写出具体的句子，让读者不会产生歧义——即使 10 个人读，也只会得到唯一一种解释。我以前也做不好这一点，收到过很多反馈，所以在这里把自己当时的笔记总结一下。
① 加入专有名词
- 不要写“客户那边有反馈了”，而是写“A 公司的田中经理那边有反馈了”。不要写“我们引入了一个新工具”，而是写“我们引入了 Salesforce”。仅此一项就能让句子的解释变得毫无歧义。
- 有专有名词时，不管有 10 个还是 100 个读者，大家的理解都一样。相比之下，“客户”“工具”“利益相关者”这类集合名词，会迫使读者在脑中搜索“哪个客户？”这种思考过程很消耗精力，而且每个人的搜索结果也完全不同。
② 把动词拆解到能看见对方身体动作的程度
- 我个人觉得这一点最重要。让商务文案变得模棱两可的最大元凶就是“确认”“考虑”“处理”“推进”“接手”这类过于宽泛的动词。即使写的人想给指令，收到指令的人也不知道自己到底该做什么。
- 《文档沟通概述（第 2 卷）》中有一个明确的例子：“提速 → 将任务 1 的工作时间从 XX 小时缩减到 XX 小时，截止到 [月份]。”“提升效率 → 实现 XX 工作的机械化，使所需人数从 XX 减少到 XX，截止到 [月份]。”“确保落实 → 全年工资计算中不允许出现低级错误。”
- “确认”可能是“打开邮件”“打电话”“查看管理画面”“去问别人”等不同动作。你一写出来，读者就得从这些选项里猜一个。而且他们还得承担被你说“不，我不是那个意思”的风险。
- 所以，要拆解到这种程度：“请打开 Salesforce 商机列表画面，确认 A 公司项目的状态是否已变成‘已中标’。” 到了这个层面，收件人读完就会立刻移动鼠标。每次都这样写可能像在微管理，但如果你本身就有能力写出这么具体的指示，那么你可以根据对象来调整详细程度。
③ 像定义状态一样写
- 在写目标或方针时，建议写成完成后的状态——“正在做”或“已经变成那样”，而不是写成“动作”。
- 就算你写“强化销售能力”，说实话什么也想象不出来。销售能力是什么？强化到什么程度算强化？如果改成“新签项目的赢单率持续超过 30% 的状态”，目标就变得更容易可视化。这对目标设定、计划、方针、OKR、启动会资料和复盘都很有用。
④ 加入数字
- “尽早”“几个”“彻底”“尽量”“稍微”——这些表达几乎可以从商务文案中全部删除。
- 被告知“请尽早处理”的人，无法判断是今晚、明早还是下周一。如果对方保险起见“今天内”赶工完成，而你说“哦，下周也可以”，那对方就会觉得自己加班像个傻瓜。这是很常见的事。
- 要避免这种情况，就用数字写出截止日期、数量和频率：“4 月 18 日（周五）下午 6 点前”“过去 3 个月里丢单最多的前 3 个项目”“每周一次，每次 30 分钟”。即使对写的人来说很麻烦，但如果写的人不承担这个麻烦，每个读者就都得承担。写的人麻烦的总和比所有读者麻烦的总和要小得多，所以一定要明确写清楚。
⑤ 提供比较基准
- “业绩很好”“情况很严峻”“已经改善了”——你根本判断不出到底好还是不好。就算说“本月销售额 100 万日元，业绩很好”，因为没有比较，所以还是没说服力。
- 在谈论程度或变化时，要加上基准。“与去年同期相比”“与 3 月份的数据相比”“与方案 A 相比”“相对于目标值”。有没有这一句话，传达效果天差地别。
- 即使在很难加入数字的情况下，至少也要加入一种比较感。只要写上“比去年的项目更顺畅”“与前任的方法相比花费时间更多”，读者和写的人就更容易在脑海中对齐画面。
不要把自己的麻烦推给读者
我列出了五点，但归根结底就是一件事。
写的人应该事先预判并消除模糊之处。
仅此而已。
模糊的文案，说穿了就是“把解释的麻烦推给读者的文案”。写的人轻松地写一句“请确认”，但收到这句话的五位下属各自要在脑中搜索“确认是什么意思？”写的人用 30 秒的偷懒，换来每个读者阅读时的工作量和误解后的修正涟漪效应。
话说回来，每次都能完美做到这五点确实很难。不过，我觉得 在点下发送按钮前，深吸一口气，问自己一句：‘对方看到这句话能毫无迟疑地行动吗？’ 是有价值的。
如果你觉得“嗯，他们可能会迷茫”，那就试着加一个东西：专有名词、动词或者数字。这样就能改变很多。
希望这份备忘录在以下情况时对你有帮助：
- 别人没有按照你写的那样行动。
- 反过来，身边有成员写模糊的句子。
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