Você trabalha ativamente todos os dias.
Você responde a e-mails desde a manhã, cria documentos e participa de reuniões. Quando percebe, o dia já acabou.
No entanto, você não vê tanto progresso quanto esperava.
Por outro lado, há pessoas que alcançam resultados enormes apesar de terem a mesma quantidade de tempo.
Será que essa diferença nasce apenas da velocidade de trabalho ou da quantidade de esforço?
Talvez o que importe não seja o quanto você trabalha, mas "no que você usa" seu tempo e atenção limitados.
Pessoas de alta performance não estão aumentando seu tempo.
Elas estão alocando seu tempo em lugares que geram resultados.
Com base em pesquisas sobre "Habilidade Alocativa", que foram relatadas como correlacionadas à renda, apresentarei cinco perguntas para melhorar seus resultados.
O que é a "Habilidade Alocativa" Ligada à Renda?
Em um artigo de pesquisa publicado como um working paper da Harvard Kennedy School, existe um conceito chamado "Allocative Skill" (Habilidade Alocativa).
Em português, isso se traduz como "capacidade de alocação".
A habilidade alocativa é a capacidade de distribuir tempo, atenção e recursos humanos limitados para áreas que geram maiores resultados.
Por exemplo, inclui julgamentos como:
- Quais tarefas priorizar
- O que deixar para depois
- A quem atribuir qual tarefa
- Em quais informações prestar atenção
- O que decidir NÃO fazer
Isso é ligeiramente diferente da capacidade de realizar tarefas rapidamente.
Se a capacidade de tarefa é "o quão bem você consegue fazer um trabalho atribuído", então a habilidade alocativa é "o poder de decidir qual trabalho deve ser feito em primeiro lugar."
Os pesquisadores definem a habilidade alocativa como a "produtividade marginal da atenção".
Parece um pouco complexo, mas, simplificando:
Quanto de bom julgamento e resultados você consegue gerar usando sua atenção limitada?
O que o Estudo Investigou?
O estudo envolveu mais de 1.000 trabalhadores em tempo integral nos Estados Unidos, com idades entre 25 e 55 anos.
Os participantes se envolveram em uma tarefa chamada "Jogo da Atribuição" (Assignment Game).
Nesta tarefa, os participantes atuavam como gerentes e atribuíam trabalhadores hipotéticos com diferentes níveis de produtividade a várias funções.
Uma pessoa poderia ser boa na Tarefa A, mas ter um desempenho inferior na Tarefa B. Outra poderia ser o oposto.
Os participantes tinham que julgar onde colocar cada pessoa para maximizar os resultados gerais, enquanto revisavam informações limitadas.
O que foi medido aqui não era a velocidade de tarefa do próprio participante.
Era a capacidade de julgar onde colocar quem para obter os maiores resultados dentro de tempo e informações limitados.
O estudo comparou essa habilidade alocativa com a renda, ocupação e outros dados dos participantes.
Pessoas com Maior Habilidade Alocativa Tendiam a Ter Rendas Mais Altas
Os resultados mostraram que a habilidade alocativa estava fortemente associada à renda dos trabalhadores em tempo integral.
Essa relação permaneceu mesmo após considerar diferenças de inteligência, numeracia, educação e ocupação.
O estudo relatou que indivíduos com uma habilidade alocativa um desvio padrão acima tinham aproximadamente 7% mais renda, mesmo após ajustes para várias condições.
Além disso, a correlação era ainda maior em empregos com muitas oportunidades de tomada de decisão, como cargos de gestão e profissionais.
Em outras palavras, o trabalho pode ser avaliado não apenas por "quanto você consegue processar", mas por "se você consegue julgar corretamente o que deve ser feito."
No entanto, há uma ressalva importante.
Este estudo não prova que:
Aumentar a habilidade alocativa definitivamente aumentará sua renda.
É um estudo que confirmou uma correlação entre habilidade alocativa e renda, não um que provou diretamente uma relação causal. Além disso, nesta fase, é um working paper publicado para solicitar discussão e opiniões, e não um artigo formalmente revisado por pares e aprovado.
Ainda assim, focar na capacidade de "no que usar sua atenção" fornece uma grande dica para revisar o trabalho diário.
3 Armadilhas para Pessoas que São Ocupadas mas Não Obtêm Resultados
Olhando através das lentes da habilidade alocativa, revela-se por que estar ocupado nem sempre leva a resultados.
1. Tratar todas as tarefas com a mesma importância
Limpar as tarefas na ordem em que aparecem à sua frente.
À primeira vista, parece uma maneira diligente de trabalhar, mas as tarefas variam em seu impacto nos resultados.
Se você trata tudo com a mesma importância, não consegue gastar tempo suficiente nas tarefas que realmente importam.
