Varick AI ट्रांसफ़ॉर्मेशन का नेतृत्व करता है, जो कंपनियों को काम करने के तरीके को फिर से डिज़ाइन करके करोड़ों रुपये के दक्षता लाभ अनलॉक करने में मदद करता है। इस लेख के अंत तक, आपको समझ में आ जाना चाहिए कि किसी व्यवसाय को AI के आसपास नए सिरे से कैसे बनाया जाए ताकि इस पैमाने पर मूल्य अनलॉक किया जा सके।
आप जान जाएंगे कि कैसे पहचानें कि आपके व्यवसाय में कौन से वर्कफ़्लो ऑटोमेट करने लायक हैं, और उन्हें इस तरह से कैसे पुनः डिज़ाइन करें जिससे संचालन बाधित न हो।
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ट्रांसफ़ॉर्मेशन का परिचय
आप अपने संचालन को नए सिरे से बनाए बिना अपनी कंपनी को बदल नहीं पाएंगे।
औद्योगिक क्रांति ने हमें सिखाया कि यदि आप ऐसा नहीं करते हैं तो उत्पादकता लाभ दिखाई नहीं देते हैं। 30 वर्षों तक, कारखानों ने भाप के इंजन को इलेक्ट्रिक मोटरों से बदल दिया और बहुत कम वित्तीय लाभ देखा। पुराने कारखाने बेसमेंट में एक केंद्रीय भाप इंजन के आसपास बनाए गए थे जो भवन की हर मशीन को शक्ति प्रदान करता था।
जब बिजली आई, तो कारखानों ने बस उस इंजन को एक मोटर से बदल दिया और और कुछ नहीं बदला। उन्होंने वही भवन, वही लेआउट रखा, और उसी तरह काम करना जारी रखा।
असली बदलाव बिजली के आसपास नए सिरे से पूर्ण परिचालन पुनर्डिज़ाइन था। असली सफलता यह थी कि इलेक्ट्रिक मोटर छोटे और सस्ते हो सकते थे, इसलिए हर मशीन का अपना मोटर हो सकता था। इसका मतलब था कि कारखानों को अब एक ही शक्ति स्रोत के आसपास बनाने की आवश्यकता नहीं थी, और वे फैल सकते थे और मशीनों को उस क्रम में रख सकते थे जिसमें काम वास्तव में प्रवाहित होता था। इससे असेंबली लाइन बनी, जिसने प्रमुख उत्पादकता लाभ पैदा किए।
हेनरी फोर्ड ने समझ लिया था कि 1900 की शुरुआत में मूल्य बनाने के लिए आपको प्रौद्योगिकी के आसपास पुनर्निर्माण करने की आवश्यकता है, और हम आज उसी परिचालन पुनर्डिज़ाइन प्लेबुक का उपयोग कर रहे हैं।
सॉफ़्टवेयर खरीदने से आप वहाँ नहीं पहुँचते
जो हमें आज पर वापस लाता है। AI के साथ बदलाव करने की कोशिश कर रही अधिकांश कंपनियाँ अपने SaaS स्टैक को AI टूल्स से बदलकर अपना रास्ता खरीदने की उम्मीद कर रही हैं। एजेंटिक सॉफ़्टवेयर सीटें, Copilot लाइसेंस, और नो-कोड वर्कफ़्लो बिल्डर शायद ही कभी अपने आप में कोई बदलाव लाते हैं, क्योंकि ट्रांसफ़ॉर्मेशन कोई सॉफ़्टवेयर नहीं है जिसे आप खरीद सकें। यह व्यवसाय के संचालन के तरीके में एक संरचनात्मक परिवर्तन है, और यह उन लोगों और प्रक्रियाओं से शुरू होता है जो इसे चलाते हैं।
यदि AI अंतर्निहित प्रक्रिया को नहीं समझता है, तो यह सार्थक मूल्य नहीं बनाएगा। और यदि उस प्रक्रिया के मालिक लोगों को साथ नहीं लाया जाता है, तो भले ही तकनीक काम करे, अपनाने की दर कमजोर होगी।
यही कारण है कि आपको व्यवसाय भर की टीमों के साथ कुछ सप्ताह बिताने की आवश्यकता है — अकाउंट्स पेएबल से लेकर प्रोक्योरमेंट तक, संचालन तक — और समझें कि उनका काम वास्तव में शुरू से अंत तक कैसे होता है।
