為什麼我仍然堅持手動撰寫會議記錄

你可能會看著標題心想：「會議記錄不是給新人做的嗎？」或是「這不是應該讓 AI 來做嗎？」又或是「哈哈，這人是活在古代嗎？」但這篇文章要討論的是，為什麼你仍然應該試著親手寫會議記錄。

為什麼我們需要會議記錄？

釐清待辦事項，推動進度。 如果有人在會議結束後回到座位上，心想：「等等，我到底該做什麼？」那就是一場失敗。你必須撰寫並發送會議記錄，讓「誰在什麼時間之前做什麼事」對每個人來說都一清二楚。這是會議記錄最重要的任務。
保留決策紀錄。 如果你沒有寫下來，日後就會變成各說各話的羅生門。最糟的情況是，上級可能會推翻某個決策（雖然有些人即使有紀錄也照樣推翻）。
幫助未與會者了解脈絡。 一份只列出決策和待辦事項的會議記錄，會讓未與會者感到被排除在外，心裡納悶：「他們為什麼會得出那個結論？」這種「被排除在外的感覺」很麻煩，會逐漸削弱相關人員的積極性。

既然有生成式 AI，人類寫會議記錄的意義何在？

我常聽到有人說：「現在生成式 AI 都會寫會議記錄了，人類根本沒必要做。」然而，作為一個每天都要開會的人，我的直覺是，一邊手動寫會議記錄一邊主持會議，反而更有效率。
即時記錄加上引導討論，有以下三個好處：第一，更容易讓討論不偏離主題（你可以隨時顯示會議目前進度、需要決定的事項，以及正在討論的內容）。第二，更容易消除誤解（你可以邊寫邊確認：「我對你發言的理解是否正確？」）。第三，更容易敲定待辦事項和決策（你可以具體定義，例如：「這項待辦事項由 X 先生負責，在 O 月 O 日前產出 OO 成果」）。
生成式 AI 寫出來的東西，終究只是「逐字稿」。它準確地記錄了大家說了什麼。
但是，AI 不會思考「應該討論什麼、爭論點在哪裡」、「決策和待辦事項是否已經確定」，或是「這個發言是否需要追問」。AI 不會幫你下定決心，無論如何都要把待辦事項確定下來並記錄清楚。
當然，如果 AI 開始能主持會議，那就是另一回事了。但就目前而言，「人類一邊主持會議一邊做記錄」的模式，才是真正能讓會議在現場發揮生產力的方式。

而且，大量撰寫會議記錄能讓你變得更「強」。

撰寫會議記錄這個行為，本身就是一種基本技能和心態的綜合訓練。你會獲得五項主要能力：

寫作能力：這是閱讀會議記錄時最先感受到的能力。寫得很糟的會議記錄，會讓人覺得「不管讀幾次都看不懂」或「句子太長了，懶得看」。不過，這是一項可以透過努力提升的技能。最快的捷徑就是拜託一位能力強的前輩：「請用紅筆把我的會議記錄改得體無完膚！」讓他們幫你訓練。
結構化能力：只按照發言順序記錄的會議記錄，根本看不出來在討論什麼。你需要呈現出整體架構，以及每個論點在其中的位置。是關於人、錢，還是事？是系統還是文化？是策略還是執行？寫會議記錄，就是在做結構化。
理解力與快速跟上能力：如果你心想：「我有寫作和結構化能力，寫起來應該很輕鬆，別小看我的學經歷。」請先等一下。「專業術語」會讓你踢到鐵板。如果遇到不熟悉的術語，先自己查詢；如果查了 10 分鐘還是不懂，就去問人。只要徹底執行這個方法大約三次會議，你就能理解約 60% 的內部與業界術語，並能在一定程度上推測出新術語的意思。
會議主導權：這點實際上會大大影響會議記錄的品質。當對話像這樣流暢進行：「對，X 很重要，我同意」->「好，那下一個主題是...」時，會議記錄的品質取決於你是否能反問：「等等。我們真的要做 X 嗎？如果要，誰來做？什麼時候完成？」主導權意識薄弱的人寫的會議記錄，常常會出現看似已決定但其實沒有的事項，或是模稜兩可、可以有多種解讀的描述。
工作效率：當被要求做會議記錄時，把它當作對你工作效率的一項考驗。工作效率高的人，會在會議結束的瞬間就準備好初稿，並在 5 分鐘內將「請確認會議記錄」的郵件發送給所有與會者。「會議結束後幾分鐘內能準備好會議記錄？」這件事大家都會注意到，而且會大大影響你給人的工作印象。

...所以，我個人認為，人類親手寫的會議記錄還沒有過時。

順帶一提，我的建議是：