วิธีทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการสมมติว่าไม่มีการประชุม

ผมเชื่อว่าการจัดระบบงานบนพื้นฐานที่ว่า "ไม่มีการประชุมเลยแม้แต่ครั้งเดียว" คือจุดที่ลงตัวที่สุดสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน

แน่นอนว่าเรื่องนี้ต้องมีเงื่อนไขรองรับ องค์กรนั้นต้องเป็นแบบที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนอ่านข้อความได้ดี และต้องอ่านเอกสารที่ส่งทางอีเมลหรือไฟล์แชร์กันจริงๆ ด้วย

คนเขียนเองก็ต้องลงแรงเช่นกัน ทั้งการเขียนประโยคให้อ่านง่าย การวางประเด็นสำคัญไว้ในจุดที่สะดุดตา ฯลฯ แต่ถ้าคุณทำแบบนี้ คนก็จะอ่านมัน ในองค์กรลักษณะนี้ ผมคิดว่าเราตัดการประชุมออกไปได้ถึง 90% เลยทีเดียว นี่คือบันทึกของผมว่าทำไมถึงคิดเช่นนั้น

ข้อดีของการอยู่ในโลกที่ไม่มีการประชุม

อย่างแรก งานจะเดินหน้าแบบ Asynchronous ทำให้ไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลาเลยแม้แต่นิดเดียว

กฎที่ว่า "ทุกคนต้องอยู่สถานที่เดียวกันในเวลาเดียวกัน" นั้นน่ารำคาญสุดๆ แค่ตัดเรื่องนี้ออกไปได้ โลกก็เปลี่ยนไปแล้ว

อย่างที่สอง ลองนึกถึงความเร็วในการทำความเข้าใจดู

ในการประชุม เรามักอธิบายเอกสารด้วยคำพูด เว้นแต่คนพูดจะเก่งขั้นเทพ—อธิบายได้เร็วกว่าที่คนจะอ่านทัน—คนฟังจะเข้าใจเนื้อหาได้ดีกว่าถ้าได้อ่านเงียบๆ เอง ส่วนใหญ่คนก็แค่อ่านตามสไลด์ไปเรื่อยๆ มีหนังสือบางเล่มถึงขั้นแนะนำให้พูดในสิ่งที่ไม่ได้เขียนไว้ในสไลด์ด้วย ซึ่งมันไร้สาระมาก เขียนลงไปเลยดีกว่า

ดังนั้น เว้นแต่ผู้นำเสนอจะเก่งกาจจริงๆ การอ่านเงียบๆ ย่อมเร็วกว่าเสมอ

ลองดูตัวเลขกัน: การพูดอยู่ที่ประมาณ 300 ตัวอักษรต่อนาที ส่วนการอ่านอยู่ที่ประมาณ 400 ตัวอักษรต่อนาที แถมยังข้ามอ่านเฉพาะส่วนที่รู้แล้วได้ด้วย ดังนั้นการอ่านจึงเร็วกว่าอย่างเห็นได้ชัด

ในแง่ของความเข้าใจ การอ่านเอกสารชนะการนั่งฟังในห้องประชุมอย่างแน่นอน

คำโกหกที่ว่า "การประชุมช่วยสร้างไอเดียได้มากกว่า"

ข้อโต้แย้งยอดฮิตคือ "แต่การประชุมช่วยให้เกิดไอเดียใหม่ๆ ได้เยอะกว่านะ"

จริงเหรอ?

ลองย้อนนึกถึงการประชุมของคุณในสัปดาห์นี้ดู คุณรู้สึกกี่ครั้งว่า "ไอเดียนี้เจ๋งมาก" หรือ "การประชุมนี้มีประโยชน์และสนุกดี"? สำหรับผมนั้นหายากมาก อาจมีสัก 2-3 ครั้งต่อเดือน ส่วนการค้นพบที่น่าตื่นตาตื่นใจจริงๆ เกิดขึ้นอย่างมากก็เดือนละครั้ง

ยิ่งในยุค AI การระดมสมองกับ AI ก็ครอบคลุมมุมมองที่เราคาดไม่ถึงได้แล้ว ดังนั้น "ช่วงเวลาอัศจรรย์" จากการประชุมภายในจึงยิ่งเกิดขึ้นยากเข้าไปอีก

การคุยกับคนนอกอาจทำให้ได้มุมมองใหม่ๆ แต่ถ้านั่งคุยกับเพื่อนร่วมงานที่คุ้นเคยกันอยู่แล้ว ช่วงเวลาที่ร้อง "อ๋อ! เข้าใจแล้ว" นั้นหาได้ยากมาก

เพราะฉะนั้น ข้ออ้างประเภท "ต้องประชุมเพื่อจะได้ถกเถียงกันอย่างเต็มที่" จึงไม่จำเป็น อีเมล, Slack และเอกสารนั้นเร็วกว่ากันเยอะ

สิ่งที่คุณต้องใช้แทนการประชุม

หากต้องการทำงานโดยไม่พึ่งการประชุม ทักษะ 3 อย่างนี้คือสิ่งที่ขาดไม่ได้:

1. ความสามารถในการจัดโครงสร้างตรรกะการแก้ปัญหา

ฟังดูซับซ้อน แต่จริงๆ แล้วง่ายมาก:

• เป้าหมาย: เรากำลังแก้ปัญหาอะไร?
• ที่มาที่ไป: ทำไมเราถึงต้องบรรลุเป้าหมายนี้?

เคลียร์สองข้อนี้ให้ชัด แล้วค่อยลิสต์ตัวเลือกมา 3 ทาง (A, B, C)

กำหนดเกณฑ์ตัดสิน 5 ข้อ:

1. ประสิทธิผล
2. ต้นทุน
3. ความรวดเร็ว
4. ความเป็นไปได้
5. ความเสี่ยง/ผลกระทบข้างเคียง

สำหรับโปรเจกต์ที่ไม่ได้ใหญ่มาก แค่ตกลงกันได้ระดับ "ดี/ไม่ดี/เฉยๆ" ในแต่ละตัวเลือกก็เพียงพอแล้ว

จากนั้นถามไปเลยว่า "จากเกณฑ์เหล่านี้ ผมแนะนำตัวเลือก A แผนคือ... แบบนี้โอเคไหม?"

ถ้าโอเค ก็ลุยต่อ ถ้าไม่ ก็รับฟีดแบ็ก แค่นั้นเอง

2. ความสามารถในการเขียนข้อความที่ชัดเจนและกระชับ

เรื่องนี้จัดการได้ไม่ยาก

ลองหาหนังสือเกี่ยวกับการเขียนมาอ่านสักเล่ม (เล่มไหนก็ได้ที่ได้เรตติ้งดีๆ บน Amazon) จากนั้นขอให้รุ่นพี่ในที่ทำงานช่วยตรวจแก้ (redline) อีเมลหรือเอกสารของคุณสักเดือน โค้งคำนับขอบคุณเขาให้ลึกๆ เลยถ้าจำเป็น

ถ้าไม่มีรุ่นพี่ว่างช่วย ก็ใช้ AI: "วิจารณ์งานเขียนของฉันในแง่ความอ่านง่าย" ป้อนสรุปแนวทางจากหนังสือเขียนให้มันดู แล้วขอให้มันแนะนำจุดที่ต้องปรับปรุงแบบเจาะจง

ทำแบบนี้สักเดือน ใครก็พัฒนาได้ เป้าหมายมีแค่ "เขียนให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน" เท่านั้น

3. ความสามารถในการตั้งคำถามแบบปิด

ถามไปเลยว่า "ผมอยากดำเนินการแบบนี้ ตกลงหรือไม่ตกลง? ถ้าไม่ตกลง รบกวนเสนอทางเลือกอื่นมาให้ด้วย"

ถ้าการเสนอทางเลือกอื่นมันยากเกินไป ให้ขอ "ข้อกังวลขั้นต่ำหรือเบาะแส" แทน พยายามตั้งคำถามให้ได้คำตอบแบบ ใช่/ไม่ใช่ เสมอ

ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้งานเดินหน้าไปอย่างรวดเร็ว

การเผยแพร่วัฒนธรรมนี้ในองค์กร

เพื่อให้วิธีนี้ขยายผลได้ ผมสร้างแบรนด์ตัวเองอย่างจริงจังว่าเป็น "มนุษย์เกลียดการประชุม"

พอได้รับเชิญเข้าประชุม ผมจะถามกลับว่า "จำเป็นต้องประชุมเรื่องนี้จริงๆ ไหม?" แม้จะมีผู้ใหญ่เข้าร่วม ผมก็ส่งเอกสารแสดงความเห็นของตัวเองไปก่อนล่วงหน้า ระหว่างประชุม ผมจะเสนอว่าคราวหน้าเราย้ายไปคุยผ่านแชทกันดีกว่า ผมผลักดันให้ลดเวลาลง (เช่น จาก 1 ชั่วโมงเหลือ 30 นาที) แม้จะต้องคุยกับหัวหน้าก็ตาม

เมื่อทำแบบนี้สม่ำเสมอ คนก็จะยอมรับไปเองว่า "เขาเป็นคนแบบนี้แหละ ไม่ชอบประชุม" ที่น่าสนใจคือ ยังไม่เคยมีใครบ่นเลยว่าวิธีการของผมสร้างปัญหา เพราะมันมีประสิทธิภาพ และสุดท้ายคนอื่นๆ ก็จะตระหนักเองว่ามันสบายกว่าด้วย

เมื่อหลีกเลี่ยงการประชุมไม่ได้จริงๆ

ถ้าต้องประชุมจริงๆ ให้เริ่มด้วยการอ่านเงียบๆ ก่อน

ในฐานะเจ้าภาพ ผมจะให้เวลาผู้เข้าร่วม 3 นาทีเพื่ออ่านเอกสารเงียบๆ จากนั้นค่อยถามว่า "มีคำถามไหม?" วิธีนี้มักทำให้การประชุมจบลงอย่างรวดเร็ว (15-30 นาที)

ผมใช้วิธีนี้กับการประเมินผลงานด้วย โดยส่งเป้าหมายและความคืบหน้าไปล่วงหน้า เราอ่านด้วยกัน ปรับความคาดหวังให้ตรงกัน คุยเรื่องช่องว่างที่ต้องเติมสัก 10-15 นาที แล้วปิดท้ายด้วยการพูดคุยสบายๆ

บทสรุป

ลองสมมติว่าคุณ ไม่สามารถ จัดการประชุมได้เลย คุณจะทำงานอย่างไร?

การคิดแบบนี้จะทำให้ทุกอย่างมีประสิทธิภาพขึ้น

สิ่งที่คุณต้องมีคือ: การจัดโครงสร้างเชิงตรรกะ, การเขียนที่ชัดเจน และการตั้งคำถามแบบปิด ส่วนการเผยแพร่แนวคิดนี้ ต้องสร้างแบรนด์ตัวเองให้เป็นสายแอนตี้การประชุมอย่างไม่ลดละ วิธีนี้จะช่วยคุมจำนวนการประชุมให้อยู่ในระดับที่เหมาะสมที่สุด