你不再需要在 Excel 中重複輸入相同的指令。
每次打開 Copilot，你都要解釋同樣的事情：「不要合併儲存格」、「讓標題列變粗體」、「貨幣格式不要有小數點」。每一次，都得從頭來過。
我以前也覺得這是理所當然的，以為給指令就是我的工作。
但我錯了。Copilot 有一個「事先教導」的功能。你只需要把過去每次都要寫的指令註冊一次就好。把提示詞從「每次都要寫的東西」變成「讓它事先記住的東西」。
這篇文章將揭露這個方法，以及 20 個你可以立即使用的實用提示詞。
說清楚一點，我在這篇文章中最想傳達的，甚至比那 20 個提示詞本身更重要的，是這個「教導」的概念。了解這個概念，會讓 Copilot 的實用性完全不同。
當你讀完這篇文章時，打開 Excel 的感覺應該會變得輕鬆一些。
第一章：為什麼 Copilot 的指令總是重複的
原因很簡單。每當活頁簿變更時，Copilot 就會忘記你的偏好。
你上個月在預算表中教過它「不要合併儲存格」，但這個月在新的活頁簿裡，你又得說一次同樣的話。即使在團隊共用的檔案中，如果隔壁同事打開它，也得從頭開始下指令。
我自己在為顧問客戶調整報價範本時，也厭倦了輸入同樣的指令：「依單價、數量、小計、稅金、總計排序」、「標題列加粗」。無論我輸入多少次，下個月又會重置。老實說，我真的受夠了。
你可能會想：「這就是 Copilot 的規格，沒辦法。」但這是錯的。實際上，隨著 2026 年 6 月的更新，這種情況已經改變了。
一個讓 Copilot 記住「你的方式」的系統已經就位。接下來，我們就來談談如何掌握這個系統。
第二章：精髓在於「事先教導」，而非「每次告知」
與其用說的，不如直接讓你看實際的改變。
【教導前的 Copilot】
指令：「把這份銷售資料做成表格。」
結果：Copilot 建立了一個格式隨機的表格。標題列粗體和貨幣符號都跟你的偏好不同。你每次都得手動修正。
【教導後的 Copilot】
指令：「把這份銷售資料做成表格。」
結果：標題列加粗、貨幣使用美元且沒有小數點、負數以紅色括號顯示。它會在你不用說任何話的情況下，以你慣用的格式完成。
同樣的指令，同樣的 Copilot。唯一的差別在於你是否事先註冊了你的方式。
這是透過 Excel 中 Copilot 的一個名為「個人化」的功能來實現的。一旦從設定畫面註冊，它就會儲存到你的帳戶，無論你打開哪個活頁簿，都會遵循這些偏好。
方法很簡單。不需要程式設計或複雜的設定。只需從 Copilot 視窗右上角的設定選單中選擇「個人化」，用簡短的句子寫下你的偏好，然後儲存即可。不需要冗長的解釋。只要列出像「貨幣一律使用 $ 符號，小數點後 2 位」或「所有表格都有交錯列和粗體標題」這樣明確的規則就夠了。
還有另一個類似但不同的功能：「活頁簿規則」。個人化是針對你個人，而活頁簿規則則綁定在特定的活頁簿上。它們會以名為「.Rules」的專用工作表儲存在活頁簿中，規則必須列在 A 欄。當你分享檔案時，該工作表也會傳送給接收者，因此他們的 Copilot 也會遵循相同的規則。請注意，這個工作表必須是可見的，Copilot 才能辨識它。如果它被隱藏了，你辛苦建立的規則就不會被讀取。
個人化記住你的習慣。活頁簿規則為整個團隊固定規則。只要記住這個區別就好。
有一個重要的前提必須先說清楚：個人化和活頁簿規則都不是「不可違抗的命令」。它們是 Copilot 的預設指令，如果你在當下的提示詞中給出不同的指令，則會以當下的指令為優先。把它們想成是「你不需要每次都寫的預設值」，這樣就能避免期望落差。
當我讓我的顧問客戶嘗試這個功能時，他們回報說，檢查報價外觀所花的時間明顯減少了。格式調整不是人類的工作；你只需要把能交給 Copilot 的事情交給它就好。
第三章：20 個實用提示詞
以下是本文的重點。我將介紹 20 個我透過驗證建立的提示詞，分為四組。
你不需要一次全部嘗試。從你目前覺得最繁瑣的任務開始，先試一個就好。
A：用於註冊個人化（5 項）
一旦註冊，這些設定就會持續生效。直接將它們貼到設定畫面中。
- 統一貨幣與數值格式
一律以 $ 前綴和 2 位小數顯示貨幣。負數以紅色顯示並加上括號。
→ 減少每次打開財務活頁簿時都要修正的麻煩。
- 預設表格樣式
為所有建立的表格套用交錯列和粗體標題。
→ 防止外觀不一致的問題。
- 統一命名慣例
表格名稱使用「tbl」前綴，工作表名稱則使用能描述內容的日文名稱。
→ 讓之後搜尋時更不容易迷失。
- 指定公式撰寫風格
在公式中優先使用結構化參考和命名範圍，而非儲存格範圍。
→ 減少公式容易出錯的問題。
- 報表中的總計列位置
在摘要表中，將總計列放在報表頂端而非底部。
→ 省去每次都要說「移到最上面」的麻煩。
B：用於透過活頁簿規則修正（5 項）
適用於團隊共用的檔案。會儲存在「.Rules」工作表中，即使開啟檔案的人變更了也會保留。
- 標準化報價範本
在此活頁簿的報價工作表中，將欄位順序固定為：單價、數量、小計、消費稅、總計。建立新報價時一律遵循此結構。
→ 讓每個人都能輕鬆產出相同的報價格式。
- 固定月報結構
將此活頁簿中的月報依序整理為：摘要、部門明細、上月比較。以現有的報表工作表為範本。
