Antes de se aventurar em tudo, domine uma coisa primeiro

Aqui está a tradução para o português:

Existe um tipo de pessoa que você vê de vez em quando no trabalho. Ela está na reunião de rotina do Projeto A, no kickoff do Projeto B e no subcomitê do Projeto C. A agenda dela está cheia de reuniões, então ela provavelmente acha que está "trabalhando". No entanto, quando você olha os resultados, a entrega de cada projeto termina no mesmo nível de mediocridade.

Por ser um trabalho feito às pressas, naturalmente exige correções, e outra pessoa acaba sendo forçada a fazer essas correções por toda parte. Você já viu essas pessoas que só espalham bagunça por aí?

Toda vez que vejo pessoas assim, penso: antes de se envolver superficialmente com várias coisas, não seria importante tentar fazer apenas uma coisa — mesmo que pequena — com total seriedade?

50% + 50% Não É Igual a 100%

• Gerenciar vários projetos simultaneamente é uma proeza que só pessoas muito habilidosas conseguem realizar. Isso porque os seres humanos são naturalmente péssimos em multitarefa.
• Existe um conceito chamado "Attention Residue" (resíduo de atenção). Proposto por Sophie Leroy, da Universidade de Minnesota, em 2009, ele sugere que, mesmo quando você muda da Tarefa A para a Tarefa B, parte da sua atenção continua presa na A ("Ah, isso ainda não terminou"). Os experimentos de Leroy mostraram que, quanto maior esse resíduo, pior o desempenho na tarefa seguinte.
• Mesmo que você entre em dois projetos com 50% da sua capacidade em cada um, você perde cerca de 10% da sua capacidade mental se preocupando com o B enquanto trabalha no A. Você acha que está "50% ativo no A", mas na realidade está dedicando apenas cerca de 40%. O mesmo acontece enquanto faz o B, que também vira 40%. Somando, dá 80%, ou seja, 20% da sua capacidade desapareceu em algum lugar.
• Essa sensação empírica de que "cerca de 20% da capacidade se dissolve quando se faz malabarismo" coincide quase exatamente com as estimativas de Gerald Weinberg, uma figura clássica da engenharia de software. Ele estimou que alternar entre dois projetos gera um custo de 20% na troca de tarefas, deixando apenas 40% do tempo para cada projeto.
• Vale notar que há relatos de que apenas cerca de 2,5% dos participantes dos experimentos conseguiram realizar duas tarefas cognitivas simultaneamente sem queda de desempenho. Essas pessoas excepcionais realmente existem.
• É por isso que, mesmo em empresas de consultoria, ser alocado em dois projetos com 50% cada é um privilégio reservado para profissionais excelentes que já comprovaram alto desempenho. É melhor pensar na multitarefa como um privilégio para os poucos que conseguem lidar com ela.

Por que as pessoas querem "fazer malabarismo" com tarefas?

• Já que os seres humanos não foram feitos para ser tão versáteis, por que eles querem fazer malabarismo superficial com vários projetos? Acho que é porque se comprometer com uma única coisa não deixa lugar para se esconder. Você não pode mais usar a desculpa: "Estou ocupado com outras tarefas."
• É a mesma estrutura da frase "Eu ainda não me dediquei de verdade". Ao fingir que faz um pouco de trabalho neste e naquele projeto, você evita perder em um confronto único e sério.
• Para se proteger de riscos, as pessoas espalham seus trabalhos feitos às pressas. Elas estão espalhando a própria falta de confiança.

Trabalhos feitos às pressas estão sendo observados

• É uma notícia cruel, mas todos ao seu redor sabem que você está fazendo um trabalho às pressas. Mesmo que pareçam não estar olhando, estão. Eles simplesmente não dizem nada e corrigem silenciosamente, pensando: "Ah, mais um que eu tenho que corrigir."
• Dar feedback é uma atitude que exige muita energia de quem o oferece. Então, se alguém se dá ao trabalho de dizer: "Eu gostaria que você fizesse isso mais ou menos assim", provavelmente já pensou a mesma coisa cerca de 20 vezes na cabeça.
• Se há 5 pessoas e cada uma pensou "que trabalho mal feito" 20 vezes, são 100 vezes no total. O feedback que você recebe cara a cara é apenas a ponta do iceberg.

Primeiro, comprometa-se 100% com um trabalho principal

• Mesmo que seja algo pequeno, tente se concentrar em uma tarefa principal do seu departamento sem fugir dela. Se você repete a mesma coisa várias vezes, gradualmente se acostuma, e o que você não conseguia fazer sem esforço consciente no início se torna algo que você faz inconscientemente.
• É como o swing do golfe. No início, você precisa estar consciente de tudo: posição da cabeça, ângulo de inclinação, pegada, posição da bola, largura dos pés, ângulo do backswing... Mas conforme você continua, seu corpo começa a se mover sozinho, sem pensar muito.
• O trabalho é exatamente igual. Se você se concentra em uma coisa e continua produzindo resultados, você consegue entregar um desempenho estável no nível do conhecimento implícito. Só então você pode começar a lidar com multitarefa ou múltiplos projetos.
• O motivo é simples: se é um trabalho com o qual você está acostumado, você consegue fazê-lo bem usando quase nenhum recurso cerebral. A disputa pelo resíduo de atenção simplesmente deixa de existir.
• Embora eu hoje trabalhe de um jeito que envolve administrar minha própria empresa enquanto também trabalho como funcionário e faço malabarismo com vários projetos, eu me dediquei a uma única coisa por muito tempo até chegar a esse ponto. Resumindo, nos primeiros 6 a 7 anos da minha carreira, não fiz nada além de projetos para implementar sistemas e reformular operações. Para ser honesto.
• Eu gostaria de dizer, como quem não quer nada, que "eu escolhi essa única coisa", mas simplesmente aconteceu de ser o que me designaram. No entanto, sinto que ter me dedicado àquela área por um tempo foi bastante útil mais tarde.
• O que ganhei com aquele trabalho de eficiência operacional baseado em sistemas foi a capacidade de "verbalizar conhecimento implícito". Para padronizar e otimizar operações com um sistema, você precisa verbalizar e estruturar as tarefas que as pessoas na linha de frente executam com base em conhecimento implícito. Se não for verbalizado, não roda em um sistema.
• Como resultado de fazer isso por 6 a 7 anos, me tornei capaz de fazê-lo em um nível inconsciente. Essa habilidade hoje vive em lugares inesperados, como verbalizar a lógica para operar IA ou ensinar pensamento lógico verbalizando "o que se passa na cabeça quando se pensa".
• Então, você não precisa complicar as coisas partindo para projetos paralelos logo de cara. Primeiro, foque 100%, ou até 120%, no único projeto à sua frente. As pessoas ao seu redor estão definitivamente observando isso.
• As pessoas procuram alguém que se dedicou completamente, mesmo a uma tarefa pequena, para dizer: "Eu quero te chamar para a próxima" ou "Vamos fazer este projeto juntos".

Recentemente, senti que estava me envolvendo superficialmente em coisas demais, então este texto foi um lembrete para mim mesmo.

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A "Work-Pro Room" do Motoyama