คุณอาจจะมองหัวข้อนี้แล้วคิดว่า "การจดบันทึกการประชุมเป็นงานของเด็กฝึกไม่ใช่เหรอ?" หรือ "AI ควรจะทำแทนไม่ใช่เหรอ?" หรือ "ดูสิฟอสซิลนี่ 555" แต่นี่คือบทสนทนาเกี่ยวกับว่าทำไมคุณถึงควรลองจดบันทึกการประชุมด้วยตัวเอง
ทำไมเราถึงต้องมีบันทึกการประชุมตั้งแต่แรก?
- เพื่อทำให้สิ่งที่ต้องทำ (ToDos) ชัดเจนและขับเคลื่อนงานต่อไป ถ้ามีคนกลับมาที่โต๊ะทำงานหลังการประชุมแล้วคิดว่า "เดี๋ยวนะ ฉันต้องทำอะไร?" นั่นคือความล้มเหลว คุณต้องเขียนและแจกจ่ายบันทึกการประชุมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่า "ใครทำอะไร เมื่อไหร่" นี่คือสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งของบันทึกการประชุม
- เพื่อเก็บประวัติการตัดสินใจ ถ้าคุณไม่เขียนมันลงไป มันจะกลายเป็นข้อโต้แย้งแบบ "เขาว่า เธอว่า" ในภายหลัง ในกรณีที่แย่ที่สุด หัวหน้าอาจพลิกคำตัดสิน (ถึงแม้บางคนจะทำแบบนั้นแม้จะมีบันทึกการประชุมแล้วก็ตาม)
- เพื่อช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมเข้าใจบริบท บันทึกการประชุมที่ระบุแค่การตัดสินใจและสิ่งที่ต้องทำ (ToDos) จะทำให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมรู้สึกถูกทิ้งไว้ข้างหลังและสงสัยว่า "ทำไมพวกเขาถึงสรุปแบบนั้น?" ความรู้สึก "ถูกทิ้งไว้ข้างหลัง" นี้เป็นปัญหาและค่อยๆ บั่นทอนแรงจูงใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
แล้วมนุษย์จะจดบันทึกไปทำไม ในเมื่อมี Generative AI?
- ฉันมักจะได้ยินคนพูดว่า "ตอนนี้ Generative AI จดบันทึกการประชุมได้แล้ว มนุษย์ไม่ต้องทำแล้ว" อย่างไรก็ตาม ในฐานะคนที่มีประชุมทุกวัน ความรู้สึกของฉันคือมันมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะดำเนินการประชุมไปพร้อมกับจดบันทึกด้วยตนเองแบบเรียลไทม์
- การจดบันทึกแบบเรียลไทม์ + การดำเนินการประชุมมีข้อดีสามประการ: หนึ่ง ช่วยให้การสนทนาอยู่ในประเด็นได้ง่ายขึ้น (คุณสามารถแสดงตำแหน่งปัจจุบันของการประชุม สิ่งที่ต้องตัดสินใจ และสิ่งที่กำลังถูกพูดคุย) สอง ช่วยลดความเข้าใจผิดได้ง่ายขึ้น (คุณสามารถเขียนไปพร้อมกับยืนยันว่า "ที่คุณพูด ฉันเข้าใจถูกต้องไหม?") สาม ช่วยกำหนดสิ่งที่ต้องทำ (ToDos) และการตัดสินใจให้ชัดเจนได้ง่ายขึ้น (คุณสามารถกำหนดได้อย่างเฉพาะเจาะจง เช่น "คุณ X รับผิดชอบ ToDo นี้ โดยมีผลลัพธ์นี้ ภายในวันที่นี้")
- สิ่งที่ Generative AI เขียนออกมา ในท้ายที่สุดก็คือ "บทถอดความ" (transcript) มันบันทึกสิ่งที่ถูกพูดออกมาอย่างถูกต้อง
- อย่างไรก็ตาม AI ไม่ได้คิดว่า "ควรจะคุยเรื่องอะไร ประเด็นที่ถกเถียงกันคืออะไร" "การตัดสินใจและ ToDos ลงตัวหรือยัง" หรือ "คำพูดนี้จำเป็นต้องมีคำถามตามหรือไม่" AI จะไม่จัดการกับความมุ่งมั่นที่จะทำให้ ToDos ลงตัวไม่ว่าจะยังไงก็ตามและบันทึกมันไว้
- แน่นอน มันเป็นอีกเรื่องหนึ่งถ้า AI เริ่มทำหน้าที่ดำเนินการประชุม แต่สำหรับตอนนี้ รูปแบบ "มนุษย์ดำเนินการประชุมไปพร้อมกับจดบันทึก" คือสิ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิผลในทางปฏิบัติ
อีกอย่าง การจดบันทึกเยอะๆ จะทำให้คุณ "แกร่งขึ้น"
การจดบันทึกการประชุมคือศิลปะการต่อสู้แบบผสมผสานของทักษะพื้นฐานและกรอบความคิด คุณจะได้รับความสามารถหลักห้าประการ:
- ทักษะการเขียน: นี่คือสิ่งแรกที่ปรากฏให้เห็นเมื่ออ่านบันทึกการประชุม บันทึกการประชุมที่เขียนไม่ดีเป็นโลกที่โหดร้ายที่คนจะคิดว่า "อ่านกี่รอบก็ไม่เข้าใจ" หรือ "ประโยคยาวเกินไปจนไม่อยากอ่าน" ในทางกลับกัน มันเป็นทักษะที่คุณสามารถพัฒนาได้ด้วยความพยายาม ทางลัดที่สุดคือการอ้อนวอนรุ่นพี่ที่มีความสามารถให้ "ช่วยขีดฆ่าบันทึกการประชุมของฉันด้วยปากกาสีแดง!" และให้พวกเขาช่วยฝึกคุณ
- ทักษะการจัดโครงสร้าง: บันทึกการประชุมที่เรียงตามลำดับคำพูดเท่านั้นจะทำให้ไม่สามารถบอกได้ว่ากำลังคุยเรื่องอะไรอยู่ คุณต้องแสดงภาพรวมและตำแหน่งของแต่ละประเด็นภายในภาพรวมนั้น มันเกี่ยวกับคน เงิน หรือสิ่งของ? ระบบหรือวัฒนธรรม? กลยุทธ์หรือการปฏิบัติการ? การเขียนบันทึกการประชุมคือการจัดโครงสร้าง
- ทักษะความเข้าใจและการตามให้ทัน: ถ้าคุณคิดว่า "ฉันเขียนได้ง่ายๆ ด้วยทักษะการเขียนและการจัดโครงสร้าง อย่าดูถูกการศึกษาของฉันสิ" รอเดี๋ยวก่อน "ศัพท์เทคนิค" จะทำให้คุณสะดุด ถ้ามีคำศัพท์ที่ไม่คุ้นเคยเกิดขึ้น ให้ลองค้นหาด้วยตัวเองก่อน ถ้าหาไม่เจอภายใน 10 นาที ให้ถามใครสักคน ถ้าคุณทำแบบนี้อย่างละเอียดประมาณสามการประชุม คุณจะเข้าใจศัพท์ภายในองค์กรและอุตสาหกรรมประมาณ 60% และสามารถเดาคำศัพท์ใหม่ๆ ได้ในระดับหนึ่ง
- ความเป็นเจ้าของการประชุม: สิ่งนี้ส่งผลอย่างมากต่อคุณภาพของบันทึกการประชุม เมื่อบทสนทนาไหลไปแบบ "ใช่ X เป็นสิ่งสำคัญ ฉันเห็นด้วย" -> "ใช่ แล้วหัวข้อต่อไปคือ..." คุณภาพขึ้นอยู่กับว่าคุณสามารถโต้กลับด้วยคำถามว่า "เดี๋ยวก่อน เราจะทำ X จริงๆ เหรอ? ถ้าใช่ ใครเป็นคนทำและเมื่อไหร่?" บันทึกการประชุมจากคนที่มีความเป็นเจ้าของต่ำ มักจะมีสิ่งที่ดูเหมือนตัดสินใจแล้วแต่ยังไม่ชัดเจน หรือคำอธิบายที่คลุมเครือจนตีความได้สองทาง
- ความเร็วในการทำงาน: เมื่อถูกขอให้จดบันทึกการประชุม ให้ถือว่ามันเป็นการทดสอบความเร็วในการทำงานของคุณ คนที่ทำงานเร็วจะมีร่างแรกพร้อมทันทีที่การประชุมจบลง และส่ง "โปรดตรวจสอบบันทึกการประชุม" ให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนภายใน 5 นาที "บันทึกการประชุมเสร็จกี่นาทีหลังการประชุม?" เป็นสิ่งที่คนสังเกตเห็น และมันส่งผลอย่างมากต่อความประทับใจในงานของคุณ
...ดังนั้น โดยส่วนตัวแล้วฉันคิดว่าบันทึกการประชุมที่มนุษย์ทำยังไม่หมดยุคไปนะ
ยังไงก็ตาม คำแนะนำของฉันคือ:
- เขียนบันทึกการประชุมล่วงหน้าประมาณ 70% ก่อนการประชุม (ประเด็นที่จะพูดคุยคืออะไร และคำตอบเบื้องต้นคืออะไร?) ปรับว่าคุณจะแสดงทั้งหมด 70% หรือแค่ 30% ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุม
- จากนั้น ดำเนินการประชุมโดยกรอกบันทึกการประชุมไปพร้อมกับแชร์หน้าจอแบบเรียลไทม์ มันรู้สึกดีมากเมื่อคุณจบด้วยการพูดว่า "นี่คือ ToDos และการตัดสินใจ นี่คือบันทึกการประชุม"
ฉันยังเขียนเกี่ยวกับวิธีสร้างบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์บน note ไว้ด้วย ถ้าสนใจก็ลองดูได้นะ
note: [[เทคนิคลับ] วิธีเขียนบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์https://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee
