大多数关于独自经营企业的建议都在教你做减法。但本文恰恰相反。它聚焦于那些你明知该做却始终没空去做的工作，以及如何将其自动化，让它无需你每次手动启动就能自行运转。
我花了一个下午搭建了整个系统，并用真实文件进行了测试。以下是设置过程、反馈结果以及那些让我感到意外的部分。
本文涵盖的内容：
- 将业务划分成不同赛道
- 一次性写好背景信息
- 划定审批红线
- 为每条赛道撰写简报（附五个可直接复制的模板）
- 设定自动化日程
- 第一天收到的反馈
- Uber、Spotify 和 Stripe 的相同模式
- 搭建清单
按顺序共五步。前三步完全不涉及 AI，只用 Slack 和一个文件文件夹，这是有意为之。大部分工作集中在第二步和第三步，而这两步正是人们常跳过的环节——跳过它们，就是为什么这类系统在第二周就会崩溃的原因。
第一步：将业务划分成赛道
常见的错误是：用一个庞大的提示词，指望一个 AI 助手包揽所有事情。而真正有效的方法恰恰相反：一条赛道，一项任务，一个固定的工作场所。
对于服务型企业，五条赛道几乎能覆盖所有业务：
客户。 谁处在什么阶段，本周交付什么，哪些被卡住，在等谁。
潜在客户。 研究匹配的公司，并撰写初步接触的草稿。这里不发送任何内容。
交付。 实际的工作成果，无论对你来说是什么。
报告。 从你的平台拉取数据，草拟供审阅。
财务。 草拟发票，以及每周已开具、已支付和逾期款项的摘要。
每条赛道在 Slack 或 Teams 中拥有自己的频道。不是文件夹、标签页或子频道。原因是频道本身就有历史记录，而历史记录就是无需任何人重新解释的上下文。
图 1. 五条赛道，每条产出的内容，以及它绝对不允许做的一件事。
第二步：一次性写好背景信息
这部分决定了整个系统能否成功，但也是每个人都会跳过的地方。
每条赛道都有一条置顶消息。把它想象成你为做这份工作的人写的岗位描述——如果你必须写下来，而不是花三周时间口头解释的话。
它包含四部分内容：
我们卖什么，卖给谁。 一两行。下游的一切都依赖于此。
这条赛道交付什么。 命名的产出物，而不是职责范围。
什么情况需要升级处理。 那些答案是“停下来问”的情况。
不可动摇的规则。 简短，最多五六行。
以下是我系统中财务赛道的置顶消息，未做修改：
预付款在每月第一天开票。项目工作在交付时开票。金额和条款在 Drive 中的客户资料库里。
在此处创建发票草稿并发布以供审阅。切勿终审、切勿发送、切勿将任何款项标记为已付。
每周五 16:00 发布摘要：已开具发票、已支付发票、逾期发票及逾期天数、本月至今总额。不超过 10 行。
单独在顶部标记任何逾期超过 14 天的项目，注明客户名称和金额。
注意其结构：事实、交付物、节奏，然后是限制。我写的每条赛道都遵循这个模式，最后一段总是一个限制。
裁决文件。 除了置顶消息，保留一个文件，每次修正都作为一行记录进去。这不是一份一次性写好的文档，而是一个持续更新的列表。当你修正某件事时，修正内容就记录在那里，每条赛道在工作前都会读取它。
我的文件里有这样的行：
指标是每次预约咨询的成本，而不是每个潜在客户的成本。任何情况下，任何账户，任何理由，都不能在未暂停状态下构建广告活动。报告中的每个数字都必须附带来源和日期范围，否则该数字不得放入。
这个文件就是让修正变得永久而非重复的方法。它是整个系统中杠杆率最高的一件事，而成本只是每次一行。
图 2. 潜在客户赛道中的一条置顶上下文消息，上方是主题行。
第三步：划定审批红线，永不移动
有些工作是可逆的，有些则不是。一次性将所有行动归入这两类，剩下的设置就变得简单了。
无需请示即可执行。 阅读、研究、起草、总结、在暂停状态下构建某些东西。如果错了，删除即可。
需要等你批准。 发送、发布、花钱、终审、上线。如果错了，你就得向客户道歉。
在实践中，这意味着我的五个频道中有三个在置顶消息里写明：任何内容都不得离开本频道。潜在客户频道根本没有连接任何发送工具，这是有意为之。当能力本身不存在时，规则更容易遵守。