आपको हर वर्कफ़्लो का मैप बनाना चाहिए, पता लगाना चाहिए कि प्रत्येक विशेष वर्कफ़्लो में एजेंट का ROI क्या होगा और इंजीनियरिंग के दृष्टिकोण से इसे कैसे अपनाया जाए, फिर चुनें कि एजेंटों को कहाँ तैनात किया जाए जहाँ वे अच्छी फिट हों (जिसके बारे में हम बाद में बात करेंगे)।
वहाँ से, कंपनी का संदर्भ (ट्राइबल नॉलेज) कैप्चर करें और इसे नियमों, निर्देशों और निर्णय तर्क में बदलें जिसका एजेंट अनुसरण कर सकें।
प्रत्येक टीम के साथ ऐसा करना AI के आसपास व्यवसाय को पुनः डिज़ाइन करने के लिए आवश्यक संदर्भ प्राप्त करने का एकमात्र तरीका है, और ट्रांसफ़ॉर्मेशन को वास्तव में टिकाऊ बनाने के लिए आवश्यक सहमति प्राप्त करना है।
परिचालन पुनर्डिज़ाइन
एक बार हर प्रक्रिया शुरू से अंत तक मैप हो जाने के बाद, अगला कदम यह तय करना है कि वास्तव में किन वर्कफ़्लो को AI के आसपास पुनः डिज़ाइन किया जाना चाहिए। यही परिचालन पुनर्डिज़ाइन है।
एक एजेंट कंपनी से सुनें — कृपया हर वर्कफ़्लो में एजेंट न डालें। एक बिंदु ऐसा आता है जहाँ एजेंट समाधान से अधिक समस्याएँ पैदा करते हैं।
इस खंड में, हम कवर करेंगे कि AI ट्रांसफ़ॉर्मेशन से मूल्य कैसे बनाएं और ऐसा करते समय व्यवसाय को कैसे बाधित न करें।
मूल्य कैसे बनाएं
एक ट्रांसफ़ॉर्मेशन प्रत्येक वर्कफ़्लो को इस तरह से पुनः डिज़ाइन करने के बारे में है कि नियतात्मक कार्य स्वचालित हो जाए, निर्णय वाले कार्य को जहाँ उपयुक्त हो AI द्वारा निपटाया जाए, और उच्च जोखिम वाले, उच्च निर्णय वाले निर्णय मनुष्यों के पास रहें।
सही ढंग से किया गया, यह लागत कम करने से अधिक करता है। एजेंटों को लोगों को बेहतर संदर्भ देने के लिए काम करना चाहिए, और बेहतर संदर्भ लोगों को बेहतर निर्णय लेने में मदद करता है, तेज़ी से। लगातार बेहतर निर्णय राजस्व वृद्धि को अनलॉक करते हैं। इसका मतलब है कि एक उचित ट्रांसफ़ॉर्मेशन को शीर्ष पंक्ति वृद्धि और दक्षता लाभ दोनों उत्पन्न करना चाहिए।
हमने यह एक बहु-अरब डॉलर राजस्व वाली एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर कंपनी के लिए बिक्री ट्रांसफ़ॉर्मेशन में स्पष्ट रूप से देखा। बिक्री प्रक्रिया का बहुत अधिक हिस्सा व्यस्त कार्य में फंसा हुआ था, और बड़े सौदे ग्यारह हैंडऑफ़ बिंदुओं पर छह टीमों को छूते थे। इसलिए हमने इस लेख में उल्लिखित पूरी प्रक्रिया को चलाया, सही वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए पाया (या तो एजेंटों या स्क्रिप्ट के साथ), और पहले वर्ष में मार्जिन विस्तार (राजस्व वृद्धि + बचत) के माध्यम से $25m का मूल्य दिया। उचित ट्रांसफ़ॉर्मेशन केवल लागत-कटौती पहल नहीं है।
सही वर्कफ़्लो कैसे चुनें
AI ट्रांसफ़ॉर्मेशन के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक पहले पुनः डिज़ाइन करने के लिए सही वर्कफ़्लो चुनना है। हर प्रक्रिया ऑटोमेट करने लायक नहीं है, और हर प्रक्रिया एजेंटों के लिए अच्छी फिट नहीं है।
सबसे अच्छे वर्कफ़्लो में आमतौर पर कुछ चीजें समान होती हैं: उच्च मात्रा, बहुत अधिक मैन्युअल प्रयास, खंडित सिस्टम, बार-बार हैंडऑफ़, ट्राइबल नॉलेज, और स्पष्ट वित्तीय प्रभाव।
