Você pode olhar para o título e pensar: "Anotações de reunião não são coisa de estagiário?" ou "A IA não deveria fazer isso?" ou "Olha esse fóssil, haha", mas esta é uma conversa sobre por que você ainda deveria tentar fazer atas de reunião manualmente.
Por que precisamos de atas de reunião, afinal?
- Para esclarecer tarefas e fazer as coisas andarem. Se alguém volta para sua mesa após uma reunião pensando: "Espera, o que eu tenho que fazer?", é um fracasso. Você precisa escrever e distribuir as atas para que "quem faz o quê até quando" fique claro para todos. Essa é a prioridade absoluta das atas de reunião.
- Para manter um registro das decisões. Se você não anotar, depois vira aquela discussão de "fulano disse, sicrano disse". No pior dos casos, um superior pode reverter uma decisão (embora alguns façam isso mesmo com a decisão registrada em ata).
- Para ajudar quem não participou a entender o contexto. Atas que só listam decisões e tarefas deixam os não participantes se sentindo excluídos, pensando "Por que eles chegaram a essa conclusão?". Esse "sentimento de exclusão" é problemático e corrói gradualmente a motivação das partes interessadas.
Qual é o sentido de humanos escreverem atas quando existe IA generativa?
- Muitas vezes ouço pessoas dizerem: "A IA generativa escreve atas agora, então não faz sentido humanos fazerem isso." No entanto, como alguém que tem reuniões todos os dias, meu instinto me diz que é mais eficiente conduzir uma reunião enquanto escrevo as atas manualmente em tempo real.
- Há três benefícios em fazer atas em tempo real + facilitação: Primeiro, é mais fácil manter a discussão no rumo certo (você pode mostrar onde a reunião está, o que precisa ser decidido e o que está sendo discutido). Segundo, é mais fácil eliminar mal-entendidos (você pode escrever enquanto confirma: "Meu entendimento sobre sua declaração está correto?"). Terceiro, é mais fácil definir tarefas e decisões (você pode especificá-las, como "A pessoa X é responsável por esta tarefa, com esta entrega até esta data").
- O que a IA generativa escreve é, no final das contas, uma "transcrição". Ela registra com precisão o que foi dito.
- No entanto, a IA não pensa sobre "o que deve ser discutido, quais são os pontos de discórdia", "se as decisões e tarefas estão finalizadas" ou "se esta declaração requer uma pergunta de acompanhamento". A IA não vai cuidar da determinação de finalizar as tarefas custe o que custar e registrá-las.
- Claro, seria diferente se a IA começasse a facilitar, mas, por enquanto, o estilo "humano facilitando enquanto faz a ata" é o que realmente torna as reuniões produtivas na prática.
Além disso, escrever muitas atas te deixa "mais forte".
O ato de escrever atas é uma arte marcial mista de conjuntos de habilidades e mentalidades básicas. Você ganha cinco habilidades principais:
- Habilidades de Escrita: Esta é a primeira coisa que aparece quando alguém lê uma ata. Atas com escrita terrível são um mundo cruel onde as pessoas pensam: "Não consigo entender isso, não importa quantas vezes leia" ou "As frases são muito longas para me dar ao trabalho de ler". Por outro lado, é uma habilidade que você pode melhorar com esforço. O caminho mais curto é implorar a um sênior capaz para "por favor, despedace minha ata com tinta vermelha!" e pedir que ele te ajude a treinar.
- Habilidades de Estruturação: Atas que apenas seguem a ordem da fala tornam impossível saber o que está sendo discutido. Você precisa mostrar o panorama geral e a posição de cada ponto dentro dele. É sobre pessoas, dinheiro ou coisas? Sistemas ou cultura? Estratégia ou execução? Escrever atas significa estruturar.
- Compreensão e Capacidade de Acompanhamento: Se você pensa: "Eu consigo escrever facilmente com habilidades de escrita e estruturação, não subestime minha formação", espere um momento. "Termos técnicos" vão te atrapalhar. Se um termo desconhecido aparecer, pesquise você mesmo primeiro; se não entender depois de 10 minutos, pergunte a alguém. Se fizer isso a fundo por cerca de três reuniões, você entenderá cerca de 60% do jargão interno e do setor e será capaz de inferir novos termos até certo ponto.
- Responsabilidade pela Reunião: Isso, na verdade, afeta muito a qualidade da ata. Quando uma conversa flui como "Sim, X é importante, concordo" -> "Certo, então o próximo tópico é...", a qualidade depende se você consegue rebater com: "Espera. Estamos realmente fazendo X? Se sim, quem está fazendo e até quando?" Atas de pessoas com baixa responsabilidade geralmente têm coisas que parecem decididas mas não estão, ou descrições ambíguas que podem ser interpretadas de qualquer maneira.
- Velocidade de Trabalho: Quando pedirem para você fazer a ata, considere isso um teste da sua velocidade de trabalho. Trabalhadores rápidos têm um rascunho pronto no momento em que a reunião termina e enviam um "por favor, verifiquem a ata" para todos os participantes em até 5 minutos. "Quantos minutos após a reunião a ata fica pronta?" é algo que as pessoas notam, e isso afeta muito a impressão do seu trabalho.
...Então, eu pessoalmente acho que as atas feitas por humanos ainda não desapareceram.
A propósito, minha recomendação é:
- Escreva cerca de 70% da ata antes da reunião (quais são os pontos a discutir e quais são as respostas provisórias?). Ajuste se você mostra todos os 70% ou apenas 30% dependendo do propósito da reunião.
- Em seguida, prossiga preenchendo a ata enquanto compartilha sua tela em tempo real. É uma sensação ótima quando você termina com: "Estas são as tarefas e decisões. Aqui está a ata."
Também escrevi sobre como criar atas em tempo real no note, então dê uma olhada se quiser.
note: [[Técnica Secreta] Como Escrever Atas de Reunião em Tempo Realhttps://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee
