งานวิจัยจาก Harvard: ความเชื่อมโยงระหว่างรายได้และการจัดสรรเวลา—5 คำถามเพื่อเพิ่มผลลัพธ์ให้ดียิ่งขึ้น

คุณทำงานอย่างขยันขันแข็งทุกวัน

คุณตอบอีเมลตั้งแต่เช้า สร้างเอกสาร และเข้าร่วมประชุม กว่าจะรู้ตัว วันก็ผ่านไปแล้ว

แต่คุณกลับไม่เห็นความคืบหน้าอย่างที่คาดหวัง

ในทางกลับกัน มีคนที่ประสบความสำเร็จอย่างมากมายแม้จะมีเวลาเท่ากัน

ความแตกต่างนี้เกิดจากความเร็วในการทำงานหรือปริมาณความพยายามเพียงอย่างเดียวหรือไม่?

บางที สิ่งที่สำคัญอาจไม่ใช่ "คุณทำงานมากแค่ไหน" แต่เป็น "คุณใช้" เวลาและความสนใจอันจำกัดไปกับอะไร

คนที่ประสบความสำเร็จสูงไม่ได้เพิ่มเวลาของพวกเขา

พวกเขาจัดสรรเวลาไปยังจุดที่นำไปสู่ผลลัพธ์

จากงานวิจัยเกี่ยวกับ "ทักษะการจัดสรร" (Allocative Skill) ซึ่งมีรายงานว่ามีความสัมพันธ์กับรายได้ ผมจะแนะนำคำถาม 5 ข้อเพื่อเพิ่มผลลัพธ์ของคุณ

"ทักษะการจัดสรร" ที่เชื่อมโยงกับรายได้คืออะไร?

ในเอกสารวิจัยที่ตีพิมพ์เป็นเอกสารการทำงานของ Harvard Kennedy School มีแนวคิดที่เรียกว่า "Allocative Skill"

ในภาษาไทย แนวคิดนี้แปลว่า "ความสามารถในการจัดสรร" ได้อย่างใกล้เคียง

ทักษะการจัดสรรคือความสามารถในการกระจายเวลา ความสนใจ และทรัพยากรบุคคลอันจำกัดไปยังพื้นที่ที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่มากขึ้น

ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจต่างๆ เช่น:

• งานใดควรจัดลำดับความสำคัญก่อน
• สิ่งใดควรเลื่อนออกไปทีหลัง
• ควรมอบหมายงานใดให้ใคร
• ข้อมูลใดควรให้ความสนใจ
• สิ่งใดควรตัดสินใจ ไม่ทำ

สิ่งนี้แตกต่างจากความสามารถในการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วเล็กน้อย

ถ้าความสามารถในการทำงานคือ "คุณทำงานที่ได้รับมอบหมายได้ดีแค่ไหน" ทักษะการจัดสรรก็คือ "พลังในการตัดสินใจว่างานใดควรทำตั้งแต่แรก"

นักวิจัยนิยามทักษะการจัดสรรว่าเป็น "ผลผลิตส่วนเพิ่มของความสนใจ" (marginal productivity of attention)

ฟังดูซับซ้อนเล็กน้อย แต่พูดง่ายๆ คือ:

คุณสามารถสร้างการตัดสินใจที่ดีและผลลัพธ์ได้มากเพียงใดโดยใช้ความสนใจอันจำกัดของคุณ?

การศึกษานี้ตรวจสอบอะไร?

การศึกษานี้เกี่ยวข้องกับพนักงานประจำมากกว่า 1,000 คนในสหรัฐอเมริกา อายุระหว่าง 25 ถึง 55 ปี

ผู้เข้าร่วมได้ทำงานที่เรียกว่า "เกมการมอบหมายงาน" (Assignment Game)

ในงานนี้ ผู้เข้าร่วมทำหน้าที่เป็นผู้จัดการและมอบหมายพนักงานสมมติที่มีระดับผลผลิตต่างกันให้กับงานต่างๆ

คนคนหนึ่งอาจเก่งงาน A แต่ทำงาน B ได้ไม่ดี อีกคนอาจตรงกันข้าม

ผู้เข้าร่วมต้องตัดสินใจว่าใครควรอยู่ตำแหน่งไหนเพื่อเพิ่มผลลัพธ์สูงสุด ขณะที่ตรวจสอบข้อมูลที่มีจำกัด

สิ่งที่วัดที่นี่ไม่ใช่ความเร็วของงานของผู้เข้าร่วมเอง

มันคือความสามารถในการตัดสินใจว่าจะวางใครไว้ที่ไหนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดภายในเวลาและข้อมูลที่จำกัด

การศึกษาเปรียบเทียบทักษะการจัดสรรนี้กับรายได้ อาชีพ และข้อมูลอื่นๆ ของผู้เข้าร่วม

คนที่มีทักษะการจัดสรรสูงกว่ามักมีรายได้สูงกว่า

ผลลัพธ์แสดงให้เห็นว่าทักษะการจัดสรรมีความสัมพันธ์อย่างมากกับรายได้ของพนักงานประจำ

ความสัมพันธ์นี้ยังคงอยู่แม้หลังจากคำนึงถึงความแตกต่างในด้านสติปัญญา ความสามารถทางตัวเลข การศึกษา และอาชีพแล้ว

การศึกษารายงานว่าบุคคลที่มีทักษะการจัดสรรสูงกว่าค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานหนึ่งหน่วยจะมีรายได้สูงกว่าประมาณ 7% แม้หลังจากปรับตามเงื่อนไขต่างๆ แล้ว

ยิ่งไปกว่านั้น ความสัมพันธ์ยังยิ่งใหญ่กว่าในงานที่มีโอกาสในการตัดสินใจมาก เช่น บทบาทผู้บริหารและวิชาชีพ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง งานอาจถูกประเมินไม่เพียงแค่ "คุณประมวลผลได้มากแค่ไหน" แต่รวมถึง "คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องว่าควรทำอะไร"

อย่างไรก็ตาม มีข้อควรระวังที่สำคัญ

การศึกษานี้ไม่ได้พิสูจน์ว่า:

การเพิ่มทักษะการจัดสรรจะเพิ่มรายได้ของคุณอย่างแน่นอน

มันเป็นการศึกษาที่ยืนยันความสัมพันธ์ระหว่างทักษะการจัดสรรและรายได้ ไม่ใช่การศึกษาที่พิสูจน์ความสัมพันธ์เชิงสาเหตุโดยตรง นอกจากนี้ ในขั้นตอนนี้ มันเป็นเอกสารการทำงานที่เผยแพร่เพื่อขอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ มากกว่าที่จะเป็นเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบโดยผู้ทรงคุณวุฒิและได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ

ถึงกระนั้น การมุ่งเน้นไปที่ความสามารถของ "การใช้ความสนใจของคุณไปกับอะไร" ก็ให้คำแนะนำที่ดีสำหรับการทบทวนการทำงานประจำวัน

3 ข้อผิดพลาดสำหรับคนที่ยุ่งแต่ไม่ได้ผลลัพธ์

การมองผ่านเลนส์ของทักษะการจัดสรรเผยให้เห็นว่าทำไมการยุ่งจึงไม่นำไปสู่ผลลัพธ์เสมอไป

1. ปฏิบัติต่องานทั้งหมดด้วยความสำคัญเท่ากัน

จัดการงานตามลำดับที่ปรากฏต่อหน้า

เมื่อมองเผินๆ ดูเหมือนเป็นวิธีการทำงานที่ขยันขันแข็ง แต่งานต่างๆ มีผลกระทบต่อผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน

ถ้าคุณปฏิบัติต่อทุกสิ่งด้วยความสำคัญเท่ากัน คุณจะไม่สามารถใช้เวลากับงานที่สำคัญอย่างแท้จริงได้เพียงพอ

2. ทำทุกอย่างด้วยตัวเองที่คุณทำได้

ทำเองเพราะคุณทำได้

อย่างไรก็ตาม "งานที่คุณทำได้" และ "งานที่คุณควรทำ" ไม่เหมือนกัน

ถ้าคุณยึดติดกับงานที่สามารถปล่อยให้คนอื่น AI หรือระบบทำได้ คุณจะเสียเวลาที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้

3. ทำให้ "การทำงานเสร็จ" เป็นเป้าหมาย

ฉันสร้างเอกสารแล้ว ฉันตอบอีเมลแล้ว ฉันประชุมเสร็จแล้ว

มีความรู้สึกสำเร็จเมื่องานเสร็จ

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญไม่ใช่ "สิ่งที่คุณทำเสร็จ" แต่คือ "สิ่งที่ถูกสร้างขึ้นจากงานนั้น"

ปริมาณงานและผลลัพธ์ไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน

ดังนั้น ก่อนเริ่มทำงาน ให้ถามตัวเองด้วยคำถามห้าข้อนี้

คำถามที่ 1 | งานนี้จำเป็นจริงๆ หรือไม่?

ก่อนที่จะปรับปรุงงาน ให้พิจารณาว่างานนั้นจำเป็นหรือไม่

การทำงานที่ไม่จำเป็นให้เสร็จอย่างรวดเร็วไม่ได้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่

ตัวอย่างเช่น มีงานแบบนี้หรือไม่?

• รายงานที่ไม่มีใครอ่าน
• เอกสารที่ไม่ได้ใช้งาน
• การประชุมที่มีวัตถุประสงค์คลุมเครือ
• งานที่คุณป้อนเนื้อหาเดิมซ้ำๆ
• การโพสต์เนื้อหาที่ดำเนินต่อไปโดยไม่มีปฏิกิริยาใดๆ

ยิ่งคุณทำงานนานเท่าไหร่ ก็ยิ่งกลายเป็น "สิ่งที่มองข้าม" มากขึ้นเท่านั้น

ในกรณีเช่นนี้ ให้ถามสิ่งนี้:

ถ้าฉันหยุดงานนี้เป็นเวลาหนึ่งเดือน ใครจะเดือดร้อน และเดือดร้อนอย่างไร?

ถ้าไม่มีคำตอบที่ชัดเจน งานนั้นก็เป็นตัวเลือกสำหรับการหยุด ลด หรือลดความถี่ลง

แทนที่จะเริ่มงานใหม่ การหยุดงานหนึ่งงานที่ไม่นำไปสู่ผลลัพธ์บางครั้งก็สามารถสร้างเวลาได้มากขึ้น

คำถามที่ 2 | ควรทำงานนี้ตอนนี้หรือไม่?

แม้ว่างานจะจำเป็น ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องทำทันที

เรามักจะเลือกงานที่ทำเสร็จง่ายมากกว่างานสำคัญ

การตอบอีเมล การแก้ไขเล็กน้อย การตรวจสอบการแจ้งเตือน เพราะมันเคลียร์ได้เร็ว คุณจึงรู้สึกว่าคุณได้ทำงาน

ในทางกลับกัน งานอย่างการคิดโปรเจกต์ใหม่ การวิเคราะห์ความคิดเห็นของลูกค้า หรือการตัดสินใจทิศทางในอนาคต ไม่ได้จบลงอย่างรวดเร็ว

ดังนั้นจึงมักถูกเลื่อนออกไป

เมื่อไม่แน่ใจ ให้คิดแบบนี้:

ถ้าฉันไม่ทำงานนี้วันนี้ มันจะส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ในอีกหนึ่งสัปดาห์ข้างหน้าอย่างไร?

เลือก "งานที่มีผลกระทบต่อผลลัพธ์มาก" มากกว่า "งานที่จบเร็ว"

จำเป็นต้องตัดสินใจลำดับตามความสำคัญ ไม่ใช่แค่ความเร่งด่วน

คำถามที่ 3 | ฉันควรเป็นคนทำสิ่งนี้หรือไม่?

คุณต้องไม่กักตุนงานทั้งหมดที่คุณทำได้

เวลาและความสนใจที่มนุษย์สามารถใช้ได้มีจำกัด

โดยเฉพาะ งานที่คุณควรจัดการคือ:

• การตัดสินใจวัตถุประสงค์
• การเลือกนโยบาย
• การทำความเข้าใจความรู้สึกของอีกฝ่าย
• การตัดสินใจขั้นสุดท้าย
• การรับผิดชอบต่อผลลัพธ์

ในทางกลับกัน งานอย่างการจัดระเบียบข้อมูล การป้อนข้อมูล การร่างข้อความ และการจัดรูปแบบให้เป็นมาตรฐาน สามารถปล่อยให้คนอื่น AI หรือระบบทำได้

เมื่อตัดสินใจ ให้ถามสิ่งนี้:

ผลลัพธ์จะดีขึ้นจริงหรือเพราะฉันเป็นคนทำ?

ถ้าผลลัพธ์ไม่เปลี่ยนแปลงไม่ว่าคุณจะทำหรือคนอื่น/ระบบทำ คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้เวลาของคุณกับมัน

"ฉันทำได้" ไม่ใช่เหตุผลที่จะกักตุนมัน

คำถามที่ 4 | ฉันสามารถปล่อยให้คน AI หรือระบบทำได้หรือไม่?

แม้ว่าจะยากที่จะมอบหมายงานทั้งหมด คุณสามารถมอบหมายบางส่วนได้

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมองว่างานเป็นหน่วยเดียวตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลไปจนถึงการตัดสินใจขั้นสุดท้าย คุณจะรู้สึกว่าต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง

อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณแยกย่อย คุณสามารถแบ่งปันบทบาทได้

• ปล่อยให้ AI รวบรวมข้อมูลเบื้องต้น
• ขอให้ AI จัดระเบียบข้อมูลที่รวบรวมได้
• ให้ AI สร้างร่างข้อความ
• ทำให้งานประจำเป็นอัตโนมัติ
• ขอให้คนที่ถนัดทำงานเฉพาะทาง
• ทำการตรวจสอบและตัดสินใจขั้นสุดท้ายด้วยตัวเอง

สิ่งสำคัญที่นี่คืออย่าสับสนระหว่างการมอบหมายกับการโยนงาน

มนุษย์คือผู้ที่สื่อสารวัตถุประสงค์ ตรวจสอบผลลัพธ์ และรับผิดชอบขั้นสุดท้าย

เมื่อเผชิญกับงาน ให้คิดดังนี้:

ส่วนใดของงานนี้ที่ไม่ต้องการการตัดสินใจ?

ถ้าคุณแยกงานออกจากการตัดสินใจ คุณจะพบส่วนที่สามารถมอบหมายได้

มันไม่ใช่แค่การปกป้องเวลาของคุณเอง บางครั้ง การปล่อยให้คนหรือระบบที่ถนัดทำจะเพิ่มผลลัพธ์โดยรวม

คำถามที่ 5 | ฉันต้องการสร้างอะไรด้วยเวลานี้?