2. Fazer tudo sozinho que você é capaz de fazer
Fazer você mesmo porque você consegue.
No entanto, "tarefas que você consegue fazer" e "tarefas que você deve fazer" não são a mesma coisa.
Se você segurar tarefas que poderiam ser deixadas para outros, IA ou sistemas, você perde o tempo necessário para julgamentos que só você pode fazer.
3. Tornar "terminar o trabalho" o objetivo
Eu fiz o documento. Eu respondi ao e-mail. Eu terminei a reunião.
Há uma sensação de realização quando o trabalho é concluído.
No entanto, o que importa não é "o que você terminou", mas "o que foi criado por esse trabalho."
Volume de trabalho e resultados não são necessariamente a mesma coisa.
Portanto, antes de começar a trabalhar, faça a si mesmo estas cinco perguntas.
Pergunta 1 | Esta tarefa é realmente necessária?
Antes de otimizar uma tarefa, considere se a tarefa em si é necessária.
Terminar uma tarefa desnecessária rapidamente não leva a grandes resultados.
Por exemplo, existem tarefas como estas?
- Relatórios que ninguém lê
- Documentos que não estão sendo usados
- Reuniões com propósitos ambíguos
- Tarefas onde você insere o mesmo conteúdo repetidamente
- Postar conteúdo que continua sem qualquer resposta
Quanto mais tempo você faz um trabalho, mais ele se torna "natural" ou "dado como certo."
Nesses casos, pergunte isto:
Se eu parasse esta tarefa por um mês, quem ficaria preocupado e como?
Se não houver uma resposta clara, essa tarefa é candidata a parar, reduzir ou diminuir a frequência.
Em vez de começar uma nova tarefa, parar uma tarefa que não leva a resultados pode, às vezes, criar mais tempo.
Pergunta 2 | Esta tarefa deve ser feita agora?
Mesmo que uma tarefa seja necessária, isso não significa que deva ser feita agora.
Tendemos a escolher tarefas fáceis de terminar em vez das importantes.
Responder a e-mails, pequenas correções, verificar notificações. Porque são resolvidas rapidamente, você sente que trabalhou.
Por outro lado, tarefas como pensar em um novo projeto, analisar feedback de clientes ou decidir a direção futura não terminam rapidamente.
Portanto, são facilmente adiadas.
Quando estiver em dúvida, pense assim:
Se eu não fizer esta tarefa hoje, qual será o impacto nos resultados daqui a uma semana?
Escolha "tarefas com grande impacto nos resultados" em vez de "tarefas que terminam rapidamente."
É necessário decidir a ordem com base na importância, não apenas na urgência.
Pergunta 3 | Devo ser eu a fazer isto?
Você não deve acumular todas as tarefas que é capaz de fazer.
Há um limite para o tempo e a atenção que um ser humano pode usar.
Especificamente, as tarefas que você deve lidar são:
- Decidir o propósito
- Escolher a política
- Entender os sentimentos da outra pessoa
- Fazer o julgamento final
- Assumir a responsabilidade pelos resultados
Por outro lado, tarefas como organizar informações, entrada de dados, redação de textos e unificação de formatos podem potencialmente ser deixadas para outros, IA ou sistemas.
Ao julgar, pergunte isto:
O resultado realmente melhorará porque sou eu que estou fazendo?
Se o resultado não muda se você faz ou outra pessoa/sistema faz, talvez você não precise usar seu tempo para isso.
"Eu consigo fazer" não é uma razão para acumular.
Pergunta 4 | Posso deixar para pessoas, IA ou sistemas?
Mesmo que seja difícil delegar uma tarefa completamente, você pode delegar partes dela.
Por exemplo, se você pensa em uma tarefa como uma unidade, desde a coleta de informações até o julgamento final, parece que você tem que fazer tudo sozinho.
No entanto, se você a dividir, pode compartilhar os papéis.
- Deixar a coleta inicial de informações para a IA
- Pedir à IA para organizar as informações coletadas
- Fazer a IA criar um rascunho do texto
- Automatizar tarefas rotineiras
- Solicitar trabalho especializado de pessoas que são boas nisso
- Realizar a verificação final e o julgamento você mesmo
O importante aqui é não confundir delegar com "jogar para cima" (dumping).
Os humanos são os que comunicam o propósito, verificam os resultados e assumem a responsabilidade final.
Ao se deparar com uma tarefa, pense da seguinte forma:
Qual parte desta tarefa não requer julgamento?
Se você separar o trabalho do julgamento, encontrará partes que podem ser delegadas.
Não se trata apenas de proteger seu próprio tempo. Às vezes, deixar para uma pessoa ou sistema que é excelente nisso aumenta o resultado geral.
Pergunta 5 | O que quero criar com este tempo?
