าฉันแปลก?

ความตื่นตระหนกนั้นยิ่งเติมเต็มความจุของสมองคุณ และคำพูดของคุณก็ยิ่งติดขัดมากขึ้น

นั่นคือผมในอดีตอย่างแท้จริง

แต่แล้ว ผมก็ได้พบกับคนที่เก่งในการอธิบายเป็นพิเศษ ผมสังเกตพวกเขาอย่างใกล้ชิดเพื่อดูว่าอะไรที่ทำให้พวกเขาแตกต่าง ผมอ่านหนังสือ ผมฝึกพูด

หลังจากนั้นประมาณ 10 ปี ในที่สุดผมก็รู้ว่ามันคืออะไร

พูดตรงๆ เลย ความแตกต่างคือสามข้อนี้:

- เขียนมันลงไปก่อนที่จะพูด

- ตัดสินใจวัตถุประสงค์ของการอธิบาย

- จัดลำดับใหม่ตามวัตถุประสงค์นั้น

คนที่เก่งในการอธิบายไม่ได้เป็นแค่คนพูดเก่ง

พวกเขาจัดการข้อมูลหนึ่งครั้งก่อนที่จะอ้าปากพูด

จำเป็นต้องมีการเตรียมตัวในตอนแรก

แต่เมื่อคุณทำซ้ำๆ ในที่สุดคุณจะสามารถทำมันได้โดยธรรมชาติในสมองของคุณ

พูดอีกอย่างคือ คนที่เก่งในการอธิบายเป็นพิเศษมีกระบวนการประมวลผลภายในที่แตกต่างกันก่อนที่พวกเขาจะพูด

ผมสามารถเอาชนะปมด้อยเกี่ยวกับการอธิบายของผมได้โดยการทำงานนี้อย่างมีสติ

วันนี้ ผมอยากจะถ่ายทอดจุดเริ่มต้นของสิ่งนั้น

1. เขียนมันลงมาก่อน

คนที่อธิบายไม่เก่งพยายามทำทุกอย่างในหัว

พวกเขาพยายามจัดระเบียบ ตัดสินใจลำดับ คิดหาคำพูด ทำนายปฏิกิริยาของผู้ฟัง และป้องกันการตกหล่นไปพร้อมๆ กัน

มันเป็นไปไม่ได้

มันเหมือนกับการเริ่มประชุมในขณะที่เปิด 30 แท็บไว้ในสมองของคุณ

แน่นอน คุณจะชะงัก

ดังนั้น สิ่งแรกที่ต้องทำไม่ใช่การพยายามพูดให้ดี

มันคือการเอาความคิดออกมาสักครั้ง

สิ่งที่สำคัญตรงนี้ไม่ใช่ "บันทึกที่สวยงาม" การเขียนเลอะเทอะก็ได้ การเขียนเป็นหัวข้อย่อยก็ได้ รายการคำศัพท์ก็ได้ แค่เอาข้อมูลออกจากหัวของคุณสักครั้ง

ยิ่งใครที่อธิบายไม่เก่ง พวกเขาก็ยิ่งพยายามแสดงคลังสินค้าภายในของตนตามที่เป็นอยู่ พวกเขายังพยายามแสดงทุกอย่างอีกด้วย

คนที่เก่งในการอธิบายนั้นแตกต่าง

พวกเขาเอาทุกอย่างออกมาวางบนโต๊ะสักครั้ง จัดเรียงมัน แล้วจึงส่งมอบให้

นั่นคือสาเหตุที่มันเข้าหัว

มันเหมือนกับการปรึกษางาน

ถ้าคุณเริ่มพูดจากภายในหัวเท่านั้น:

"เอ่อ ก่อนอื่น เป็นภูมิหลัง..."

"ไม่ใช่ ก่อนหน้านั้น มีประวัติ..."

"จริงๆ แล้ว เริ่มจากสมมติฐาน..."

มันกลายเป็นเขาวงกตที่มีทางเข้าสามทาง

แต่เมื่อคุณเขียนมันลงไป คุณจะเห็น

อะไรคือประเด็น? อะไรคือเสียงรบกวน? อะไรคือสิ่งสำคัญ?