当你觉得这太严格的那一天，正是它发挥作用的那一天。
图 3. 根据错误成本对每项行动进行分类，以及之后会出现的两个陷阱。
第四步：像对待同事一样为每条赛道撰写简报
背景信息是静态的。简报则是具体的任务要求。复制以下模板并填写括号内的内容。
客户。 读取客户资料库，然后发布本周计划：每个客户、其阶段、交付内容、最大的阻碍。然后每个工作日 8:00 发布站会：昨天有什么进展，今天要完成什么，有什么被卡住。不超过 8 行，每行都要注明客户名称。
潜在客户。 研究 10 家符合 [你的客户画像] 的公司。针对每家，告诉我他们做什么、他们自己网站上可见的具体差距，以及关于这个差距是真实存在还是你在猜测的信心说明。如果你在猜测，请说明。为最强的五家起草初步接触文案。两个短段落，以你在他们业务中发现的内容开头。
报告。 根据绩效文件为 [客户] 构建 [月份] 报告。每个数字都附带其来源和涵盖的日期范围。如果缺少某个数字，说明是哪个并停止。
财务。 为 [客户、里程碑、金额] 创建发票草稿，在此处发布以供审阅，切勿终审。每周五 16:00 发布资金摘要。
交付。 用两行向我复述报价，让我知道你理解了。然后提出计划并等待我的批准。我批准后，在暂停状态下构建所有内容。
所有五条赛道模式相同：先有背景，再有命名的交付物，一个节奏，以及一个针对任何涉及金钱或外部世界操作的闸门。
第五步：设定自动化日程
工具和赛道的区别在于，赛道能自行启动。
日程就是简报中的一句话。“每个工作日 8:00”就是全部配置。一旦设置好，在你打开笔记本电脑之前，站会报告就已经送达，你的早晨从做决定开始，而不是从问问题开始。
这也是改变一天工作节奏的地方。赛道的产出速度比你阅读的速度快，所以你不再需要逐一处理任务清单，而是开始清理审批队列。每天两个时间段就足够了。
当 AI 员工运行它时，反馈了什么
我在 Viktor 上运行了这套系统。Viktor 是一个 AI 员工，能以工作区成员的身份加入 Slack 或 Teams，并连接企业已有的工具。设置只花了一个下午。
第一天有五件事值得报告，其中三件是拒绝执行。
Viktor 不会编造缺失的数据。 在我连接 Drive 之前，我要求他做站会报告。他检查了，没找到数据，又检查了第二个来源，发现一个空的资料库，于是没有发布任何内容，而不是发布一个看似合理的状态面板。他的原话：不会靠猜测来重构。
他不会回答数据无法支持的问题。 我让他找出为什么每次预约成本从 7 月的 84 美元上升到 8 月的 103 美元。他回复的是他无法回答的原因：任何地方都没有 7 月的导出数据，唯一的 7 月数字是一个没有来源的备注，而且文件没有日期列，因此周末假设无法验证。然后他指出，103 美元只是一个广告活动的数字，而账户综合数字是 131.17 美元，他把两者都报告了，而不是只选一个。
图 4. 被问及每次预约成本上升的原因时，他解释了为什么数据无法回答这个问题。
他应用了一条没人提醒他的规则。 在我的客户文件中埋藏着一行字，说某个客户曾询问过更高的预算上限，但未达成任何协议，并且不要据此构建。他在一份不相关的摘要中自行发现了这一点，并表示他不会基于提高后的上限来构建。
他交付的是成品，而不是聊天记录。 报告以排版好的 PDF 格式返回，带有封面，并标注为“草稿，不得向客户发布”。第二页，在任何数字之前，是一个名为“本月数据的三个限制”的章节。
图 5. 8 月报告，以 PDF 格式交付，开头就说明了数据无法支持的内容。
他构建了一个可用的仪表盘。 四个客户卡片，一个财务板块，每个数字都标注了来源文件，并提供了一个可打开的 URL。他在页眉中添加了一行我并未要求的内容：快照，非自动更新，重新发布以刷新。
视频 1. 他构建的工作室仪表盘，从客户卡片到资金板块。
分析