आप उन स्थानों की तलाश कर रहे हैं जहाँ काम पहले से बार-बार हो रहा है, लेकिन प्रक्रिया इतनी गड़बड़ है कि पारंपरिक ऑटोमेशन ने इसे हल नहीं किया है। डेटा को ईमेल, Slack, स्प्रेडशीट, पोर्टल और ERP सिस्टम के माध्यम से चलते हुए सोचें।
पुनः डिज़ाइन करने के लिए एक अच्छे वर्कफ़्लो में आमतौर पर चार विशेषताएँ होती हैं:
- यह इतनी बार होता है कि मायने रखता है। प्रक्रिया को महीने में सैकड़ों या हजारों बार चलना चाहिए, या पर्याप्त राजस्व या लागत को छूना चाहिए कि इसे सुधारने से वास्तविक मूल्य बने।
- इसमें दोहराए जाने योग्य निर्णय हैं। काम को हर बार समान होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसे पैटर्न का पालन करना चाहिए। एजेंट सबसे उपयोगी होते हैं जब वे पिछले निर्णयों से सीख सकते हैं, व्यावसायिक नियम लागू कर सकते हैं, और अपवादों को रूट कर सकते हैं।
- यह सिस्टम में फैले संदर्भ पर निर्भर करता है। जितना अधिक मनुष्य जानकारी इकट्ठा करने के लिए टूल्स के बीच खोज कर रहे हैं, उतना ही अधिक मूल्यवान एक एजेंट हो सकता है। AI विशेष रूप से उपयोगी है जब काम को अनुबंधों, ईमेल, CRM रिकॉर्ड, ERP, दस्तावेज़ों और आंतरिक नियमों से संदर्भ खींचने की आवश्यकता होती है।
- इसमें मापने योग्य दर्द है। आपको तैनाती से पहले और बाद में वर्कफ़्लो की वर्तमान लागत (चक्र समय, त्रुटि दर, मैन्युअल घंटे, विलंबित राजस्व, डुप्लिकेट भुगतान, अनुमोदन में देरी, आदि) को मापने में सक्षम होना चाहिए।
लक्ष्य कार्य को तीन बाल्टियों में अलग करना है: जिसे नियतात्मक ऑटोमेशन से निपटाया जा सकता है, जिसे एजेंटों द्वारा निपटाया जाना चाहिए, और जिसे मनुष्यों के पास रहना है।
एजेंटों को स्व-सुधार की आवश्यकता है
शुरू से सिस्टम में ह्यूमन-इन-द-लूप फ़ीडबैक बनाना सुनिश्चित करें। प्रशिक्षण और शैडो मोड के दौरान, मनुष्य एजेंट के कार्यों को अनुमोदित, अस्वीकार या सुधार सकते हैं। एजेंट के आउटपुट, मानव की प्रतिक्रिया और आसपास के संदर्भ को हमेशा लॉग करें ताकि सिस्टम समय के साथ सुधार कर सके।
यह तैनाती के बाद एजेंटों को सार्थक रूप से अधिक सटीक बनाता है। उसी बिक्री मामले में, कुछ हफ्तों के भीतर सटीकता में 10% की वृद्धि हुई, और परिणाम यह हुआ कि एजेंट स्वायत्त रूप से संभाल सकने वाले काम की मात्रा में वृद्धि हुई, जिससे उच्च शुद्ध डॉलर मूल्य बना।
ट्रांसफ़ॉर्म करते समय व्यवसाय को कैसे बाधित न करें
आपको सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि ट्रांसफ़ॉर्मेशन जटिलताएँ पैदा न करे और जितना संभव हो उतना लागत-प्रभावी हो। कुछ कदम जिनका हम पालन करते हैं:
