你每天都忙得不可開交。
早上回覆電子郵件、製作文件、開會，轉眼間一天就過去了。
然而，你卻看不到預期中的進展。
另一方面，有些人卻能在相同的時間內取得巨大的成果。
這種差異，僅僅來自於工作速度或努力程度嗎？
或許，關鍵不在於 「你工作了多少」，而在於「你把有限的時間和注意力用在了哪裡」。
高成就者並非增加了他們的時間。
他們是把時間分配到了能產生結果的地方。
根據一項與收入相關的「分配技能」（Allocative Skill）研究，我將介紹五個能提升你成果的提問。
什麼是與收入相關的「分配技能」？
在一篇發表為哈佛甘迺迪學院工作論文的學術研究中，有一個概念叫做「Allocative Skill」。
在中文裡，這可以翻譯為「分配能力」。
分配技能是指將有限的時間、注意力和人力資源，分配到能產生更大成果的領域的能力。
例如，它包括以下判斷：
- 哪些任務應該優先處理
- 哪些事情可以延後
- 哪項任務該指派給誰
- 應該關注哪些資訊
- 決定「不做」什麼
這與快速執行任務的能力略有不同。
如果任務能力是「你能多好地完成一項指派的工作」，那麼分配技能就是「決定哪項工作首先應該被完成的判斷力。」
研究人員將分配技能定義為「注意力的邊際生產力」。
這聽起來有點複雜，但簡單來說：
你能運用你有限的注意力，產生多少良好的判斷和成果？
這項研究調查了什麼？
這項研究涵蓋了美國超過 1,000 名 25 至 55 歲的全職工作者。
參與者進行了一項名為「指派遊戲」的任務。
在這個任務中，參與者扮演經理的角色，將具有不同生產力的假想員工分配到不同的工作中。
一個人可能擅長任務 A，但在任務 B 上表現不佳。另一個人則可能相反。
參與者必須在審查有限資訊的同時，判斷如何安排人員以最大化整體成果。
這裡衡量的是參與者自身的任務處理速度。
而是在有限的時間和資訊內，判斷將誰放在哪個位置才能獲得最大成果的能力。
這項研究將這種分配技能與參與者的收入、職業和其他數據進行了比較。
分配技能越高的人，收入傾向於越高
結果顯示，分配技能與全職工作者的收入有很強的關聯。
即使在考慮了智力、計算能力、教育程度和職業差異之後，這種關係依然存在。
研究報告指出，在調整各種條件後，分配技能高出一個標準差的個體，其收入大約高出 7%。
此外，在管理階層和專業人士等擁有較多決策機會的工作中，這種關聯性更強。
換句話說，工作不僅僅是根據「你能處理多少事情」來評估，更是根據「你是否能正確判斷應該做什麼」。
然而，這裡有一個重要的注意事項。
這項研究並未證明：
提高分配技能就一定能增加你的收入。
這是一項確認分配技能與收入之間相關性的研究，並非直接證明因果關係。此外，在現階段，它是一份為徵求討論和意見而發表的 working paper，而非經過正式同儕審查並批准的論文。
儘管如此，關注「將注意力用在哪裡」的能力，為我們審視日常工作提供了很好的啟發。
忙碌卻沒有成果的人，容易陷入的 3 個陷阱
從分配技能的角度來看，就能明白為什麼忙碌不一定能帶來成果。
1. 對所有任務一視同仁
按照任務出現在眼前的順序來處理。
乍看之下，這是一種勤奮的工作方式，但任務對成果的影響各不相同。
如果你對所有事情都同等看待，就無法在真正重要的任務上投入足夠的時間。
2. 所有自己能做的事情都親力親為
因為自己會做，所以就自己做。
然而，「你能做的事情」和「你應該做的事情」並不相同。
如果你緊抓著那些可以交給別人、AI 或系統處理的任務，你就會失去進行只有你才能做出的判斷所需的時間。
3. 把「完成工作」當作目標
我做好了文件。我回覆了郵件。我開完了會。
工作完成時會有一種成就感。
然而，重要的不是「你完成了什麼」，而是「那份工作創造了什麼」。
工作量和成果並不一定相等。
因此，在開始工作之前，先問自己這五個問題。
問題 1 | 這項任務真的有必要嗎？
在優化一項任務之前，先思考這項任務本身是否必要。
快速完成一項不必要的任務，並不會帶來巨大的成果。
例如，是否有像這樣的任務？
- 沒有人閱讀的報告
- 沒有被使用的文件
- 目的不明確的會議
- 重複輸入相同內容的任務
- 持續發布卻沒有任何回應的內容
一份工作做得越久，就越容易變得「理所當然」。
在這種情況下，請問問自己：
如果我把這項任務暫停一個月，誰會感到困擾？又會如何困擾？
如果沒有明確的答案，那麼這項任務就是可以考慮停止、減少或降低頻率的候選對象。
與其開始一項新任務，不如停止一項無法產生成果的任務，有時反而能創造更多時間。
問題 2 | 這項任務應該現在做嗎？
即使一項任務是必要的，也不代表必須立刻完成。
我們傾向於選擇容易完成的任務，而不是重要的任務。
回覆電子郵件、進行小幅修改、查看通知。因為這些事情很快就能處理完，你會感覺自己工作了。
另一方面，像是思考新專案、分析客戶回饋、決定未來方向等任務，則無法快速完成。
因此，它們很容易被推遲。
當你猶豫不決時，請這樣想：
如果我今天不做這項任務，一週後會對成果產生什麼影響？
選擇「對成果影響大的任務」，而不是「能快速完成的任務」。
有必要根據重要性來決定優先順序，而不僅僅是緊急性。
問題 3 | 這件事應該由我來做嗎？
你不能把所有自己能勝任的任務都攬在自己身上。
