许多公司都允许使用像 "Copilot" 和 "Gemini" 这样的 AI 工具。你是否有在有效利用它们呢？
就我个人而言，我主要在私人生活中使用 ChatGPT 和 Claude Code，老实说，之前在工作中并没有怎么用到 Copilot。然而，近年来 Copilot 进化显著，在公司文档和聊天中的输出质量发生了巨大变化。
这促使我去了解海外公司是如何使用它的，于是我彻底研究了全球范围内的案例。
首先，迪拜的一家银行宣布，他们使用 Copilot 每年节省了 39,000 小时：迪拜商业银行。如果按一个人一年工作 2,000 小时来计算，这大约相当于 19 个人的工作量。
看到这个数字，你可能会觉得规模不同。但当你深入了解后，会发现他们并没有做什么特别的事情。阅读审计文件、汇总 Excel 数据、比较合同、做会议记录——这些都是任何公司都会有的任务。
区别在于他们如何将任务"交接"给 Copilot。
例如，会议准备。大多数人会在会议前搜索邮件、打开过去的会议记录、寻找资料。如果你把这个任务交接给 Copilot，它会是这样：
1请为今天与 XX 公司的会议做准备。2参考过去 30 天内相关的电子邮件、过去的 Teams 会议以及我访问权限内的相关文档。34请总结以下内容：56迄今为止的进展7- 上次做出的决定8- 对方的请求9- 我们承诺过的事项10- 尚未解决的问题11- 今天需要确认的 5 个问题12- 今天需要决定的事项1314请将篇幅控制在 3 分钟内能读完的长度。15对于无法确认的内容，不要猜测，请写"无相关信息"。
这就是所谓的"交接"。不仅仅是"总结"或"写封邮件"。而是将一整块工作委托出去。在这篇文章中，我将提供 20 种海外公司实际使用的、可复制粘贴的交接工作方式。我还会详细分析那 39,000 小时的构成，以及如何判断你的哪些任务适合交接。
需要说明的是，本文中的所有数据均来自微软客户案例中列出的公司自行报告的值，未经第三方审计。请知悉。
解析 39,000 小时
迪拜商业银行公布的细分数据是按部门划分的。
审计部门： 每月节省 56 小时。他们让 Copilot 阅读监管文件，找出矛盾之处并起草风险清单。
会计部门： 在手动创建报告方面，每周最多可节省 12 小时。他们让 Copilot 分析 Excel 数据中的趋势，甚至创建 PowerPoint 演示文稿的结构。
人力资源部门： 每月节省 20 小时。
董事会秘书处： 每月节省 15 小时。他们处理大量的会议纪要和任务提取工作。
法务部门： 他们让 Copilot 将合同与公司标准模板进行比较，并仅提取出差异部分。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot
当你把它们列出来时，你会发现这些都不是"创造新事物的任务"。只是四件事：阅读、比较、搜索和总结。
而这家银行做的最有效的事情，实际上并不是工具设置。他们举办了三次"提示词马拉松"。每个部门都带来了想法，讨论让 Copilot 在他们的工作中做什么，并将成功的写作风格作为"超级提示词"在公司内部共享。初始参与者的使用率为 85%。
换句话说，39,000 小时并不是一个聪明的 AI 自动创造出来的时间，而是员工分解自己的工作并将其交接出去的结果。
类似的事情也发生在其他公司。
XP Inc.，一家巴西金融服务公司，宣布在会议和会议记录方面累计减少了超过 9,000 小时。他们表示内部审计效率提高了 30%。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365
在英国，Somerset Council 有 87% 的用户感受到了效果，报告平均每月效率提升 10 小时。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot
只要你把它当作一个"可以提问的 AI"，它的用途就不会增加
这是最重要的一点，所以我们先来梳理一下。如果你把 Copilot 当作一个"什么都能问的 AI"，你很快就会用完它的用途。总结这个。写封邮件。给我 10 个点子。通常就止步于这三样。
Copilot 与其他生成式 AI 的区别不在于它的智能。而在于它能够使用公司内部的信息作为素材。
Microsoft 365 Copilot 通过 Microsoft Graph 引用你原始访问权限范围内的电子邮件、聊天、会议和文档来创建答案。
来源：https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture
换句话说，Copilot 是一个"能够找到公司内部你被允许查看的信息的 AI"。
牢记这一点会改变你交接任务的方式。
通过提问来使用： "告诉我如何写会议记录。"
通过交接来使用： "根据今天的会议内容，提取决策、待办事项、负责人和截止日期，甚至为与会者创建一封后续邮件。"
前者是向 AI 寻求知识。后者是委托工作本身。
如果你分解日常工作，它主要由这 7 个动作组成：搜索、阅读、总结、比较、写作、输入和分享。Copilot 在这 7 个方面很强。相反，"决策"和"承担责任"仍然留给人来做。
关于权限，有一点经常被误解：安装 Copilot 并不意味着员工可以看到公司内的所有信息。它只使用他们原本就有权限访问的信息。反过来说，对于那些 SharePoint 权限设置一开始就过于宽泛的公司，优先修复这个问题才是关键。
20 种交接方法概览
接下来，我将介绍 20 个项目，分为 4 组。
会议与邮件（1-6）： 今天就可以开始，见效最快的地方。
Excel 与文档创建（7-11）： 涉及数字的工作。时间缩减潜力最大的领域。
销售与客户支持（12-15）： 将 Copilot 集成到"业务系统"中。这里的难度会提升一个档次。
内部问答与系统化（16-20）： 用专用 AI 替代那些重复回答相同问题的任务。这是海外公司的目标。
如果你时间不多，只看 1、2 和 7 就好。这三项将彻底改变会议和 Excel。
交接会议与邮件（1-6）
1. 在会议前 3 分钟让它总结背景