แม้ว่าคุณจะลดงานและมอบหมายให้คนอื่นเพื่อเพิ่มเวลา ถ้าคุณเติมเวลาว่างนั้นด้วยงานง่ายๆ อื่นๆ ผลลัพธ์ก็จะไม่เปลี่ยนแปลง

คุณค่าที่แท้จริงของการประหยัดเวลาอยู่ที่ว่าคุณใช้เวลาที่ว่างนั้นไปที่ไหน

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เวลากับสิ่งต่างๆ เช่น:

• การคิดโปรเจกต์ใหม่
• การวิเคราะห์ปฏิกิริยาของลูกค้าหรือผู้อ่าน
• การปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการ
• การเรียนรู้ความรู้ที่จำเป็น
• การสร้างความสัมพันธ์กับคนสำคัญ
• การพักผ่อนอย่างเพียงพอเพื่อฟื้นฟูพลังในการตัดสินใจ

การพักผ่อนไม่ใช่การเสียเวลาเช่นกัน

เพราะในสภาพที่เหนื่อยล้า คุณจะประมวลผลแต่งานที่อยู่ตรงหน้าเท่านั้น ทำให้การตัดสินใจระยะยาวเป็นเรื่องยาก

เมื่อคิดถึงวิธีใช้เวลาที่ว่าง ให้ถามสิ่งนี้:

หลังจากใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงนี้ไปแล้ว ฉันอยากให้เหลืออะไรไว้เบื้องหลัง?

คิดถึงสิ่งที่ยังคงอยู่หลังจากเวลาผ่านไป—ไม่ใช่ความจริงที่ว่าคุณตอบอีเมล 10 ฉบับ แต่เป็นโปรเจกต์ใหม่ ผลิตภัณฑ์ที่ปรับปรุงแล้ว ความรู้ที่ลึกซึ้งขึ้น หรือพละกำลังที่ฟื้นคืนมา

การเพิ่มเวลาไม่ใช่เป้าหมาย

เป้าหมายคือการจัดสรรเวลาที่สร้างขึ้นใหม่ให้กับสิ่งที่ทรงคุณค่ามากกว่า

เกี่ยวกับช่วงเวลาที่ว่างที่สร้างขึ้นใหม่นี้ ผมได้เขียนเกี่ยวกับมันในบทความนี้ด้วย หวังว่าคุณจะสามารถอ้างอิงได้เช่นกัน

https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373

ใช้คำถาม 5 ข้อใน 3 นาทีทุกเช้า

ผมได้จัดระเบียบคำถามห้าข้อนี้เป็นรายการตรวจสอบ หวังว่าคุณจะพบว่ามันมีประโยชน์

ทักษะการจัดสรรอาจฟังดูเหมือนพรสวรรค์พิเศษ

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยการแบ่งงานประจำวันของคุณออกเป็นสามประเภท

1. งานที่ฉันคิด

งานที่คุณรับผิดชอบ เช่น วัตถุประสงค์ การวางแผน นโยบาย การตรวจสอบ และการตัดสินใจขั้นสุดท้าย

1. งานที่ปล่อยให้คน AI หรือระบบทำ

การรวบรวมข้อมูล การจัดระเบียบ การร่าง การป้อนข้อมูล งานที่ทำซ้ำๆ ฯลฯ

1. งานที่ไม่ต้องทำ

งานที่มีผลกระทบต่อผลลัพธ์น้อย งานที่มีวัตถุประสงค์คลุมเครือ หรืองานที่ทำต่อเนื่องเพียงเพราะเป็นนิสัย

จากนั้น เลือกงานหนึ่งงานที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์มากที่สุดในวันนี้

และใช้เวลาของคุณกับงานนั้นก่อนที่จะเปิดอีเมลหรือการแจ้งเตือน

คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มสิ่งที่คุณทำ

คุณแค่ตัดสินใจว่าจะมุ่งความสนใจไปที่สิ่งใดก่อน

ในยุค AI "ทักษะการจัดสรร" มีความสำคัญมากกว่า "ความสามารถในการทำงาน"