बड़े पैमाने पर माइग्रेशन को मजबूर न करें। अधिकांश कंपनियों ने पहले से ही Salesforce और NetSuite जैसे सिस्टम पर जाने में वर्षों बिताए हैं। कंपनियों को केवल AI अपनाने के लिए अपने सॉफ़्टवेयर को उखाड़ने और बदलने के लिए मजबूर करना ट्रांसफ़ॉर्मेशन को धीमा कर देता है और टीमों को उन सॉफ़्टवेयर को फिर से सीखने के लिए मजबूर करता है जिन पर वे निर्भर हैं। Varick में, हम पहले से मौजूद सिस्टम के ऊपर निर्माण करने की दृढ़ता से सलाह देते हैं, चाहे API के माध्यम से या कंप्यूटर-उपयोग एजेंटों के माध्यम से। यह महंगे डेटा माइग्रेशन से बचाता है, उन वर्कफ़्लो को बनाए रखता है जिन पर व्यवसाय पहले से चलता है, और परिचालन पुनर्डिज़ाइन को जीवित रहने देता है भले ही अंतर्निहित सॉफ़्टवेयर बाद में बदल जाए।
डेटा को जानें और इसे खंडित रखें। अधिकांश वर्कफ़्लो में, ट्रांसफ़ॉर्मेशन को शक्ति प्रदान करने वाला डेटा चार श्रेणियों में आता है: रिकॉर्ड का सिस्टम, व्यावसायिक नियम, कच्चा इनटेक डेटा, और फ़ीडबैक या मेमोरी जो एजेंट समय के साथ जमा करता है। उन परतों को अलग रखना बहुत महत्वपूर्ण है। इसका मतलब है कि एक संचालन व्यक्ति इंजीनियर को बुलाए बिना किसी नियम को अपडेट कर सकता है, और यह तैनाती के बाद सिस्टम को बनाए रखना और स्केल करना आसान बनाता है। आपका लक्ष्य एक ट्रांसफ़ॉर्मेशन इस तरह डिज़ाइन करना है कि यह तैनाती के बाद न्यूनतम हस्तक्षेप के साथ सुचारू रूप से चलता रहे।
समय के साथ, संगठन AI के आसपास पुनः आकार लेना शुरू कर देता है
तैनाती के बाद पहले हफ्तों में, एजेंट सैंडबॉक्स में चलते हैं, फिर मनुष्यों के साथ शैडो मोड में, और बाद में ही पर्यवेक्षित उत्पादन उपयोग मामलों में। जैसे-जैसे आत्मविश्वास बढ़ता है, वर्कफ़्लो न केवल स्वचालित होते हैं बल्कि अक्सर पुनः डिज़ाइन और बेहतर किए जाते हैं।
लक्ष्य संचालन को वहाँ पुनः डिज़ाइन करना है जहाँ यह व्यवसाय को तेज़ी से चलने और अधिक मूल्य बनाने में मदद करता है।
जब हम एक नई कंपनी के साथ शुरुआत करते हैं, तो पहले वर्कफ़्लो जिन्हें हम स्कोप करते हैं वे आम तौर पर हैं:
- अकाउंट्स पेएबल — चालान ऑटोमेशन, GL कोडिंग, खरीद आदेश मिलान, आदि।
- प्रोक्योरमेंट — विक्रेता ऑनबोर्डिंग, आपूर्तिकर्ता स्कोरकार्ड, अनुबंध अनुपालन, आदि।
- बिक्री — डील डेस्क रूटिंग, CRM संवर्धन, पूर्वानुमान खुफिया, कमीशन गणना, आदि।
- संचालन — अपवाद का पता लगाना और रूटिंग, आवंटन अनुकूलन, रिटर्न निपटान, आदि।
कंपनी AI को व्यस्त कार्य सौंपने और वास्तविक कार्य का स्वामित्व लेने की आदी हो जाती है, और हफ्तों में P&L पर दक्षता लाभ दिखाई देने लगते हैं।
यदि सही ढंग से किया जाए तो आपके ट्रांसफ़ॉर्मेशन का परिणाम ऐसा दिखना चाहिए। प्रक्रिया में समय लगता है क्योंकि यह AI-नेटिव कंपनी बनने की नींव है, लेकिन जब ऐसा होता है, तो वित्तीय उत्थान काफी जल्दी दिखाई देता है। सुनिश्चित करें कि आप अपना रास्ता वर्कफ़्लो दर वर्कफ़्लो, फ़ंक्शन दर फ़ंक्शन बना रहे हैं। इसमें समय लगेगा, लेकिन अच्छे ट्रांसफ़ॉर्मेशन निवेश के लायक होते हैं।
इस गाइड का हर सबक दर्जनों बड़े पैमाने के ट्रांसफ़ॉर्मेशन से सीखा गया है जो हमने ग्राहकों के लिए किए हैं। यदि आपका व्यवसाय एक अरब डॉलर से अधिक का राजस्व कर रहा है और हमारे ग्राहक जो परिणाम देख रहे हैं, वे देखना चाहता है, तो हम अब जुलाई के लिए एंगेजमेंट स्वीकार कर रहे हैं। हमें varickagents.com पर खोजें।
