أعتقد أن المقولة "الأشخاص الذين يتحدثون بوضوح هم أذكياء" صحيحة بنصفها فقط. وكثيراً ما أتساءل إن كان النصف الآخر لا يعتمد على الذكاء، بل على الترتيب الذي تنظم به أفكارك.
على سبيل المثال، فكر في الأشخاص الذين يُسألون دائماً: "وماذا يعني ذلك؟" في كل مرة يقدمون فيها تقريراً.
يرسلون تقريراً، ويرفقون المستندات احتياطياً، ثم يتلقون رداً من مديرهم: "إذن، ماذا يجب أن نفعل؟"
"مجرد مشاركة للمعلومة."
"يبدو أن العميل غاضب."
"لنخفض السعر مؤقتاً."
كل هذه تبدو تقارير عادية. لكن عندما يسمع المتلقي هذه الأمور الثلاثة، فإنه يبقى عاجزاً عن معرفة ما يجب فعله بعد ذلك.
لماذا لا ينجح هذا الأسلوب؟ لأن المتلقي يضطر إلى فرز الأمور بنفسه لتحديد أين تنتهي الحقائق وأين يبدأ التفسير.
في شركات الاستشارات مثل McKinsey، هناك إطار عمل شائع يُسمى "السماء، المطر، المظلة".
انظر إلى السماء (حقيقة) فسّر ذلك بأن المطر قد يهطل (تفسير) خذ مظلة (إجراء)
هذا إطار للتحدث يفصل بين هذه العناصر الثلاثة.
علاوة على ذلك، فإن نشرة الطقس التي استُلهم منها هذا الاسم تحتوي على "حيلة" أخرى: احتمالية هطول الأمطار. إذا كانت 60%، فهذا يعني أنه لو أصدرت نفس التوقعات 100 مرة، فسيهطل المطر أو الثلج بأكثر من 1 ملم في حوالي 60 مرة.
بمعنى آخر، لا تقول نشرات الطقس "سيمطر غداً"، بل تقول "هناك احتمال بنسبة 60% لهطول المطر"، مضيفةً رقماً يوضح مدى ترجيح هذا التوقع.
وهذا بالضبط ما يجعل التقرير "سهل الفهم".
هل تم فصل السماء (الحقيقة)، والمطر (التفسير + مستوى الثقة)، والمظلة (الإجراء المطلوب) في جمل مستقلة؟
وبما أن الأمر يتعلق بـ "ترتيب" التنظيم وليس بسرعة البديهة أو المستوى التعليمي، يمكن لأي شخص البدء في محاكاته اليوم.
أتلقى أنا أيضاً تقارير عبر Slack يومياً، وإذا لم أنتبه، أجد نفسي أرسل عبارة "مشاركة معلومة" فحسب.
الأمثلة الثلاثة في البداية يفتقر كل منها إلى أحد المكونات.
① "مجرد مشاركة" = سماء فقط
→ "وثيقة الشركة A مكتملة بنسبة 70% حتى الساعة 5 مساءً. الباقي بانتظار التحقق من الأرقام، لذا قد يتأخر التسليم إلى ظهر الغد (بنسبة احتمال 80%). هل من المقبول أن أقدمها بحلول الساعة 3 عصراً غداً؟"
كل ما يحتاجه المتلقي هو الإجابة بـ "نعم" أو "لا" على الجملة الأخيرة.
② "يبدو أن العميل غاضب" = مطر فقط
→ "تلقينا رسالتين بالبريد الإلكتروني من العميل يطلب فيهما إنجاز الأمر 'هذا الأسبوع'. يبدو الأمر عاجلاً، لكن الاحتمال 50/50. هل يمكنني إرسال تحديث بحالة التقدم إليهم اليوم؟"
إذا بدا التفسير وكأنه حقيقة، سيبدأ المتلقي بالتحقق قائلاً: "هل هم غاضبون حقاً؟"
③ "لنخفض السعر" = مظلة فقط
→ "رفضتنا شركتان من أصل ثلاث قدمنا لهما عروض أسعار الشهر الماضي بسبب السعر. نحن على الأرجح أعلى من سعر السوق بنسبة 10% (بناءً على نقطتي بيانات فقط). هل يمكنني تجربة خفض السعر بنسبة 10% للشركة التالية؟"
المظلة بلا سماء ومطر تجبر المتلقي على السؤال "لماذا؟"، مما يضيف عقبات إضافية.