คนที่เก่งในการอธิบายแค่เตรียมตัวก่อนที่จะเริ่มพูด

ถึงแม้พวกเขาจะดูพูดคล่องตั้งแต่ต้น แต่จริงๆ แล้วมีการเตรียมข้อมูลอยู่เบื้องหลัง

แม้แต่ในการทำอาหาร ถ้าคุณโยนทุกอย่างลงหม้อโดยไม่ใช้มีดเลย คุณก็จะเกิดอุบัติเหตุ

การอธิบายก็เช่นกัน

คนที่เก่งในการอธิบายเป็นพิเศษจะนำวัตถุดิบออกจากสมองก่อนที่จะพูด

ผมคิดว่านี่คือความแตกต่างแรก

2. ตัดสินใจวัตถุประสงค์

สิ่งสำคัญถัดไปคือการตัดสินใจว่าการสื่อสารนี้มีไว้เพื่ออะไร

ถ้าขาดสิ่งนี้ คำอธิบายจะล่องลอยไปอย่างรวดเร็ว

แม้จะพูดถึงเหตุการณ์เดียวกัน คำอธิบายที่จำเป็นก็เปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้พวกเขา:

• เข้าใจ
• ตัดสินใจ
• เห็นใจ
• ลงมือทำ

คนที่พูดโดยไม่ตัดสินใจสิ่งนี้จะเสิร์ฟอาหารที่ราดหน้าด้วยทุกท็อปปิ้ง

ภูมิหลัง ไทม์ไลน์ อารมณ์ การตีความ ความกังวล การบอกใบ้ล่วงหน้า—พวกเขาใส่ทุกอย่างลงไป

นั่นอาจดูเหมือนใจดี แต่มันแค่ทำให้ข้อมูลล้นเกิน มันทำให้เกิดอุบัติเหตุ (ฮ่าๆ)

ตัวอย่างเช่น ในการปรึกษากับหัวหน้า วัตถุประสงค์ค่อนข้างชัดเจน

หัวหน้าของคุณไม่จำเป็นต้องรู้สารคดี 12 ตอนในใจคุณทั้งหมด

พวกเขาต้องการเอกสารสำหรับการตัดสินใจ

ในกรณีนี้ สมมติฐาน สถานการณ์ปัจจุบัน ปัญหา ข้อสรุป เหตุผลสนับสนุน และสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ เป็นสิ่งสำคัญ

ในทางกลับกัน การปรึกษาความสัมพันธ์หรือการสนทนากับคู่รักนั้นแตกต่าง

สิ่งที่จำเป็นที่นี่ไม่จำเป็นต้องเป็นการวิเคราะห์ที่ถูกต้อง

เป้าหมายอาจเป็นการให้ อารมณ์ได้รับการยอมรับ เช่น "ฉันเข้าใจ" หรือ "นั่นคงไม่สนุกแน่"

ความไม่ตรงกันแบบนี้เกิดขึ้นบ่อย

ผู้ชายพูดเพื่อ "แก้ปัญหา" และผู้หญิงพูดเพื่อ "ให้เห็นใจ"

แล้วการสนทนาก็ไม่ลงรอยกัน

อีกฝ่ายกำลังพูดว่า "มันยากนะ" แต่ฝ่ายนี้เสนอแผนการปรับปรุง เช่น "งั้นคราวหน้าควรทำแบบนี้นะ"

แต่ในขณะนั้น การสนทนาเปลี่ยนจากการแก้ปัญหาเป็นการจัดการอุบัติเหตุ

นั่นคือสาเหตุที่วัตถุประสงค์สำคัญ

สำหรับหัวหน้า เพื่อให้เขาตัดสินใจได้ สำหรับภรรยาหรือคู่รัก เพื่อให้เขาพูดคุยได้อย่างสบายใจ

แค่ตัดสินใจวัตถุประสงค์นี้ คำพูดที่คุณเลือก ปริมาณข้อมูล และลำดับก็จะเปลี่ยนไป

การอธิบายไม่ใช่การเอาทุกอย่างที่คุณรู้ออกมา

มันคืองานในการตัดสินใจว่าคุณต้องการให้อีกฝ่ายเอาอะไรกลับบ้าน และเลือกเฉพาะส่วนที่จำเป็นเท่านั้น