以前：在会议前匆忙搜索邮件，打开过去的会议记录，滚动 Teams 聊天记录，然后惊慌失措地想"上次我们决定了什么？"
交接：让它将相关的邮件、会议和文档总结成背景、讨论点和建议问题。文章开头的提示词就是这个。
海外案例：Hargreaves Lansdown 使用 Copilot 进行客户会议前的准备和会议后的文档创建。他们的目标是将文档工作从 4 小时减少到 1 小时，早期估计每周节省 2-3 小时。
2. 会议中停止拼命记笔记
以前：同时听、记笔记、思考下一个问题。同时做三件事，结果都做得半生不熟。
交接：让它从 Teams 会议内容中提取关键点、决策和下一步行动。关键是要明确说明"不要创建会议中未讨论的内容"。
▼ 从这里复制
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请将本次会议整理成以下 5 项：
1. 结论
2. 做出的决定
3. 尚未决定的事项
4. 谁做什么
5. 下次之前要做的事
不要编造会议中未提及的负责人或截止日期。
对于未决定的事项，请写"未设定"。
``
▲ 到这里
3. 不要止步于会议记录，让它写后续邮件
交接：在一个提示词中委托整个流程。
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根据本次会议，请整理以下内容：
1. 决定
2. 待办事项
3. 按负责人划分的行动
4. 截止日期
5. 下次准备
最后，为与会者创建一封 300 字以内的后续邮件。
不要补充会议中未提及的内容。
``
海外案例：中东的 Unifonic 让销售代表使用 Copilot 进行总结和任务提取，在会议结束后立即发送下一步行动的邮件。他们报告每人每天节省 2-3 小时。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5
4. 将长邮件转换成只有"我需要做什么"
交接：不要只是总结，而是输出你的下一步行动。
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请整理这封邮件线程。
1. 发生了什么
2. 当前的讨论点
3. 对我的要求
4. 截止日期
5. 我应该在回复中确认什么
最后，创建一封大约 150 字的回复草稿。
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海外案例：瑞士的 Zurich Insurance 使用它来总结长邮件线程并创建回复。他们估计下一年将减少约 14,000 小时。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales
5. 早上第一件事就是让它总结当天的工作
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请整理今天与我的日程和重要工作。
1. 今天的会议
2. 会议前需要准备的事项
3. 需要回复的重要邮件
4. 截止日期临近的工作
5. 今天要做的事情
请将每项优先级标记为高、中、低。
``
海外案例：希腊的 HELLENiQ ENERGY 让它根据日历创建每日简报。70% 的用户报告生产力有所提高。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot
6. 休假回来后按重要性排序"发生了什么？"
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关于我从 [日期] 到 [日期] 不在的这段时间，请整理我能访问的电子邮件、Teams 和会议中的信息。
1. 重要决定
2. 与我相关的请求
3. 有截止日期的事项
4. 发生的问题
5. 需要回复的事项
请按重要性顺序列出。
``
交接 Excel 与文档创建（7-11）
7. 将 Excel 从"汇总工具"转变为"思考工具"
交接：指定查看顺序。这会带来决定性的不同。
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请针对这份 Excel 数据调查以下内容：
1. 月度变化
2. 年度变化
3. 显著增加的项目
4. 显著减少的项目
5. 异常值
6. 表现最好的前 3 项
7. 表现最差的 3 项
然后，按以下顺序总结：
事实 → 原因假设 → 需要进一步确认的数据 → 下一步行动
以能够与源数据交叉核对的方式显示数字。
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8. 不要止步于分析，让它创建 PowerPoint 结构
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我将在管理层会议上解释这些分析结果。
请创建一个 5 页的 PowerPoint 结构。
第 1 页：结论 第 2 页：重要数据 第 3 页：显著变化 第 4 页：原因假设 第 5 页：后续步骤
为每一页创建标题和内容。不要更改源数据中的数字。
``
9. 标准化几乎每月相同的对账和报告
海外案例：U.S. Venture 引入了 Copilot for Finance 来处理定期的信用卡和银行对账单对账。会计部门每月节省了超过 30 小时。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance
10. 在人工阅读之前，让它整理冗长的需求文档
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请阅读这份 RFP（提案请求）。
按项目整理以下内容：
1. 强制性条件
2. 可交付成果
3. 提交截止日期
4. 可能被评估的要点
5. 缺失的信息
我们需要准备的事项
附上文档中每个项目所在的位置。最后，创建一个提案结构草稿。
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海外案例：科威特的 Petrochemical Industries Company 将与 RFP 相关的工作从一周多缩短到不到一天。