Mesmo que você reduza o trabalho e delegue a outros para liberar tempo, se você preencher esse tempo com outras tarefas simples, os resultados não mudarão.
O verdadeiro valor de economizar tempo está em onde você usa o tempo liberado.
Por exemplo, você pode usar o tempo para coisas como:
- Pensar em novos projetos
- Analisar reações de clientes ou leitores
- Melhorar produtos ou serviços
- Aprender conhecimentos necessários
- Construir relacionamentos com pessoas importantes
- Descansar o suficiente para recuperar o poder de julgamento
Descansar também não é uma perda de tempo.
Isso porque, em um estado de cansaço, você acaba apenas processando as tarefas à sua frente, dificultando o julgamento de longo prazo.
Ao pensar em como usar o tempo liberado, pergunte isto:
Depois de usar esta hora, o que quero ter deixado para trás?
Pense no que permanece após o tempo — não o fato de que você respondeu a 10 e-mails, mas um novo projeto, um produto melhorado, conhecimento aprofundado ou força física recuperada.
Liberar tempo não é o objetivo.
O objetivo é realocar o tempo recém-criado para algo mais valioso.
Sobre essa margem de tempo recém-criada, também escrevi neste artigo, então espero que você possa consultá-lo também.
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
Use as 5 Perguntas em 3 Minutos Todas as Manhãs
Organizei estas cinco perguntas em uma lista de verificação. Espero que você a ache útil.
A habilidade alocativa pode parecer um talento especial.
No entanto, você pode começar simplesmente dividindo seu trabalho diário em três categorias.
- Trabalho que eu penso
Tarefas pelas quais você assume responsabilidade, como propósito, planejamento, política, verificação e julgamento final.
- Trabalho para deixar para pessoas, IA ou sistemas
Coleta de informações, organização, redação, entrada de dados, tarefas repetitivas, etc.
- Trabalho para não fazer
Tarefas com pequeno impacto nos resultados, tarefas com propósitos ambíguos ou tarefas continuadas apenas por hábito.
Em seguida, escolha a única tarefa que trará mais resultados hoje.
E use seu tempo para essa tarefa antes de abrir e-mails ou notificações.
Você não precisa aumentar o que faz.
Você apenas decide no que focar sua atenção primeiro.
Na Era da IA, a "Habilidade Alocativa" Torna-se Mais Importante que a "Capacidade de Tarefa"
Com a IA, você pode criar textos, imagens, planos de projeto e rascunhos de documentos em pouco tempo.
Agora podemos criar mais coisas do que nunca.
No entanto, à medida que a quantidade que podemos criar aumenta, surge um problema diferente.
- O que criar
- Para quem criar
- Qual plano escolher
- Quanto deixar para a IA
- O que não publicar
Esses julgamentos tornam-se mais importantes do que antes.
Usar a IA em si não é o resultado.
Os resultados são alcançados apenas quando a IA é usada para trabalhos valiosos e a atenção humana é alocada para julgamentos importantes.
Na era da IA, a pessoa com valor não é aquela que consegue realizar mais tarefas.
É a pessoa que consegue usar sua atenção limitada para o trabalho mais valioso.
Resumo | O que Muda os Resultados é o Uso do Tempo, Não a Duração
Para resumir as cinco perguntas para melhorar os resultados mais uma vez:
- Esta tarefa é realmente necessária?
- Esta tarefa deve ser feita agora?
- Devo ser eu a fazer isto?
- Posso deixar para pessoas, IA ou sistemas?
- O que quero criar com este tempo?
Renda e resultados não são determinados apenas pela quantidade de esforço.
Existem vários fatores como habilidade, experiência, ambiente e oportunidade.
É por isso que não devemos simplesmente pensar que "mudar como você usa o tempo definitivamente aumentará sua renda."
Ainda assim, você pode revisar onde usa seu tempo e atenção.
Estar ocupado não é prova de resultados.
O que importa é para o que você usou seu tempo limitado e o que criou a partir desse tempo.
Antes de aumentar o que você faz, tente mudar sua alocação de tempo primeiro.
Sobre a Redação Deste Artigo
Este artigo refere-se ao working paper da Harvard Kennedy School "Allocative Skill."
O estudo investiga a relação entre a capacidade de alocar apropriadamente recursos como recursos humanos usando atenção limitada e a renda de trabalhadores em tempo integral.
No entanto, não é um estudo que verificou diretamente como usar IA ou técnicas de gerenciamento de tempo. As cinco perguntas introduzidas neste artigo são organizadas de forma independente para que o conceito de "habilidade alocativa" apresentado pela pesquisa possa ser aplicado ao trabalho diário.
Além disso, este artigo é um working paper destinado a solicitar opiniões e discussão e não representa as visões oficiais da Universidade de Harvard ou da Harvard Kennedy School.
Referências
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
