วิธีสร้างข้อเสนอที่เจ้านายอนุมัติทันที

คำแนะนำที่ว่า "บอกข้อสรุปก่อน" นั้นถูกเพียงครึ่งเดียว ผมมักสงสัยว่าอีกครึ่งหนึ่งที่เหลือขึ้นอยู่กับว่าคุณเตรียม "ตัวเลือก" ไว้หรือเปล่า มากกว่าจะขึ้นอยู่กับวิธีพูดของคุณ

ยกตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงพนักงานระดับจูเนียร์ในฝ่าย Customer Support ที่รับผิดชอบดูแลการสอบถามของลูกค้า

ยอดการสอบถามเพิ่มขึ้นจาก 300 เป็น 450 ครั้งต่อเดือน และเขาก็เดินไปหาหัวหน้าเพื่อปรึกษา แม้เขาจะเปรียบเทียบระหว่างการดำเนินงานแบบเดิมกับการจ้าง Outsource แล้ว แต่สิ่งที่หลุดออกจากปากมักจะเป็นประมาณนี้:

"ช่วงนี้ยอดสอบถามเพิ่มขึ้นเยอะเลยครับ"

"ผมคิดว่าเราควรนำ AI Chatbot มาใช้ครับ"

"เราควรทำยังไงดีครับ?"

ทั้งหมดนี้เป็นวิธีเริ่มต้นการปรึกษาที่ปกติมากใช่ไหมล่ะ?

แต่คำตอบที่ได้กลับมักจะเป็น "ไว้ค่อยคุยกันเรื่องนี้ทีหลังนะ"

ข้อเสนอที่ลื่นไหลจะทำให้หัวหน้าต้องคิด

ทำไมมันถึงสะดุด? เพราะทั้งสามประโยคบังคับให้หัวหน้าต้องคิด ในหัวของหัวหน้าเต็มไปด้วยคำถามอย่าง "แล้วคุณอยากทำอะไร?", "ทำไมต้องเป็นอันนั้น?" และ "มีทางเลือกอื่นไหม?" จนไม่มีพื้นที่เหลือพอจะสร้างคำตอบขึ้นมาได้ในทันที

โครงสร้าง ข้อสรุป-เหตุผล-ตัวเลือก

มีโครงสร้างสำหรับการนำเสนอที่ต่อยอดจากหลักการ "บอกข้อสรุปก่อน" ไปอีกขั้นหนึ่ง

ข้อสรุป (สิ่งที่คุณต้องการทำ)

เหตุผล (ทำไมถึงเลือกทางนั้น)

ตัวเลือก (เมื่อเทียบกับไอเดียอื่น ๆ แล้วเป็นอย่างไร)

นี่คือโครงสร้างที่คุณต้องพูดทั้งสามส่วนนี้ออกมาแยกกันอย่างชัดเจน

ยิ่งไปกว่านั้น โครงสร้างนี้ยังมี "เคล็ดลับ" อีกอย่าง เจฟฟ์ เบโซส ผู้ก่อตั้ง Amazon สั่งห้ามใช้ PowerPoint ในการประชุมผู้บริหาร และเปลี่ยนมาใช้บันทึกข้อความความยาวหกหน้าแทน (ในจดหมายถึงผู้ถือหุ้นปี 2017 เขาเล่าว่าทุกคนจะอ่านบันทึกนั้นอย่างเงียบ ๆ ในช่วงต้นการประชุม)

กล่าวคือ การบังคับใช้รูปแบบที่ Bullet point ไม่สามารถซ่อนช่องโหว่ได้ ทำให้คนเขียนต้องคิดให้รอบคอบว่า "ทำไมถึงเลือกทางนั้น" และ "มีทางเลือกอื่นอะไรบ้าง"

ผมเชื่อว่านี่แหละคือหน้าตาของข้อเสนอที่ไม่ทำให้หัวหน้าต้องคิด

มันไม่เกี่ยวกับไหวพริบหรือระดับการศึกษา แต่มันเกี่ยวกับ "ลำดับขั้นตอน" ดังนั้นใครก็สามารถทำตามได้ตั้งแต่วันนี้

ปรับคำพูดใหม่จากสามประโยคแรก

ประโยคเริ่มต้นทั้งสามขาดหายไปแค่บรรทัดเดียวเท่านั้น

① "ช่วงนี้ยอดสอบถามเพิ่มขึ้นเยอะเลยครับ" = มีแค่ข้อเท็จจริง

→ "ผมอยากนำ AI Chatbot มาใช้ช่วยตอบคำถามครับ ยอดสอบถามเพิ่มขึ้นจาก 300 เป็น 450 ครั้งต่อเดือน และเวลาทำงานล่วงเลยเกิน 20 ชั่วโมงต่อคนต่อเดือนแล้วครับ"

หัวหน้าแค่ต้องตัดสินใจว่า "จะใช้หรือไม่ใช้" เท่านั้น

② "ผมคิดว่าเราควรนำ AI Chatbot มาใช้ครับ" = มีแค่ข้อสรุป

→ "ผมอยากนำ AI Chatbot มาใช้ครับ ประมาณ 60% ของยอดสอบถาม 450 ครั้งเป็นเรื่องรีเซ็ตรหัสผ่านและเช็กสถานะการจัดส่ง ซึ่งระบบตอบอัตโนมัติได้ครับ"

ตรงนี้ การทดลองเรื่องเครื่องถ่ายเอกสารที่ Ellen Langer นักจิตวิทยาและคณะตีพิมพ์ในปี 1978 ช่วยอธิบายได้ดี

เมื่อขอแทรกคิวเพื่อถ่ายเอกสาร อัตราที่ยอมให้โดยไม่มีเหตุผลคือ 60% (ราว 60 คนจาก 100 คน)

แต่แค่เพิ่มเหตุผลอย่าง "เพราะผมรีบครับ" อัตราการยอมให้ก็พุ่งขึ้นเป็น 94%

ด้วยเหตุผลเพียงบรรทัดเดียว อีกฝ่ายก็ไม่จำเป็นต้องมานั่งคิดเองว่า "ทำไม?"

