Como Criar Propostas que Seu Chefe Aprova Imediatamente

O conselho "apresente a conclusão primeiro" está apenas metade certo. Muitas vezes, suspeito que a outra metade depende de você ter preparado "opções", e não apenas da forma como fala.

Por exemplo, pense em um funcionário júnior do departamento de Suporte ao Cliente responsável por lidar com solicitações.

As solicitações aumentaram de 300 para 450 por mês, e ele vai até a mesa do chefe para pedir orientação. Embora tenha comparado manter tudo como está versus terceirizar, o que sai da boca dele costuma ser algo como:

"Ultimamente, as solicitações aumentaram bastante."

"Acho que deveríamos implementar um chatbot de IA."

"O que devemos fazer?"

Essas são formas normais de iniciar uma consulta, certo?

Mas a resposta geralmente é "Vamos conversar sobre isso depois".

Propostas fluidas fazem o chefe pensar

Por que trava? Porque as três frases obrigam o chefe a pensar. A mente do chefe se enche de "Então, o que você quer fazer?", "Por que isso?" e "Quais são as alternativas?", sem deixar espaço para construir uma resposta na hora.

A Estrutura Conclusão-Motivo-Opções

Existe uma estrutura para propostas que leva o "apresente a conclusão primeiro" um passo adiante.

Conclusão (O que você quer fazer)

Motivo (Por que essa opção)

Opções (Como ela se compara a outras ideias)

É uma estrutura em que você apresenta essas três partes separadamente.

Além disso, essa estrutura tem outro "truque". O fundador da Amazon, Jeff Bezos, proibiu o PowerPoint nas reuniões de gestão e passou a usar memorandos escritos de seis páginas (em sua carta aos acionistas de 2017, ele observou que todos leem o memorando em silêncio no início da reunião).

Em outras palavras, ao impor um formato em que tópicos não conseguem esconder lacunas, ele fez com que os autores considerassem plenamente "por que essa opção" e "quais são as alternativas".

Acredito que é exatamente assim que se parece uma proposta que não faz o chefe pensar.

Não se trata de raciocínio rápido ou formação acadêmica; trata-se de "ordem", então qualquer pessoa pode imitar isso a partir de hoje.

Reformulando as Três Frases Iniciais

Cada uma das três frases iniciais precisa de apenas mais uma linha.

① "Ultimamente, as solicitações aumentaram bastante." = Apenas fatos

→ "Quero implementar um chatbot de IA para o suporte às solicitações. Elas aumentaram de 300 para 450 por mês, e as horas extras ultrapassam 20 horas por pessoa-mês."

O chefe só precisa decidir "se implementa ou não".

② "Acho que deveríamos implementar um chatbot de IA." = Apenas conclusão

→ "Quero implementar um chatbot de IA. Cerca de 60% das 450 solicitações são redefinições de senha e confirmações de envio, que podem ser respondidas automaticamente."

Aqui, o experimento da copiadora publicado pela psicóloga Ellen Langer e colegas em 1978 é eficaz.

Ao pedir para furar a fila da copiadora, a taxa de aceitação sem dar um motivo foi de 60% (cerca de 60 em cada 100 pessoas).

Bastou adicionar um motivo como "porque estou com pressa" para a aceitação subir para 94%.

Com apenas uma linha de justificativa, a outra pessoa não precisa descobrir o "por quê?" sozinha.

③ "O que devemos fazer?" = Apenas pergunta

→ "Comparei três opções. Manter como está gera horas extras contínuas, terceirizar custa 400.000 ienes/mês e um chatbot de IA custa 50.000 ienes/mês. Posso seguir com o chatbot de IA?"

A outra pessoa só precisa responder "sim" ou "não" à última frase.

Como complemento, inclua sempre a opção "manter como está" entre suas escolhas. Isso cria uma base de comparação, tornando os méritos das outras opções imediatamente claros.

O que as três reformulações têm em comum é: não faça o chefe pensar.

Prepare as Opções Primeiro

Mesmo organizando tudo dessa forma, algumas pessoas ainda travam quando ouvem "Você considerou outras opções?" ou "E se der errado?". Eu também costumava estar desse lado.

A conclusão é a ordem em que você fala, não a ordem em que você se prepara.

Você muda de "decidir a conclusão e depois falar" para "listar as opções e então escolher a conclusão".

O fato de o funcionário júnior mencionado antes ter comparado manter como está e terceirizar era exatamente essa preparação. Conseguir responder a "E se der errado?" com "Se as taxas de resolução automática não chegarem a 20% em três meses, mudaremos para a terceirização" só é possível porque as opções comparadas já estão em mãos.

Fale a conclusão primeiro, mas prepare as opções primeiro.

Portanto, as propostas recebem aprovação instantânea não porque você apresentou a conclusão primeiro, mas porque você se preparou a partir das opções.

・Preparar e apresentar apenas a conclusão

→ Trava no "Você considerou outras opções?", levando a um "Vamos conversar depois".

・Preparar e apresentar a partir das opções

→ Termina com um "Ok, vamos fazer isso".

Um Memorando de Três Linhas Antes de Propor

Então, antes de propor algo, escrevo um memorando de três linhas com "Conclusão, Motivo, Opções", listando três opções, incluindo a escolha "manter como está".

Escrever leva cerca de cinco minutos, mas sinto que o vai e volta com meu chefe diminuiu significativamente.

Mesmo agora, se eu relaxar, há dias em que envio apenas a conclusão e recebo a pergunta "E as outras opções?".

Bem, a habilidade de falar é difícil de melhorar rapidamente, mas a ordem da fala pode ser praticada já na próxima proposta.

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Referências

・Jeff Bezos, "Carta aos Acionistas de 2017", Amazon.com, Inc. (2017)

・Ellen J. Langer, Arthur Blank, B. Chanowitz, "A Irracionalidade de Ações Aparentemente Reflexivas: O Papel da Informação 'Placebica' na Interação Interpessoal", Journal of Personality and Social Psychology, 36(8), 1978