Ces dernières années, j'ai suivi les tendances et créé pas mal de bases de connaissances.
Par exemple, avec Notion et Obsidian, je commençais toujours sérieusement : catégorisation, étiquetage, création de modèles. Mais au bout de moins de deux mois, tout tombait à l'abandon.
J'ai fini par comprendre : si les bases de connaissances échouent, ce n'est pas parce que les outils sont mauvais, mais parce qu'ils m'obligent à saisir des données. Chaque élément doit être importé et organisé manuellement par mes soins. Dès que je suis débordé, c'est la première chose que je laisse tomber.
Mais il y a un endroit que je n'ai jamais cessé de mettre à jour depuis trois ans.
Les e-mails.
Notifications de facturation, relevés bancaires, factures, alertes de compte... Je ne les regarde jamais, et pourtant rien ne leur échappe.
Leur seul problème : on peut seulement chercher, pas interroger. Il faut savoir ce qu'on cherche. Or, pour les choses qu'on n'a même pas remarquées, on n'aurait jamais l'idée de les rechercher.
Jusqu'à ce que NetEase Mail lance Mail Agent.
Où le trouver
Mail Agent est un agent intelligent intégré directement dans le client de messagerie. Il fonctionne sur mobile comme sur ordinateur ; personnellement, je l'utilise surtout sur mon téléphone.
Téléchargez ou mettez à jour NetEase Mail Master vers la dernière version, appuyez sur l'icône IA en bas au centre, et vous accéderez à la page de conversation de Mail Agent.
Point d'accès sur mobile : Mail Agent en bas au centre.
Étape 1 : Laissez-le parcourir votre boîte de réception
Mon premier prompt était :
Résume et catégorise le contenu de mes e-mails des trois derniers mois, en te concentrant sur les collaborations avec des marques, les étudiants de mes cours et la facturation. Liste les éléments nécessitant une attention prioritaire, comme les collaborations sans réponse ou les paiements non reçus.
Il lui a fallu 45 secondes et l'appel de 6 outils. D'abord, il a confirmé la période (du 16/07/2026 au 16/10/2026), puis a donné un aperçu : 21 e-mails au total sur trois mois, 18 dans la boîte de réception, 3 spams, ainsi que des statistiques sur le total reçu et envoyé.
Après une seule requête, il affiche les étapes de traitement et l'état global de la boîte mail.
Ensuite est venu le détail des factures, chacune accompagnée d'un lien « Voir » qui renvoie directement à l'e-mail d'origine :
- Notifications de facturation d'abonnement Apple ×3 (frais mensuels Claude Pro)
- Rappels de relevés de solde de la Bank of Communications
- Factures (dont 5 justificatifs de remboursement : reçus de voyage Fliggy, factures électroniques SF Express, etc.)
- Avertissement de fermeture de compte PayPal
Il a également vérifié les collaborations et paiements qui m'intéressaient : aucune invitation de collaboration sans réponse, aucun rappel de paiement, demande de facture ou e-mail du type « payé mais en attente de confirmation ».
Étape 2 : Consultez la liste des « Actions prioritaires »
La partie la plus utile était la section « Actions prioritaires ». Le premier point était :
Fermeture de compte PayPal.
Une notification était arrivée le 1er septembre : le compte serait fermé après 90 jours, soit une date limite autour du 30 novembre, ce qui laissait environ un mois et demi. Il a précisé : c'est le seul élément avec une échéance stricte ; si vous voulez conserver le compte, connectez-vous au plus vite.
Le détail des factures et les actions prioritaires sont regroupés.
Parmi les autres points :
- Notification de facture Apple de septembre non lue, avec suggestion de vérifier si les frais sont normaux
- Relevé Bank of Communications d'août, nécessitant une vérification du solde
- Facture du 3 août avec 5 pièces jointes de remboursement, à traiter rapidement pour éviter l'expiration
Les 15 restants étaient des mises à jour/publicités TikTok, des opérations NetEase et des alertes de sécurité. Il m'a dit directement : ignorez-les ou archivez-les.
Enfin, il m'a demandé si j'avais besoin d'aide supplémentaire, par exemple archiver ensemble les 6 e-mails de facturation ou marquer les notifications non lues comme lues, et m'a recommandé plusieurs tâches de suivi.
Il liste les autres éléments et suggère des tâches exécutables.
Voilà ce que j'entends par « base de connaissances » : quand vous ne savez pas quoi chercher, c'est elle qui vous le dit.
Avant de commencer, récupérez vos crédits
L'utilisation de Mail Agent consomme des crédits. NetEase Mail propose une promotion de lancement ; y participer permet d'obtenir des crédits, et inviter des amis en rapporte aux deux parties. Les détails dépendent de la page de l'événement :
👉 https://activity.mail.163.com/invite2earn_innoloop2/index.html?utm_source=blogger_cheery
Page de l'événement et bouton « Participer maintenant ».
Étape 3 : Organisez les factures et abonnements
Puisqu'il avait mentionné 6 e-mails de facturation, j'ai enchaîné :
Extrais les factures d'abonnement et les e-mails de rappel d'expiration des 3 derniers mois, génère une liste de tâches et indique les dates de renouvellement.
Factures d'abonnement et rappels d'expiration organisés en tâches datées.
Étape 4 : Transformez les pièces jointes en tableaux
L'e-mail de facturation du 3 août contenait 5 justificatifs de remboursement, dont des reçus de voyage Fliggy et des factures électroniques SF Express. Avant, je devais les ouvrir un par un.
Cette fois, j'ai demandé :
Organise les 5 justificatifs de remboursement de l'e-mail de facturation du 3 août dans un tableau, en indiquant l'émetteur, la date, le montant et l'objet.
Les 5 justificatifs transformés en tableau où l'émetteur, la date, le montant et l'objet sont clairement visibles.
Étape 5 : Laissez-le se souvenir de vous
Les bases de connaissances classiques se contentent de stocker ; elles ne vous « connaissent » pas.
Mail Agent dispose d'un système de mémoire permanent. Accédez à la « Personnalisation » via le menu en haut à gauche pour configurer deux choses :
- Directives comportementales : dites-lui comment agir, par exemple sur quelles informations se concentrer, quel ton adopter, comment juger les priorités
- Profil utilisateur : dites-lui qui vous êtes, ce que vous faites, les expressions que vous utilisez souvent
C'est ça, la « base de connaissances sans entretien » dont je parle : il lit les e-mails lui-même, je définis les règles une seule fois, et il me comprend de mieux en mieux à l'usage.
Pour conclure
En une seule requête, il m'a aidé à repérer un compte qui ferme le 30 novembre, un justificatif de remboursement en attente et un prélèvement d'abonnement mensuel.
Nous essayons toujours de créer une nouvelle base de connaissances pour organiser notre vie parfaitement.
En réalité, la plus complète est là depuis toujours ; nous n'avions simplement pas pu la déverrouiller jusqu'ici.
La meilleure base de connaissances n'est pas celle que vous entretenez le plus assidûment, mais celle qui ne nécessite aucun entretien.
Alors, arrêtez de construire des bases de connaissances. Ouvrez Mail Agent dans NetEase Mail Master et posez votre première question.