ด้วย AI คุณสามารถสร้างข้อความ รูปภาพ แผนโปรเจกต์ และร่างเอกสารได้ในเวลาอันสั้น

ตอนนี้เราสามารถสร้างสิ่งต่างๆ ได้มากกว่าที่เคย

อย่างไรก็ตาม เมื่อปริมาณที่เราสร้างได้เพิ่มขึ้น ปัญหาที่แตกต่างก็เกิดขึ้น

• จะสร้างอะไร
• จะสร้างให้ใคร
• จะเลือกแผนไหน
• จะปล่อยให้ AI ทำมากแค่ไหน
• จะไม่เผยแพร่อะไร

การตัดสินใจเหล่านี้มีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม

การใช้ AI ด้วยตัวเองไม่ใช่ผลลัพธ์

ผลลัพธ์จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อ AI ถูกใช้สำหรับงานที่มีคุณค่า และความสนใจของมนุษย์ถูกจัดสรรให้กับการตัดสินใจที่สำคัญ

ในยุค AI คนที่มีคุณค่าไม่ใช่คนที่สามารถทำงานได้มากที่สุด

มันคือคนที่สามารถใช้ความสนใจอันจำกัดของตนกับงานที่มีค่าที่สุด

สรุป | สิ่งที่เปลี่ยนผลลัพธ์คือการใช้เวลา ไม่ใช่ความยาวของเวลา

เพื่อสรุปคำถามห้าข้อเพื่อเพิ่มผลลัพธ์อีกครั้ง:

1. งานนี้จำเป็นจริงๆ หรือไม่?
2. ควรทำงานนี้ตอนนี้หรือไม่?
3. ฉันควรเป็นคนทำสิ่งนี้หรือไม่?
4. ฉันสามารถปล่อยให้คน AI หรือระบบทำได้หรือไม่?
5. ฉันต้องการสร้างอะไรด้วยเวลานี้?

รายได้และผลลัพธ์ไม่ได้ถูกกำหนดโดยปริมาณความพยายามเพียงอย่างเดียว

มีปัจจัยต่างๆ เช่น ความสามารถ ประสบการณ์ สภาพแวดล้อม และโอกาส

นั่นคือเหตุผลที่เราไม่ควรคิดง่ายๆ ว่า "การเปลี่ยนวิธีใช้เวลาจะเพิ่มรายได้ของคุณอย่างแน่นอน"

ถึงกระนั้น คุณสามารถทบทวนว่าคุณใช้เวลาและความสนใจของคุณไปที่ไหน

ความยุ่งวุ่นวายไม่ใช่หลักฐานของผลลัพธ์

สิ่งที่สำคัญคือคุณใช้เวลาอันจำกัดของคุณไปกับอะไร และคุณสร้างอะไรจากเวลานั้น

ก่อนที่จะเพิ่มสิ่งที่คุณทำ โปรดลองเปลี่ยนการจัดสรรเวลาของคุณก่อน

เกี่ยวกับการเขียนบทความนี้

บทความนี้อ้างอิงจากเอกสารการทำงานของ Harvard Kennedy School เรื่อง "Allocative Skill"

การศึกษานี้ตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างความสามารถในการจัดสรรทรัพยากร เช่น ทรัพยากรบุคคลอย่างเหมาะสมโดยใช้ความสนใจอันจำกัด กับรายได้ของพนักงานประจำ

อย่างไรก็ตาม มันไม่ใช่การศึกษาที่ตรวจสอบโดยตรงถึงวิธีใช้ AI หรือเทคนิคการบริหารเวลา คำถามห้าข้อที่แนะนำในบทความนี้ถูกจัดระเบียบอย่างอิสระเพื่อให้แนวคิดของ "ทักษะการจัดสรร" ที่นำเสนอโดยงานวิจัยสามารถนำไปใช้กับการทำงานประจำวันได้

ยิ่งไปกว่านั้น เอกสารนี้เป็นเอกสารการทำงานที่มีวัตถุประสงค์เพื่อขอความคิดเห็นและการอภิปราย และไม่ได้แสดงถึงความคิดเห็นอย่างเป็นทางการของ Harvard University หรือ Harvard Kennedy School

เอกสารอ้างอิง

Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.