有些工作需要来自你自身文件之外的最新信息。在此之前，这意味着两个选择：自己去查，或者连接一个 API 并维护它。
Viktor 会浏览网页。他在真实的浏览器中打开页面，读取当天的内容，并在过程中截取屏幕截图。
我想了解 Duolingo 如何运行其付费获客，于是我要求他提供一份关于他们当前正在运行的广告活动的报告，以及他的分析。
反馈结果：广告库被打开并截图，发现被分为三个带标签的部分。已验证，意味着他亲自加载了页面。推断，意味着根据他所见做出的合理判断。猜测，标记为“请勿引用”。然后是关于他使用的方法以及该方法弱点的说明。
他首先指出的观察结果是：他解析的每个目标链接都指向应用商店列表，没有一个指向网站。
图 6. Duolingo 广告活动分析
定时任务
赛道只有能自行启动时才有效。以下是设置方法。
在频道里说出来。 在工作发生的地方，用一句话描述日程：每天 8:00 在 #general 发布每日汇总。无需打开构建器，无需选择触发器。它会出现在“任务”中，并附带日程。
打开一次，阅读他写的内容。 这是值得做的部分。这句话会变成一个包含四部分内容的完整任务，所有部分都可编辑：
来源，意味着在写任何东西之前要读取哪些频道和文件。
时间窗口，意味着自上次运行以来的活动，而不是今天的活动。
格式，带有严格的行数限制，以及永远不要填充的指令。
规则，重申与置顶上下文相同的限制。
首先修正时间窗口。 没有它，你每天早上都会收到昨天的内容回放。我的设置要求，只有当阻碍仍然存在时才再次提及，并说明它已经存在了多久。
安排日程顺序，使它们能互相读取。 站会报告在 7:55 运行，每日汇总在 8:00 运行，因为汇总会从站会报告发布的频道中拉取内容。相隔五分钟，顺序固定。
检查他假设了什么。 他将自己的固定假设放在一个标题下，写着“请验证，不要假设这仍然正确”。当某个假设不再成立时，它会出现在被阻塞的行上，而不是悄悄地破坏输出。
三个定时任务覆盖了大多数服务型企业：一个跨所有赛道的早晨汇总，一个带有截止日期的赛道内站会，以及一个周五下午的资金摘要。
图 7. 三个常设任务
这与大型团队最终采用的模式相同
以上内容并非一人企业所独有。它是那些拥有数千名工程师的公司独立得出的模式的缩小版。
Uber 公布，其超过 70% 的拉取请求现在归因于 Agent，工程师编写了超过 3,600 个 Agent 技能，每天执行约 30,000 次技能。Spotify 运行一个后台编码 Agent，仅在构建和测试通过后才会打开拉取请求，并报告 73% 的拉取请求由 AI 编写。Stripe 构建了一个内部助手，默认不加载任何内容，模型会在任何工具介入之前选择请求所需的技能。
规模不同，但核心思想相同：每个 Agent 负责一项任务，上下文存在于对话之外，并对任何不可逆的操作设置闸门。
结构从来都不是难点。难点在于有人去运行它。
搭建清单
保存这个。每条赛道运行一次。
- 每条赛道一个频道，永远不要用一个助手包揽一切
- 每个频道一条置顶消息：我们卖什么、这条赛道交付什么、什么情况需升级、不可动摇的规则
- 一个裁决文件，每次修正作为一行记录进去
- 一次性对行动进行分类：可逆的自动运行，不可逆的等待批准
- 在规则重要的地方，移除能力而非依赖规则
- 先设定日程，再写提示词。“每个工作日 8:00”就是全部配置
- 只有在上一条赛道无需你启动就能产出时，才开启下一条
跳过裁决文件，你将每周纠正同一个错误。跳过审批红线，你将发现它存在的原因。
从一条赛道开始，那条让你损失最多时间的赛道，让它为你赢得开启第二条赛道的资格。
“他可能看起来每月订阅费不便宜，但他是我雇过的最便宜的员工，而且是唯一一个会按我半夜的指示行动的人。” - Jacob Aldridge, Founder, Como Business Coaching
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