คนที่เก่งในการอธิบายเป็นพิเศษจะตัดสินใจ "ฉันต้องการให้เกิดอะไรขึ้นจากการอธิบายนี้" ก่อนที่จะพูด

นี่คือความแตกต่างที่สอง

3. จัดลำดับใหม่ตามวัตถุประสงค์

สุดท้าย จัดลำดับใหม่ตามวัตถุประสงค์

ถ้าคุณทำสิ่งนี้ได้ คำอธิบายของคุณจะดีขึ้นทันที

คนที่อธิบายไม่เก่งจะข้ามขั้นตอนที่ 1 และ 2 และพยายามจัดลำดับใหม่อย่างกะทันหัน

แต่ด้วยวัสดุที่กระจัดกระจายและวัตถุประสงค์ที่คลุมเครือ คุณไม่สามารถตัดสินใจลำดับได้

แล้วจะเกิดอะไรขึ้น?

เพราะพวกเขากลัวว่าจะพลาดอะไรบางอย่าง พวกเขาจึงเริ่มพูดทุกอย่างตามลำดับเวลา

มันเหมือนกับ "อย่างแรก ผมได้รับโทรศัพท์จากคน A แล้วเรื่องของ B ก็ซ้อนทับกัน และผมก็กังวลเล็กน้อยเกี่ยวกับเรื่องนี้มาก่อน..."

ผู้พูดรู้สึกโล่งใจเพราะพวกเขาพูดทุกอย่างแล้ว

แต่มันยากสำหรับผู้ฟัง

เพราะนั่นคือ:

แค่การทิ้งภาระในการจัดระเบียบข้อมูลไว้ในสมองของผู้ฟัง

นี่เป็นภาระที่ค่อนข้างหนัก

คุณอาจเรียกมันว่าการสื่อสารระดับสอง

คุณกำลังเดินเข้าไปในหน่วยความจำทำงานของอีกฝ่ายโดยไม่ถอดรองเท้า

สิ่งที่สำคัญไม่ใช่ลำดับที่ง่ายสำหรับคุณที่จะพูด

มันคือการส่งมอบในลำดับที่ง่ายสำหรับอีกฝ่ายที่จะเข้าใจ

ยิ่งไปกว่านั้น ลำดับนั้นเปลี่ยนไปตามวัตถุประสงค์

ตัวอย่างเช่น ถ้าปรึกษาหัวหน้า ลำดับของสมมติฐาน ข้อสรุป ปัญหา เหตุผล และข้อเสนอ อาจจะดีกว่า

เพราะหัวหน้าต้องการรู้อย่างรวดเร็วว่า "แล้วฉันต้องตัดสินใจอะไร?"

ในทางกลับกัน เมื่อพูดคุยกับภรรยาหรือคู่รัก มันแตกต่าง

สิ่งสำคัญอันดับแรกที่นี่ไม่ใช่ความสวยงามของตรรกะ แต่คือความสงบสุขของความสัมพันธ์

ดังนั้น ก่อนอื่น ยอมรับอารมณ์ เห็นใจ ซึมซับเรื่องราวของอีกฝ่าย เพิ่มความคิดเห็นของคุณต่อเมื่อจำเป็นในตอนท้าย นั่นคือลำดับ

ถ้าคุณนำตรรกะออกมาอย่างกะทันหันที่นี่ มันจบเลย

ในสถานที่ที่ควรจะลงนามในสนธิสัญญาสันติภาพ สงครามก็เริ่มต้นขึ้น

คนที่เก่งในการอธิบายสามารถบีบอัดข้อมูลได้อย่างอิสระตามบุคคลและสถานการณ์

พวกเขาสามารถสลับไปมาระหว่างนามธรรมและรูปธรรม พวกเขาสามารถทำให้ยาวหรือสั้นก็ได้

พูดอีกอย่างคือ

พวกเขาคือคนที่สามารถเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นไฟล์ ZIP

พวกเขาไม่ได้ส่งข้อมูลตามที่เป็นอยู่

พวกเขาบีบอัดมันให้เป็นรูปแบบที่สามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ของอีกฝ่ายก่อนที่จะส่งมอบ