③ "เราควรทำยังไงดีครับ?" = มีแค่คำถาม

→ "ผมเปรียบเทียบมาสามทางเลือกครับ ถ้าทำแบบเดิมต่อไปก็ต้องทำ OT เรื่อย ๆ จ้าง Outsource ตกเดือนละ 400,000 เยน ส่วน AI Chatbot เดือนละ 50,000 เยน ผมขออนุญาตดำเนินการกับ AI Chatbot ได้ไหมครับ?"

อีกฝ่ายแค่ต้องตอบ "ตกลง" หรือ "ไม่" กับประโยคสุดท้ายเท่านั้น

เสริมอีกนิด ให้ใส่ตัวเลือก "ทำแบบเดิมต่อไป" ไว้ในทางเลือกเสมอ วิธีนี้จะสร้างเกณฑ์พื้นฐานในการเปรียบเทียบ ทำให้ข้อดีของตัวเลือกอื่นเห็นชัดขึ้นมาทันที

สิ่งที่การปรับคำพูดทั้งสามแบบนี้มีร่วมกันคือ: อย่าทำให้หัวหน้าต้องคิด

เตรียมตัวเลือกไว้ก่อน

แม้จะเรียบเรียงทุกอย่างตามนี้แล้ว บางคนก็ยังไปไม่เป็นเมื่อถูกถามว่า "พิจารณาทางเลือกอื่นด้วยไหม?" หรือ "ถ้ามันล้มเหลวจะทำยังไง?" เมื่อก่อนผมก็เป็นหนึ่งในนั้นเหมือนกัน

ข้อสรุปคือเรื่องของ "ลำดับการพูด" ไม่ใช่ "ลำดับการเตรียมงาน"

คุณต้องเปลี่ยนจาก "ตัดสินใจข้อสรุปก่อนแล้วค่อยพูด" มาเป็น "列出ตัวเลือกก่อนแล้วค่อยเลือกข้อสรุป"

การที่พนักงานจูเนียร์คนเมื่อกี้เปรียบเทียบการทำแบบเดิมกับการจ้าง Outsource ก็คือการเตรียมตัวในลักษณะนี้พอดี การที่คุณตอบคำถาม "ถ้ามันล้มเหลวจะทำยังไง?" ด้วย "ถ้าอัตราการแก้ปัญหาด้วยตัวเองไม่ถึง 20% ภายในสามเดือน เราจะเปลี่ยนไปใช้ Outsource ครับ" ได้นั้น เป็นเพราะคุณมีตัวเลือกที่เปรียบเทียบไว้พร้อมอยู่ในมือแล้ว

พูดข้อสรุปก่อน แต่เตรียมตัวเลือกไว้ก่อน

ดังนั้น ข้อเสนอถึงได้รับการอนุมัติทันที ไม่ใช่เพราะคุณบอกข้อสรุปก่อน แต่เพราะคุณเริ่มเตรียมจากตัวเลือกต่างหาก

・เตรียมและพูดแค่ข้อสรุปอย่างเดียว

→ ไปต่อไม่ได้เมื่อเจอคำถาม "พิจารณาทางเลือกอื่นด้วยไหม?" และจบลงที่ "ไว้คุยกันทีหลังนะ"

・เตรียมและพูดโดยเริ่มจากตัวเลือก

→ จบลงที่ "โอเค เอาตามนั้นเลย"

บันทึกสามบรรทัดก่อนนำเสนอ

ดังนั้น ก่อนนำเสนอ ผมจะเขียนบันทึกสามบรรทัดที่มี "ข้อสรุป เหตุผล ตัวเลือก" โดยระบุตัวเลือกมาสามทาง รวมถึงทางเลือก "ทำแบบเดิมต่อไป" ด้วย

ใช้เวลาเขียนประมาณห้านาที แต่ผมรู้สึกว่าจำนวนการถามตอบไปมากับหัวหน้าลดลงไปเยอะมาก

แม้แต่ตอนนี้ ถ้าผมเผลอขี้เกียจ ก็มีบางวันที่ส่งไปแค่ข้อสรุปแล้วโดนถามกลับมาว่า "แล้วตัวเลือกอื่นล่ะ?"

เอาเถอะ ทักษะการพูดนั้นพัฒนาให้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วได้ยาก แต่ลำดับการพูดนั้นฝึกกันได้ตั้งแต่การนำเสนอครั้งถัดไปเลย

บัญชีนี้ถ่ายทอดทักษะที่ทันยุคและธุรกิจที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว พร้อมมอบความรู้เชิงปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน ดำเนินการโดย Levela Inc. ซึ่งสนับสนุนบริษัทกว่า 1,000 แห่งบน X และมีนักเรียนใน Instagram กว่า 6,000 คน

เราโพสต์เคล็ดลับสำหรับการทำงานในวันพรุ่งนี้ทุกวัน กดติดตาม @skillget_levela

แหล่งอ้างอิง

・เจฟฟ์ เบโซส, "จดหมายถึงผู้ถือหุ้นปี 2017," Amazon.com, Inc. (2017)

・Ellen J. Langer, Arthur Blank, B. Chanowitz, "The Mindlessness of Ostensibly Thoughtful Action: The Role of 'Placebic' Information in Interpersonal Interaction," Journal of Personality and Social Psychology, 36(8), 1978