一個人的時間和注意力是有限的。
具體來說，你應該親自處理的任務是：
- 決定目的
- 選擇方針
- 理解對方的感受
- 做出最終判斷
- 對結果負責
另一方面，像是整理資訊、資料輸入、草擬文字、統一格式等任務，則可以考慮交給他人、AI 或系統。
在判斷時，請問問自己：
因為是我來做，結果真的會變得更好嗎？
如果無論是你做，還是其他人或系統來做，結果都沒有改變，那麼你可能就不需要為此花費自己的時間。
「我能做」並不是攬事的理由。
問題 4 | 我可以把它交給別人、AI 或系統嗎？
即使很難將整個任務委派出去，你也可以委派其中的一部分。
例如，如果你把一項任務從資訊收集到最終判斷視為一個整體，你就會覺得必須全部自己來做。
但是，如果你將其分解，就可以分擔角色。
- 將初步的資訊收集交給 AI
- 請 AI 整理收集到的資訊
- 讓 AI 建立文字草稿
- 將例行工作自動化
- 將專業工作委託給擅長的人
- 自己進行最終檢查和判斷
這裡重要的是，不要將委派與丟包混為一談。
傳達目的、驗證結果、承擔最終責任的是人。
當面對一項任務時，請這樣思考：
這項任務的哪個部分不需要判斷？
如果你將工作與判斷分開，就會找到可以委派的部分。
這不僅僅是為了保護你自己的時間。有時候，將其交給擅長的人或系統，反而能提升整體成果。
問題 5 | 我想用這段時間創造什麼？
即使你減少了工作量，並將任務委派給他人以騰出時間，如果你把這些時間又用來處理其他簡單的任務，那麼結果依然不會改變。
節省時間的真正價值，在於你把省下來的時間用在了哪裡。
例如，你可以把時間用在這些事情上：
- 思考新專案
- 分析客戶或讀者的反應
- 改善產品或服務
- 學習必要的知識
- 與重要的人建立關係
- 充分休息以恢復判斷力
休息並不是浪費時間。
因為在疲憊的狀態下，你只會忙於處理眼前的事務，難以做出長遠的判斷。
在思考如何利用省下來的時間時，請問問自己：
用掉這一個小時之後，我想留下什麼？
思考時間流逝後留下了什麼——不是「我回覆了 10 封郵件」這個事實，而是一個新專案、一個改進的產品、加深的知識，或是恢復的體力。
騰出時間本身不是目的。
目的是將新創造出來的時間，重新分配到更有價值的事情上。
關於這個新創造出來的時間餘裕，我在這篇文章中也有提及，希望你能一併參考。
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
每天早上花 3 分鐘使用這 5 個問題
我把這五個問題整理成了一份檢查清單。希望對你有幫助。
分配技能聽起來可能像是一種特殊才能。
然而，你可以從簡單地將日常工作分為三類開始。
- 需要我思考的工作
需要你承擔責任的任務，例如目的、規劃、方針、驗證和最終判斷。
- 可以交給別人、AI 或系統的工作
資訊收集、整理、草擬、輸入、重複性任務等。
- 不做的工作
對成果影響小的任務、目的不明確的任務、或僅因習慣而持續進行的任務。
然後，選擇今天最能帶來成果的一項任務。
在打開電子郵件或查看通知之前，先把時間用在這個任務上。
你不需要增加你做的事情。
你只需要決定，你的注意力應該優先放在哪裡。
在 AI 時代，「分配技能」比「任務能力」更重要
有了 AI，你可以在短時間內建立文字、圖像、專案計畫和文件草稿。
我們現在能創造的東西比以往任何時候都多。
然而，隨著我們能創造的數量增加，一個不同的問題也隨之出現。
- 要創造什麼
- 要為誰創造
- 要選擇哪個方案
- 要留多少給 AI 處理
- 什麼東西不發布
這些判斷變得比以往更加重要。
使用 AI 本身並不是結果。
只有當 AI 被用於有價值的工作，並且人類的注意力被分配給重要的判斷時，才能取得成果。
在 AI 時代，有價值的人不是能執行最多任務的人。
而是能將有限的注意力運用在最有價值工作上的人。
總結 | 改變成果的是時間的運用，而非時間的長短
再次總結這五個能提升成果的問題：
- 這項任務真的有必要嗎？
- 這項任務應該現在做嗎？
- 這件事應該由我來做嗎？
- 我可以把它交給別人、AI 或系統嗎？
- 我想用這段時間創造什麼？
收入和成果並非僅由努力程度決定。
還有能力、經驗、環境和機會等各種因素。
這就是為什麼我們不應該單純地認為「改變時間運用方式就一定能增加收入」。
儘管如此，你仍然可以審視自己時間和注意力的使用方式。
忙碌並非成果的證明。
重要的是，你把有限的時間用在了哪裡，以及你從那段時間中創造了什麼。
在增加你做的事情之前，請先嘗試改變你的時間分配。
關於本文的撰寫
本文參考了哈佛甘迺迪學院的工作論文「Allocative Skill」。
該研究調查了在有限注意力下適當分配人力等資源的能力，與全職工作者收入之間的關係。
然而，它並非一項直接驗證如何使用 AI 或時間管理技巧的研究。本文介紹的五個問題，是為了將研究所提出的「分配技能」概念應用於日常工作而獨立整理的。
此外，這篇論文是一份旨在徵求意見和討論的工作論文，並不代表哈佛大學或哈佛甘迺迪學院的官方觀點。
參考文獻
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