→ 有助於防止只有這個月的人使用不同格式的情況。
- 費用報表的格式規則
在費用輸入工作表中，將欄位順序固定為：日期、項目、金額、核准人，並確保金額欄位一律使用貨幣格式。
→ 減少提交給會計部門前的格式調整工作。
- 班表的顏色標示規則
在班表工作表中，設定儲存格背景顏色的條件式格式：如果 B 欄的類別是「早班」則為淺藍色，「晚班」為黃色，「休假」為灰色。
→ 減少每個月手動上色的麻煩。
- 庫存表的計算規則
在庫存工作表中，自動計算目前庫存與上次盤點數量的差異，並將差異超過 10% 的列以紅色標示。
→ 減少遺漏異常值的風險。
C：用於日常任務（5 項）
當下使用的一次性指令。
- 多店資料的區域彙總
根據各門市的月銷售資料，計算各區域的成長率，並建立一份比較前 3 名與後 3 名區域的報表。
→ 大幅減少手動彙總的時間。
- 批次修正標記不一致
偵測並修正此資料中的標記不一致問題（全形/半形混用、多餘空格、大小寫不一致）。將修正的部分以列表方式回報。
→ 你不必放任雜亂的資料不管。
- 重複資料偵測與刪除建議
根據姓名、電子郵件和註冊日期的組合，偵測此清單中的重複列，並假設以較新的註冊日期為優先，建議保留哪些資料。
→ 減輕肉眼檢查的負擔。
- 統一日期格式
將此工作表中所有日期標記統一為 YYYY-MM-DD 格式。
→ 消除彙總時的一個錯誤來源。
- 建立樞紐分析表草稿
根據此資料建立一份樞紐分析表，以負責人和月份彙總銷售額。
→ 省去從頭設定的許多功夫。
- 自動化預算與實際分析
根據預算與實際資料計算部門差異。針對差異最大的前 3 個部門，分別整理出可從資料辨識的原因，以及需要額外確認的假設。
→ 縮短月會前的準備時間。
- 假設分析中的多重情境計算
根據此成本結構，計算原料成本上漲 5%、上漲 10% 以及維持不變這三種情境對毛利的影响。
→ 防止你只停留在計算一種情境。
- 列出合約截止日期
從附加的合約清單資料中，擷取合約結束日期、是否有自動續約以及取消通知截止日，並依截止日期的遠近排序。難以判斷的項目則顯示為「需原始確認」。
→ 有助於防止合約自動續約的情況發生。最終判斷請務必核對原始文件。
- 將例行任務註冊為技能
利用 Copilot 的技能功能，你可以將建立月報等重複性任務的步驟儲存為「SKILL.md」。將它放在特定資料夾中，下次只需呼叫它就能重現相同的步驟。
財務操作的使用範例已由官方提供，但任何部門中需要重複執行多次的任務（例如會計、銷售管理或庫存管理）都可以應用此功能。
→ 減少這個月又要解釋同樣事情的過程。
- 內部使用的三行摘要
我將向不熟悉 Excel 的主管說明此 Excel 的分析結果。請用三行摘要：「發現了什麼」、「接下來該做什麼」、「何時行動」。
→ 減少另外製作報告資料的麻煩。不過，最終向主管報告時，請務必親眼確認內容後再進行。
你不需要一次嘗試全部 20 個。只要從你手邊最繁瑣的任務中，挑選一個提示詞來試試看就好。
第四章：如何組合運用與一個注意事項
到目前為止介紹的 20 個項目可以單獨運作，但當它們組合使用時，才能真正發揮威力。將第 1 項（貨幣格式）和第 16 項（預算 vs. 實際）疊加使用，能讓財務會議資料更接近完成狀態。同時使用第 6 項（報價規則）和第 18 項（合約截止日期），則更容易同時注意到業務和法務方面的遺漏。
當我讓顧問客戶嘗試這些組合時，他們表示製作每月資料的時間明顯減少了。這是因為原本用於格式調整的時間，可以重新導向到分析工作上。
一個誠實的提醒：完整使用 Excel 中的 Copilot 需要另外的授權。針對中小企業的「Microsoft 365 Copilot Business」，在微軟官方頁面上的定價為每位使用者每月 3,148 日圓（常規價格）或 2,698 日圓（促銷價格）。兩者均為年繳、未稅，且假設已具備符合資格的 Microsoft 365 Business 方案。價格和活動細節會變動，請務必在導入前確認官方頁面。
個人化和活頁簿規則功能本身不會產生額外費用，但作為前提條件的 Excel 中 Copilot 功能，需要符合資格的 Microsoft 365 訂閱和組織設定才能使用。如果忽略了這一點，你可能會陷入「應該能用卻沒出現」的窘境，所以在導入前請務必確認授權。
總結：浪費在 Excel 指令上的時間，今天就結束
這次我們從事先教導 Excel 中 Copilot 的概念，一路說明到 20 個實用提示詞。
許多人持續對 Copilot 下達同樣的指令。但你真正該做的，是將你的偏好註冊一次，然後省略這些指令。只要掌握這一點，與 Excel 的互動就會變得輕鬆許多。
話雖如此，你不需要一次嘗試全部 20 個。你只需要做一件事。
從你目前覺得最繁瑣的任務中，挑選一個提示詞，將它註冊到個人化或活頁簿規則中。
一旦你體驗過那種輕鬆感，你就再也回不去每次都得從頭下指令的日子了。
Copilot 的演進真的非常快速。與其獨自追趕最新的使用方法，向那些正在實踐的人學習，絕對快得多。
感謝你閱讀到最後。
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