لا تحتاج مستويات الثقة إلى أرقام؛ فالعبارات مثل "شبه مؤكد"، "على الأرجح (80%)"، "50/50"، أو "مجرد تخمين" تكفي. وهذا وحده يسمح للمتلقي بتحديد مقدار ثقته بالمعلومة وكيفية التصرف بناءً عليها.
ما تشترك فيه الصياغات الثلاث المعاد كتابتها هو فصل الحقائق عن التفسيرات وإضافة مستويات الثقة إلى التفسيرات فقط.
ومع ذلك، لا يزال بعض الأشخاص يكتبون تقارير طويلة حتى بعد الفصل بينها. كنتُ أحدهم في السابق. وأظن أن السبب هو "البدء بالسماء".
أعتقد أن ترتيب السماء-المطر-المظلة مخصص للتحدث، وليس للتفكير.
عند التفكير، اعكس الترتيب: حدد المظلة أولاً.
بمجرد أن تعرف "أريد أن أسأل عما إذا كان التقديم بحلول الساعة 3 عصراً غداً مقبولاً"، تعود لتبحث فقط عن حقائق السماء اللازمة لاتخاذ هذا القرار.
هذا يحول السماء من شيء "تجمعه" إلى شيء "تختاره".
في المثال ①، بما أن المظلة هي "هل يمكننا التقديم بحلول الساعة 3 عصراً غداً؟"، فإن حقائق السماء الضرورية الوحيدة هي "مكتمل بنسبة 70% عند الساعة 5 مساءً" و"بانتظار التحقق من الأرقام". أما عدد الساعات التي تم قضاؤها أو النقاشات الداخلية فهي غير ذات صلة بإجابة المتلقي "نعم أو لا"، لذا لا ينبغي تضمينها.
أعتقد أن عادة "إرفاق المستندات احتياطياً" تحدث لأن المظلة لم تُحدد بعد. وبما أنك لا تعرف ما هو مطلوب، فإنك تسلم كل شيء.
لذلك، تبدو تقارير الأشخاص الأذكياء قصيرة ليس لأنهم فصحاء، بل لأنهم يستبعدون حقائق السماء غير الضرورية.
على سبيل المثال، فيما يخص استشارات تكلفة الأدوات:
・سرد جميع حقائق السماء:
→ "مرفق جدول يقارن ميزات وأسعار كل أداة. يبدو أن هناك مقاعد مستخدمين غير مستغلة."
・الاختيار بناءً على المظلة:
→ "هناك 3 مقاعد غير مستغلة. هل يمكننا إلغاء 3 مقاعد بدءاً من الشهر القادم؟"
وعلى العكس، فإن التقارير التي تسرد جميع حقائق السماء تبدو شاملة، لكنها في الواقع تُلقي عبء الحكم على ما هو مهم على كاهل المتلقي.
لهذا السبب أكتب دائماً "ما الذي نقرر بشأنه؟" في أعلى جداول أعمال الاجتماعات قبل إضافة التفاصيل. أطبق هذا الترتيب نفسه على التقارير.
حتى الآن، إذا خفّت انتباهي، أبدأ الكتابة من السماء وينتهي بي الأمر برسائل طويلة.
حسنٌ، الذكاء الفطري يصعب تغييره، لكن تحديد المظلة أولاً هو أمر يمكنك تطبيقه في رسالتك القادمة.
والأهم من ذلك، أن التدرب على هذه الأنظمة الصغيرة يكسر جمود التطور ويجعل العمل اليومي أكثر متعة.
أشرح أيضاً الأخبار الآنية والنصائح المفيدة لعمل الغد بطريقة منظمة وسهلة الفهم.
https://x.com/smark_x/status/2099764073869307990
https://x.com/smark_x/status/2099383008537297309
- التفكير المفرط والعجز عن اتخاذ إجراء
- المثالية أو عدم الكفاءة اللذان يسببان نقصاً مستمراً في الوقت
- الرغبة في إلقاء اللوم على "غياب الموهبة" عند مواجهة العقبات
- العمل لا يصبح أسهل رغم استخدام الذكاء الاصطناعي
أمتلك هذه الصفات بنفسي، لذلك أستخدم "التفكير المنطقي" لتنظيم العمل وجعله أسهل مع التعامل مع هذه المشكلات. أنشر محتوى يومياً، لذا أرجو متابعتي. → @smark_x