นั่นคือสาเหตุที่มันเข้าหัว

คนที่เก่งในการอธิบายเป็นพิเศษไม่ปล่อยให้ข้อมูลไหลไปตามลำดับเวลา

พวกเขาจัดลำดับใหม่ตามวัตถุประสงค์และส่งมอบในรูปแบบที่อีกฝ่ายสามารถเปิดได้

นี่คือความแตกต่างที่สาม

สรุป

คนที่อธิบายไม่เก่งไม่ได้ขาดคำศัพท์หรือความสามารถในการแสดงออก

ในหลายกรณี ปัญหาอยู่ที่จุดที่ไกลออกไป

พวกเขาจัดการข้อมูลในสมองผิดวิธี

มันไม่เป็นระเบียบ วัตถุประสงค์ไม่ได้ถูกตัดสิน ไม่มีพื้นที่ให้มองไปรอบๆ

ท้ายที่สุด นี่เป็นเรื่องของความรู้สึกน้อยกว่า และเป็นเรื่องของการใช้ความจุของสมองมากกว่า

ในทางกลับกัน แค่จัดระเบียบสิ่งนี้ คุณก็จะมีพื้นที่ว่างมากมายในการอธิบายของคุณ

- เขียนมันลงมาก่อน

- จากนั้น ตัดสินใจวัตถุประสงค์

- จากนั้น จัดลำดับใหม่ตามวัตถุประสงค์นั้น

แค่ทำสามสิ่งนี้ ความแออัดในสมองของคุณก็จะลดลง

แล้วคุณจะสามารถมองเห็นอีกฝ่าย คุณจะสามารถอ่านบรรยากาศของการสนทนาได้ ผลลัพธ์คือ คำอธิบายของคุณจะดีขึ้น

การอธิบายไม่ใช่การอวดความรู้หรือการเรียกร้องปริมาณข้อมูล

ผมคิดว่ามันคือเทคโนโลยีในการสร้างและแบ่งปันฉากในหัวของอีกฝ่ายอย่างไม่มีของเสีย

พูดให้หยาบกว่านั้น ถ้าคุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูลจาก USB ในสมองของคุณไปยังคอมพิวเตอร์ในสมองของอีกฝ่ายได้อย่างถูกต้อง คุณก็ชนะ

สิ่งที่จำเป็นในตอนนั้นไม่ใช่การเพิ่มปริมาณข้อมูล

มันคือการส่งมอบในรูปแบบที่อีกฝ่ายสามารถเปิดได้

พูดอีกอย่างคือ การบีบอัด

คนที่เก่งในการอธิบายคือคนที่สามารถบีบอัดข้อมูลได้อย่างอิสระ

พวกเขาคือคนที่สามารถเปลี่ยนขนาดให้เหมาะกับอีกฝ่ายในขณะที่สลับไปมาระหว่างนามธรรมและรูปธรรม

ในอดีต ผมทำแบบนั้นไม่ได้

แต่ผมเปลี่ยนไปมากหลังจากเรียนรู้วิธีการ

ดังนั้น ถึงแม้คุณจะคิดว่าคุณอธิบายไม่เก่ง มันไม่ใช่เพราะคุณขาดพรสวรรค์

คุณแค่ยังไม่รู้วิธีจัดการข้อมูลในสมองของคุณ มันเหมือนกับการไม่สามารถเปิดไฟล์ได้ถ้าคุณใส่ส่วนขยายผิด

ผมอยากให้คุณตระหนักถึงเนื้อหาของวันนี้ และเริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบข้อมูลในสมองของคุณเอง

ในบัญชีนี้ ผมจะถ่ายทอดเนื้อหาทุกวันภายใต้ธีมของการเติบโตวันละ 1 มิลลิเมตร การติดตามคือกำลังใจ

@antoshia2n

บทความยอดนิยมบน X

https://x.com/antoshia2n/status/2073689590452683044

https://x.com/antoshia2n/status/2073331909892166120

หนังสืออ้างอิง + หนังสือแนะนำ "หลักการพีระมิด" โดย Barbara Minto "พูดใน 1 นาที" โดย Yoichi Ito "การอธิบายระดับหนึ่ง สอง สาม" โดย Minoru Kiryu