11. 从过去成功的提案中创建新提案的草稿
海外案例：美国的 Industrialized Construction Group 通过从过去的提案和模板中创建新提案，将提案响应时间缩短了 80%。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot
交接销售与客户支持（12-15）
12. 从商务会议前的信息收集开始交接
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请为与 XX 公司的下一次会议做准备。
1. 当前交易状态
2. 过去邮件中出现的问题
3. 之前的承诺
4. 尚未解决的事项
5. 这次要问的问题
6. 这次可以提议的事项
对于无法确认的项目，请写"无相关信息"。
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13. 不要让 CRM 录入成为"稍后要做的任务"
交接：停止去打开 CRM；在你一直工作的 Outlook 和 Teams 中更新它。具体来说，使用 Copilot for Sales 将电子邮件收件人与案例关联，并直接将会议记录记录到 CRM。
海外案例：荷兰的 KPN 将 Salesforce 与 Outlook/Teams 连接起来。69% 的销售代表报告提案质量有所提高。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales
14. 不要仅靠人工对 100 条客户反馈进行分类
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请将这些客户调查分类为相似意见的组。
对于每个组，整理以下内容：
1. 案例数量
2. 代表性意见
3. 是正面还是负面意见
4. 可能的原因
5. 改进措施
不要删除案例数量少的意见；将它们放在单独的部分。
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15. 合同是用来"找差异"的，不是用来"做判断"的
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请将这份合同与我们的标准合同进行比较。
按条款分类为：
- 相同
- 不同
- 缺失
对于"不同"或"缺失"的条款，指出不同之处、我方风险以及向负责人提出的问题。不要做出最终的法律判断。始终显示依据。
``
海外案例：英国的 Vodafone 在法务部门以这种方式使用它。用户报告平均每周节省 4 小时。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot
交接内部问答与系统化（16-20）
16. 让专用 AI 回答人力资源部门的"相同问题"
海外案例：Marlabs 在多个 HR 系统上构建了一个 Agent，处理了大约 80% 的查询，并将响应时间缩短了超过 60%。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot
17. 消除新员工的"在哪里写着？"
海外案例：阿根廷的 Banco Ciudad 创建了一个 Agent，用于支持卡片、贷款等内部流程，可从 Teams 访问。他们将每年 2,400 小时重新分配到高价值工作上。
18. 让纸质手册在 3 秒内可搜索
海外案例：在巴西铁路物流公司 Rumo，司机过去常常携带 4 公斤的纸质手册。搜索程序需要超过 4 分钟。他们创建了一个 Agent，可以在 3 秒内搜索到，每年节省 7,644 小时。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio
19. 将每周使用超过 3 次的提示词转化为 Agent
海外案例：美国的 State Farm 有一个员工可以创建 Agent 的系统。创建了超过 3,000 个 Agent，其中 41 个通过了风险审查并投入生产使用。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform
20. 将信息集中在一个地方。如果不这样做，其他 19 项都无法奏效
海外案例：韩国的 Hyundai Glovis 专注于将信息整合到 OneDrive 和 SharePoint 中，他们认为如果数据留在本地磁盘上，就无法利用 Copilot。
来源：https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365
通过评分决定交接哪些工作
你不需要全部做 20 项。使用这个公式来决定：
优先级 = 频率 + 所需时间 + 常规程度 + 数据就绪度 - 风险
（每项评分 1-5 分）
例如，每周会议记录：频率 5，时间 4，常规 5，数据 5，风险 1 = 总分 18 分。高优先级。
公司内部共享的 6 个通用术语
如果你想在公司内部统一语言，这 6 个就够了：
- MTG： 将会议整理成"已决定、待办、负责人、截止日期、下一步行动"。
- MAIL： 将邮件转化为"关键点、请求、截止日期、回复草稿"。
- DOC： 将文档分解为"摘要、要点、风险、行动、依据"。
- LEGAL： 按"差异、风险、缺失、待确认"比较合同/法规。
- SALES： 按"状态、先前承诺、问题、下一步行动"整理客户信息。
- DATA： 按"异常、变化、假设、可视化"的顺序查看数据。
最后，明天只需做一件事
你不需要从明天开始就做全部 20 项。打开你明天的日程，挑选一个会议，然后尝试本文中的第一个提示词，就一次。这就够了。如果你觉得它比预期的更有用，再扩展到第 2 项（会议记录）和第 7 项（Excel）。
如果你有 Copilot 但不知道如何使用，那不是 AI 的问题，而是工作分解的问题。不要问"Copilot 能做什么？"，而要问："哪项繁琐的工作每周要花超过 2 小时？" 通常，你可以交接给 Copilot 的部分就在那里。
