- Existe um tipo de pessoa que você vê de vez em quando no ambiente de trabalho. Ela está na reunião periódica do Projeto A, no kickoff do Projeto B e no subcomitê do Projeto C. A agenda dela está cheia de reuniões, então ela provavelmente sente que está "trabalhando". No entanto, quando você olha os resultados, a entrega de cada projeto termina com o mesmo nível de mediocridade.
- Como é um trabalho feito às pressas, naturalmente exige correções, e alguém acaba sendo forçado a fazer essas correções por toda parte. Você já viu essas pessoas que simplesmente espalham bagunça por todos os lados?
- Toda vez que vejo pessoas assim, penso: antes de se envolver superficialmente com várias coisas, não seria importante tentar fazer apenas uma coisa — mesmo que pequena — com total seriedade?
50% + 50% não é igual a 100%
- Lidar com vários projetos ao mesmo tempo é uma façanha que só pessoas muito habilidosas conseguem realizar. Isso porque os seres humanos são naturalmente ruins em multitarefa.
- Existe um conceito chamado "Resíduo de Atenção". Proposto por Sophie Leroy, da Universidade de Minnesota, em 2009, ele sugere que, mesmo quando você troca da Tarefa A para a Tarefa B, parte da sua atenção permanece presa na A ("Ah, isso ainda não terminou"). Os experimentos de Leroy mostraram que, quanto maior esse resíduo, pior o desempenho na tarefa seguinte.
- Mesmo que você participe de dois projetos com 50% da capacidade em cada um, perde cerca de 10% da sua energia mental se preocupando com o B enquanto trabalha no A. Você acha que está "50% ativo no A", mas, na realidade, está dedicando apenas cerca de 40%. O mesmo acontece enquanto faz o B, que também vira 40%. No total, isso dá 80%, o que significa que 20% da sua capacidade desapareceu em algum lugar.
- Essa sensação empírica de que "cerca de 20% da capacidade se perde ao fazer malabarismo" coincide quase exatamente com as estimativas de Gerald Weinberg, uma figura clássica da engenharia de software. Ele estimou que administrar dois projetos ao mesmo tempo gera um custo de troca de tarefas de 20%, deixando apenas 40% do tempo para cada projeto.
- Note que há relatos de que apenas cerca de 2,5% dos participantes de experimentos conseguiam realizar duas tarefas cognitivas simultaneamente sem queda de desempenho. Essas pessoas excepcionais existem.
- É por isso que, mesmo em consultorias, ser alocado em dois projetos a 50% cada é um privilégio reservado a pessoas excelentes que já comprovaram alto desempenho. É melhor pensar em multitarefa como um privilégio para os poucos que conseguem lidar com ela.
Por que as pessoas querem "fazer malabarismo" com as tarefas?
- Já que os seres humanos não são feitos para serem tão versáteis, por que eles querem fazer malabarismo com vários projetos de forma superficial? Acho que é porque se comprometer com uma única coisa não deixa lugar para se esconder. Você não pode mais usar a desculpa: "Estou ocupado com outras tarefas".
- É a mesma estrutura da frase "Eu só ainda não me dediquei de verdade". Ao fingir que trabalha um pouco neste projeto e naquele projeto, você evita perder em um único confronto sério.
- Para se proteger de riscos, as pessoas espalham seus trabalhos feitos às pressas por aí. Estão distribuindo a própria falta de confiança.
Todo mundo está de olho nos trabalhos feitos às pressas
- Este é um aviso cruel, mas todos ao seu redor sabem que você está fazendo um trabalho de qualquer jeito. Mesmo que pareçam não estar olhando, estão. Eles simplesmente não dizem nada e corrigem em silêncio por você, pensando: "Ah, mais um que eu tenho que consertar".
- Dar feedback é um ato que exige muita energia de quem o dá. Então, se alguém se dá ao trabalho de dizer "Eu gostaria que você fizesse isso mais ou menos assim", provavelmente já pensou a mesma coisa umas 20 vezes na cabeça.
- Se há 5 pessoas e cada uma pensou "que trabalho malfeito" 20 vezes, isso dá um total de 100 vezes. O feedback que você recebe cara a cara é apenas a ponta do iceberg.
Primeiro, dedique-se 100% a uma tarefa principal
- Mesmo que seja algo pequeno, tente focar em uma tarefa principal do seu departamento sem fugir. Se você repete a mesma coisa várias vezes, aos poucos se acostuma, e o que no começo você não conseguia fazer sem esforço consciente passa a ser algo que você faz inconscientemente.
- É como uma tacada de golfe. No começo, você precisa estar consciente de tudo: posição da cabeça, ângulo de inclinação para a frente, pegada, posição da bola, largura dos pés, ângulo do backswing... Mas, conforme você continua, seu corpo começa a se mover sozinho, sem pensar muito.
- No trabalho é exatamente igual. Se você focar em uma coisa e continuar produzindo resultados, será capaz de entregar um desempenho estável no nível do conhecimento implícito. Só então você pode começar a lidar com multitarefa ou múltiplos projetos.
- A razão é simples: se é um trabalho com o qual você já está acostumado, consegue fazê-lo bem usando quase nenhum recurso cerebral. A competição por resíduo de atenção simplesmente deixa de acontecer.
- Embora hoje eu trabalhe administrando minha própria empresa, além de atuar como funcionário e conduzir vários projetos ao mesmo tempo, me comprometi com uma única coisa por muito tempo até chegar a esse ponto. Resumindo, nos primeiros 6 a 7 anos da minha carreira, não fiz nada além de projetos para implementar sistemas e renovar operações. Sinceramente.
- Eu gostaria de dizer com naturalidade: "Eu escolhi essa única coisa", mas isso simplesmente acabou sendo a tarefa que me deram. No entanto, sinto que ter me dedicado àquela área por um tempo foi bastante útil mais tarde.
- O que ganhei com esse trabalho de eficiência operacional baseado em sistemas foi a capacidade de "verbalizar conhecimento implícito". Para padronizar e otimizar operações com um sistema, você precisa verbalizar e estruturar as tarefas que as pessoas na linha de frente executam com base no conhecimento implícito. Se não for verbalizado, não roda em um sistema.
- Como resultado de fazer isso por 6 a 7 anos, me tornei capaz de fazer isso em um nível inconsciente. Essa habilidade hoje vive em lugares inesperados, como verbalizar a lógica para operar IA ou ensinar pensamento lógico ao verbalizar "o que se passa na cabeça quando pensamos".
- Então, você não precisa complicar as coisas partindo para bicos logo de cara. Primeiro, foque 100%, ou até 120%, no único projeto que está à sua frente. As pessoas ao seu redor certamente estão observando isso.
- As pessoas querem procurar alguém que se dedicou profundamente, mesmo a uma pequena tarefa, para dizer: "Quero pedir para você fazer isso da próxima vez" ou "Vamos fazer esse projeto juntos".
Recentemente, senti que andei me envolvendo de forma superficial em coisas demais, então este foi um lembrete para mim mesmo.
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