Quand vous mettez votre patron dans l'embarras, savoir présenter des excuses immédiatement donne une impression de sincérité.
Pourtant, étonnamment, beaucoup de gens se contentent de s'excuser sans alléger le moindre travail pour leur interlocuteur. Le supérieur qui reçoit ces excuses se sent souvent obligé de faire preuve d'indulgence et finit par boucler la tâche lui-même.
Dans mon ancienne entreprise, j'étais secrétaire des réunions de direction. Malgré ce titre de « secrétaire », mon rôle couvrait tout : préparation des ordres du jour, animation de la réunion, gestion du temps et rédaction des comptes rendus. Comme je travaillais juste à côté des dirigeants, j'ai pu observer de très près ce qui distinguait ceux dont l'évaluation grimpait en flèche des autres.
Le point commun que j'ai remarqué tient en une phrase : les meilleurs éléments sont ceux qui « volent le travail de leur chef ».
Tant que vous alourdissez la charge de travail de votre manager, vous aurez beau vous démener, on ne vous évaluera jamais positivement. C'est un jeu où vous devez réduire ses tâches jusqu'à ce qu'il se dise : « Si je lui délègue tout, ma vie sera incroyablement facile. »
Cependant, essayer de voler d'emblée même le pouvoir de décision de son chef est voué à l'échec. Il y a un ordre à respecter pour subtiliser le travail.
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Les 5 étapes pour voler le travail (de bas en haut)
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Le périmètre de ce qu'on peut vous confier s'élargit étape par étape, en partant du bas. Voici une comparaison entre les erreurs fréquentes et ce que font les meilleurs éléments à chaque niveau.
① La logistique
Erreur fréquente … Commencer à caler les plannings uniquement quand on vous le demande.
Meilleur élément … Bloque les dates et les points à l'ordre du jour avant même qu'on le lui demande.
C'est l'étape où vous reprenez les petites tâches manuelles que votre chef gère encore lui-même.
② La collecte d'informations
Erreur fréquente … Interroger son chef à chaque fois qu'on ignore quelque chose.
Meilleur élément … Fournit d'emblée une liste de « personnes à contacter ».
Cette étape supprime le temps que votre manager passe à chercher des informations.
③ Les brouillons
Erreur fréquente … Venir en consultation les mains vides en demandant « Qu'est-ce qu'on fait ? ».
Meilleur élément … Apporte d'abord une première ébauche, même si elle risque d'être fausse.
À partir de là, vous commencez à voler le « temps de réflexion » de votre chef.
④ Le tri
Erreur fréquente … Tout faire remonter, y compris ce qui n'en a pas besoin.
Meilleur élément … Sépare les sujets à escalader de ceux à gérer soi-même, réduisant ainsi le volume global.
Comme la quantité de travail incombant à votre manager diminue, ses journées s'allègent visiblement.
⑤ Créer un état propice à la décision
Erreur fréquente … Soumettre des documents au contexte flou, du type « Il semblerait que… ».
Meilleur élément … Consolide le contexte et les problèmes avec des faits, présentant une situation où le chef n'a plus qu'à trancher.
Quand j'étais secrétaire, c'était le point sur lequel je veillais le plus. En évitant les formules comme « il semblerait » ou « je pense » dans le contexte et les enjeux de l'ordre du jour, et en m'en tenant strictement aux chiffres et aux faits, les réunions servaient uniquement à prendre des décisions.
Les niveaux ① et ② font de vous quelqu'un d'« utile », mais atteindre le niveau ③ et au-delà fait de vous quelqu'un de « confiance ». C'est là que la trajectoire de votre évaluation bascule.
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Vous pouvez voler le travail préparatoire, pas la décision
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Il y a une mise en garde importante.
Vous ne pouvez voler que l'exécution et la préparation ; laissez le rôle de décideur à votre chef. Une fois au niveau ⑤, vous pourriez être tenté de trancher vous-même, mais cela augmente le travail de votre manager (vérifications, reprises) au lieu de le réduire.
Préparez tout jusqu'au point de décision, et laissez votre chef dire « On part là-dessus ». Ce n'est qu'à cette condition que vous avez véritablement volé le travail.
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À quel niveau êtes-vous actuellement ?
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Vous pouvez déterminer votre niveau actuel en vérifiant ces cinq points de haut en bas :
① Avez-vous cessé de laisser votre chef ajuster les plannings de réunion ?
② Fournissez-vous les informations avant que votre manager ne commence à chercher ?
③ Apportez-vous un brouillon lorsque vous venez le consulter ?
④ Sélectionnez-vous les sujets à faire remonter à votre chef ?
⑤ Soumettez-vous des documents prêts pour une simple validation ?
Le premier point auquel vous répondez « Non » indique le prochain niveau de travail que vous devriez chercher à voler.
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Avec le recul, mon poste de secrétaire des réunions de direction consistait essentiellement à voler continuellement le travail des dirigeants, de bas en haut. Sécuriser les plannings, organiser les documents, créer un état propice à la décision et le présenter. C'est tout ce que je faisais à chaque fois ; ce n'était pas un métier exigeant un talent particulier.
Lorsqu'une tâche disparaît de la liste de votre chef, il peut consacrer ce temps au travail que lui seul peut accomplir. Demain, terminez discrètement, avant lui, une seule tâche posée sur son bureau.
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Je dirige Pakishino Inc. avec cette mission : « Créer un monde où la distance avec les clients se réduit pas à pas dans toutes les entreprises du globe. »
Nous intervenons dans d'autres sociétés avec un rôle similaire à celui d'un membre du conseil d'administration, en prenant en charge le marketing, le développement et les projets de nouvelles activités pour leur compte.
・CMO délégué … Exécution de l'acquisition client, de la stratégie à la mise en œuvre (SEO/Landing Pages + Ads/YouTube/SNS)
・CTO délégué … Exécution du développement, de la stratégie à la mise en œuvre
・COO délégué … Faire tout ce qu'il faut pour augmenter les ventes
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« Je ne suis jamais devenu quelqu'un qui se contente de marquer des points »
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Nom : Kenichi Masuda
Rôle : PDG de Pakishino Inc.
Après Fan Communications et CyberAgent, il rejoint Mercari en 2016. En tant qu'ingénieur, PMO et membre du bureau de planification stratégique de la holding, il a géré les réunions de direction, le PDCA des plans à moyen et long terme, ainsi que l'amélioration organisationnelle basée sur des entretiens avec 200 collaborateurs. Il fonde sa propre entreprise en 2022.
Je publie du contenu destiné à ceux qui luttent contre la « stagnation » et l'« inertie » au sein des entreprises.
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